Einführung in BSCW* für Projektbeteiligte Benutzung an der Uni Ulm für campus4uulm

Transkript

1 Martina Schröck, Christina Does November 2014 Version 1.0 Einführung in BSCW* für Projektbeteiligte Benutzung an der Uni Ulm für campus4uulm *Basic Support for Cooperative Work

2 Seite 2 Was ist BSCW? Webbasierte Groupware Gemeinsamer Zugriff auf Dokumente, Kalender, Kontakte, Jederzeit und von überall Ohne zusätzliche Software-Installation Hersteller: OrbiTeam Software GmbH & Co. KG (Bonn), Login am BSCW-Server Uni Ulm: Account Sie werden in den Arbeitsbereich campus4uulm für Projektbeteiligte per eingeladen und können sich damit selbst registrieren (Wahl von Benutzername und Passwort) Löschen des Accounts durch den Administrator

3 Seite 3 So arbeiten wir mit BSCW Einteilung in Gruppen mit jeweils eigenem Arbeitsbereich Internes PMT -> campus4uulm Externes PMT -> campus4uulm für Externes PMT Projektbeteiligte -> campus4uulm für Projektbeteiligte Internes PMT: Externes PMT: Projektbeteiligte: Projektmanagementteam der Uni Ulm Projektpartner itelligence AG, MG Consulting, Workshopteilnehmer, Studierendenvertreter, Key-User, Interessierte, campus4uulm ist der führende Arbeitsbereich, die anderen Arbeitsbereiche sind eine Teilsicht auf diesen

4 Seite 4 So arbeiten wir mit BSCW Zugriff von allen Arbeitsbereichen auf dieselben Objekte Jede Gruppe hat für ihren Arbeitsbereich eigene Rechte und Zugriff auf die Objekte, die dieser Arbeitsbereich sehen darf Versionierung Für alle Dokumente findet eine automatische Versionierung innerhalb von BSCW statt, zu erkennen an der Zahl hinter dem Dateinamen, z.b. [0.3] Sie sehen immer die aktuellste Version Alle Dokumente sind anhand der Namenskonvention benannt (zu finden in Ihrem Arbeitsbereich im Ordner Allgemeine Informationen ) Beispiel: c4uu_pmt_sm_namenskonvention_141124_v3.docx [0.3]

5 Seite 5 Was dürfen Sie als Projektbeteiligter? Projektbeteiligte Dokumente lesen Dokumente herunterladen Können zu Terminen eingeladen werden und direkt per zusagen (Link in der folgen) Workshoptermine laufen nicht über das BSCW, sondern können über die Homepage von campus4uulm eingesehen werden: (Zugriff aus dem Uni Netz)

6 Seite 6 Weitere Rechte bei Interesse Jeder BSCW-Benutzer Außerhalb seines campus4uulm-arbeitsbereichs hat jeder BSCW- Benutzer seinen persönlichen Arbeitsbereich Dort können Sie ebenfalls Dokumente ablegen Sie können auch neue Arbeitsbereiche, Ordner, Kalender anlegen Es bestehen umfassendere Rechte Man kann auch hier Dokumente mit anderen BSCW-Benutzern teilen

7 Seite 7 Zurechtfinden in der Oberfläche Menüleiste Schnellstartleiste Aufenthaltsort Mehrfachwahl- Symbolleiste Benutzer ms1proj befindet sich in Arbeitsbereiche (Symbol ) Arbeitsbereich, zu dem Sie eingeladen wurden Aktion: enthält das Kontextmenü (häufige Funktionen auch per Tooltip) Sitzung beenden Schnellzugriffsleiste Navigationsleiste Fährt man mit der Maus über die einzelnen Symbole, erscheint ein Hinweis auf die Funktion (Tooltip).

8 Seite 8 Zurechtfinden in der Oberfläche Schnellzugriffsleiste Zum wechseln in die einzelnen Bereiche: Persönliche Startseite, Arbeitsbereich, Meine Gemeinschaften, Zwischenablage, Papierkorb, Adressbuch, Persönlicher Kalender, Aufgabenliste, Aktenkoffer (anpassbar über Menüleiste->Optionen->Einstellungen) Menüleiste Menüpunkte sind kontextabhängig Schnellstartleiste Enthält häufige Funktionen, Anzahl/Art der Symbole ist kontextabhängig Mehrfachwahl-Symbolleiste Wenn das Hauptfenster eine Liste ist, können Einträge angehakt (Mehrfachwahl) und damit bearbeitet werden

9 Seite 9 Zurechtfinden in der Oberfläche Navigationsleiste Ermöglicht direkte Navigation zu einem Dokument des Suchergebnis (der dabei angezeigte Pfad ist abschnittsweise anklickbar, z.b. führt ein Klick auf den Benutzernamen direkt zurück zum Arbeitsbereich) Komfortables Navigieren ist auch über das Symbol aus der Schnellstartleiste oder über das Navigatorwidget von der Startseite möglich Kontextmenü (rechte Maustaste) Immer eine gute Wahl um zu sehen, was man mit diesem Objekt alles machen kann zum Beispiel Öffnen oder Herunterladen

10 Seite 10 Orientierung Persönliche Startseite Ereigniswidget Navigatorwidget Suchwidget Die Startseite besteht aus Widgets (Fensterchen), die Infos auf einen Blick bieten und selbst angelegt und bearbeitet werden können.

11 Seite 11 Orientierung Nach dem Einloggen zu Arbeitsbereiche wechseln Bsp. für einen Projektbeteiligten Arbeitsbereich, zu dem Sie eingeladen wurden Hier finden Sie Ihre Unterlagen Dokumente für die Projektbeteiligten finden sich in den Ordnern Projektbeteiligte unter jedem Workshop

12 Seite 12 Hilfestellungen Hilfen Im Programm: Menüleiste->Hilfe (kontextbezogen, Inhalt, FAQs) URL: auch als PDF und in anderen Sprachen verfügbar Expertenmodus verwenden Menüleiste->Optionen->Einstellungen Im Reiter Allgemeines Kompetenzniveau auf Experte setzen nur dann stehen alle (berechtigten) Funktionen zur Verfügung Passwort Ändern: Menüleiste->Optionen->Passwort ändern Vergessen: Link auf der Login-Seite folgen

13 Seite 13 Bedienung Ansehen und Herunterladen von Dokumenten aus dem Arbeitsbereich campus4uulm für Projektbeteiligte Dokumente können direkt geöffnet werden Zum Herunterladen entweder Speichern unter des geöffneten Dokuments, das Kontextmenü->Herunterladen oder Drag&Drop verwenden Herunterladen mehrerer Dateien samt Ordnerstruktur als ZIP-Datei möglich (Kontextmenü->Senden an->archiv oder über das Symbol aus der Mehrfachwahl-Symbolleiste) Es kann damit auch der ganze Arbeitsbereich auf einmal mit allen Dokumenten heruntergeladen und gespeichert werden! In den Arbeitsbereich campus4uulm für Projektbeteiligte können Sie keine Dokumente selbst hochladen!

14 Seite 14 Noch Fragen? Bitte wenden Sie sich gerne an unser Projektbüro Projektassistentin Martina Schröck Telefon Helmholtzstraße 22 Zimmer Ulm an unseren Shared-Folder