Das Wichtigste in Kürze. Sehr geehrte Damen und Herren,

Transkript

1 Das Wichtigste in Kürze Sehr geehrte Damen und Herren, ab 2010 muss für die Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung erstmals die steuerliche Identifikationsnummer verwendet werden. Arbeitgeber können diese in einem elektronischen Verfahren beim Bundeszentralamt für Steuern abfragen. Diese Möglichkeit steht noch bis zum zur Verfügung (Tz. 1). Bereits im Jahressteuergesetz 2008 wurden die gesetzlichen Grundlagen für die Ersetzung der Lohnsteuerkarten durch Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) geschaffen. Ziel des neuen Verfahrens ist es, die Kommunikation zwischen Arbeitnehmer, Arbeitgeber und dem Finanzamt zu erleichtern und zu beschleunigen. Da der Zeitplan für die Einführung des ELStAM-Verfahrens nicht eingehalten werden konnte, sollen mit dem Jahressteuergesetz 2010 Regelungen für die Übergangszeit geschaffen werden, die es ermöglichen, die Lohnsteuerkarten für 2010 auch für den Lohnsteuerabzug 2011 zugrunde zu legen. Das BMF hat dazu am ein Schreiben veröffentlicht. Neue Formulare sind auf den Internetseiten der Finanzämter hinterlegt. Wir informieren darüber, was Mitarbeiter und Arbeitgeber im Kalenderjahr 2011 beachten müssen (Tz. 2). Mit freundlichen Grüßen WTS Aktiengesellschaft Steuerberatungsgesellschaft Susanne Weber Steuerberaterin Kersten Weißig Steuerberater

2 Inhalt 1. ÜBERMITTLUNG DER LOHNSTEUERBESCHEINIGUNG VERWENDUNG DER IDENTIFIKATIONSNUMMER ABFRAGEMÖGLICHKEIT DER IDENTIFIKATIONSNUMMER ÜBERMITTLUNG DER ELEKTRONISCHEN LOHNSTEUERBESCHEINIGUNG FÜR BESCHRÄNKT STEUERPFLICHTIGE ARBEITNEHMER WEITERGELTEN DER LOHNSTEUERKARTEN 2010 FÜR ALLGEMEINES WEITERGELTEN DER LOHNSTEUERKARTE FREIBETRAG AUF DER LOHNSTEUERKARTE 2010, HINZURECHNUNGSBETRAG, FAKTORVERFAHREN ÄNDERUNGEN VON STEUERKLASSE ODER ZAHL DER KINDERFREIBETRÄGE ZUSTÄNDIGKEIT DES WOHNSITZFINANZAMTS ERSATZBESCHEINIGUNG FÜR DEN LOHNSTEUERABZUG BESONDERHEITEN FÜR AUSZUBILDENDE MANUELLE LOHNSTEUERBESCHEINIGUNG AUF DER RÜCKSEITE DER LOHNSTEUERKARTE LSt Info 03/ Seite 2 von 8

3 1. Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung Verwendung der Identifikationsnummer Arbeitgeber, die die Lohnsteuerbescheinigungen für die Mitarbeiter elektronisch an die Finanzverwaltung übermitteln müssen, müssen künftig anstelle der etin (elektronische Transfer-Identifikations-Nummer) die steuerliche Identifikationsnummer verwenden. Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung, die ausschließlich Arbeitnehmer im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung in ihren Privathaushalten im Sinn des 8a SGB IV beschäftigen, dürfen jedoch wie bisher manuelle Lohnsteuerbescheinigungen (auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte bzw. wenn diese nicht vorliegt, auf einem entsprechenden amtlichen Vordruck) erteilen. Für die Datenübermittlung der Lohnsteuerbescheinigungen 2009 konnte noch die etin verwendet werden. Für die Lohnsteuerbescheinigungen 2010 ist grundsätzlich die steuerliche Identifikationsnummer des Mitarbeiters zu verwenden. Wenn eine Lohnsteuerbescheinigung bis zum 31. Oktober 2010 übermittelt wird, darf noch die etin verwendet werden. Ab dem 1. November 2010 ist eine Verwendung der etin nur noch zulässig, wenn die steuerliche Identifikationsnummer auf der Lohnsteuerkarte des Mitarbeiters nicht eingetragen ist und der Mitarbeiter sie nicht mitgeteilt hat und die Ermittlung der Identifikationsnummer des Mitarbeiters im Rahmen der Anfragemöglichkeit beim Bundeszentralamt für Steuern nicht zum Erfolg geführt hat (vgl. Tz. 1.2). Auch wenn eine mit etin unrichtig übermittelte Lohnsteuerbescheinigung korrigiert werden muss (R 41c.1 Absatz 7 Satz 2 LStR) ist noch nach dem 31.Oktober 2010 die etin zu verwenden. Denn die erneute Übermittlung kann nur dann als Korrektur erkannt werden, wenn das vorher verwendete steuerliche Ordnungsmerkmal unverändert beibehalten wird Abfragemöglichkeit der Identifikationsnummer Die steuerliche Identifikationsnummer wurde seit 2009 auf den Lohnsteuerkarten angedruckt (zumindest in den meisten Fällen). Zur erleichterten Übernahme der steuerlichen Identifikationsnummer in das Lohnkonto können Arbeitgeber die Identifikationsnummer der Mitarbeiter beim Bundeszentralamt für Steuern abfragen. Diese Möglichkeit steht seit Anfang August und bis zum im ElsterOnline-Portal unter der Funktion "Abfrage der Identifikationsnummern von Arbeitnehmern" zur Verfügung Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer Seit 2009 muss auch für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung an die Finanzverwaltung übermittelt werden ( 41 b i.v.m. 39 d EStG). Für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer wurden aber bisher keine Identifikationsnummern vergeben. Es ist auch nicht erkennbar, wann dies zum ersten Mal der Fall sein wird. Solange keine Identifikationsnummern zugeteilt sind, muss die Übermittlung der LSt Info 03/ Seite 3 von 8

4 elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer unter Verwendung der etin erfolgen (BMF-Schreiben vom , Tz. IV. 5). 2. Weitergelten der Lohnsteuerkarten 2010 für Allgemeines Anstelle des bisherigen Verfahrens von der Ausstellung der Lohnsteuerkarte durch die Gemeinden bis zur Aushändigung an den Mitarbeiter bzw. dessen Arbeitgeber sollen durch die Einführung von ELStAM die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Mitarbeiter den Arbeitgebern künftig maschinell verwertbar zur Verfügung gestellt werden. Da die Lohnsteuerkarten bereits ab 2011 durch die ELStAM ersetzt werden sollten, stellten die Gemeinden letztmals für das Kalenderjahr 2010 Lohnsteuerkarten zur Verfügung. Da die ELStAM zum aber noch nicht abgerufen werden können, behalten die Lohnsteuerkarten 2010 mit den eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmalen solange ihre Gültigkeit, bis die ELStAM zur Verfügung stehen und abgerufen werden können (im folgenden Übergangszeitraum genannt, vgl. Entwurf für das Jahressteuergesetz 2010, 52b EStG) Weitergelten der Lohnsteuerkarte Wird ein bereits 2010 bestehendes Dienstverhältnis in 2011 fortgesetzt, gelten die auf der Lohnsteuerkarte 2010 eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale grundsätzlich weiter. Der Mitarbeiter braucht sich zunächst um nichts zu kümmern. Die Lohnsteuerkarten 2010 verbleiben beim Arbeitgeber und dürfen erst nach der Einführung von ELStAM vernichtet werden. Wenn der Mitarbeiter Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte ändern lassen will oder muss (vgl. Tz und 2.4), muss der Arbeitgeber ihm die Lohnsteuerkarte 2010 vorübergehend überlassen; endet das Arbeitsverhältnis während des Übergangszeitraums muss er sie dem Mitarbeiter herausgeben. Beginnt der Mitarbeiter im Übergangszeitraum ein neues Dienstverhältnis, muss er dem neuen Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte 2010 vorlegen Freibetrag auf der Lohnsteuerkarte 2010, Hinzurechnungsbetrag, Faktorverfahren Grundsätzlich gelten die Eintragungen von Freibeträgen/Hinzurechnungsbeträgen oder eines Faktors auf der Lohnsteuerkarte 2010 auch für das Kalenderjahr 2011 weiter. Der Mitarbeiter muss diese nicht neu beantragen. Der Arbeitgeber muss einen für 2010 eingetragenen Freibetrag 1 unabhängig von der eingetragenen Gültigkeit auch im Lohnsteuerabzugsverfahren 2011 berücksichtigen. Auf der Lohnsteuerkarte 2010 ist ein Jahresfreibetrag in Höhe von mit einem Gültigkeitsbeginn 1. Juli 2010 eingetragen und vom Finanzamt auf die Monate Juli bis Dezem- 1 Die Ausführungen in dieser Tz. gelten für die Eintragung eines Hinzurechnungsbetrags oder bei Anwendung des Faktorverfahrens nach 39 f EStG analog LSt Info 03/ Seite 4 von 8

5 ber verteilt worden. Der Arbeitgeber muss den weiterhin zu berücksichtigenden Jahresfreibetrag für den Lohnsteuerabzug 2011 auf das gesamte Kalenderjahr aufteilen: Jahresfreibetrag 2010: , gültig ab = Monatsfreibetrag (1/6) Jahresfreibetrag 2011: , gültig ab = Monatsfreibetrag (1/12) Dabei muss nicht geprüft werden, ob die Voraussetzungen für diesen Freibetrag in 2011 dem Grunde oder der Höhe nach noch vorliegen. Der Mitarbeiter ist nicht verpflichtet, den Freibetrag ändern zu lassen, auch wenn die Voraussetzungen für den eingetragenen Freibetrag nicht mehr vorliegen. Zur Vermeidung von Nachzahlungen in der Einkommensteuerveranlagung kann der Mitarbeiter den Freibetrag jedoch ändern lassen. Die Änderung eines Freibetrags kann wie bisher nur bis zum 30. November des laufenden Kalenderjahres beantragt werden. Im Dezember 2011 eintretende Änderungen können somit nicht mehr im Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren des laufenden Kalenderjahres 2011 berücksichtigt werden. Nach wie vor besteht die Möglichkeit, auch im Kalenderjahr 2011 erstmals einen Freibetrag (in die Lohnsteuerkarte 2010) eintragen zu lassen. Wurde ein Freibetrag in die Lohnsteuerkarte eingetragen, ist der Mitarbeiter verpflichtet, eine Einkommensteuererklärung abzugeben Änderungen von Steuerklasse oder Zahl der Kinderfreibeträge Weicht die Eintragung der Steuerklasse oder die Zahl der Kinderfreibeträge auf der Lohnsteuerkarte 2010 von den Verhältnissen zu Beginn des jeweiligen Kalenderjahres im Übergangszeitraum zu Gunsten des Mitarbeiters ab, oder ist die Steuerklasse II bescheinigt und sind die Voraussetzungen für die Berücksichtigung des Entlastungsbetrags für Alleinerziehende im Laufe des jeweiligen Kalenderjahres entfallen, muss der Mitarbeiter dies seinem Wohnsitzfinanzamt anzeigen und die Lohnsteuerkarte ändern lassen. Die Ehegatten leben seit 2010 dauernd getrennt. Die auf der Lohnsteuerkarte 2010 eingetragene Steuerklasse III ist ab 2011 in die Steuerklasse I zu ändern. Der Ehepartner einer Mitarbeiterin ist im Jahr 2009 verstorben. Für das Jahr 2010 wurde in der Lohnsteuerkarte noch die Steuerklasse III eingetragen ( 38b Abs. 1 Nr. 3b EStG). Ab 2011 ist diese auf der Lohnsteuerkarte 2010 in die Steuerklasse I (oder ggf. Steuerklasse II) zu ändern. Liegen die Voraussetzungen für die Beantragung der Steuerklasse II erstmals im Übergangszeitraum vor, kann die Gewährung der Steuerklasse II beim Wohnsitzfinanzamt des Mitarbeiters beantragt werden. Soll im Jahr 2011 erstmals ein Kinderfreibetrag berücksichtigt werden, ist dies ebenfalls beim Wohnsitzfinanzamt des Mitarbeiters zu beantragen Zuständigkeit des Wohnsitzfinanzamts Für sämtliche Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte 2010, die ab dem gelten sollen, ist das Wohnsitzfinanzamt des Mitarbeiters zuständig. Für die Verwaltung der Meldeda- LSt Info 03/ Seite 5 von 8

6 ten (z.b. Heirat, Geburt, Kirchenein- oder austritt) bleiben weiterhin die Gemeinden zuständig. Die Arbeitnehmerehegatten beantragen bereits im November 2010 den Wechsel der Steuerklassenkombination IV/IV auf III/V mit Wirkung ab Januar 2011 und legen hierfür ihre Lohnsteuerkarten 2010 vor. Da die Eintragungen erst das Lohnsteuerabzugsverfahren 2011 betreffen, ist der Steuerklassenwechsel bereits in 2010 beim zuständigen Wohnsitzfinanzamt zu beantragen Ersatzbescheinigung für den Lohnsteuerabzug Wenn die Gemeinde keine Lohnsteuerkarte 2010 ausgestellt hatte oder diese verloren gegangen, unbrauchbar geworden oder zerstört worden ist, muss der Mitarbeiter bei seinem Wohnsitzfinanzamt eine Ersatzbescheinigung beantragen. Eine solche Bescheinigung wird auch erteilt, wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte 2010/Ersatzbescheinigung (versehentlich) vernichtet oder an das Finanzamt übersandt hat, für den Mitarbeiter auf der Lohnsteuerkarte 2010 eine Lohnsteuerbescheinigung erteilt wurde und sich die Lohnsteuerabzugsmerkmale im Kalenderjahr 2011 geändert haben (vgl. Tz.2.8) der Mitarbeiter im Kalenderjahr 2011 ein neues Dienstverhältnis beginnt und auf der Lohnsteuerkarte 2010 bereits eine Lohnsteuerbescheinigung erteilt wurde (vgl. Tz. 2.8.) bei Aufnahme eines weiteren Dienstverhältnisses im Kalenderjahr 2011 (Anwendung der Steuerklasse VI). Der Mitarbeiter, der vor Jahren ins Ausland entsandt wurde und wegen der Delegation seinen Wohnsitz im Inland aufgegeben hatte, kommt im Jahr 2011 nach Deutschland zurück. Weil seitens der Gemeinde für 2010 keine Lohnsteuerkarte ausgestellt worden ist, muss er bei seinem Wohnsitzfinanzamt auf amtlichem Vordruck die Ausstellung einer Ersatzbescheinigung beantragen und diese Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011 seinem Arbeitgeber vorlegen. Achtung: Für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer (z.b. Grenzgänger oder Grenzpendler) ändert sich durch das Weitergelten der Lohnsteuerkarten 2010 nichts am bisherigen Verfahren. Sie benötigen für 2011 eine neue Bescheinigung für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer. Es sind die bisherigen Antragsformulare zu verwenden Besonderheiten für Auszubildende Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitgeber für im Übergangszeitraum beginnende Ausbildungsdienstverhältnisse ohne Vorlage einer Bescheinigung den Lohnsteuerabzug nach der Lohnsteuerklasse I vornehmen. Dies gilt Auszubildende, die unbeschränkt einkommensteuerpflichtig und nicht verheiratet sind. LSt Info 03/ Seite 6 von 8

7 Der Auszubildende muss in diesem Fall seine Identifikationsnummer, das Geburtsdatum und die Zugehörigkeit zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft mitteilen und schriftlich bestätigen, dass es sich um das erste Dienstverhältnis handelt. Diese Erklärung muss als Beleg zum Lohnkonto genommen mindestens bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufbewahrt werden. Es ist aus unserer Sicht ratsam, diese Erklärung wie alle Belege zum Lohnkonto für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren ( 41 Abs. 1 Satz 9 EStG) aufzubewahren. Liegen für den Auszubildenden die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Vereinfachungsregelung nicht vor, z. B. weil es sich nicht um ein erstes Dienstverhältnis handelt (Steuerklasse VI), muss er bei seinem Wohnsitzfinanzamt eine Ersatzbescheinigung beantragen. Liegen die Voraussetzungen einer günstigeren Steuerklasse vor, z. B. bei Alleinerziehenden die Steuerklasse II oder nach Heirat bei Ehegatten die Steuerklasse III, kann eine Ersatzbescheinigung (vgl. Tz. 2.6) beantragt werden Manuelle Lohnsteuerbescheinigung auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte 2010 Wenn der Arbeitgeber auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte 2010 eine Lohnsteuerbescheinigung erteilt hat (vgl. Tz. 1.1), muss er die Lohnsteuerkarte 2010 nach Ablauf des Kalenderjahres bzw. bei Beendigung des Dienstverhältnisses dem Mitarbeiter aushändigen, damit der Mitarbeiter diese für seine Einkommensteuererklärung verwenden kann. Das gleiche gilt, wenn ein früherer Arbeitgeber auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte 2010 eine Lohnsteuerbescheinigung erteilt hatte. In diesen Fällen kann der Arbeitgeber bei fortbestehendem Dienstverhältnis die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Lohnsteuerkarte 2010 im Übergangszeitraum weiter anwenden, wenn der Mitarbeiter schriftlich bestätigt, dass die Abzugsmerkmale der Lohnsteuerkarte 2010 auch für den Lohnsteuerabzug im Übergangszeitraum zutreffend sind. Eine amtliche Bescheinigung ist hierfür nicht vorgesehen, sodass eine formlose Erklärung des Arbeitnehmers als Nachweis ausreicht. Diese Bestätigung ist als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen und nach dem Wortlaut des BMF Schreibens vom mindestens bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren. Es ist aus unserer Sicht ratsam, diese Erklärung wie alle Belege zum Lohnkonto für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren ( 41 Abs. 1 Satz 9 EStG) aufzubewahren. LSt Info 03/ Seite 7 von 8

8 Ansprechpartner: Gertrud Filz Angelika Löchelt Andreas Müller Susanne Weber Kersten Weißig München Düsseldorf München München München Herausgeber: WTS Aktiengesellschaft Steuerberatungsgesellschaft Geschäftssitz München Thomas-Wimmer-Ring München Tel.: Fax: Niederlassung Frankfurt Taunusanlage Frankfurt/Main Tel.: Fax: Niederlassung Raubling Rosenheimer Straße Raubling Tel.: Fax: Niederlassung Düsseldorf Peter-Müller-Straße Düsseldorf Tel.: Fax: Niederlassung Erlangen Mozartstraße Erlangen Tel.: Fax: Niederlassung Hamburg Neuer Wall Hamburg Tel.: Fax: Dieser, von der WTS Aktiengesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, herausgegebene Infoletter kann nicht die Beratung im Einzelfall ersetzen. Für die Richtigkeit wird eine Haftung nicht übernommen. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an die WTS Aktiengesellschaft Steuerberatungsgesellschaft. LSt Info 03/ Seite 8 von 8