MESSELOGISTIK. Exhibitor Journey to Success. Ihr unentbehrlicher Leitfaden für ein erfolgreiches Messeerlebnis 2/6

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1 MESSELOGISTIK Exhibitor Journey to Success 2/6 Ihr unentbehrlicher Leitfaden für ein erfolgreiches Messeerlebnis

2 Messelogistik. Document 2 of 6. 2 IHR AUSSTELLERHANDBUCH Eines der wichtigsten Tools, das Sie im Vorfeld der Ausstellung benötigen, ist Ihr Ausstellerhandbuch, das Sie über die Messewebseite in der Ausstellerzone finden können. Es enthält die Auf- und Abbauzeiten, Details der Auftragnehmer und vieles mehr. Ihre Zugangsdaten werden Ihnen sofort nach Liveschaltung der Ausstellerzone per zugeschickt. Falls Sie Ihre Buchung nach der Liveschaltung vornehmen, erhalten Sie Ihre Zugangsdaten innerhalb von 48 Stunden, nachdem Sie uns Ihren Vertrag zugeschickt haben. Dieser Leitfaden soll Ihnen bei der Zeitplanung aller wichtigen Aufgaben behilflich sein, sodass Sie sich auf die wesentlichen Aspekte des Ausstellens konzentrieren können: die Nutzung der Messe als wichtiger Bestandteil für die Entwicklung enger Beziehungen mit Ihren Kunden und für die erste Kontaktaufnahme mit Interessenten.

3 Messelogistik. Document 2 of 6. 3 WÄHLEN SIE IHREN STAND Setzen Sie Ihre Ziele Sie sollten frühzeitig eine feste Vorstellung davon haben, was Sie durch das Ausstellen erreichen möchten, sodass Sie sich ein klares Bild Ihrer Anforderungen machen können; z. B. ob Sie einen Stand insystembauweise oder eine reine Standfläche anmieten möchten, wie viele elektrische Anschlüsse Sie benötigen usw. So können Sie alle Anstrengungen im Vorfeld der Messe auf das Erreichen Ihrer Ziele konzentrieren. Natürlich können Sie mehr als nur ein Ziel haben aber vergessen Sie nicht, sich dabei auf das Wesentliche zu konzentrieren. Überlasten Sie Ihr Team nicht, indem Sie zu viel zu erreichen versuchen. Systembauweise: Wir kümmern uns für Sie um die Standstruktur, sodass Ihnen mehr Zeit für die Organisation anderer Aspekte Ihrer Ausstellung bleibt. Wir stellen Teppich, Wände und eine Blende bereit Sie müssen dem Stand lediglich den letzten Schliff geben. Unser äußerst erfahrener offizieller Auftragnehmer GES, dessen Kontaktdaten Sie der Auftragnehmer-Seite Ihres Ausstellerhandbuchs entnehmen können, schlägt Ihnen gerne eine Reihe von Lösungen für die Individualisierung Ihres Standes in Systembauweise vor. Reine Standfläche: Präsentieren Sie die Persönlichkeit Ihrer Marke mit einem wahrhaft einzigartigen Stand. Sie erhalten vollen Zugriff auf GES, der Ihnen einen Projektmanager aus ihrem Planungs- und Bauteam zuteilt, um eine maßgeschneiderte Standlösung zu erstellen, die mit Ihren Zielen übereinstimmt und Ihre Marke perfekt verkörpert. Alternativ können Sie auch Ihren eigenen Lieferanten nutzen. MEHR IDEEN FINDEN SIE IM LEITFADEN STANDDESIGN ODER SETZEN SIE SICH FÜR WEITERE ANREGUNGEN MIT UNS IN VERBINDUNG.

4 Messelogistik. Document 2 of 6. 4 TEILEN SIE UNS IHRE STANDPLÄNE MIT Bestellformulare finden Sie in Ihrem Ausstellerhandbuch. Nutzen Sie die Checkliste in der Ausstellerzone, um die für Sie relevanten Punkte abzuhaken. Die folgenden vier Formulare sind für alle Aussteller wichtig: Gesundheit und Sicherheit, Ausweise, Fahrzeug-ID-Pass und Systembauweise/Reine Standfläche. Je nach Ihren spezifischen Anforderungen benötigen Sie eventuell zusätzliche Formulare. Systembauweise: Füllen Sie das Formular aus, um Ihre spezifischen Bedürfnisse für Ihren Stand zu bestätigen, z. B. den auf der Blende Ihres Standes anzubringenden Namen, und schicken Sie es an den Auftragnehmer. Reine Standfläche: Schicken Sie die Pläne für Ihren Stand zur Genehmigung an unseren offiziellen Partner Essential. Die Kontaktdaten können Sie der Auftragnehmer- Seite Ihres Ausstellerhandbuchs entnehmen. Mobiliar: Es steht Ihnen frei, Ihr eigenes Mobiliar für Ihren Stand zu verwenden. Oft ist es jedoch leichter, Mobiliar von unserem Auftragnehmer GES zu mieten. Buchen Sie frühzeitig und sichern Sie sich eine größere Auswahl an Möbelstücken sowie weitere Möglichkeiten, Geld zu sparen. Stromversorgung: Sobald Sie Ihre Anforderungen kennen stellt GES sicher, dass die Elektrik alle relevanten Vorschriften erfüllt. Sie sollten schon frühzeitig über Ihre Anforderungen nachdenken, um die verfügbaren Frühbucherrabatte wahrnehmen und zusätzliche Gebühren für eine zu späte Buchung vermeiden zu können.

5 Messelogistik. Document 2 of 6. 5 Audio und Video: Audiovisuelle Geräte bieten SEITE / 05 eine interessante Möglichkeit, Besucher an Ihren Stand anzuziehen und ihnen zu zeigen, was Ihre Marke ausmacht. IT-Ausstattung und Internet: Die meisten unserer Veranstaltungsorte stellen öffentliches und kostenloses WLAN bereit, das von allen Besuchern und Ausstellern gleichermaßen genutzt werden kann. Falls Sie jedoch einen schnelleren, zuverlässigeren Service benötigen, können Sie einen Kabelinternet-Anschluss bestellen. Kontaktieren Sie dazu unsere Auftragnehmer, die Sie auf der Auftragnehmer- Seite Ihres Ausstellerhandbuchs finden. Abfallentsorgung, Wasserversorgung und andere Dienstleistungen: Abhängig von Ihren Anforderungen und Produkten kann es von Vorteil sein, Versorgungsdienste an Ihren Stand anzuschließen. Mit genügend Vorlaufzeit und detaillierten Plänen können die meisten Anforderungen erfüllt werden. Setzen Sie sich also mit den Auftragnehmern in Verbindung, sobald Sie wissen, was Sie benötigen. Falls Sie sich nicht sicher sind, welche Faktoren bei einer Risikobewertung beachtet werden müssen, lesen Sie bitte die verfügbaren Leitfäden im Ausstellerhandbuch. Falls Sie noch weitere Fragen dazu haben kontaktieren Sie uns unter: exhibitor.help@ i2iassist.com. Transport und Logistik: Egal, ob Sie Transportdienste, Hebelösungen, Lagerung vor Ort, Kurierdienste, Zollabfertigung oder Überseetransporte benötigen: buchen Sie diese bitte rechtzeitig im Voraus. Laden Sie für jedes Fahrzeug, das in der Nähe Ihres Standes entladen werden muss, einen Fahrzeug-IDPass herunter dieser ist in Ihrem Ausstellerhandbuch unter Formulare zu finden. Drucken Sie die Pässe aus und verwenden Sie diese vor Ort. Ihre Aussteller-Ausweise: Alle Mitarbeiter, die an Ihrem Stand arbeiten, benötigen einen Aussteller-Ausweis. Sie können sich online im Handbuchabschnitt Formulare für Ausweise registrieren. Diese sollten immer getragen werden, sodass Ihre Besucher Sie und Ihr Team leicht erkennen können. Gesundheit und Sicherheit: Es ist unerlässlich, dass Sie Ihr Gesundheitsund Sicherheitsformular in Ihrem Ausstellerhandbuch ausfüllen und eine Risikobewertung durchführen.

6 Messelogistik. Document 2 of 6. 6 N200 GES Visit Connect: Mit diesem nützlichen Online-Tool können Sie Besucherdaten in Echtzeit aufzeichnen und Kundenkontakte in einem einfachen Format abrufen, das Sie sofort beim Nachfassen von Kontakten nutzen können. > > Sammeln Sie Kundenkontakte, indem Sie die Ausweise Ihrer Interessenten mit Ihrem Barcode-Scanner oder der App auf Ihrem Handy einscannen. > > Erhalten Sie Echtzeitdaten zur unmittelbaren Weiterverfolgung. > > Planen, verfolgen und messen Sie Ihren Erfolg mit leistungsstarken Tracking-Tools. Unterkunft: Sie haben Zugang zu zahlreichen Networking-Gelegenheiten, die am Ende des Tages stattfinden zum Beispiel die Networking-Party für Aussteller. Wählen Sie also eine Unterkunft nahe am Veranstaltungsort, sodass Sie Gespräche nicht frühzeitig beenden müssen, um zu Ihrem Hotel zurückzufahren. Unterkunftsmöglichkeiten in der Nähe sind schnell ausgebucht, buchen Sie also rechtzeitig! Unsere Partneragentur (die Sie ebenfalls der Auftragnehmer-Seite Ihres Ausstellerhandbuchs entnehmen können) kann Ihnen eine bessere Verfügbarkeit zu reduzierten Preisen anbieten. Wertsachen. Sie können Nachtabdeckungen und abschließbare Möbel mithilfe der Formulare im Ausstellerhandbuch bestellen. Zudem ist es uns äußerst wichtig, Ihren Stand und die umgebenden Hallen jeden Tag im besten Zustand zu präsentieren, daher werden Ihr Stand und die Gänge jeden Abend professionell gereinigt.. Catering: Bringen Sie Besucher mit Cateringund Hospitality-Dienstleistungen an Ihren Stand. Sicherheit vor Ort und Reinigung: Wir nehmen die Sicherheit unserer Aussteller und ihrer Stände sehr ernst. Falls Sie jedoch auf Nummer sicher gehen wollen, empfehlen wir Ihnen zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen; z.b. die Bestellung einer Abdeckung Ihres Standes für die Nacht und das Einschließen Ihrer

7 Messelogistik. Document 2 of 6. 7 AUF- UND ABBAU In Ihrem Ausstellerhandbuch finden Sie alles Wissenswerte, einschließlich Zeitpläne für den Aufund Abbau. Bei kurzfristigen Anfragen können Sie uns im Veranstalterbüro vor Ort aufsuchen. Watch the video: Top tips for exhibitors - what to do after the event Nachbereitung Unmittelbares Nachfassen kann hohe Rücklaufquoten erzielen und Ihre Kontakte leichter in Kunden umwandeln. Verfolgen Sie Ihre neuen Kontakte sobald wie möglich nach der Veranstaltung weiter und stellen Sie eine Post-Event-Analyse zusammen, um festzustellen, in welchen Bereichen Sie erfolgreich waren und was Sie beim nächsten Mal verbessern könnten. FÜR WEITERE INFORMATIONEN LESEN SIE DEN LEITFADEN UMSÄTZE MIT IHREM STAND ERZIELEN.