TeamIntern. Mitarbeiterplanung und -verwaltung. Urlaubsplanung mit TeamIntern
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- Kai Adenauer
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1 TeamIntern Mitarbeiterplanung und -verwaltung Urlaubsplanung mit TeamIntern Stand:
2 TeamIntern Urlaubsplanung mit TeamIntern Seite 2 von 7 Inhaltsverzeichnis 1 Urlaubsplanung in TeamIntern Urlaubsmatrix Urlaubstarif Urlaubsmatrix Urlaubsplan... 6
3 TeamIntern Urlaubsplanung mit TeamIntern Seite 3 von 7 1 Urlaubsplanung in TeamIntern TeamIntern unterstützt Sie bei der Urlaubsplanung mit vollständig integrierten Urlaubsplanungs- und verwaltungsmodulen. Die Urlaubsplanung erfolgt in TeamIntern in zwei Schritten: 1. Sie legen für jeden Mitarbeiter den Urlaubsanspruch fest. Dabei unterstützt TeamIntern Sie bei der Ermittlung des tariflichen Urlaubsanspruchs anhand des Alters und der Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters. Darüber hinaus können Sie individuelle Urlaubskorrekturen für jeden Mitarbeiter vornehmen. 2. Im Urlaubs- oder Dienstplan buchen Sie bequem die Urlaubstage als Abwesenheiten. TeamIntern berechnet sofort die Resturlaubstage und zeigt diese im Mitarbeiterkonto an. Die wichtigsten Module für die Urlaubsplanung sind die Urlaubsmatrix und Urlaubsplan. Mit der Urlaubsmatrix wird der Urlaubsanspruch des Mitarbeiters festgelegt und im Urlaubsplan werden die Urlaubstage gebucht. Darüber hinaus sieht der Mitarbeiter in seinem Stundenkonto jederzeit seinen Urlaubsanspruch, genommenen Urlaub und wie viele Urlaubstage ihm noch zur Verfügung stehen. 2 Urlaubsmatrix Formular: Hauptformular -> Menü -> Planung -> Urlaubsmatrix. In der Urlaubsmatrix wird der Urlaubsanspruch der Mitarbeiter für jedes Kalenderjahr festgelegt. Der gesamte Urlaubsanspruch ergibt sich aus dem Urlaubsanspruch im Kalenderjahr gemäß dem Urlaubstarif und den Resturlaubstagen aus dem Vorjahr. Die Festlegung der Urlaubstage erfolgt in zwei Schritten. Zuerst muss der Urlaubstarif definiert werden, dann werden die daraus errechneten Urlaubstage bestätigt. Für jeden Schritt gibt es im Urlaubsmatrixformular jeweils eine Tabelle. 2.1 Urlaubstarif Der Urlaubstarif ist die Grundlage für die automatisch generierten Urlaubsvorschläge. Hier wird der allgemeine Urlaubsanspruch in Abhängigkeit vom Alter und von der Betriebszugehörigkeit festgelegt. In ihrer Vorbesetzung entspricht diese Tabelle bereits dem Bundesrahmentarifvertrag für Apothekenmitarbeiter. Sie können natürlich die Tabelle ihren Anforderungen anpassen. In den Zeilen der Urlaubstariftabelle werden die Lebensjahrintervalle, in den Spalten die Jahre der Betriebszugehörigkeit abgebildet. Während die Spalten mit den Betriebszugehörigkeitsjahren automatisch vom Programm erstellt werden, müssen Sie die Lebensintervalle manuell eingeben. Die Eingaben
4 TeamIntern Urlaubsplanung mit TeamIntern Seite 4 von 7 erfolgt in den ersten zwei Spalten Lebensjahr. Die Intervalle dürfen sich nicht überschneiden und es sind auch keine Lücken zwischen den Intervallen erlaubt. In den Spalten Geburtsjahr wird als Zusatzinformation das aus dem Lebensjahr errechnete Geburtsjahr angezeigt. Wenn die Lebensjahrintervalle definiert wurden, kann der Inhalt des Urlaubstarifes eingegeben werden. Für jedes Lebensjahrintervall und jede Betriebszugehörigkeit muss ein Wert festgelegt werden. Beispielsweise zeigt die markierte Zelle in Abbildung 1, dass die Mitarbeiter, die bereits 4 Jahre im Betrieb arbeiten und zwischen 48 und 65 Jahre alt sind, den Anspruch von 34 Urlaubstagen haben Im Urlaubstarif sollte nur der Rahmentarif festgelegt werden. Die Besonderheiten bei den einzelnen Mitarbeitern werden hier nicht berücksichtigt. Die individuellen Anpassungen können Sie für einzelne Mitarbeiter während der Vergabe der Urlaubstage vornehmen. Abbildung 1 Urlaubstarif Wurde der Urlaubstarif vollständig erfasst, kann das Formular gespeichert und mit der Vergabe der Urlaubstage an einzelnen Mitarbeitern in der Tabelle Urlaubsmatrix begonnen werden. 2.2 Urlaubsmatrix In der Urlaubsmatrix werden alle Mitarbeiter aufgelistet, die im betrachteten Kalenderjahr mindestens eine Woche arbeiten. Die Spalten der Tabelle sind in 4 Bereiche aufgeteilt (Abbildung 2): 1. Mitarbeiterinformationen (grauer Hintergrund), 2. Tariflicher Urlaubsanspruch (blauer Hintergrund), 3. Aus dem Vorjahr errechnete Resturlaubstage (grüner Hintergrund), 4. Soll- und Ist-Urlaub in vergangenen Jahren (gelber Hintergrund).
5 TeamIntern Urlaubsplanung mit TeamIntern Seite 5 von 7 Abbildung 2 Urlaubsmatrix Abbildung 2 zeigt die Festlegung des Urlaubsanspruchs für das Jahr Auf der Symbolleiste müssen Sie wählen, welches Jahr Sie planen möchten. Die Jahresangaben in Spaltenüberschriften werden entsprechend geändert. TeamIntern berechnet den Urlaubsanspruch für jeden Mitarbeiter anhand des Urlaubstarifes und zeigt den Wert in der Spalte Vorschlag 2009 an. Genauso wird der Resturlaub aus dem Vorjahr ermittelt und in der Spalte Vorschlag Resturlaub 2008 angezeigt. Rechts von diesen beiden Spalten befinden sich die Spalten für die individuellen Korrekturen. Hier können Sie Ihre eigenen Anpassungen vornehmen. Wenn Sie z.b. den Resturlaub aus dem Vorjahr nicht in das nächste Jahr übertragen möchten, können Sie unter Korrektur Resturlaub... den gleichen Wert mit dem Minus-Zeichen eingeben und so die Übertragung eliminieren. In den Spalten Urlaub 2009 und Resturlaub 2008 werden die Ergebnisse unter Berücksichtigung der Korrekturen berechnet. Die Summen dieser beiden Spalten bilden den gesamten Urlaubsanspruch des jeweiligen Mitarbeiters im betrachteten Kalenderjahr. Diese Werte sind jedoch erst mal nur unverbindliche Vorschläge. Auch hier arbeitet TeamIntern nach dem Bestätigungsprinzip, d.h. jeder Wert muss als endgültig bestätigt werden, damit das Programm sie verbindlich übernimmt. Die (Rest)Urlaubstage werden mit der rechten Maustaste und dem Menüpunkt Vorschlag übernehmen bestätigt. Die bestätigten Urlaubstage werden in einem dunkleren Hintergrund dargestellt und dürfen nicht mehr geändert werden. Sie können selbstverständlich zuerst mehrere Mitarbeiter markieren und dann Vorschläge für alle übernehmen. Bei Ermittlung des Urlaubsanspruchs bezieht sich TeamIntern nur auf die bestätigten Werte. So hat laut Abbildung 2 Herr Mustermann (100) in 2009 insgesamt 40 (=36 + 4) Urlaubstage, während Frau Schmidt (103) nur 34 Tage (die 8 Tage des Resturlaubs sind nicht bestätigt und daher für TeamIntern unsichtbar ).
6 TeamIntern Urlaubsplanung mit TeamIntern Seite 6 von 7 3 Urlaubsplan Formular: Hauptformular -> Menü -> Mitarbeiter -> Urlaubsplan. Der Urlaubsplan bietet die Möglichkeit, die Abwesenheiten innerhalb eines breiten Zeitraumes zu planen. Der Urlaubsplan ist fast genauso aufgebaut wie der Mitarbeiterplan, allerdings ist die Darstellung auf die Anzeige eines längeren, frei definierbaren Zeitraums ausgelegt. Aufgrund dieser Tatsache wird der Urlaubsplan auch für die Notdienstplanung genutzt. Typischerweise werden Notdienste für einen größeren Zeitraum im Voraus geplant, so dass es einfach komfortabler ist, dies im Urlaubsplan vorzunehmen. Selbstverständlich können Sie die Abwesenheiten und Urlaubstage auch im Dienstplan buchen. Abbildung 3 Urlaubsplan Damit sich ein vollständiges Bild der Arbeitssituation in der Apotheke ergibt, werden auch andere Abwesenheiten im Urlaubsplan abgebildet. Die Abwesenheiten und Notdienste können Sie bequem über die rechte Maustaste buchen. Für den Fall der Notdienste werden Ihnen dann alle Törns angeboten, die Sie in der Törndefinition als Notdiensttörns definiert haben. Um die Planung zu erleichtern werden im Urlaubsplan zusätzliche Informationen angezeigt: In der Zeile unter dem Wochentag wird die Mitarbeiter Ist-Soll- Differenz je Wochentag ermittelt. So können Sie sehen, ob die Abteilung an dem Arbeitstag unter- oder überbesetzt. Der grüne (rote) Wert zeigt, dass die Abteilung überbesetzt (unterbesetzt) ist 1. In der fünften Zeile wird die Summe der Urlaubsstunden pro Woche berechnet. Bei der Buchung der Urlaubsabwesenheit wird dem Mitarbeiterkonto der Standardstundengutschrift (=Wochenstunden/6) automatisch gutgeschrieben. In der Spalte rechts vom Mitarbeiternamen werden die Wochenstunden des Mitarbeiters ausgewiesen. Es werden nur drei 1 Die Sollwerte für jeden einzelnen Tag können Sie unter Dienstplan -> Mitarbeiterplan festlegen, indem sie die dritte Zeile am entsprechenden Wochentag doppeltklicken.
7 TeamIntern Urlaubsplanung mit TeamIntern Seite 7 von 7 Punkte angezeigt, falls es mehrere Wochenstunden innerhalb des betrachteten Zeitraums definiert wurden. Sie können die einzelnen Intervalle ansehen, indem sie die Zelle anklicken. In der 4. Spalte wird der Resturlaub für jeden Mitarbeiter berechnet. Die Abwesenheiten im Urlaubplan werden bequem mit der rechten Maustaste gebucht. Sie können mehrere Mitarbeiter oder Tage markieren und die gleichen Abwesenheiten für die ganze Markierung buchen. Die im Urlaubsplan gebuchten Abwesenheiten werden natürlich auch im Dienstplan angezeigt.
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