Ablauf von Aufbewahrungsfristen zum Jahreswechsel 2016 / 2017
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- Bernd Fuhrmann
- vor 6 Jahren
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1 Ablauf von Aufbewahrungsfristen zum Jahreswechsel 2016 / 2017 Unterlagen Angebote Auftragsbestätigungen Ausgangsrechnungen Bankbelege Bankbürgschaften Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger Bestellungen Betriebsprüfungsberichte Bewertungsunterlagen Bewirtungsbelege Bilanzen (Jahresbilanz) Bilanzprotokoll (EDV) Bilanzunterlagen (z. B. Debitorenliste) Briefe Buchungsanweisungen Buchungsbelege Buchungsprotokolle (EDV) sprotokolle Computerausdrucke mit Kontoauszügen Darlehensunterlagen Datenflusspläne für die EDV- Dauerauftragsunterlagen Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) Depotauszüge Depotbücher Seite 1 von 5
2 Arbeitsanweisungen Buchungsunterlagen Handelsbüchern Inventaren Lageberichten Buchungsanweisungen EDV-Journal Eingangsrechnungen Eröffnungsbilanz Fahrtberichte Fahrtenbücher Fahrtkostenerstattungsbelege Fehlerprotokolle bei EDV- Finanzberichte Gebäude- und Grundstücksunterlagen Gehaltskonten Gehaltslisten Geschäftsberichte Geschäftsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) Geschenkbelege Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresbilanz) Grundbuchauszüge Gutschriften Jahresabschlüsse Jahresabschlusserläuterungen Jahresabschlusslisten Journale Kassenberichte Seite 2 von 5
3 Kassenbücher und blätter Kassenzettel Kontenpläne Kontenregister Kontoauszüge Lagerbuchführung Lieferscheine Lohnbelege Lohnkonten Lohnlisten Lohnunterlagen Magnetbänder mit Buchungsfunktion Mahnbescheide Mahnschreiben Mietunterlagen Mikrofilme mit Buchungsbelegen Mikrofilme mit Geschäftsbriefen Nachnahmebelege Organisationsunterlagen der EDV- Pachtunterlagen (siehe auch Verträge) Portokassenbücher Postbankbelege Preislisten Programmbeschreibung für das sprogramm Prozessakten Quittungen Rechnungen Reisekostenabrechnungen Rentenversicherungsunterlagen Repräsentationskostenbelege Sachkonten Saldenbestätigungen Saldenbilanzen Schadensunterlagen Seite 3 von 5
4 Schecks Scheckunterlagen Schriftverkehr, allgemeiner Schuldtitel Sparprämienunterlagen Speicherbelegungsplan der EDV- Spendenbescheinigungen Steuerunterlagen Steuererklärungen Telefonkostenbelege Überstundenlisten Umsatzsteuervoranmeldungen Vermögensverzeichnis Vermögenswirksame Leistungen Versand- und Frachtunterlagen Versicherungspolicen Verträge Werbegeschenknachweise Zahlungsanweisungen Zinsabrechnungen Zwischenbilanzen Diese Übersicht erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wichtig bei Berechnung des Aufbewahrungszeitraums: Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in ein aufzubewahrendes Handelsbuch gemacht wurde oder das Inventarverzeichnis aufgestellt wurde oder die Eröffnungsbilanz bzw. der Jahresabschluss festgestellt wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist ein Handelsbrief versandt oder empfangen wurde. Das kann im Einzelfall zu Verschiebungen führen. Beispiel: Buchungsbelege sind grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren. Solche Belege aus dem Jahr 2006 dürften also zum an sich entsorgt. Ist der Buchungsbeleg Seite 4 von 5
5 allerdings für die die Aufstellung der Bilanz Ihres Vereins notwendig (falls Sie bilanzieren), verschiebt sich der Beginn der Frist. Maßgeblich ist dann nicht mehr das Jahr, in dem der Buchungsbeleg erstellt wurde (2006), sondern das Jahr, in dem die Bilanz aufgestellt wurde. Wurde die Bilanz für 2006 also erst 2007 aufgestellt, beginnt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist nicht am , sondern erst am Solche Belege dürfen dann erst mit Ablauf des Jahres 2017 vernichtet. Rechtlicher Hinweis: Eine Vernichtung der Unterlagen ist nicht erlaubt, wenn diese noch für bereits begonnene Verfahren wie z. B. Betriebsprüfungen oder Straf- bzw. Klageverfahren erforderlich sind. Es müssen sowohl erhaltene als auch versandte Angebote usw. aufbewahrt, ggf. in Kopie. Die Aufbewahrungsvorschriften gelten entsprechend für Unterlagen und Korrespondenz, die nur als vorliegen. Wenn die Buchhaltung per EDV erledigt wird, müssen das Programm und die EDV-Unterlagen gleichfalls während des Aufbewahrungszeitraums zur Verfügung stehen. Beachten Sie das beim Wechsel auf neue Programme. Die Zusammenstellung wurde mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt, eine Haftung wird jedoch ausgeschlossen. Seite 5 von 5
Abkürzungsverzeichnis, soweit Erklärungsfunktion für Programm u.ä. Abrechnungsunterlagen, Buchungsgrundlage. Abschlussübersicht, keine Bilanz erstellt
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