Ist Ihre Buchhaltung fit für SEPA (Single Euro Payment Area)?

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1 Ist Ihre Buchhaltung fit für SEPA (Single Euro Payment Area)? Zum 1. Februar 2014 werden die nationalen Zahlverfahren (Überweisungen und Lastschriften) zugunsten der europaweiten SEPA-Zahlverfahren abgeschaltet. Dies erfordert eine Reihe von Anpassungen im Zahlungsverkehr Ihres Unternehmens, die Sie nur mit einem entsprechenden Vorlauf rechtzeitig umsetzen können. Welche Maßnahmen Ihr Unternehmen vor dem Stichtag ergreifen muss, zeigt die nachfolgende Checkliste: 1. Überprüfen Sie den Zahlungsverkehr Ihres Unternehmens: Zahlungen beleghaft* Zahlungen per Diskette oder Datenträger* Zahlungen ausschließlich online * SEPA-Lastschriften können ausschließlich online eingereicht werden. Die Einreichung von Belegen oder eines Datenträgers (Diskette/USB-Stick, CD) mit SEPA-Lastschriften ab wird nicht mehr unterstützt. 2. Überprüfen Sie die SEPA-Fähigkeit Ihres Zahlungsverkehrs- Programmes / Rechnungswesen: Das Programm unterstützt den SEPA-Zahlungsverkehr Die Hinterlegung der Gläubiger-ID des Einreichers ist möglich Eine Mandatsverwaltung ist vorhanden Im Zweifel kontaktieren Sie den Programmhersteller. 3. Prüfen Sie, ob die Einzugsermächtigungen Ihrer Kunden unterschrieben vorliegen: teilweise ja nein Bestehende Einzugsermächtigungen: Durch die Änderung der Lastschriftbedingungen aller Deutschen Kreditinstitute (gültig ab ) erkennen die Lastschriftempfänger an, dass Sie die von Ihren Kunden unterschriebenen Einzugsermächtigungen auch als SEPA-Basislastschriftmandat weiter nutzen dürfen. Sie müssen keine neuen SEPA-Lastschriftmandate von Ihren Kunden einholen. 4. Prüfen Sie die Arbeitsabläufe und Zuordnung der SEPA-Firmen- Lastschriftmandate bzw. SEPA-Firmen-Lastschrift: Notizen: Vorhandene Abbuchungsaufträge können nicht im SEPA-Lastschriftverfahren genutzt werden. Hier müssen Sie neue SEPA-Firmen-Lastschriftmandate einholen. Die SEPA-Firmen- Lastschriftmandate dürfen nicht mit Privatkunden getroffen werden.

2 Die Umstellung: Der neue SEPA-Zahlungsverkehr 5. Fordern Sie die Gläubiger-Identifikationsnummer für Ihr Unternehmen online bei der Deutschen Bundesbank an und hinterlegen Sie diese in Ihrem Zahlungsverkehrsprogramm. Die Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID): Beantragung ausschließlich online bei der Deutschen Bundesbank: Zustellung erfolgt an hinterlegte -Adresse Dauer: ca. 3 Geschäftstage je. Jede rechtlich eigenständige Person benötigt eine eigene Gläubiger-ID Die Gläubiger-ID wird im Zahlungsverkehrsprogramm hinterlegt und ab dann jeder SEPA-Lastschrift automatisch beigesteuert. 6. Schließen Sie eine neue Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basislastschriften und / oder SEPA- Firmenlastschriften bei Ihrem Kundenberater der Sparkasse ab. 7. Rechnen Sie Ihre nationalen Bankverbindungen (Kontonummer / Bankleitzahl) in IBAN und BIC um, falls das von Ihrem Programm nicht automatisch unterstützt wird. Falls Ihr Zahlungsverkehrs-Programm eine automatische Umrechnung Ihrer Bankverbindungen nicht unterstützt, nutzen Sie unsere kostenlose Umstellungshilfe, den SEPA-Account- Converter, auf Der SEPA-Account-Converter: Ein Programm zur Einzelumrechnung oder Massenumrechnung aller deutschen Bankverbindungen. 8. Schaffen Sie die vertragliche Grundlage für Ihre Lastschrifteinzüge, bei denen Ihnen keine unterschriebene Einzugsermächtigung vorliegt. Holen Sie ein Kombimandat ein, wenn Sie Ihre Forderungen aktuell noch per Einzugsermächtigungslastschrift einziehen. Das Kombimandat können Sie ab dem Zeitpunkt der Umstellung als SEPA-Lastschriftmandat weiternutzen. Holen Sie heute schon SEPA-Lastschriftmandate ein, wenn Ihr Zahlungsverkehrs- Programm das SEPA-Verfahren bereits unterstützt. Mit diesen Kunden können Sie dann schon das neue Lastschriftsverfahren testen.

3 9. Entwerfen Sie neue SEPA-Lastschriftsmandate. Mandatsvorlagen finden Sie unter: oder im Anhang dieser Checkliste (Anlage 1). 10. Vergeben Sie für jedes SEPA-Lastschriftmandat eine eindeutige Mandatsreferenz. Die Mandatsreferenz (bis zu 35 Stellen lang, alphanumerisch, keine Sonderzeichen) wird von Ihrem Unternehmen vergeben. Durch die Gläubiger-ID Ihres Unternehmens und die Mandatsreferenz Ihres Kunden ist jedes SEPA-Lastschriftmandat eindeutig. Ihr Unternehmen benötigt eine Verwaltung der SEPA-Lastschriftmandate. Diese sollte z.b. folgende wichtigen Funktionen leisten: - Erkennung eines verfallenen Mandates nach 36 Monaten Nicht-Nutzung - Steuerung des Vorlagemerkmals (einmalig, erstmalig, wiederkehrend, letztmalig) - Prüfung der Mandatsreferenz auf Doppelvergabe - evtl. automatisierte Vergabe einer Mandatsreferenz (z.b. Kundennummer, fortlaufend) - evtl. elektronische Archivierung von Mandaten zur schnellen und einfachen Vorlage bei Lastschriftrückgaben nach Ablauf der 8-Wochen-Frist 11. Informieren Sie Ihre Kunden über den ersten Einzug per SEPA-Lastschrift. Bei bestehender Einzugsermächtigung: Ankündigung des Verfahrenswechsels Mitteilung der Gläubiger-Identifikationsnummer Mitteilung der Mandatsreferenz Bei erstmaligem SEPA-Lastschrifteinzug: Mitteilung des Betrages Mitteilung des Belastungstermins der Erstlastschrift Mitteilung der Gläubiger-Identifikationsnummer Mitteilung der Mandatsreferenz Diese Ankündigung muss mindestens 14 Tage vorher erfolgen, sofern keine andere Frist vertraglich vereinbart ist (z.b. im Mandat oder in den AGB). Die Ankündigung der Erstlastschrift muss schriftlich erfolgen, z.b. per Rechnung, Anschreiben, Mail, Fax.

4 12. Leiten Sie Ihren Beitragseinzug im SEPA-Format unter Beachtung folgender Vorlauffristen an die Sparkasse Rastatt-Gernsbach weiter: - Erst- oder Einzel-Lastschrift: spätestens 6 Bankarbeitstage vorher (14.30 Uhr) - Folge-Lastschrift: spätestens 3 Bankarbeitstage vorher (14.30 Uhr) Bitte beachten Sie, dass SEPA-Lastschriften ausschließlich online eingereicht werden können. 13. Archivieren Sie Ihre Lastschriftmandate oder Ihre aktuellen Einzugsermächtigungen im Original für mindestens 14 Monate nach dem letztmaligen Lastschrifteinzug. Notizen:

5 Anlage 1: Vorlage für ein SEPA-Kombimandat

6 Anlage 2: Max Mustermann GmbH Max Mustermann GmbH. Blumenstr Musterstadt Erwin Meier KG Hauptstr Musterstadt Zahlungsavis Datum: Beleg: Kunden-Nr.: Sachb.: Herr Meier Telefon: +49 (9876) Adresse: Musterstadt, Avis Lastschrifteinzug Gläubiger ID: DE 02 ZZZ Mandatsreferenz-Nummer: Anbei die Rechnungszusammenstellung für Ihr bei uns geführtes Konto. Die hier gelisteten Beträge ziehen wir vereinbarungsgemäß per Lastschrift von dem von Ihnen benannten Konto bei der Sparkasse Musterstadt ein. Mit freundlichen Grüßen Max Mustermann GmbH Bukr Profitcenter Ihr Beleg Datum Rechnungs- Gutschr.- Betrag MJI Müll Skonto Zahlungs- Betrag ,70 0,00 76,70 EUR MJI Verbr.abr ,48 0,00 100,48 EUR MJI Strom ,42 0,00 355,42 EUR MJI Miete ,00 0, ,00 EUR Gesamt: 3.373, ,60 EUR Musterstadt, Postfach 3355 Geschäftsführer: Max Mustermann Bankverbindung Musterstadt, Blumenstr. 1 Erwin Meier, Klaus Blume, Pierre Müller Sparkasse Musterstadt Telefon (09876) Benedikt Beispiel Konto-Nr.: Telefax (09876) BLZ: IBAN: DE info@mustermann.de Internet: BIC: SOLADES1RAS