IT-basierte Unterstützung im Reporting

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1 IT-basierte Unterstützung im Reporting Status quo und Anforderungen von Unternehmen in der DACH-Region Diese Studie wurde im Rahmen einer Masterarbeit an der Fachhochschule Nordwestschweiz (FHNW) durchgeführt. Sponsored by

2 Inhaltsverzeichnis Anliegen der Untersuchung und Methodik Sample im Überblick Ausgewählte Ergebnisse CCR Center for Corporate Reporting 2

3 Anliegen der Untersuchung und Methodik CCR Center for Corporate Reporting 3

4 Ausgangslage, Methode und Initianten Online-Befragung börsenkotierter Unternehmen aus der DACH-Region Ausgangslage Untersuchung der IT-basierten Unterstützung bei der Erfassung von finanziellen und nicht-finanziellen Aspekten in der Geschäftsberichterstattung Methode Online-Befragung börsenkotierter Unternehmen in der DACH-Region im Zeitraum April bis August 2016 mit 167 Teilnehmenden (vornehmlich SMI, DAX, ATX) Initianten Diese Studie wurde im Rahmen einer Masterarbeit an der Fachhochschule Nordwestschweiz (FHNW) durchgeführt (Simon Howald, Betreuung durch Prof. Dr. Claus Daub) Supported by Sponsored by CCR Center for Corporate Reporting 4

5 Sample im Überblick CCR Center for Corporate Reporting 5

6 Teilnehmende Unternehmen Das Sample im Überblick Hauptsitz Branche Österreich 19% Anderes Land 3% Schweiz 56% Verbrauchsgüter 2% Verbraucherservice 8% Telekommunikation 4% Versorger 7% Finanzdienstleistungen 37% Deutschland 22% Technologie 8% Industrieunternehmen 28% Grundstoffe 1% Gesundheitswesen 5% Abteilung der Befragten Weitere 10% Unternehmensentwicklung 1% Stabsstelle der GL 12% Nachhaltigkeit 18% Finanzen 29% Marketing 1% Kommunikation 29% CCR Center for Corporate Reporting 6

7 Teilnehmende Unternehmen Das Sample im Überblick ein Fazit Vorwiegend grosse Unternehmen: Fast 85% der Unternehmen hatten 2015 einen Umsatz von über 50 Millionen CHF/EUR. Über 50% der Unternehmen mit Hauptsitz in der Schweiz Finanzdienstleister und Industrieunternehmen machen den höchsten Anteil aus. Rund je 30% der Befragten arbeiten in den klassischen Berichterstattungsteams: Finanz- oder Kommunikationsabteilung CCR Center for Corporate Reporting 7

8 Form der Ergebnisveröffentlichung Separate Geschäfts- und Nachhaltigkeitsberichterstattung überwiegt 25% 34% Zwei Drittel der Unternehmen berichten über nicht finanzielle Aspekte. Rund 40% der Unternehmen publizieren einen separaten Geschäfts- und Nachhaltigkeitsbericht. 41% 25% publizieren einen kombinierten Bericht oder geben an integriert zu berichten. nur Geschäftsberichterstattung separate Geschäfts- und Nachhaltigkeitsberichterstattung kombinierte Geschäfts- und Nachhaltigkeitsberichterstattung Welche Form der jährlichen Ergebnisveröffentlichung liegt aktuell in Ihrer Organisation vor? (n=167) CCR Center for Corporate Reporting 8

9 Form der Ergebnisveröffentlichung II Deutschland als Vorreiter in der integrierten Berichterstattung Hauptsitz in Deutschland (n=20) Hauptsitz in Österreich (n=17) 45% 25% Hauptsitz in der Schweiz (n=52) 35% 18% 30% 19% 42% 47% 39% nur Geschäftsberichterstattung Geschäfts- und Nachhaltigkeitsberichterstattung integrierte Geschäfts- und Nachhaltigkeitsberichterstattung Welche Form der jährlichen Ergebnisveröffentlichung liegt aktuell in Ihrer Organisation vor? (n=92 mit Angabe des Hauptsitzes) CCR Center for Corporate Reporting 9

10 Verantwortung der Berichterstattung Klare Trennung von Finanz- und Nachhaltigkeitsberichterstattung, Kommunikationsabteilung als Bindeglied 45% 40% 35% 40% 34% 33% 34% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 14% 11% 3% 4% 4% 3% 2% 2% 9% 7% 0% Geschäftsbericht Nachhaltigkeitsbericht Welche Abteilung in Ihrer Organisation ist für die Durchführung der Berichterstattung verantwortlich? (Mehrfachauswahl, n=145 [GB] / n=96 [NB]) CCR Center for Corporate Reporting 10

11 Ausgewählte Ergebnisse CCR Center for Corporate Reporting 11

12 Einsatz von IT in der Berichterstattung Grosse Mehrheit der Unternehmen nutzt eine IT-basierte Unterstützung 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 80.0% Geschäftsbericht 80% nutzen für den Geschäftsbericht eine IT-basierte Unterstützung. 45.2% nutzen für den Nachhaltigkeitsbericht eine IT-basierte Unterstützung. 45.2% Nachhaltigkeitsbericht Verwendet Ihre Organisation für den Berichterstattungsprozess aktuell eine IT-basierte Unterstützung? (Mehrfachauswahl, n=135) CCR Center for Corporate Reporting 12

13 Durch IT-Unterstützung abgedeckte Themenbereiche Finanzielle Berichterstattung am stärksten durch IT unterstützt 1. Finanzielle Berichterstattung (30.5%) 2. Soziale/mitarbeiterbezogene Berichterstattung (18.7%) 3. Umweltbezogene Berichterstattung (18.3%) 4. Governance (17.2%) 5. Stakeholder-Engagement (6.1%) 6. Wesentlichkeitsanalysen/Strategiemodelle (4.6%) 7. Weitere Bereiche (4.6%) Welche Themenbereiche werden mit der IT-basierten Unterstützung aktuell abgedeckt (ausgenommen MS-Excel-Lösungen)? (Mehrfachauswahl, n=90) CCR Center for Corporate Reporting 13

14 Erreichte Ziele beim Einsatz von IT-Unterstützung Zeiteinsparung und Prozessoptimierung als Hauptvorteile 1. Zeiteinsparungen (20.6%) 2. Prozessoptimierung (20.2%) 3. Datenkonsistenz (17.7%) 4. Prozesssicherheit (14.4%) 5. Kosteneinsparungen (11.1%) 6. Datenverwaltung (10.3%) Welche Ziele für die IT-basierte Unterstützung der Berichterstattung in Ihrer Organisation wurden erreicht? (Mehrfachauswahl, n=70) CCR Center for Corporate Reporting 14

15 Formen der IT-basierten Unterstützung Unternehmen nutzen vor allem interne Installationen 50% 45% 40% 42% 44% 35% 30% 29% 28% 25% 20% 17% 20% 15% 10% 9% 11% 5% 0% interne Installation Installation beim Anbieter (ASP, Saas, Clud, z.b Office 365) andere Methode weiss nicht Heute in Zukunft Welche Formen der IT-basierten Unterstützung nutzt Ihre Organisation heute und in Zukunft von der Datenerhebung bis zur Berichtpublikation? (Mehrfachauswahl, n=73) CCR Center for Corporate Reporting 15

16 Zusätzliche Anforderungen von Unternehmen Unternehmen haben verschiedene Ansprüche an eine IT-basierte Unterstützung «Online-Berichterstattung, d.h. Übertragung von Daten direkt aus der IT- Unterstützung heraus, beispielsweise auf die Unternehmenswebsite.» «Sollte für print und online/digital gleichermassen funktionieren.» «Ein Redaktionssystem wäre wünschenswert, scheiterte aber bisher an der Komplexität der Berichtserstellung.» «Flexibel, webbasierter Zugang, Workflowlösung, kompatibel mit SAP/Microsoft Excel/Word (automatische Uploads).» «Datenredundanz weitgehend minimieren.» Gibt es noch zusätzliche Anforderungen an eine zeitgemässe IT-basierte Unterstützung, welche in dieser Umfrage nicht berücksichtigt wurden? CCR Center for Corporate Reporting 16

17 Einsatz von Excel Häufigste Arbeitsvorgänge im Excel während des Berichterstattungsprozesses Für Geschäftsbericht (46 %) Für Nachhaltigkeitsbericht (32 %) 1. Aufbereitung der Präsentation 1. Aufbereitung der Präsentation 2. Datenanalyse 3. Datenberechnung 2. Datenberechnung 3. Datenvalidierung Falls Microsoft Excel im Einsatz ist: Für welche Arbeitsvorgänge im Berichterstattungsprozess wird Excel in Ihrer Organisation aktuell verwendet? (Mehrfachauswahl, n=77 [GB] / n=35 [NB]) CCR Center for Corporate Reporting 17

18 Kennzahlen übertragen und validieren Ein gutes Drittel der Unternehmen nutzt Excel für Datenübertragung und -validierung 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 24% 26% 36% 37% 29% 22% manuell Excel direkte IT- Schnittstellen 6% 6% 5% andere Methode 9% weiss nicht Datenübertragung Für Geschäftsberichterstattung, n=76 Für Nachhaltigkeitsberichterstattung, n=42 Wie werden die Kennzahlen von der Datenerhebung bis zur Berichtpublikation zwischen mehreren IT-basierten Unterstützungen übertragen? (Mehrfachauswahl) 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 27% 26% 33% 38% 22% 22% Wie werden die Kennzahlen von der Datenerhebung bis zur Berichtpublikation validiert? (Mehrfachauswahl) 10% 7% 7% 7% manuell Excel automatisiert mit spezifischer IT-basierter Unterstützung integrierte Lösung zur Datenerhebung, Datenerfassung und Publikation mit Validierung andere Methode Datenvalidierung Für Geschäftsberichterstattung, n=73 Für Nachhaltigkeitsberichterstattung, n= CCR Center for Corporate Reporting 18

19 Publikation der Berichte Rund 40% der Unternehmen nutzen ein spezifisches System für die Publikation 45% 40% 40% 37% 35% 30% 28% 30% 25% 20% 15% 18% 18% 10% 5% 9% 7% 5% 9% 0% Microsoft Office Layout Programm Integriertes Tool des ERP Systems spezifisches System für Berichterstellung weitere Geschäftsberichterstattung Nachhaltigkeitsberichterstattung Mit welcher IT-basierten Unterstützung publiziert Ihre Organisation die Berichte? (Mehrfachauswahl, n=71 [GB] / n=39 [NB]) CCR Center for Corporate Reporting 19

20 Sicherstellung der Datenkonsistenz Manuelle Kontrollen dominieren 8% 15% 48% 17% 12% zentrale manuelle Kontrollen ein System für alle Publikationen zentrale Datenbank aller Kennzahlen (finanzielle und nicht-finanzielle) weitere Massnahmen keine spezifischen Massnahmen Wie stellen Sie die Datenkonsistenz über mehrere Publikationen sicher (z.b. Nachhaltigkeitsbericht, Unternehmensbroschüre, Website)? (Mehrfachauswahl, n=77) CCR Center for Corporate Reporting 20

21 In Zukunft: Einsatz von IT 35% der Unternehmen planen in den nächsten 5 Jahren den Einsatz einer spezifischen Software 10% 40% 15% 35% 35% der Unternehmen planen in den nächsten 5 Jahren den Einsatz einer spezifischen Software. Microsoft Office (inkl. Excel) spezifische Software keine weiss nicht Welche IT-basierte Unterstützung plant Ihre Organisation für den Berichterstattungsprozess in Zukunft (<5 Jahre) zu verwenden? (n=20) CCR Center for Corporate Reporting 21

22 In Zukunft: Abgedeckte Arbeitsvorgänge IT-Unterstützung am häufigsten für die Datenerfassung und -verwaltung geplant Geschäftsbericht 1. Datenerfassung Nachhaltigkeitsbericht 1. Datenerfassung 2. Datenverwaltung 3. Berichterstellung 2. Datenverwaltung 3. Datenberechnung Einsätze einer IT-Unterstützung sind vor allem in der Datenerfassung und -verwaltung geplant. Daneben ist für die Berichterstellung und die Datenberechnung eine IT- Unterstützung in Planung. Für welche Arbeitsvorgänge der Berichterstattung ist eine IT-basierte Unterstützung (ausgenommen MS-Excel-Lösungen) in Ihrer Organisation geplant? (Mehrfachauswahl, n=67) CCR Center for Corporate Reporting 22

23 Stärken von IT-Unterstützung Berichtsdesign und Datenverwaltung aktuell gut abgedeckt 20% 15% 10% 16.3% 20.2% 12.4% 11.9% 10.7% 9.0% 7.8% 7.8% 14.0% 14.1% 14.1% 11.2% 8.9% 9.6% 11.2% 14.7% 5% 2.7% 3.4% 0% aktuell abgedeckt gerne in Zukunft abgedeckt Welche Stärken sind durch die IT-basierte Unterstützung der Berichterstattung aktuell abgedeckt und welche hätte Ihre Organisation gerne in Zukunft abgedeckt (Mehrfachauswahl, n=70 (aktuell)/76 (in Zukunft)) In Zukunft wünschen sich Unternehmen vermehrt eine IT-Unterstützung mit Stärken in der Datenanalyse, der Eingliederung in ein bestehendes Systemumfeld, in der Workflow-Unterstützung sowie mit moderaten Kosten CCR Center for Corporate Reporting 23

24 Leitlinien, Standards und Frameworks IFRS und GRI werden aktuell und in Zukunft am häufigsten berücksichtigt Aktuell berücksichtigt In Zukunft 1. IFRS (17.1%) 1. GRI (14.7%) 2. GRI (14.9%) 2. IFRS (11.9%) 2. OR (8.2%) 3. UNGC (7.9%) / CDP (7.9%) Welche Leitlinien/Standards/Frameworks werden im Berichterstattungsprozess in Ihrer Organisation aktuell berücksichtigt und welche will Ihre Organisation in Zukunft berücksichtigen? (Mehrfachauswahl, n=95) CCR Center for Corporate Reporting 24

25 Diese Studie wurde im Rahmen der Masterarbeit von Simon Howald an der Fachhochschule Nordwestschweiz (FHNW) durchgeführt. Mit freundlicher Unterstützung von MDD