POSTFACHPFLEGE in Outlook 2010

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1 POSTFACHPFLEGE in Outlook 2010 Inhalt 1. Funktion eines Postfachs Elemente einer E Mail oder eines Kalendereintrages Ablagemöglichkeiten und Funktionen zum Aufräumen... 5 Dokument: Postfachpflege-Einsteliger Seite: 1 von 9

2 1. Funktion eines Postfachs Im Laufe der Zeit wird das Outlook Postfach, das mit dem Exchange Server verbunden ist, immer größer. Irgendwann kommt dann die Benachrichtigung des Systemadministrators, dass die zulässige Größe überschritten wurde. Diese Anleitung gibt verschiedene Tipps, wie die Meldung von vorn herein verhindert oder im Nachhinein behoben werden kann. Das vom LVwA verwendete Programm Outlook 2010 kann alle Elemente, die von Outlook verarbeitet werden, in Datendateien ablegen. Diese kann man sich wie einen Container vorstellen, die die E Mails, Kalendereinträge etc. enthält. Ausnahme hiervon ist das Exchange Postfach, also das Postfach, in dem täglich E Mails ankommen und in dem Kalender gepflegt, Aufgaben erstellt und Notizen angelegt werden. Dieses Postfach wird auf einem Server gelagert und mit bestimmten Größenbeschränkungen pro Nutzer versehen. Wenn eine bestimmte Füllmenge erreicht ist, erhalten Sie im Allgemeinen eine Warnmeldung, dass Ihr Postfach voll ist. Grafik 1: Unterschied zwischen Exchange Postfach und selbst angelegter Datendatei Die folgende Anleitung soll Sie in die Lage versetzen, Ihr Postfach schlank zu halten und Elemente nach bestimmten Kriterien zu löschen oder abzulegen. Dabei bietet es sich an, die Größe der Elemente im Auge zu behalten. Viele kleine Dateien summieren sich, aber es sind die großen Dateien mit angehängten Dokumenten, die sich richtig bemerkbar machen. Einige Größenvergleiche (gerundet) 1 GB = 1000 MB 1 MB = 1000 KB 1 KB = 1000 Bytes GB = Gigabyte Festplatten werden in Gigabyte gemessen) MB = Megabyte große Dateien, Bilder, Filmdateien, Programmdateien etc. werden in Megabyte gemessen) KB = Kilobyte das ist die kleinste Einheit, die eigentlich nur noch auf einzelne Elemente wie Textdateien, E Mails, Notizen etc. zutrifft.) Dokument: Postfachpflege-Einsteliger Seite: 2 von 9

3 Grafik 2: Typische Größe einer E Mail Dokument: Postfachpflege-Einsteliger Seite: 3 von 9

4 2. Elemente einer E Mail oder eines Kalendereintrages E Mails werden im LVwA in der Regel als HTML Mails erstellt. Das hat den Vorteil, dass Sie E Mails mit allen Formatierungen versehen und mit Elementen ausstatten können, wie z.b. verschiedene Schriftarten, Schriftformatierungen, Rahmen, Fotos, Bildern, Grafiken etc. Diese bestimmen u.a. die Größe einer E Mail. Weiterhin können Sie an eine E Mail Elemente anhängen, die Sie an den Empfänger versenden wollen. Das können Word Dokumente, Excel Tabellen, PDF Dateien, Bilder und weitere Dateien jeglicher Art sein, die Sie aus Ihren Laufwerken auswählen. Elemente, die an eine E Mail angehängt werden, vergrößern die E Mail und verringern den verfügbaren Platz im Postfach. E Mails, die Sie erhalten, bleiben im Posteingang, bis Sie etwas damit tun, E Mails, die Sie versenden, bleiben im Ordner Gesendete Objekte. Kalender oder Aufgaben nehmen im Lauf der Zeit ebenfalls Platz weg. Es sind ebenso Elemente eines Postfachs wie E Mails. Ihre Größe kann sich durch Anlagen genauso ändern. Grafik 3: Bestandteile einer E Mail Grafik 4: Bestandteile eines Kalendereintrags Dokument: Postfachpflege-Einsteliger Seite: 4 von 9

5 3. Ablagemöglichkeiten und Funktionen zum Aufräumen Postfachgröße anzeigen Um die aktuelle Belegung und den Füllstand Ihres Postfachs herauszufinden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihr Postfach und dann auf Datendateieigenschaften. Grafik 5: Aufruf der Eigenschaften einer Datendatei Im folgenden Fenster klicken Sie auf Ordnergröße. Die größten Speicherfresser sind entsprechend markiert. Die Anzeige der Ordnergröße ist für jedes einzelne Postfach, auch für selbst erstellte zusätzliche Datendateien möglich. Grafik 6: Liste der vorhandenen Ordner und ihrer Größe Dokument: Postfachpflege-Einsteliger Seite: 5 von 9

6 Je weniger Elemente (E Mails, Kalendereinträge, Aufgaben etc.) Sie in Ihrem Postfach haben, desto weniger Platz wird beansprucht. Wenn Sie regelmäßig alle nicht mehr benötigten E Mails löschen, sollten Sie keine Probleme haben. Sie haben die Möglichkeit, sich E Mails in einem beliebigen Ordner nach verschiedenen Kriterien aufzulisten. Standardmäßig werden die neusten E Mails zuerst angezeigt. Um Speicherfresser zu finden, können Sie die Sortierung anpassen, so dass zuerst Dateien MIT einer Anlage angezeigt werden. Outlook sortiert dann nach dem Kriterium Anhang und automatisch nach Eingangsdatum (neu nach alt). Sie können jedes Sortierkriterium mit einem Wechselschalter umkehren. Klicken Sie einfach in das Feld Anordnung zur Auswahl des gewünschten Sortierkriteriums und dann daneben auf den Schalter. Wechsel der Sortierung im Posteingang oder jedem anderen Ordner Grafik 7: Ändern der Sortierung im Posteingang (Hinweis: Outlook bietet je nach Einstellung verschiedene Ansichten (z.b. mit und ohne Ordnerliste, Anordnung des Lesebereichs rechts oder unten etc.). Ihre eigene Darstellung kann sich von der abgebildeten unterscheiden. Dokument: Postfachpflege-Einsteliger Seite: 6 von 9

7 E Mails können aus der Liste gelöscht werden, entweder einzeln oder mit der Kombination STRG + Mausklick, um mehrere E Mails zu markieren. Die Taste ENTF löscht dann alle markierten E Mails. Sofern die E Mail Anlagen enthält werden diese als Bestandteil der E Mail ebenfalls gelöscht. Dasselbe gilt für Kalendereinträge. Wenn Sie einen Eintrag markieren und auf ENTF drücken, wird er gelöscht. Grafik 8: Markieren und Löschen von E Mails Alle gelöschten Elemente (auch Aufgaben oder Kalendereinträge) werden NUR in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben. Dort nehmen sie weiterhin Platz weg, und das Postfach ist noch nicht kleiner geworden. Sie habe zwei Möglichkeiten, dem entgegenzusteuern: 1. Leeren Sie in regelmäßigen Abständen den Ordner Gelöschte Objekte. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag Ordner leeren. In der Standardeinstellung wird der Ordner nicht geleert. Grafik 9: Leeren des Ordners Gelöschte Objekte Dokument: Postfachpflege-Einsteliger Seite: 7 von 9

8 2. Weisen Sie Outlook an, bei jedem Beenden (das ist nicht das Herunterfahren des APC sondern das Beenden von Outlook) den Ordner Gelöschte Objekte automatisch zu leeren. Diese Funktion finden Sie im Menü Datei Optionen Erweitert. Sie behält so lange ihre Gültigkeit, bis sie wieder deaktiviert wird. Grafik 10: Automatisches Leeren des Ordners Gelöschte Objekte In beiden Fällen sind die E Mails endgültig verschwunden. Wenn Sie einen Teil der E Mails in Ihrem Posteingang behalten wollen, gibt es eine weitere Möglichkeit, Platz zu sparen. Angehängte Elemente (Anlagen) wie Word Dateien o.ä. können separat gespeichert werden. Klicken Sie dazu in der Vorschau der E Mail mit der rechten Maustaste auf das Element und wählen Sie Speichern unter. Es öffnet sich die Explorer Ansicht und Sie können sich das gewünschte Zielverzeichnis heraussuchen. Die Anlage ist jedoch weiterhin Teil der E Mail. Nur eine Kopie davon befindet sich gespeichert im Zielverzeichnis. Grafik 11: Speichern einer Anlage Um die Anlage vollständig von der E Mail zu trennen und damit die E Mail zu verkleinern, klicken sie die Anlage (erneut) an und wählen Sie Anlage entfernen aus demselben Menü. Sie können hinterher in der Liste sehen, dass die E Mail deutlich kleiner geworden ist. Hinweis: Dieses Verfahren funktioniert nicht mit Bildern, die im Textbereich der E Mail eingefügt sind. Diese können Sie mit der rechten Maustaste als Grafik speichern, die Optionen Speichern unter und Anlage entfernen stehen nicht zur Verfügung. Natürlich können Sie die E Mail löschen, nachdem Sie die Bilder gespeichert haben. Sie verlieren dann natürlich den evtl. dazugehörigen Text. Dokument: Postfachpflege-Einsteliger Seite: 8 von 9

9 Auto Archivierung Outlook bietet die Möglichkeit, Elemente, die ein bestimmtes Alter haben, automatisch in einen Archivordner zu verschieben. Damit werden sie mitsamt Bildern oder anderen Anlagen aus dem Postfach entfernt. Auch das reduziert die Größe. Sie ist ebenfalls im Menü Datei Optionen Erweitert zu finden. Die folgende Grafik zeigt die Einstellmöglichkeiten der Auto Archivierung. Wenn Sie die Einstellungen wie angezeigt anwenden, werden Aufgaben und Kalendereinträge aus Ihrem Postfach entfernt. Hinweis: Der Begriff Löschen bedeutet im oberen Bereich, dass die E Mails in den Archivordner verschoben werden. Sie bleiben erhalten. NUR, wenn Sie ganz unten Alle Elemente endgültig löschen anklicken, wird auch nichts im Archivordner gespeichert. Grafik 12: Einstellungen der Auto Archivierung 1. Nicht aktivieren! Die E Mail Ordner (Posteingang, Postausgang, gesendete Objekte) sollten von Ihnen selbst regelmäßig aufgeräumt werden. Die Auto Archivierung kann zwischen erledigten und aufhebenswerten E Mails nicht unterscheiden. 2. Hier legen Sie Ihre Einstellungen fest. 3. Sie müssen in jedem Falle auf Durchsuchen klicken und aus der Liste Ihren Namen heraussuchen. Im angezeigten Verzeichnis können Sie nicht speichern, ggf. erscheint eine Fehlermeldung. Die Datendatei, in der die Elemente der automatischen Archivierung abgelegt werden, heißt grundsätzlich archive.pst. Diese Einstellung sollte nicht geändert werden. Sofern die Datei nicht vorhanden ist, wird sie automatisch angelegt. Weitere Möglichkeiten finden Sie in der Fortsetzung Postfachpflege in Outlook 2010 Fortgeschrittene demnächst auf diesen Seiten. Dokument: Postfachpflege-Einsteliger Seite: 9 von 9