e-rechnung an den Bund Software-Hersteller

Transkript

1 e-rechnung an den Bund Sftware-Hersteller 27. Juni 2013 Christian Ihle, BMF, Abteilung V/3 Mag a Sabine Grgsilich Thmas Palmetzhfer BMF, Abteilung V/3, HV

2 e-rechnung Rechtlicher Rahmen IKTKnslidierungs Gesetz (IKTKnG) Eine elektrnische Rechnung (e-rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektrnischen Frmat ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird. Ein PDF in einer ist keine e-rechnung! ab Verpflichtende Übermittlung der e-rechnung vn allen Vertragspartnern des Bundes - Für Barzahlungsgeschäfte (Handkassa) keine e-rechnungen - Für ausländische Vertragspartner gilt diese Verpflichtung nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten - Rechnung gilt als angenmmen, wenn die technische und frmale Prüfung durch das System fehlerfrei war Seit fakultative Übermittlung der e-rechnung vn allen Vertragspartnern des Bundes - Einlangende e-rechnungen sind vn den Bundesdienststellen zu akzeptieren und zu bearbeiten Verrdnung zu 5 IKTKnG, Richtlinie 2010/45/EU, BHV 27, UStG 2

3 e-rechnung Rechnungseinbringung Einbringungsarten und unterstützte Frmate Über USP (Anwendung: E-Rechnung an den Bund ER>B) durch Hchladen einer Rechnung im ebinterface-frmat Hchladen einer Rechnung im PEPPOL-Frmat Erfassen der Rechnung im Online-Frmular Autmatische Übermittlung mittels Webservice (Umsetzung i.a.) Über das PEPPOL-Verfahren (Transprt-Infrastruktur) Autmatische Übermittlung eines UBL-Files im PEPPOL Frmat Frmatprüfung und Bestätigung der e-rechnung - Sfrtige Bestätigung des Rechnungseingangs - Unmittelbare Übergabe der Rechnung zur Bearbeitung - Im Fehlerfall: Rückmeldung frmaler Fehler (e-rechnung gilt nicht als eingebracht) 3

4 Vraussetzungen/Vrteile Vraussetzungen sfern die Rechnung selbst erstellt wird PC mit Internetzugang USP-Zugang Allenfalls Sftware für Erstellung/Übermittlung einer XML-Datei Vrteile für die Vertragspartner des Bundes (Lieferanten) Nutzung des bestehenden ebinterface-frmats als Basis Technisch und inhaltlich nur ein Frmat für die Einbringung an den Bund erfrderlich Nur eine technische Anbindung erfrderlich Signatur nicht erfrderlich (aber möglich) Gleichbleibende Abläufe helfen Verwaltungsksten zu senken Rechnungsbearbeitungsprzess wird schneller, effizienter und kstengünstiger 4

5 Wrkitem Einbringung über USP -> ER>B durch Unternehmen Bestellung / Auftrag Dienststelle Bestellung über Anbindung e-shp BBG XML/PDF-Bestellung Unternehmen RM Autmatische Vrerfassung des ER-Beleges, Verlinkung mit dem Archiv und Start des Bearbeitungs-Wrkflws Archiv Anmeldung am USP e-rechnung Webservice ER>B HV-System XML, PEPPOL zu PDF Webservice USP Übermittlung der Bestellung/Auftrag an das Unternehmen (direkt der unter Nutzung der Funktinalitäten des e-shps der BBG Bundesbeschaffung GmbH) Unternehmen übermittelt e-rechnung mit Bezug zur Beauftragung über ER>B nach Authentifizierung in USP Speicherung der angelieferten Daten, ergänzende Erzeugung der e-rechnung als PDF Autmatische Vrerfassung des Eingangsrechnungsbeleges, Verlinkung mit dem Archiv und Start des Bearbeitungs-Wrkflws 5

6 Wrkitem Einbringung über PEPPOL- Verfahren Bestellung / Vertrag Dienststelle Bestellung über Anbindung e-shp BBG XML/PDF-Bestellung Unternehmen Autmatische Vrerfassung des ER-Beleges, Verlinkung mit dem Archiv und Start des Bearbeitungs-Wrkflws Service- Prvider RM Archiv HV-System ER>B PEPPOL zu PDF Access Pint (BRZ) PEPPOL-Transprt- Infrastruktur Access Pint (Prvider) Übermittlung der Bestellung/Vertrag an das Unternehmen (direkt der unter Nutzung der Funktinalitäten des e-shps der BBG Bundesbeschaffung GmbH) Unternehmen übermittelt Rechnung (jedes Frmat) an Service-Prvider Service-Prvider bringt e-rechnung im PEPPOL-Frmat über PEPPOL-Transprt-Infrastruktur ein Speicherung der angelieferten Daten, ergänzende Erzeugung der e-rechnung als PDF Autmatische Vrerfassung des Eingangsrechnungsbeleges, Verlinkung mit dem Archiv und Start des Bearbeitungs-Wrkflws 6

7 Einbringung über USP Ablauf Anmeldung/ Authentifizierung im USP Rechnungsverarbeitung in ER>B Dkumenten-System Rechnungseinbringung in E-Rechng. System der Haushaltsverrechnung

8 Einbringung Aufbereitung Rechnung als PDF 8

9 Bearbeitung e-rechnung aus der Sicht der Dienststelle XML Die Rechnung langt elektrnisch ein Es wird autmatisch ein PDF-Dkument und ein vrerfasster HV-Beleg erstellt und mit einem HV-Przess verbunden Kntrlle und Ergänzung im HV-System aufgrund der Rechnungsinhalte Prüfung und Inventarisierung Anrdnung zur Buchung (und Zahlung) mittels Freigabe im HV-System ELAK SARI (Prüfer, Wirtschaftsstelle) System Image und vrerfassten Rechnungs- Beleg aus E-Rechnung erstellen ARE Vrlage zur Erfassung Sachliche/ rechnerische Prüfung Inventarisierung Recrds Management (Wrkflw) AOG Vrlage zur Freigabe BRE Vrlage zur Buchung HV-Beleg vllständig erfassen HV-Beleg freigeben HV-Beleg buchen HV-System 9

10 Clearing für Dritte Ablauf Anmeldung/ Authentifizierung im USP Rechnungseinbringung in E-Rechng. Aufbereitung e-rechnung ER>B Erzeugen PDF mit eingebettetem XML senden an Empfänger Weitere

11 e-rechnung an den Bund Anfrderungen an ebinterface Eine Rechnung darf sich nicht auf mehrere Bestellungen gleichzeitig beziehen. Enthält die Bestellung eine Bestellpsitinsnummer, dann muss die entsprechende Psitinsnummer der Rechnung gleichlautend sein. Teilrechnungen sind möglich. Das Attribut CancelledOriginalDcument darf nicht im Header vrhanden sein. Das Feld InviceRecipient/OrderReference/OrderID ist verpflichtend und muss die Auftragsreferenz enthalten. Innerhalb des Felds Biller ist die Angabe mindestens einer -Adresse verpflichtend. Es dürfen maximal 999 Rechnungszeilen enthalten sein. Der Przentsatz vn Skntbeträgen muss größer als 0 und kleiner als 100 sein. Es dürfen maximal 2 Discunt Elemente enthalten sein. Bei der Zahlungsvariante UniversalBankTransactinType muss genau ein BeneficiaryAccunt Element angegeben werden. Für die Überweisungsdaten müssen BIC und IBAN verwendet werden. Die Zahlungsvariante NPayment darf nicht verwendet werden. Pr Rechnungszeile muss die Bestellpsitinsnummer im Feld InviceRecipientsOrderReference/OrderPsitinNumber angegeben sein. Dadurch wird es auch ntwendig das Feld InviceRecipientsOrderReference/OrderID anzugeben, welches mit einem beliebigen (gültigen) Wert befüllt werden kann. 11

12 Verarbeitungsrelevante Infrmatinen Zusätzlich zu den Rechnungsmerkmalen nach dem UStG hat eine e- Rechnung flgende Infrmatinen zu enthalten: 1. die Lieferantennummer, die der Auftragsnehmerin der dem Auftragsnehmer vm Bund zugerdnet wurde (Kreditrennummer im HV-System) 2. die Auftragsreferenz (max. 35 Stellen) HV Bestellnummer (aus der MM-Bestellung) der HV Einkäufergruppe der HV Einkäufergruppe:Referenz (Aktenzahl, Vertragsnummer, snstiges) 3. die Psitinsnummer(n), wenn Auftragsreferenz = Bestellnummer 4. die Bankverbindung (IBAN und BIC) 5. die Zahlungsbedingungen 6. die -Adresse der Vertragspartnerin der des Vertragspartners Die Infrmatinen müssen vn der Bundesdienststelle bereits in der Beauftragung bekannt gegeben werden 12

13 Wesentliche Pflichtfelder Zusätzlich zu den Rechnungsmerkmalen nach dem UStG hat eine e- Rechnung flgende Infrmatinen zu enthalten: 1. die Lieferantennummer, die der Auftragsnehmerin der dem Auftragsnehmer vm Bund zugerdnet wurde (Kreditrennummer im HV-System) 2. die Auftragsreferenz (max. 35 Stellen) HV Bestellnummer (aus der MM-Bestellung) der HV Einkäufergruppe der HV Einkäufergruppe:Referenz (Aktenzahl, Vertragsnummer, snstiges) 3. die Psitinsnummer(n), wenn Auftragsreferenz = Bestellnummer 4. die Bankverbindung (IBAN und BIC) 5. die Zahlungsbedingungen 6. die -Adresse der Vertragspartnerin der des Vertragspartners Die Infrmatinen müssen vn der Bundesdienststelle bereits in der Beauftragung bekannt gegeben werden 13

14 Der Cuntdwn läuft Nur nch 187 Tage bis zum Was bisher geschah Die technischen Vraussetzungen wurden geschaffen (HV-System, USP, ER>B) Alle Bundesdienststellen können seit e-rechnungen empfangen Umfassendes Infrmatinsmaterial verfügbar Leitfaden, FAQ Wie geht es bis weiter? Laufende Infrmatinen an Wirtschaft und Interessensvertretungen in Zusammenarbeit mit der WKÖ und der AustriaPRO - bei Beauftragung durch die beauftragenden Dienststellen - ADV-Tagung, Digitales Österreich, e-day, Telefit, Printmedien - Infrmatinsveranstaltung für SW-Hersteller und Prvider 14

15 e-rechnung an den Bund Infrmatinen, Frmular, Uplad

16 Links E-Rechnung an den Bund im Internet ebinterface-frum USP Unternehmensservice-Prtal ebinterface / Wirtschaftskammer Österreich PEPPOL / OpenPEPPOL 16

17 Kntaktdaten Ihle Christian BMF, Abteilung V/3 Mag a. Grgsilich Sabine BMF, Abteilung V/3, HV Palmetzhfer Thmas BMF, Abteilung V/3, HV Ihre rganisatrischen Fragen der Anliegen richten Sie bitte an den flgenden Pstkrb: Ihre technischen Fragen der Anliegen richten Sie bitte an den flgenden Pstkrb: 17