Anleitung zum Antragsportal Klinikpartnerschaften Partner stärken Gesundheit

Transkript

1 Liebe Bewerberinnen und Bewerber, wir freuen uns über Ihr Interesse und Engagement im Rahmen der Klinikpartnerschaften. Diese Anleitung begleitet Sie durch unser Antragsportal und erläutert alle relevanten Schritte von der Registrierung, über das Ausfüllen der Online-Maske bis zum Abschluss der Online-Bewerbung. Über diese Anleitung hinaus informiert unsere Webseite umfassend über die Förderung und alle bewerbungsrelevanten Aspekte. Bitte nutzen Sie auch im Vorfeld den Leitfaden zur Bewerbung als Orientierungshilfe, um sich auf die Bewerbung vorzubereiten. Sollten dennoch Fragen offen bleiben, freuen wir uns Sie telefonisch unter +49 (0) oder per E- Mail an zu beraten. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und freuen uns auf Ihre Bewerbung. Mit freundlichen Grüßen, Sekretariat der Klinikpartnerschaften Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH, Abteilung Wirtschaft und Soziales, Klinikpartnerschaften Friedrich-Ebert-Allee 36, Bonn, T +49 (0) ,

2 Inhalt 1 Registrierung auf dem Antragportal und Login Registrierung Login Zugangsdaten vergessen Logout Herunterladen der erforderlichen Anlagen Ausfüllen der Online-Maske Hinweise und Symbole Eingabefelder Hochladen von Anlagen Anlagen beifügen Abschluss der Bewerbung... 16

3 1 Registrierung auf dem Antragportal und Login Folgen Sie bitte dem Link zum Antragsportal der Klinikpartnerschaften auf der Webseite der Initiative, um auf die Startseite des Antragsportals zu gelangen. 1.1 Registrierung Im Vorfeld Ihrer Bewerbung müssen sie sich registrieren, um das Antragsportal nutzen zu können. Durch Klicken auf das - Symbol am rechten Rand der Startseite oder über den Punkt Login in der linken Navigationsleiste gelangen Sie auf die Login-Seite. 1

4 Unter dem Punkt Registrierung können Sie nun durch Klicken auf das -Symbol eine Bewerbungs-ID anfordern und Ihren Zugang beantragen. Bitte beachten Sie, dass jeder Bewerbung eine eigene Bewerbungs-ID zugeordnet wird und Sie sich somit für eine neue bzw. weitere Bewerbung erneut registrieren müssen. Geben Sie hierzu bitte Ihre -Adresse und ein selbstgewähltes Passwort ein. Bitte merken Sie sich Ihr Passwort gut, da es Ihnen nicht zugesandt wird. Registrieren Sie sich bitte möglichst rechtzeitig und planen Sie auch genügend Zeit für das Ausfüllen und Hochladen der erforderlichen Dokumente ein. 2

5 Bevor Sie die Registrierung abschließen können, erscheint die Datenschutzerklärung der Klinikpartnerschaften am unteren Ende der Registrierungs-Seite. Wir bitten Sie, diese aufmerksam zu lesen und bei Einverständnis zu bestätigen. Bitte beachten Sie, dass die Bewerbung nur mit dem Einverständnis zur Datenschutzerklärung möglich ist. Nach der Abgabe Ihres Einverständnisses wird Ihnen innerhalb kurzer Zeit eine mit Ihrer Bewerbungs-ID und einem Aktivierungslink zugesandt. 3

6 Folgen Sie dem Link in der , um Ihren Zugang zu aktivieren und wieder zur Login-Seite zu gelangen. Bitte bewahren Sie diese mit Ihrer Bewerbungs-ID gut auf. 1.2 Login Um zu der Online-Maske mit Ihrer Bewerbung zu gelangen, melden Sie sich bitte mit der zugesandten Bewerbungs-ID und Ihrem selbstgewählten Passwort auf der Login-Seite an. Innerhalb des Bewerbungszeitraumes können Sie Ihre gemachten Eingaben jederzeit speichern, das Antragsportal verlassen und sich zu einem späteren Zeitpunkt wieder anmelden, um mit der Eingabe 4

7 fortzufahren. Sollten mehrere Personen an der Eingabe in Onlinemaske beteiligt sein, muss die registrierte Person die Zugangsdaten an die entsprechenden Personen weiterleiten. Bitte beachten Sie, dass nicht durch mehrere Personen gleichzeitig an der Bewerbung gearbeitet werden kann. 1.3 Zugangsdaten vergessen Sollten Sie einmal Ihr Passwort oder Ihre Bewerbungs-ID vergessen haben, können Sie Ihre Zugangsdaten über den Punkt Zugangsdaten vergessen auf der Login-Seite durch Klicken auf das -Symbol anfordern. Haben Sie nur Ihr Passwort vergessen, geben Sie bitte Ihre -Adresse und Ihre Bewerbungs-ID an. Für den Fall, dass Sie ihre Bewerbungs-ID vergessen haben, geben Sie bitte Ihre -Adresse an. 5

8 Sie erhalten nun eine -Adresse mit einem Link zum Zurücksetzen des Passwortes. Bitte folgen Sie diesem Link. Geben Sie nun ein neues selbstgewähltes Passwort an. Darüber hinaus können Sie Ihr Passwort auch jederzeit unter dem Menü-Punkt Passwort ändern in der linken Navigationsleiste ändern. 6

9 1.4 Logout Unter dem Menü-Punkt Logout in der Navigationsleiste können Sie sich jederzeit aus dem Antragsportal abmelden, um Ihre Bewerbung später fortzusetzen. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie alle gemachten Angaben gespeichert haben, bevor Sie sich aus dem Antragsportal abmelden. 2 Herunterladen der erforderlichen Anlagen Nachdem Sie sich mit Ihren Anmeldedaten in das Antragsportal eingeloggt haben, finden Sie unter dem Menüpunkt Informationen den Leitfaden zur Bewerbung, der alle wichtigen Information zum Bewerbungsprozess enthält sowie weitere für die Bewerbung erforderlichen Dokumente. 7

10 Bitte laden Sie alle hinterlegten bzw. grün hervorgehobenen Dokumente herunter. Durch Klick auf das jeweilige Dokument öffnet sich das entsprechende PDF-Formular, welches Sie speichern bzw. runterladen können. Speichern Sie die heruntergeladenen Dateien möglichst an einem zentralen Ort, wie z.b. auf dem Desktop, damit Sie beim Hochladen der Anlagen schnellen Zugriff auf die erforderlichen Dateien haben. Der Projektantrag, der Finanzplan, die Kooperationsbestätigung sowie das Kurzprofil müssen ausgefüllt und im weiteren Verlauf der Online Bewerbung wieder hochgeladen werden (siehe Kapitel 4). Sie können die PDF-Formulare durch Klicken in die einzelnen Felder ausfüllen. Bitte beachten Sie, dass Sie zum Öffnen der PDF-Dokumente die Software Adobe Acrobat Reader in der Version 8 oder höher benötigen. Falls sich die Dokumente auf Ihrem Computer nicht öffnen lassen, können Sie die neueste Version der Software über den auf unserem Antragsportal hinterlegten Link runterladen und installieren (eine genaue Anleitung zum Download des Adobe Acrobat Reader finden Sie auf der entsprechenden Seite des Herstellers). Klicken Sie auf das -Symbol oder den entsprechenden Menüpunkt in der Navigationsleiste, um zur Online-Maske zu gelangen und mit der Eingabe Ihrer Daten zu beginnen. 8

11 3 Ausfüllen der Online-Maske Sie können nun mit der Eingabe Ihrer Daten beginnen. Auf den Seiten der Online-Maske werden Sie gebeten Angaben zu Ihrer eigenen Organisation, der Partnerorganisation sowie zu dem Partnerschaftsprojekt und der Finanzierung zu machen. An welcher Stelle der Online-Maske Sie sich befinden, erkennen Sie jederzeit an der linken Navigationsleiste. 3.1 Hinweise und Symbole Sie können Ihre Bewerbung erst einreichen, wenn Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt haben. Diese sind in der Online-Maske mit einer roten Linie markiert. Für eine leichtere Bearbeitung unsererseits, bitten wir Sie, auch die Felder, die nicht mit einer roten Linie markiert sind, vollständig auszufüllen. In der Navigationsleiste wird Ihnen durch das -Symbol signalisiert, ob unter dem jeweiligen Punkt noch Pflichtangaben fehlen. Ein -Symbol in der linken Navigationsleiste bedeutet, dass Ihre Angaben vollständig und fehlerfrei sind. Erst wenn alle benötigten Angaben gemacht sind, können Sie Ihre Bewerbung einreichen. Bitte beachten Sie, dass Sie durch unser System nach 15 Minuten ohne Benutzung automatisch abmeldet werden. Das bedeutet, dass alle eingegebenen Informationen, die bis dahin nicht gespeichert wurden, verloren gehen. 9

12 Dieses Symbol weist Sie darauf hin, dass eingegebene Informationen bisher nicht gespeichert wurden. Wir bitten Sie daher, Ihre eingegebenen Informationen regelmäßig zu speichern. Dies können Sie indem sie auf das -Symbol klicken. Durch klicken auf das -Symbol oder das - Symbol können Sie zur vorherigen bzw. nachfolgenden Seite wechseln. Durch den Klick auf das -Symbol können Sie die Angaben auf der entsprechenden Seite löschen. An einigen Stellen finden Sie ein -Symbol. Durch klicken auf das Symbol erhalten Sie Erläuterungen zum Eingabeformat oder zum allgemeinen Verständnis. Die nachfolgende Tabelle gibt noch einmal eine Übersicht der einzelnen Symbole und ihrer Funktionen: Pflichtangabe Fehlende Angaben Angaben vollständig Nicht gespeicherte Informationen Weiter Zurück Speichern Löschen Genauere Informationen 10

13 3.2 Eingabefelder In der Online-Maske finden Sie drei Arten von Eingabefeldern: Auszufüllende Eingabefelder Hier geben Sie die benötigte Information schriftlich in das Feld ein. Felder mit verschiedenen Auswahlmöglichkeiten 11

14 Hier haben Sie die Möglichkeit aus verschiedenen Antwortvorgaben die passende Information auszuwählen. Dies kann in Form einer aufklappbaren Liste durch Klicken oder in Form einer offenen Liste durch das Setzen eines Häkchens erfolgen. Bitte wählen Sie immer nur eine Antwortoption aus, da Mehrfachnennungen nicht möglich sind. Ja-Nein-Felder Bei diesen Eingabefeldern können Sie zwischen den Antwortmöglichkeiten Ja und Nein wählen. 12

15 3.3 Hochladen von Anlagen Neben der Eingabe von Informationen in die Online-Maske, werden Sie an verschiedenen Stellen gebeten, ausgefüllte Anlagen bzw. Dokumente über das Portal hochzuladen (weitere Informationen hierzu im nachfolgenden Kapitel). 4 Anlagen beifügen Eine Auflistung und Übersicht zu den geforderten Anlagen finden Sie in unserem Leitfaden zur Bewerbung. Sowohl über die Webseite der Klinikpartnerschaften als auch unter dem Menüpunkt Informationen in der Navigationsleiste des Antragsportals können Sie alle benötigten Unterlagen herunterladen (siehe Kapitel 2). Bitte nutzen Sie für die auf dem Antragsportal hochzuladenden Anlagen unsere Vorlagen. 13

16 Zudem können Sie die Dokumente auch an den entsprechenden Stellen in der Online-Maske durch Klicken auf den Hinweis bitte Vorlage nutzen herunterladen und abspeichern. Innerhalb der Vorlagen, bitten wir Sie, die vorgegebenen Felder zu nutzen, die Zeichenbegrenzung zu beachten und das Format nicht zu verändern. Wir akzeptieren keine Projektanlagen in anderen Formaten. Weitere Anhänge, wie den Freistellungsbescheid oder Bewilligungsbescheide können Sie eingescannt als jpeg oder PDF hochladen. In welchem Format die Unterlagen hochgeladen werden können, wird Ihnen in der Klammer unter der jeweiligen Anlage angezeigt. Bitte beachten Sie zudem, dass Anlagen nur bis zu 2 MB groß sein dürfen. Um die ausgefüllten Formulare hochzuladen klicken Sie bitte auf Durchsuchen. Nun öffnet sich ein Browser-Fenster. Wählen Sie bitte in der linken Leiste den Ort, an dem Sie das Dokument gespeichert haben. Wählen Sie die hochzuladende Datei aus und klicken Sie auf Öffnen. Wählen Sie nun die Option Datei hochladen durch Klicken auf das -Symbol. 14

17 Falls Sie eine Datei mit einem unzulässigen Format hochladen, wird Ihnen dies als Hinweis angezeigt. Bitte beachten Sie, dass der Projektantrag, der Finanzplan zur Fördermittelverwendung und die Kurzprofile Pflichtanlagen sind, ohne die Ihre Bewerbung nicht eingereicht werden kann. Die Kooperationsbestätigung und die Kopie Ihres Freistellungsbescheides sind ebenso essentiell und sollten möglichst mit dem Versand Ihrer Bewerbung, spätestens aber zur Vertragserstellung vorliegen. Sollte Ihr Projekt als grundsätzlich förderwürdig eingestuft werden, erhalten Sie nach dem Bescheid nochmal die Möglichkeit diese Dokumente über das Antragsportal nachzureichen. Unter dem Menü-Punkt Dokumente haben Sie die Möglichkeit, unterstützend zu Ihrer Bewerbung weitere Dokumente, wie das Organigramm, den Jahresabschluss, den aktuellen Geschäftsbericht oder die Satzung Ihrer Organisation hochzuladen. 15

18 5 Abschluss der Bewerbung Nachdem Sie alle Informationen und Anhänge vollständig eingefügt haben, können Sie sich Ihre Bewerbung über das Feld Bewerbung drucken als PDF-Datei ausgeben lassen und für eine weitere Prüfung oder Ihre Ablage drucken. Über das Feld Bewerbung zurückziehen können Sie ihre Angaben unwiderruflich löschen. 16

19 Wenn Sie Ihre Bewerbung einreichen möchten, gehen Sie bitte zu dem Menü-Punkt Bewerbung einreichen. Bitte bestätigen Sie die Richtigkeit und Vollständigkeit der gemachten Angaben. Falls noch erforderliche Angaben oder Dokumente fehlen, werden Ihnen diese im unteren Abschnitt in Form einer Fehlerliste angezeigt. Erst wenn die Fehlerliste leer ist, können Sie die Bewerbung bei uns einreichen. Bitte beachten Sie, dass nach dem Versand Ihrer Bewerbung keine Änderung Ihrer Angaben mehr möglich sind. Zum Absenden der Bewerbung beantworten Sie die Frage Möchten Sie Ihre Bewerbung jetzt einreichen? bitte mit Ja. Wir bedanken uns für Ihre Bewerbung und wünschen Ihnen viel Erfolg für den weiteren Bewerbungsprozess. 17