Überprüfung der elektronischen Signatur

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1 Aufgrund des BMF-Erlasses vom Juli 2005 (BMF /0183-IV/9/2005) sind ab nur noch jene elektronischen Rechnungen (Vorschreibungen) vorsteuerabzugsberechtigt, welche mit einer entsprechenden Digitalen Signatur (Sicherstellung von Authentizität und Integrität) versehen wurden. Aus diesem Grund erhalten Sie von Ihrem Servicedienstanbieter (in der Regel die Gemeinde oder Tourismusverband) die Rechnungen (Vorschreibungen) elektronisch signiert. Muster einer gültigen Signatur (Position: ganz links unten auf der ersten Seite): Elektronisch signiert von Hans-Joerg Recla, Kufgem-EDV GmbH, am Damit Sie die Gültigkeit der elektronischen Unterschrift ordnungsgemäß überprüfen können, sollten verschiedene Einstellungen am Computer einmalig vorgenommen werden: Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Einstellungen im Acrobat Reader ändern (beschrieben sind die notwendigen Einstellungen für die Versionen 6 und 7). Stammzertifikat von A-Cert installieren. Überprüfung der Einstellungen Bitte gehen Sie wie auf den folgenden Seiten beschrieben vor. Die angeführten Informationen stammen inhaltlich primär vom Zertifikatsaussteller , Schwab Markus (KufGem EDV) Seite 1

2 1.1 Schritt 1: Einstellungen im Acrobat Reader ändern a) Starten Sie das Programm Acrobat Reader Folgen Sie nun der Beschreibung, abhängig davon ob Sie die Version 6 oder 7 installiert haben. Die Version wird Ihnen ua. beim Start von Acrobat Reader angezeigt Einstellungen für die Version 6.x b) Anwahl: Bearbeiten -> Grundeinstellungen -> Digitale Unterschriften -> Erweiterte Grundeinstellungen Bitte stellen Sie nun folgendes ein: anschließend klicken Sie auf , Schwab Markus (KufGem EDV) Seite 2

3 Folgende Maske erscheint - bitte stellen Sie nun folgendes ein: Beenden Sie die Erweiterten Grundeinstellungen und Grundeinstellungen mit OK , Schwab Markus (KufGem EDV) Seite 3

4 1.1.2 Einstellungen für die Version 7.x b) Anwahl: Bearbeiten -> Grundeinstellungen -> Kategorie Sicherheit Bitte stellen Sie nun folgendes ein: anschließend klicken Sie auf , Schwab Markus (KufGem EDV) Seite 4

5 Folgende Maske erscheint - bitte stellen Sie nun folgendes ein: Beenden Sie die Erweiterten Grundeinstellungen und Grundeinstellungen mit OK , Schwab Markus (KufGem EDV) Seite 5

6 1.2 Schritt 2: Stammzertifikat von A-Cert installieren Hinweis! Laut Information der Firma A-Cert ( wäre das Installieren des Stammzertifikates nicht notwendig, wenn als Betriebssystem Microsoft XP verwendet wird und der automatische Windows-Update eingestellt wurde. Da wir jedoch davon ausgehen, dass diese Einstellung in der Regel nicht aktiviert ist, empfehlen wir das Stammzertifikat wie folgt beschrieben manuell zu installieren. Die Firma A-Cert stellt das so genannte Stammzertifikat, das für die Überprüfung der Signatur notwendig ist, unter folgendem Link zur Verfügung: a) Bitte klicken Sie dieses an oder geben die ua. Adresse im Browser ein: b) Folgende Maske erscheint - Klicken Sie auf Speichern c) Wählen Sie als Speicherort beispielsweise Desktop aus , Schwab Markus (KufGem EDV) Seite 6

7 d) Auf Ihrem Desktop befindet sich nun die Datei all-stamm-cert.p7b e) Klicken Sie diese Datei nun mit der rechten Maustaste an, und wählen Zertifikat installieren , Schwab Markus (KufGem EDV) Seite 7

8 f) Der folgende Assistent wird gestartet, bitte folgen Sie diesem: Folgende Warnung könnte evt. erscheinen: Erklärung: Die Meldung beinhaltet auch einen so genannten Fingerabdruck der Zertifizierungsstelle A-Cert, der mit den Zahlen B beginnt. Gemäß dem Konzept von digitalen Signaturen gilt nur die Identität zwischen angezeigten Fingerabdruck und durch einen dritten (vertrauenswürdigen) Übertragungsweg übermittelten Fingerabdruck als Gewähr, dass die Zertifizierungsstelle "echt" ist und somit auch die ausgegebenen Zertifikate vertrauenswürdig sind. Somit wurde das Zertifikat installiert! , Schwab Markus (KufGem EDV) Seite 8

9 1.3 Schritt 3: Überprüfung der Einstellungen Somit wurden nun alle Einstellungen getroffen, damit Sie die Gültigkeit der Unterschrift überprüfen können. Wenn elektronische Rechnungen (ab Rechnungsdatum 2006) geöffnet werden, finden Sie links unten auf der ersten Seite beispielsweise folgenden Hinweis: Elektronisch signiert von Hans-Joerg Recla, Kufgem-EDV GmbH, am Ein Klick auf Unterschrift gültig öffnet eine zusätzliche Maske. Hier können Details betreffend der Signatur nachgelesen werden. Sollte kein Hinweis auf eine elektronische Signatur angeführt sein, hat Ihr Servicedienstanbieter (Gemeinde/TVB) die elektronische Signatur noch nicht aktiviert bitte haben Sie noch etwas Geduld. Fragen Sie ggfs. in der Gemeinde nach. Abschließend noch ein Hinweis! Der Zertifikatsaussteller A-Cert stellt auch ein Dokument zur Verfügung, in dem ebenfalls die notwendigen Einstellungen erklärt sind und auch geprüft wird, ob alle Einstellungen richtig vorgenommen wurden. Klicken Sie ggfs. auf folgenden Link oder geben Sie diesen in Ihrem Browser ein: Hinweis zu Fehlern! In der Version Acrobat Reader 7.x werden Umlaute der unterzeichneten Person falsch angezeigt, ferner gibt der Acrobat Reader auch fälschlicherweise an, dass das Dokument verändert wurde. Leider können diese Probleme nur von der Firma Adobe gelöst werden. Details können Sie ebenfalls im oben angeführten Dokument pdf-konfigurieren.pdf nachlesen , Schwab Markus (KufGem EDV) Seite 9

10 Weitere wichtige Hinweise zur elektronischen Signatur - Prüfung der Signatur Beachten Sie, dass Sie verpflichtet sind, bei einer elektronisch signierten Rechnung die Signatur auch zu überprüfen! - Aufbewahrung Für die Aufbewahrung von elektronisch signierten Rechnungen gelten die gleichen Fristen wie für Rechnungen auf Papier. Die über Bürgerportal und Kommunalnet zugestellten elektronischen Rechnungen werden gemäß dieser Fristen bereitgestellt. Bewahren Sie immer die übermittelten Original-Dateien auf. Nach derzeit vorherrschender Meinung wird eine auf Papier ausgedruckte elektronisch signierte Rechnung nicht als gültige Rechnung anerkannt. Sollten Sie auch von anderen Lieferanten elektronisch signierte Rechnungen erhalten, müssen Sie abhängig von der Art der Übermittlung diese unter Umständen selbst aufbewahren und zwar die elektronische Originalrechnung!. Beispiel: - Portallösung: Klären Sie, wie lange die Rechnungen auf dem jeweiligen Portal bereit gestellt werden. - Elektronisch signierte Rechnung per und die darin enthaltene Rechnung unbedingt gemäß der gesetzlich vorgeschriebenen Dauer aufbewahren. Sollte die Rechnung und das Zertifikat getrennt übermittelt werden, müssen natürlich alle übermittelten Dateien entsprechend aufbewahrt werden. Bei der Aufbewahrung sollten Sie natürlich entsprechend sichere Medien wählen (z. B. ein revisionssicheres Archiv), welche auch entsprechend gesichert werden. Von einer Aufbewahrung auf lokalen Datenträgern (z. B. lokale Festplatte in einem PC oder Notebook) wird abgeraten, da diese Laufwerke meist nicht gesichert werden. Seite 10

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