1. astendo MailConnector im Überblick Systemvoraussetzungen Lizenzierung Installation... 3

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1 Stand: September 2013

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3 Inhalt 1. astendo MailConnector im Überblick Systemvoraussetzungen Lizenzierung Installation Einrichtung des MailConnectors Datenbanken Regeln Aktionen Datenquellen Datenziele Aktionsoptionen Ändern von Daten Stichworterstellung Kontakterstellung Abbildungen Abbildung 1: Outlook Symbolleisten mit MailConnector... 3 Abbildung 2: Einrichtung der Datenbanken... 4 Abbildung 3: Übersicht über die Regeln... 5 Abbildung 4: Übersicht über die Aktionen... 7 Abbildung 5: Bearbeitung von Aktionen I -

4 Abbildung 6: Hinzufügen von Datenquellen...9 Abbildung 7: Zuordnung von Datenfeldern Abbildung 8: Definition der Datenziele Abbildung 9: Beispiel Abbildung 10: Beispiel mit Datenquelle Abbildung 11: Beispiel mit Datenzielen Abbildung 12: Ändern von Daten Abbildung 13: Stichworterstellung Abbildung 14: Kontakterstellung... 16

5 Liebe Nutzerinnen und Nutzer, der MailConnector von astendo für cobra ist ein Outlook Addin für cobra, das automatisch eingehende und ausgehende Mails auswerten und verarbeitet. So kann das Addin automatisch eingehende Mails einlesen und konfigurierte Inhalte in verschiedene cobra-tabellen schreiben. So können z.b. nicht nur Adressen angelegt, sondern auch Zusatzdateneinträge in der Datenbank angelegt werden. Es können auch Inhalte verglichen werden und vorhandene Datensätze bearbeitet werden. Weitere Features sind die Zuordnung von Stichwörtern und das Anlegen von Kontakten.

6 Der astendo MailConnector ist ein Outlook-AddIn für die 32bit Outlookversionen 2007 und 2010 und arbeitet mit cobra AdressPLUS/CRM PLUS/CRM PRO 2011/2013. Erforderliche Komponenten wie das.net Framework 4.0, Office 2007 Primary Interop Assemblies oder das Visual Studio 2010 Tools für Office Laufzeit Language Pack versucht der ClickOnce-Installer bei Bedarf aus dem Internet zu laden und zu installieren. Hierbei kann unter Umständen ein Neustart erforderlich sein. Nach der Installation kann der astendo MailConnector einen Monat lang uneingeschränkt ohne Lizenznummer verwendet werden. Wer einen längeren Testzeitraum benötigt, kann eine spezielle Demolizenz bei der astendo GmbH erfragen. Beim Erwerb einer Standardlizenz muss eine Softwarepflege bei der astendo GmbH erworben werden. Mit aktiver Softwarepflege erhalten Sie alle gegenwärtigen Softwareupdates kostenfrei. Eine Lizenznummer wird in der Konfigurationsoberfläche im Bereich Konfiguration-Lizenzierung eingegeben.

7 Die Installation wird mit der ClickOnce-Technologie bereitgestellt. Damit ist es möglich Updates zentral bereitzustellen und jeder Client erkennt, dass ein Update verfügbar ist und bietet eine Aktualisierung an. ClickOnce legt im Benutzerordner unter AppData\Local\Apps\2.0 eine Ordnerstruktur an, um den Programmordner und Datenordner bereitzustellen. Nach erfolgreicher Installation bietet Outlook einen Button an, um die Konfigurationsoberfläche des MailConnectors zu starten. Abbildung 1: Outlook Symbolleisten mit MailConnector

8 Damit das Outlookaddin auf Cobra-Datenbanken zugreifen kann, müssen die benötigten Datenbanken zunächst eingerichtet werden. Hierfür können unter Datenbanken beliebig viele Datenbankverbindungen eingerichtet werden. Eine Verbindung wird dabei als Standardverbindung definiert. Die Verbindungen zu Cobra-Datenbanken können aus vorhandenen *.adl-dateien importiert werden. Abbildung 2: Einrichtung der Datenbanken

9 Damit der astendo MailConnector aktiv wird, muss er mit Regeln versorgt werden. Diese werden im Bereich Regeln erzeugt, bearbeitet, aktiviert oder deaktiviert. Abbildung 3: Übersicht über die Regeln Eine Regel ist dazu gedacht, einen Ordner im Outlook zu überwachen und auf eingehende Elemente Aktionen auszuführen. Zwei weitere Zielordner werden definiert, in welche die verarbeiteten Elemente bei Erfolg bzw. Misserfolg verschoben werden können. Es ist nicht empfehlenswert, einen Ordner zu überwachen, der viele Elemente enthält, da beim Eingehen eines neuen Elements immer alle vorhandenen Elemente geprüft werden. Regeln werden nur angewendet, wenn sie aktiv sind und das aktuelle Datum im Gültigkeitszeitraum liegt.

10 Beim Suchort für die Datenquelle kann Sender, Recipient oder Body eingestellt werden. In den Aktionen wird das verarbeitete Element einer Adresse in der Cobradatenbank zugeordnet. In der Einstellung Sender wird hierfür der Absender der verwendet, bei Recipient der Empfänger und bei Body der Inhalt der .

11 Im Bereich Aktionen der Regeln werden Aktionen der Regel hinzugefügt, entfernt, aktiviert oder deaktiviert. Abbildung 4: Übersicht über die Aktionen Es werden drei verschiedene Typen von Aktionen bereitgestellt, womit Kontakte erzeugt werden können, an die das verarbeitete Element angehängt wird, Stichworte angelegt werden können oder Daten in die Datenbank geschrieben werden können.

12 Abbildung 5: Bearbeitung von Aktionen Jeder Aktionstyp verfügt über die allgemeinen Eigenschaften Name, Beschreibung, Startdatum und Enddatum. Wenn bei fehlende Datenquellen anlegen ein Haken gesetzt wird, erstellt die Aktion Adressen, falls keine passende ermittelt werden konnte. Die Option fehlende Datenziele anlegen ist für die Aktion Ändern von Daten interessant. Sollen beispielsweise Zusatzdaten geschrieben werden, können nur neue Zusatzdaten erzeugt werden, wenn hier ein Haken gesetzt ist.

13 Im Bereich Datenquellen wird das Mapping durchgeführt, das die Aktion benötigt, um ein zu verarbeitendes Element einer Adresse zuzuordnen. Abbildung 6: Hinzufügen von Datenquellen Hierfür lassen sich Felder der Adresstabelle hinzufügen, deren Inhalt mit einem Teilbereich aus der verarbeiteten verglichen wird. Bei Suchort Sender oder Recipient steht nur eine adresse für den Vergleich zur Verfügung. Bei Suchort Body wird der Inhalt der verwendet. Automatisch erzeugte s haben immer den gleichen Aufbau, so dass über Startmarken und Endmarken ein Teiltext aus dem Inhalt ermittelt werden kann. Globale Startmarke und Endmarke definieren den für die Feldzuordnungen relevanten Teil des texts und dieser wird mitsamt Startmarke und Endmarke an die Feldvergleiche übergeben. Dann werden in der eingestellten Feld-Reihenfolge weitere aufeinanderfolgende Subtexte ermittelt. Jedes Feld definiert hierfür nochmals eine Startmarke und eine Endmarke; diesmal wird allerdings der dazwischenliegende Text mit dem jeweiligen Feldinhalt verglichen, um die korrekte Adresse zu ermitteln und der folgende Text wird an das folgende Feld zum Vergleich weitergegeben.

14 Abbildung 7: Zuordnung von Datenfeldern

15 Aktionen zum Ändern von Daten definieren zusätzlich Datenziele, die mit den Daten aus der geschrieben werden sollen. Mit einer dürfen dabei durchaus auch mehrere Datensätze geschrieben werden. Abbildung 8: Definition der Datenziele Die zu schreibenden Datensätze werden über Datengruppen aus der identifiziert. Eine Datengruppe steht dabei für einen zu schreibenden Datensatz. Wiederholt sich die Datengruppe, folgen mehrere Datensatzbeschreibungen in der .

16 Sieht eine zum Beispiel so aus: Abbildung 9: Beispiel Konfiguration Datenquelle: Abbildung 10: Beispiel mit Datenquelle

17 Bei den Datenzielen würde die Einstellung so aussehen: Abbildung 11: Beispiel mit Datenzielen

18 Jeder Aktionstyp verfügt über spezielle Optionen, die nur für diese Art von Aktion notwendig sind. Wird hier zugestimmt, werden immer neue Datensätze angelegt und nie vorhandene editiert. Abbildung 12: Ändern von Daten

19 Hier wird die Datenbank angegeben, in der die Stichworte verwaltet werden und das Stichwort wird ausgewählt, das erstellt werden soll. Abbildung 13: Stichworterstellung

20 Hier wird die Datenbankverbindung eingestellt, in der Dokumente angelegt werden (für die zu erzeugende msg-datei), sowie der Netzwerkpfad, in die Datei abgelegt werden soll. Für den Dateinamen wird ein Mustername vorgegeben. Alle msg-dateien werden mit diesem Namen und einer angehängten GUID im darüber definierten Ordner abgelegt. Zudem wird der Name angegeben, der im erstellten Kontakt bei ErstelltVon eingetragen werden soll. Abbildung 14: Kontakterstellung