Lexware lohn + gehalt pro Dennis Lübeck, Werner Seeger. 1. Ausgabe, Oktober 2016 ISBN LW-LG2016

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1 Lexware lohn + gehalt pro 2016 Dennis Lübeck, Werner Seeger 1. Ausgabe, Oktober 2016 LW-LG2016 ISBN

2 Die Lohndatenerfassung Die Lohndatenerfassung 6.1 Grundlagen zu Lohndaten Die Personalstammdaten eines Mitarbeiters werden im Personalstamm nur in einem Datensatz erfasst. Dieser Datensatz sollte während des laufenden Jahres nur verändert werden, wenn Gründe vorliegen, die eine Änderung erfordern, z. B. eine Änderung der Steuerklasse wegen Heirat oder ein Krankenkassenwechsel. Bei der Erfassung der Lohndaten wird für jeden Monat je Lohnart ein eigener Datensatz gespeichert. Bei der Lohndatenerfassung wird zwischen festen und variablen Lohndaten unterschieden. Zu den festen Lohndaten gehören alle monatlich in gleicher Höhe wiederkehrenden Beträge. Sie werden nach dem Monatsabschluss in den nächsten Monat vorgetragen. Hierzu zählen z. B. Gehalt, Prämien, Zuschüsse zu VWL, freiwillige Kranken- und Pflegeversicherung, monatliche Direktversicherung etc. Die variablen Lohndaten sind in der Regel nur für einen Monat gültig oder ändern sich monatlich. Dabei wird zwischen laufendem Arbeitsentgelt (z. B. Stunden x Stundenlohn) und Einmalzahlungen (z. B. Weihnachtsgeld) unterschieden. Darüber hinaus gibt es noch eigene Masken zur Erfassung von VWL, Direktversicherungen, geldwertem Vorteil, Netto-Be- und -Abzügen und Dienstwagen. Auch für die Erfassung der Lohndaten sollten Sie sich alle Unterlagen zurechtlegen, die dafür benötiget werden, wie z. B. den Anstellungsvertrag, die Stundenerfassung. HERDT-Verlag 53

3 Die Lohndatenerfassung Monatliche Abrechnungsdaten erfassen Bei der Erfassung der monatlichen Abrechnungswerte ist es sinnvoll, die Lohnarten anhand der Gliederung der Gesamtübersicht von oben nach unten, beginnend mit dem laufenden Arbeitsentgelt, systematisch zu erfassen. Vorab sollen jedoch einige Begriffe kurz erläutert werden: Laufendes Arbeitsentgelt: Darunter fallen alle Bezüge, die dem Mitarbeiter für den laufenden Monat gezahlt und nach der Monatstabelle versteuert werden, sofern sie nicht steuerfrei sind. Für die Berechnung der Sozialversicherung werden ebenfalls die Monatswerte herangezogen. Einmalzahlung: Hier finden Sie alle Lohnarten, die nach der Jahrestabelle versteuert werden. Auch für die Sozialversicherung gelten hier die Jahreswerte, d. h., das System prüft, ob aus bereits abgerechneten Monaten noch Differenzen zur Beitragsbemessungsgrenze bestehen, für die jetzt ebenfalls Beiträge einbehalten werden können. VWL (vermögenswirksame Leistungen): Der Zuschuss des Arbeitgebers zu den VWL ist steuer- und sozialversicherungstechnisch wie ein laufender Bezug zu behandeln. Basis für die VWL ist ein entsprechender Sparvertrag, den der Arbeitnehmer selbst abschließt. Die Überweisung des Beitrages erfolgt in der Regel durch den Arbeitgeber. Geldwerter Vorteil: Das sind sogenannte Lohnersatzleistungen, für deren Erhalt der Gegenwert (Kaufpreis) für die Ermittlung der Lohnsteuer und Sozialversicherung herangezogen wird (z. B. Kost und Logis im Hotel- und Gaststättengewerbe). Netto Be- und Abzüge: Darunter fallen alle Lohnarten, die weder steuer- noch sozialversicherungspflichtig sind. Dienstwagen: Eigentlich handelt es sich hier um einen geldwerten Vorteil. Aufgrund der komplexen Berechnung gibt es für den Dienstwagen jedoch einen eigenen Bereich zur Erfassung der für die Abrechnung erforderlichen Daten. Stundenerfassung: An dieser Stelle werden die tatsächlich geleisteten Stunden und Überstunden inkl. der entsprechenden Zuschläge erfasst. Im Laufe der Abrechnung der nächsten Monate und bei der Erfassung weiterer Mitarbeiter werden die entsprechenden Lohnarten noch genauer behandelt. Nun soll für den Mitarbeiter Herrn Gerster die Abrechnung für den Oktober 2015 erstellt werden. HERDT-Verlag 67

4 6 Die Lohndatenerfassung Herr Gerster hat einen Stundenlohn von 10,50. Die Zeiterfassung von Herrn Gerster ergibt folgende Werte: Sollarbeitszeit Oktober 2015: 22 Arbeitstage à 8 Stunden = 172 Stunden Vom = 5 Arbeitstage war Herr Gerster krank. Vom hat Herr Gerster an 5 Tagen je 1 Überstunde geleistet, die mit 25 % Zuschlag vergütet wird. Öffnen Sie über Lohndaten Einzelner Mitarbeiter erfassen Gerster, Michael Oktober Laufendes Entgelt die Eingabemaske für die Erfassung der Lohndaten. Übernehmen Sie die o. g. Daten und vergleichen Sie sie mit der folgenden Abbildung. Überstunden werden, sofern ein Zuschlag bezahlt wird, in zwei Zeilen (Lohnarten) erfasst. Lohn wird mit Stunden und Lohn pro Stunde erfasst. Der Betrag wird vom Programm ermittelt. Nach der Erfassung der Abrechnungsdaten müssen nun noch die Fehlzeiten eingegeben werden. Öffnen Sie dazu die Rubrik Abwesenheiten und tragen Sie die Krankheitstage ein. 68 HERDT-Verlag

5 Die Lohndatenerfassung 6 Durch einen Doppelklick auf den entsprechenden Tag öffnet sich eine Eingabemaske für die Erfassung der Abwesenheitszeiten. Nach der Eingabe der Lohndaten stehen Ihnen zwei Kurzübersichten, die Arbeitnehmeransicht und die Arbeitgeberansicht, der Abrechnung zur Verfügung. Mit einem Klick auf Gesamtansicht an der linken oberen Seite der Eingabemaske haben Sie die Möglichkeit, die entsprechende Ansicht auszuwählen Klicken Sie auf Gesamtübersicht, um die gewünschte Ansicht zu wählen. HERDT-Verlag 69

6 6 Die Lohndatenerfassung In der Arbeitnehmeransicht lassen sich die Abzüge, die der Arbeitnehmer von seinem Bruttoverdienst abführen muss, bis zum Auszahlungsbetrag nachvollziehen. In der Arbeitgeberansicht werden neben dem Lohn noch zusätzlich anfallende Kosten (Lohnnebenkosten) dargestellt. Kehren Sie nach dem Erfassen der einzelnen Lohnarten zurück auf die Jahresübersicht, in der die Summen der Abrechnung nach Rubriken dargestellt sind. In der Gesamtsumme sind alle erfassten Abrechnungswerte enthalten. Als Nächstes erfassen Sie die Daten von Frau Feller. Frau Feller erhält ein Gehalt von 2.500,00 pro Monat. Sie hatte vom Tage Urlaub. Für den Urlaub erhält sie anteiliges Urlaubsgeld in Höhe von 330,00. Erstellen Sie anhand dieser Daten die Abrechnung. 70 HERDT-Verlag

7 Die Lohndatenerfassung 6 Vergleichen Sie Ihre Eingaben mit den folgenden Abbildungen. Laufendes Entgelt: Gehalt wird als Betrag erfasst. Eine Stundenerfassung ist nicht erforderlich. Einmalzahlung: Beim Urlaubsgeld handelt es sich um eine Einmalzahlung, die steuerlich und SV-rechtlich besonders behandelt wird. Abwesenheiten: HERDT-Verlag 71

8 6 Die Lohndatenerfassung Nach der Erfassung aller Einzelwerte enthält die Jahresübersicht folgende Werte: Lernzielkontrolle 3. Wie werden die festen Lohndaten in Lexware lohn + gehalt pro erfasst? 4. Nach welchen Kriterien werden die Lohndaten erfasst? 5. Wo legen Sie fest, wie eine Lohnart berechnet wird? 6. Wie bekommen Sie in der Lohndatenerfassung einen Überblick über die Abrechnung inkl. Auszahlungsbetrag? 7. Wie berechnen sich die Lohnkosten für den Arbeitgeber? Praktische Übung 1. Erfassen Sie für den Auszubildenden Herr Kaiser folgende Daten für den Abrechnungsmonat Oktober 2015: Ausbildungsvergütung monatlich 650,00 Herr Kaiser hatte vom Tage Urlaub. 72 HERDT-Verlag

9 Impressum Matchcode: LW-LG2016 Autoren: Dennis Lübeck, Werner Seeger Redaktion: Andrea Weikert Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Ausgabe, Oktober 2016 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT- Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen, Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte aktuell und gültig. Sollten Sie die Webseiten nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden. Sollten im vorliegenden Produkt vorhandene Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen nicht mehr der beschriebenen Software entsprechen, hat der Hersteller der jeweiligen Software nach Drucklegung Änderungen vorgenommen oder vorhandene Funktionen geändert oder entfernt.