tevitel.konferenzansagen

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1 tevitel.konferenzansagen

2 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeines zur tevitel.konferenzansage Seite 3 2. Konferenzansagen konfigurieren Seite Einstellungen Konferenzansagen Seite Einstellungen Ansagen individualisieren Seite 8 Ausgabe Stand: 15. Oktober 2010 Seite 2

3 1. Allgemein Mit dieser Funktion ist es möglich Konferenzteilnehmer vor dem Eintritt in die Konferenz, z. B. ihren Namen und die Firma nennen zu lassen. Sobald der Teilnehmer einen Konferenzraum betritt in dem schon zwei weitere Teilnehmer sind, werden diese Informationen den Teilnehmern vorgespielt und anschließend der neue Teilnehmer in den Konferenzraum vermittelt. Somit hören die Teilnehmer in einem Konferenzraum, wenn ein neuer Teilnehmer den Raum betritt und können diesen anhand seiner aufgesprochenen Daten identifizieren. Ablauf: Den Konferenzteilnehmern eines Konferenzraumes wird die Ansage eingespielt: Ein neuer Teilnehmer betritt die Konferenz. anschließend kommt ein Signalton. Nach dem Signalton werden die Daten des neuen Teilnehmers (Firma und Name) abgespielt und anschließend der neue Teilnehmer in die Konferenz vermittelt. Die Aufforderung den Namen sowie den Firmennamen zu sagen, kann individuell angepasst werden. Seite 3

4 2. Konferenzansagen konfigurieren Bevor Sie mit der Konfiguration der Ansagen beginnen installieren Sie bitte die neueste Version unter data-master und die neuen Patche damit diese Funktion auch freigeschaltet wird. Bitte kopieren Sie die Dateien aus dem Ordner Patche in folgende Verzeichnisse: pbxdrv.sys pbxstat.exe pbxsys.exe unter C:\WINNT\system32\drivers unter C:\Programme\tevitel\tevitel.iPBX unter C:\Programme\tevitel\tevitel.iPBX Anschließend machen Sie bitte einen Neustart der tevitel Software indem Sie rechts unten in der Taskleiste einen Rechtsklick auf das grüne gezackte Symbol machen und dann PBX Neustart auswählen. Seite 4

5 2.1 Einstellungen Konferenzansagen: Nachdem Sie die neuste Softwareversion und die neuen Patche der tevitel.ipbx-software installiert haben gehen Sie bitte ins Setup der ipbx und dann auf Konferenz-Server (Rufnummernplan Konferenz-Server). Dort wählen Sie eine bereits vorhandene Konferenz aus oder legen eine neue Konferenz an. Wichtig ist, dass der Haken bei Vorstellung aktiv gesetzt wird, damit die Konferenzansage für diese Konferenz aktiviert wird (siehe Screenshot). Als nächstes muss, wenn nicht schon vorhanden, eine Pin-Abfrage eingerichtet werden, die für diese Konferenz u. a. die Pin-Abfrage steuert. Dazu gehen Sie bitte im Setup auf CA/Mailbox-System (Rufnummernplan CA/Mailbox-System) und legen dort eine neue Pin-Abfrage an, oder wenn es schon eine IVR mit der Pin-Abfrage für diese Konferenz gibt, wählen Sie diese bitte aus. Seite 5

6 Bitte beachten Sie dass die interne sowie externe Nummer der Pin-Abfrage wählbar sein muss. Wenn Sie sich in eine Konferenz einwählen möchten, dann wählen Sie nicht die Nummer des Konferenz-Servers (in diesem Beispiel d999) sondern die Nummer der Pin-Abfrage (Bsp. 999). Sie können beim Konferenz-Server einfach einen kleinen Buchstaben vor die Rufnummer setzten (von a-f) und dann die gleiche Rufnummer ohne einen kleinen Buchstaben vor der Nummer bei der Pin-Abfrage eintragen. So verschenken Sie keine zusätzlichen Rufnummern Ihres Rufnummernraumes, da die Nummer mit dem kleinen Buchstaben davor nur von der ipbx gesteuert werden. Auf diese Weise erhalten Sie auch einen Einwahlschutz für den Konferenzraum, da dieser somit nicht z. B. durch Verwählen erreichbar ist. AUSNAHME: Sie möchten die Konferenz auch ohne die Vorstellung weitere Teilnehmer und ohne Pin- Abfrage erreichen. In diesem Fall müssen Sie eine Rufnummer verwenden die wählbar ist (z. B. 998 abhängig von Ihrem Rufnummernplan)!!! Bei Typ muss Pin-Abfrage ausgewählt werden, auch wenn Sie bei der Konferenz keinen Pin gesetzt haben, da ansonsten die Vorstellung der neuen Konferenzteilnehmer nicht funktioniert. Unter Konferenz wählen Sie dann in der Liste die entsprechende Konferenz (Konferenz-Server) aus die zu dieser Pin-Abfrage gehört. Bitte beachten Sie, dass wenn Sie die Konferenz noch nicht unter Konferenz-Server eingetragen haben diese auch nicht in der Liste auswählbar ist! Seite 6

7 Wählen Sie zwischen Ansagedatei oder Ansagetext aus wie ein Teilnehmer begrüßt werden soll, der in Ihre Konferenz möchte (unabhängig der neuen Funktion Vorstellung neuer Teilnehmer). Wenn Sie Ansagedatei wählen, müssen Sie diese auswählen (drei Punkte-Button neben Ansagedatei drücken). Anschließend müssen Sie zur gewünschten Ansagedatei navigieren und diese auswählen. Nun wird dem neuen Teilnehmer der Konferenz diese Datei vorgespielt, und aufgefordert seinen Namen und seine Firma zu sagen (individuell anpassbar via Wav-Datei). Danach wird er dann in die Konferenz vermittelt. Bitte beachten Sie, dass Wav-Dateien im 8-bit A-law-Format sein müssen! Bei Ansagetext wird dem neuen Teilnehmer der Text per Text-to-Speech vorgespielt den Sie im Feld eintragen. Für das Feature Text-to-Speech (TTS) benötigen Sie eine extra Lizenz inkl. TTS-Stimme und eventuell eine Soundkarte (systemabhängig)! Unter Max. Verweilzeit (Sek.) muss der Eintrag 120 (standardmäßig eingestellt) auf 1 geändert werden. Dies bewirkt, dass nachdem der neue Teilnehmer die Aufforderung bekommt seine Firma und seinen Namen zu nennen die Zeit bis zur Vermittlung in die Konferenz minimiert wird. ACHTUNG: Wenn ein höherer Wert gewählt wird, entsteht das Problem, dass der neue Teilnehmer seinen Namen und die Firma nennt, aber die bereits in der Konferenz bestehenden Teilnehmer nicht die kompletten Informationen erhalten. Denn die Informationen des neuen Teilnehmers werden in Echtzeit in die Konferenz übermittelt und nicht als Wav-Datei zwischengespeichert und dann abgespielt. Somit entsteht das Problem, wenn Sie die Verweilzeit erhöhen dass nur der letzte Teil der Informationen des neuen Teilnehmers für die anderen Konferenzteilnehmer zu hören ist. Seite 7

8 2.2 Einstellungen Ansagen individualisieren: Wenn Sie die Ansagen der Funktion Vorstellung in die Konferenz ändern möchten, haben Sie die Möglichkeit dies über den Austausch von Wav-Dateien zu tun. Es gibt zwei Wav-Dateien für diese Funktion. Die erste Datei (nameand.wav)spielt die Ansage ab die der neue Teilnehmer hört wenn er die Konferenz betreten möchte. Er wird aufgefordert Bitte nennen Sie jetzt Ihre Firma und Ihren Namen. Wenn Sie dies ändern möchten so erstellen Sie eine Wav-Datei mit dem gewünschten Text und speichern diese bitte unter dem Format A-law in 8-bit ab. Benennen Sie diese Datei bitte mit dem Namen nameand.wav und ersetzten die bereits vorhandene Datei. Erstellen Sie vorher bitte eine Sicherung falls Sie die ursprünglichen Dateien wiederherstellen möchten! Für die Änderung der zweiten Datei die den anderen Konferenzteilnehmern bei Eintritt eines neuen Teilnehmers in die Konferenz vorgespielt wird ändern Sie bitte die Datei hereis.wav. Diese Datei enthält die Ansage Ein neuer Teilnehmer betritt die Konferenz. Ändern Sie die Datei nach Ihren Vorstellungen und speichern diese ebenfalls im A-law-Format 8-bit ab und benennen diese hereis.wav und ersetzten die bereits vorhandene Datei. Sie finden beide Wav-Dateien im Verzeichnis der tevitel-software unter C:\Programme\tevitel\tevitel.iPBX\voice\announce\ger Seite 8