Erfahrungsbericht zur Systemkonvertierung auf S/4HANA Finance

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1 Erfahrungsbericht zur Systemkonvertierung auf S/4HANA Finance Webinar-Reihe zu S/4HANA Referenten: Wolfgang Schütte-Felsche und Ruta Klapper, Geschäftsbereich Finanzen & Controlling bei Q_PERIOR Seite 1 Q_PERIOR

2 Greenfield- oder Brownfield-Approach Welche Alternativen gibt es? Wechsel auf S/4HANA durch Neueinführung Wechsel auf S/4HANA durch Systemkonvertierung Greenfield Brownfield S/4HANA Any ERP Any SAP ERP S/4HANA Quellsystem Zielsystem Zielsystem = Quellsystem Seite 2

3 Ablauf Brownfield-Approach Welche Projektphasen muss ich einplanen? Mit Abschluss der Projekthase 2 haben Sie Ihr ERP-System erfolgreich auf S/4HANA umgestellt. Brownfield Projektphasen Systemkonvertierung Voraussetzungen schaffen Prozessoptimierungen konzipieren & umsetzen Technische Voraussetzungen schaffen Fachliche Voraussetzungen schaffen Zielsystem installieren Datenbankmigration Pre-Checks Systemkonvertierung Prozessoptimierungen identifizieren und priorisieren Prozessoptimierungen konzipieren und umsetzen Prozessoptimierungen testen und ausrollen Aktivitäten Nacharbeiten Seite 4

4 SAP Readiness Check (Pre Check) Ablauf Brownfield-Approach Phase 1 Voraussetzungen schaffen In Phase 1 schaffen Sie die Voraussetzungen für die Systemkonvertierung. Brownfield Phase 1 Ist Soll Ziel Technische Voraussetzungen schaffen ERP <= 6.0 oder S/4HANA 1511 ERP 6.0 EHP <= 6 ERP 6.0 EHP 8 S/4HANA 1610 Quellsystem* ist nicht S/4HANA fähig Quellsystem* ist S/4HANA fähig Alle Releases Eigenentwicklungen nicht S/4HANA fähig Eigenentwicklungen S/4HANA fähig Alle Releases Fachliche Voraussetzungen schaffen Nicht mehr unterstützte Funktionen im Einsatz (ohne Alternative) Workarounds gefunden und umgesetzt Alle Releases Nicht mehr unterstütze Funktionen im Einsatz (mit Alternative) Ggfls. Freigabe beantragen Auf alternative Funktionen umgestellt Ggfls. Freigabe SAP für Phase 2 Alle Releases Details * Business Functions, Industrie Solutions, Add-Ons (siehe entsprechende SAP Hinweise und Anleitung im SAP Maintenance Planner) Seite 5

5 Ablauf Brownfield-Approach Phase 1 Voraussetzungen schaffen Im Rahmen der Phase 1 müssen Sie fachlich auf bestimmte strategische Zielfunktionen umstellen. Brownfield Phase 1 Ist Soll Ziel Nicht mehr unterstützte Funktionen im Einsatz (ohne Alternative) SAP Invoice and Goods Receipt Reconciliation im Einsatz Workaround implementieren Ab S/4HANA 1511 Nicht mehr unterstützte Funktionen im Einsatz (mit Alternative) Debitoren / Kreditoren Stammsätze Klassisches Hauptbuch, Kontenlösung Umstellung auf Geschäftspartner Neues Hauptbuch, Ledgerlösung Ab S/4HANA 1511 Ab Simple Finance 1503 Klassische Anlagenbuchhaltung Neue Anlagenbuchhaltung Ab Simple Finance 1503 Klassisches Cash Management SAP Cash Management powered by HANA Brownfield Phase 2 Details in der SAP Simplification List S/4HANA 1511 oder 1610 Seite 6

6 Ablauf Brownfield-Approach Phase 2 Systemkonvertierung Mit Abschluss der Projekthase 2 haben Sie Ihr ERP System erfolgreich auf S/4 HANA umgestellt. Brownfield Phase 2 Quellsystem Upgradefähiges Quellsystem Seite 7

7 Ablauf Brownfield-Approach Phase 2 Systemkonvertierung Mit Abschluss der Projekthase 2 haben Sie Ihr ERP System erfolgreich auf S/4 HANA umgestellt. Brownfield Phase 2 1 Zielsystem installieren Leeres Zielsystem mit auf gleichem Releasestand wie Quellsystem Quellsystem Seite 8

8 Ablauf Brownfield-Approach Phase 2 Systemkonvertierung Mit Abschluss der Projekthase 2 haben Sie Ihr ERP System erfolgreich auf S/4 HANA umgestellt. Brownfield Phase 2 1 Zielsystem installieren 2 Datenbankmigration Export / Import der Prozesse, Strukturen, Daten aus Quellsystem in neues Zielsystem Quellsystem Seite 9

9 Ablauf Brownfield-Approach Phase 2 Systemkonvertierung Mit Abschluss der Projekthase 2 haben Sie Ihr ERP System erfolgreich auf S/4 HANA umgestellt. Brownfield Phase 2 1 Zielsystem installieren 2 Datenbankmigration 3 Pre Checks Quellsystem Stamm- und Bewegungsdaten auf Konsistenz und System Konvertierungsfähigkeit prüfen Seite 10

10 Ablauf Brownfield-Approach Phase 2 Systemkonvertierung Mit Abschluss der Projekthase 2 haben Sie Ihr ERP System erfolgreich auf S/4 HANA umgestellt. Brownfield Phase 2 1 Zielsystem installieren 2 Datenbankmigration 3 Pre Checks Quellsystem 4 Systemkonvertierung Umsetzen der Bewegungsdaten aus den klassischen Tabellen in die neuen Tabellen Seite 11

11 Ablauf Brownfield-Approach Phase 2 Systemkonvertierung Mit Abschluss der Projekthase 2 haben Sie Ihr ERP System erfolgreich auf S/4 HANA umgestellt. Brownfield Phase 2 1 Zielsystem installieren 2 Datenbankmigration 3 Pre Checks Quellsystem 4 Systemkonvertierung 5 Nacharbeiten Prüfung und Abschluss der Systemkonvertierung Seite 12

12 Ablauf Brownfield-Approach Phase 2 Systemkonvertierung Mit Abschluss der Projekthase 2 haben Sie Ihr ERP System erfolgreich auf S/4 HANA umgestellt. Brownfield Phase 2 Start Ziel SAP ERP EHP 7 S/4HANA 1511 Brownfield Phase 3 Details im SAP Conversion Guide S/4HANA 1511 oder 1610 Seite 13

13 Ablauf Brownfield-Approach Phase 3 Prozessoptimierungen konzipieren & umsetzen Mit Abschluss der Projektphase 3 haben Sie HANA optimierte Prozesse eingeführt. Brownfield Phase 3 Prozesse Strukturen Daten Mögliche Optimierungen Harmonisierung von Rechnungswesen- und Controlling- Prozessen Multi Dimensionalität (Fat -Ledger Szenarien) Neue Reporting Möglichkeit durch SPOT in einer Tabelle (ACDOCA) Buchhalterische Ergebnisrechnung (CO-PA) Multi Währungsfähigkeit Echtzeit-Reporting Beschleunigung der Abschlussprozesse Multi Ledgerfähigkeit* Mobile Szenarien mit Fiori-Apps Belegsplitt* Appendix Ledger für Bewertungsdifferenzen Prüfung Verzicht auf separates BW System Erweiteter Funktionsumfang im Cash Management Optimierte Oberflächen Fiori, Screen Persona * Falls nicht schon in Phase 1 oder davor implementiert Neue Betriebs- / Speichermodelle Lessons Learned Seite 14

14 Ablauf Brownfield-Approach Lessons Learned und Empfehlungen Alle Schritte der Phasen 1 und 2 haben wir bei Q_PERIOR mit unserem Produktivsystem durchgeführt. Lessons Learned Entkopplung Vereinfachung Dauer und Nacharbeiten Frühzeitiger Abgleich Ihrer genutzten Funktionen* gegen die Simplification List des Zielreleases Separate Vorprojekte deutlich vor der geplanten Systemkonvertierung aufsetzen Unbedingt eine Testkonvertierung basierend auf einer aktuellen Kopie des Produktivsystems Bei umfangreichem, altem Datenbestand vorab eine Archivierung Bei umfangreichen Eigenentwicklungen frühzeitig mit deren Anpassung / Rückbau beginnen Readiness Checks unbedingt für alle Mandanten und Buchungskreise Rechtzeitige Beschaffung und Installation der neuen Zielsysteme Ohne Testkonvertierung keine belastbare Indikation für mögliche Dauer der Phase 2 möglich Anpassung Berechtigungen auf S/4HANA unter Berücksichtigung der Nutzung von Fiori Apps Erfolg Ausblick * Business Functions, Industrie Solutions, Add-Ons (siehe entsprechende SAP Hinweise und Anleitung im SAP Maintenance Planner) Seite 15

15 Ablauf Greenfield-Approach Webinar mit Praxisbeispiel Anfang 2017 Die Q_PERIOR Webinar-Reihe zum Thema S/4HANA wird 2017 fortgeführt. Ausblick Q_PERIOR Webinar Systemkonvertierung Brownfield Approach Neueinführung von S/4HANA Greenfield Approach Ende Seite 17

16 Wir sind für Sie da Unsere Spitzenleistung für Ihre Führungsposition. Wolfgang Schütte-Felsche Partner Leopoldstr. 28a München Office: Mobile: HAMBURG (ELLERAU) FRANKFURT l MÜNCHEN ROSENHEIM BERN l ZÜRICH WIEN l BRATISLAVA PRINCETON l TORONTO Seite 18