Formular zur Vollmacht- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

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1 Formular zur Vollmacht- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

2 Hauptversammlung der Dürkopp Adler Aktiengesellschaft am 29. Juni 2016 Formular zur Vollmacht- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft Das Formular zur Vollmacht- und Weisungserteilung enthält Hinweise zur Vollmacht- und Weisungserteilung, um deren Beachtung wir unsere Aktionäre bitten. Hinweise zur Vollmacht- und Weisungserteilung Wenn Sie nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, besteht für Sie die Möglichkeit, Ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten, z.b. ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung, weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft oder einen sonstigen Dritten ausüben zu lassen. Bitte beachten Sie, dass auch im Fall einer Stimmrechtsvertretung die fristgerechte Anmeldung und der formgerechte Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich sind. Wenn Sie mehr als eine Person bevollmächtigen, so kann die Gesellschaft eine o- der mehrere von diesen zurückweisen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform ( 126 b BGB), wenn weder ein Kreditinstitut noch eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in 135 AktG oder nach 135 i.v.m 125 Abs. 5 AktG gleichgestellten Institutionen oder Personen zur Ausübung des Stimmrechts bevollmächtigt wird. Bei der Bevollmächtigung eines Kreditinstituts, einer Aktionärsvereinigung oder einer diesen nach 135 AktG oder nach 135 i.v.m 125 Abs. 5 AktG gleichgestellten Person oder Institution können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen. Die Dürkopp Adler Aktiengesellschaft bietet Ihnen die Möglichkeit, sich durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern sind neben einer Vollmacht auch Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts zu erteilen. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Eine Ausübung der Stimmrechte nach eigenem Ermessen ist nicht möglich. Sollten zu einzelnen Beschlussgegenständen keine ausdrücklichen und eindeutigen Weisungen vorliegen, sind die Stimmrechtsvertreter insoweit nicht zur Stimmrechtsausübung befugt und werden sich im Fall einer Abstimmung der Stimme enthalten. Als Stimmrechtsvertreter hat die Gesellschaft Frau Angelika Karsten und Frau Ulrike Pauleikhoff benannt. Beide sind Mitarbeiterinnen der Dürkopp Adler Aktiengesellschaft, Bielefeld. Bitte beachten Sie, dass die Beauftragung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung des Rede- oder Fragerechts sowie zur Stellung von Anträgen nicht möglich ist. Bitte beachten Sie weiter, dass sich die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft in folgenden Fällen der Stimme enthalten werden: Bei fehlenden oder nicht eindeutig erteilten Weisungen und bei im Vorfeld der Hauptversammlung nicht bekannten Abstimmungen wie z.b. Gegenanträgen, Wahlvorschlägen oder Vertagungs- und Verfahrensanträgen. Sollten Sie sowohl Vollmacht und Weisungen für von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter als auch Briefwahlstimmen abgeben, werden stets Briefwahlstimmen als vorrangig gegenüber erteilten Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter betrachtet. Sollten Sie mehrere Vollmachten und/oder Vollmacht auf verschiedenen Übermittlungswegen erteilen, wird die uns zuletzt zugegangene gültige Vollmacht mit den entsprechenden Weisungen als verbindlich erachtet, unabhängig davon, welches Datum sie trägt. Vor der Hauptversammlung erteilte Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sowie ihre eventuelle Änderung oder ihr Widerruf müssen bis zum 27. Juni 2016 (24.00 Uhr) bei der Gesellschaft unter der nachfolgenden Adresse eingegangen sein. Am Tag der Hauptversammlung können Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft auch an der Ein- und Ausgangskontrolle der Hauptversammlung erteilt, geändert oder widerrufen werden. Sollten Sie das Angebot der Stimmrechtsvertretung annehmen, bitten wir Sie, das nachfolgende Formular ausgefüllt (Textform ( 126 b BGB)) bis zum 27. Juni 2016 (24.00 Uhr) eingehend an die Dürkopp Adler Aktiengesellschaft, Der Vorstand, Potsdamer Straße 190, Bielefeld, Telefax: , IR@duerkopp-adler.com zurückzusenden. 1

3 Zurück an: Dürkopp Adler AG Der Vorstand Potsdamer Straße 190 D Bielefeld Oder per Fax: + 49 (0) Oder per IR@duerkopp-adler.com Für evtl. Rückfragen haben Sie hier die Möglichkeit, Ihre Telefonnummer anzugeben: Formular zur Vollmacht- und Weisungserteilung für die Ordentliche Hauptversammlung der Dürkopp Adler Aktiengesellschaft am 29. Juni 2016 Ich/Wir (Name, Vorname bzw. Firma des Erklärenden)* (Straße und Hausnummer bzw. Postfach)* (PLZ/ Wohnort)* Eintrittskarten-Nummer*: Anzahl Aktien*: * Bitte l e s e r l i c h in Druckbuchstaben ausfüllen. Die erforderlichen Angaben entnehmen Sie bitte auch Ihrer Eintrittskarte. bevollmächtige(n) hiermit die Stimmrechtsvertreter der Dürkopp Adler Aktiengesellschaft (Frau Angelika Karsten und Frau Ulrike Pauleikhoff, Mitarbeiterinnen der Dürkopp Adler Aktiengesellschaft, geschäftsansässig Bielefeld), jeweils einzeln, mit dem Recht zur Unterbevollmächtigung, mich/uns in der ordentlichen Hauptversammlung der Dürkopp Adler Aktiengesellschaft am 29. Juni 2016 unter Offenlegung meines/unseres Namens zu vertreten und das Stimmrecht für mich/uns gemäß nachfolgenden Weisungen auszuüben oder ausüben zu lassen. 2

4 Tagesordnungspunkte gemäß Veröffentlichung im Bundesanzeiger: Ich/wir stimme(n) in allen Punkten der Tagesordnung für den Vorschlag der Verwaltung (eine Erteilung von nachstehenden Einzelweisungen ist in diesem Fall nicht erforderlich) oder Ich/wir erteile(n) Einzelweisungen wie folgt: Einzelweisung zu Tagesordnungspunkt * *Erteilen Sie bitte zu allen Tagesordnungspunkten unter 2 bis 6 eine Weisung. Ihre Weisungen beziehen sich jeweils auf den im Bundesanzeiger veröffentlichten Beschlussvorschlag. Ja Nein Enthaltung 1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des vom Aufsichtsrat gebilligten Konzernabschlusses zum , des Lageberichts für die Dürkopp Adler Aktiengesellschaft und den Konzern sowie des Berichts des Aufsichtsrats und des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach 289 Abs. 4 und 5, 315 Abs. 4 HGB für das Geschäftsjahr 2015 keine Beschlussfassung 2. Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns der Dürkopp Adler Aktiengesellschaft 3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr Wahlen zum Aufsichtsrat a) Herr Dietrich Eickhoff b) Frau Xiaolun Heijenga Etwaige zugänglich zu machende Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären zur Tagesordnung werden im Internet unter unter dem Link Investor Relations/Hauptversammlung unverzüglich eingestellt. Etwaigen Gegenanträgen, die ausschließlich auf eine Ablehnung von Vorschlägen der Verwaltung gerichtet sind, können Sie sich im Falle der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter dadurch anschließen, dass Sie zu dem betreffenden Tagesordnungspunkt die Abstimmungsweisung Nein erteilen. Gegenanträge oder Wahlvorschläge, mit denen ein inhaltlich abweichender Beschluss herbeigeführt werden soll, werden auf der Internet-Seite der Gesellschaft mit Buchstaben gekennzeichnet. Wenn Sie diese durch Buchstaben gekennzeichneten Gegenanträge oder Wahlvorschläge im Falle einer Abstimmung unterstützen wollen, kreuzen Sie bitte das nachstehende, dem Buchstaben des Gegenantrags oder Wahlvorschlags und Ihrer Einzelweisung entsprechende Feld für Ja an, anderenfalls bitte das Feld für Nein oder für Enthaltung. 3

5 Buchstabenbezeichnung des Gegenantrags/ Wahlvorschlags Ja Nein Enthaltung A. B. C. Ort, Datum Unterschrift oder anderer Abschluss der Erklärung gemäß 126 b BGB 4