Der Grüne Faden des Projektmanagements

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1 Behrens Projektmanagement GmbH Hasenberg Marburg Tel.: / info@behrens-pm.de Der Grüne Faden des Projektmanagements Planungsphase Die Weichen für ein erfolgreiches Projekt werden schon in der Projektplanungsphase gestellt. Um diese strukturiert und zuverlässig aufzubauen behelfen wir uns folgender Projektmanagementwerkzeuge. Projekt-Zieldefinition Erwartungen an das Projekt müssen eindeutig und messbar in Zielen formuliert und festgehalten werden. Fehlentwicklungen und Enttäuschungen sind sonst vorprogrammiert. Wir unterstützen Sie bei der Zielformulierung, damit die Ziele SMART, also spezifisch, messbar, anspruchsvoll, realistisch und termingebunden sind. Darüber hinaus überprüfen wir die festgelegten Ziele in dieser Phase auch auf eventuell vorhandene Zielkonflikte. Stakeholder-, Umfeld- und Risikoanalysen Die so genannten Stakeholder sind alle durch das Projekt betroffene Personen, also z.b. der Auftraggeber, das Projektteam, die Mitarbeiter der Firma und die Öffentlichkeit. Die Notwendigkeit eines wirksamen Stakeholder-Managements wird oft unterschätzt. Dabei gibt es auch in nicht öffentlich bekannten Projekten viele Hürden, die bei überraschendem Auftreten ein Projekt zu Fall bringen können. Um diese möglichen Hürden frühzeitig zu erkennen, ist eine Analyse des Projektumfeldes und aller betroffenen Interessengruppen von hoher Wichtigkeit, damit daraus bei Bedarf wirksame Maßnahmen abgeleitet werden können. Jedes Projekt birgt Risiken unterschiedlicher Ausprägung. Diese frühzeitig zu erkennen, deren Eintrittswahrscheinlichkeit und mögliche Schadenhöhe sowie die zur Vermeidung / Schadensverringerung notwendigen Maßnahmen zu definieren ist Aufgabe der Risikoanalyse. Die Ergebnisse fließen dann in die Projektplanung ein können so unliebsame Überraschungen im Projektbudget oder terminplan vermeiden. Gestaltung des Projektstarts / Festlegung der Projektorganisation Gut gestartet ist halb gewonnen: Wir helfen in der Startphase bei der Festlegung der geeigneten Projektorganisation sowie der individuellen Regeln im Projekt. Wir organisieren die wichtige Startbesprechung (Kick-off) und sorgen für eine gelungene Teambildung. Behrens Projektmanagement GmbH Geschäftsführer: Detlef Behrens Amtsgericht Marburg HRB 6350

2 Phasenplanung Typische Projektphasen sind: Initialisierungsphase Definitionsphase Planungsphase Durchführungsphase Abschlussphase Die übergeordnete Phasenplanung erzeugt eine erste Übersicht über den gesamten Projektzeitraum und die Aktivitäten in den einzelnen Phasen. Seite 2 von 5

3 Projektstrukturplanung Der Projektstrukturplan ist für Projektmanager die Mutter aller Pläne. Aus ihm gehen sämtliche Teilprojekte und Arbeitspakete des Projektes hervor. Umso überraschender, dass in vielen Projekten dieser wichtige Plan oftmals fehlt. Dies kann zu einem kompletten Kontrollverlust führen, da Abhängigkeiten von Arbeitspaketen in komplexen Projekten nicht mehr erkannt werden. Wir sorgen in Ihrem Projekt für einen sorgfältig erarbeiteten und abgestimmten Projektstrukturplan. Ablauf- und Terminplanung Ausgehend vom Projektstrukturplan kann dann die Ablauf- und Terminplanung erstellt und detailliert werden. Verknüpfungen und Abhängigkeiten werden eingearbeitet und der kritische Pfad des Projektes herausgearbeitet. Wir arbeiten hier mit handelsüblicher Projektmanagement-Software, damit auch Ihre Projektmitarbeiter jederzeit Einblick in den Projektstand nehmen können. Ressourcenplanung Sowohl personelle als auch materielle Ressourcen müssen termingerecht verfügbar sein, um einerseits keine Verzögerungen zu riskieren, andererseits aber auch keine Ressourcen brachliegen zu lassen. Diese Ressourcen- bzw. Einsatzmittelplanung wird von uns unmittelbar nach erfolgter Terminplanung durchgeführt und sorgt für Klarheit auch bei der Bereitstellung der finanziellen Mittel. Festlegung der Arbeitspakete Jedes Arbeitspaket im Projekt muss einem verantwortlichen Teammitglied mit Termin, erwartetem Ergebnis sowie den zur Verfügung gestellten Mitteln zugeteilt werden. Die genaue Festlegung der Arbeitspakete sollte deshalb mit großer Sorgfalt geschehen, damit alle Projektbeteiligten jederzeit nachvollziehen können, was wann und von wem erwartet wird und diese Aufgaben auch motiviert annehmen. Unsere Musterdokumente haben sich hierfür in früheren Projekten bewährt. Kostenermittlung Auftraggeber möchten am liebsten schon vor Projektbeginn genau wissen, was das Projekt am Ende kostet. So sehr dieser Wunsch nachvollziehbar ist, umso gefährlicher ist es, frühzeitig und ohne solide Planung Kostenschätzungen abzugeben. Um einen groben Richtwert zu erhalten, führen wir Kostenüberschläge auf Basis von Erfahrungswerten aus vergleichbaren Projekten durch. Genauere Kostenschätzungen Seite 3 von 5

4 und Kostenberechnungen sind erst mit Planungsergebnissen der Entwurfsplanung (Basic Engineering) bzw. Detailplanung möglich. Durchführungsphase Wenn die Rahmenbedingungen geschaffen sind, ist es jetzt die Aufgabe des Projektmanagers, die 3 Pfeiler eines Projektes (Kosten, Termine, Leistungen) in der Waage zu halten und auf mögliche Problemstellungen zeitnah und flexibel zu reagieren. Hierfür behilft er sich verschiedener Tools. Projekt-Controlling Das Projekt-Controlling umfasst alle Überwachungs- und Steuerungsmaßnahmen rund um Kosten-, Termin- und Qualitätsüberwachung. Diese muss pro-aktiv in enger Zusammenarbeit mit den Projektteammitgliedern erfolgen, damit Abweichungen unmittelbar erkannt werden. Bei der Terminüberwachung setzen wir dabei auf handelsübliche Projektplanungssoftware, damit auch Ihr Personal kontinuierlich den Projektstand verfolgen kann. Die Kostenüberwachung erfolgt im permanenten Abgleich von Soll- zu Istkosten und Projektfertigstellungsgrad. Mittels dieser Earned Value-Analyse (EVA) können frühzeitig Abweichungen erkannt und damit Gegenmaßnahmen ergriffen werden. Dokumenten-Management Was nicht dokumentiert ist, wurde nicht gemacht dies gilt nicht nur bei der Dokumentation von Produktionsprozessen, sondern auch für alle Projektvorgänge. Eine von Anfang an gut strukturierte Projektdokumentation ist essentiell für einen reibungslosen Projektablauf. Auf diese Weise können alle Projektbeteiligten zu jedem Zeitpunkt die erforderlichen Dokumente finden und bearbeiten. Wir setzen hierbei je nach Projektgröße auf verschiedene Systeme von der ordentlichen Ablagestruktur im Projektlaufwerk bis zur ausgefeilten, multi-user tauglichen Datenbanklösung für Großprojekte. Änderungs-Management Kein Projekt ohne Änderungen. Jedoch dürfen Änderungen nie auf Zuruf umgesetzt werden. Unser Änderungs-Management System hat sich bereits in mehreren Projekten als benutzerfreundlich und unkompliziert bewährt. Trotzdem, oder gerade deswegen, wird damit stets die Kontrolle über alle beantragten und genehmigten Änderungen und deren Einfluss auf Kosten und Termine sichergestellt. Risiko- und Chancenmanagement Projekte bergen nicht nur Risiken, sondern auch Chancen. Diese zu bewerten, das Eintreten zu überwachen und rechtzeitig die vorab definierten Maßnahmen zu ergreifen ist Aufgabe des Risiko- und Chancenmanagements. Projekt-Qualitätsmanagement Der Projekterfolg wird nicht allein durch Budget- und Termineinhaltung bestimmt, sondern natürlich auch durch das, was der Auftraggeber als Ergebnis erhält. Der Seite 4 von 5

5 vereinbarte Projektumfang muss ohne Kompromisse vollständig und funktionstüchtig übergeben werden. Die Einhaltung der Zielvorgaben wird durch unser Projekt- Qualitätsmanagement kontinuierlich überwacht und mit den Anforderungen in Einklang gebracht. Konfliktmanagement Selbst im besten Projektteam treten Konflikte auf. Aufgabe des Projektleiters ist es, diese frühzeitig zu erkennen und im Idealfall zu lösen, bevor die Konflikte in kritischen Projektphasen eskalieren. Dazu sind Einfühlungsvermögen und Erfahrung des Projektleiters wichtig. Werden solche Konflikte in Ihrem Projekt vermutet oder sind bereits erkennbar, kommen wir gern zu Hilfe. Abschlussphase Zum Projektabschluss muss die Übergabe des Projektgegenstands an den Auftraggeber erfolgen und dokumentiert werden. Restarbeiten und Mängel sind dabei ebenso aufzunehmen, wie vollständig ausgeführte Aufgaben. Am Ende steht die Entlastung des Projektleiters und des Projektteams. Wir führen die Projektübergabe mit Hilfe von bewährten Abnahmeprotokollen unter Beteiligung aller Entscheidungsträger durch. Als Anerkennung für die erbrachte Leistung ist es ein schöner Brauch, den erfolgreichen Projektabschluss zusammen mit dem Team auch zu feiern. Seite 5 von 5