Informationen für Bedarfsstellen. WTO Ausschreibung Informatikleistungen

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1 Informationen für Bedarfsstellen WTO Ausschreibung Informatikleistungen

2 Veranlassung Jede Beschaffung der ETH ist vom WTO Recht betroffen! Die Öffentlichkeit ist sensibilisiert, wir wollen korrekt arbeiten und uns nicht in der Presse oder bei Kommissionen rechtfertigen müssen! Sie alle sprechen (zu viel) mit den Lieferanten! Es gibt wenige Regeln zu beachten, deren Einhaltung ist einfach! Wenn wir nicht wissen, was wir wollen; woher soll der Lieferant dann wissen, welche Leistung er erbringen soll? 2

3 Öffentliches Beschaffungswesen, zur Erinnerung! Schulung «öffentliche Ausschreibung» vom 31. Januar 2013 durch M. Fetz, BBL/KBB, insb.: Beschaffungsdefinition «Der Staat (öffentliche Hand) beschafft in Erfüllung seiner Aufgaben, unter Einsatz finanzieller stattlicher Mittel (Steuergelder) bei Dritten Leistungen (Güter, Dienstleistungen, Bauten)». Verfahren Freihändiges, Einladungs-, Selektives und Offenes Verfahren Ausnahmen Vorbefassung des Lieferanten KEINE Gespräche mit den Lieferanten. Alle potentiellen Lieferanten haben dieselbe Information (jederzeit). Unbefangenheit und ggf. Ausstand der Mitarbeitenden -> Der Anschein der Befangenheit genügt! Schulung durch ID PPF im

4 Agenda 1. Zielsetzung 2. Ausgangslage 3. Vorbereitungen/ Durchführung 4. Zusammenfassung 5. Links 6. Fragen & Antworten 7. Dank 4

5 1. Zielsetzungen WTO-Ausschreibung: Zweck einer Beschaffung Kick-off: Wesentliche Aspekte für die korrekte Durchführung einer Ausschreibung Tipps und Tricks aus der Erfahrung abgeben Für die Teilnehmer: Sie kennen Rollen und Zuständigkeiten bei der Durchführung einer WTO- Ausschreibung. Sie bekommen ein Idee der Zeitverhältnisse. Sie kennen wesentliche Phasen und Inhalte einer WTO-Ausschreibung. Sie wissen, worauf es bei der Durchführung inhaltlich ankommt. Sie wissen, wo Sie sich weiter informieren können. 5

6 2. Ausgangslage 6

7 Gesetzesgrundlagen und Bedeutung International WTO Abkommen Bilaterales Abkommen Bund Binnenmarktgesetz BöB VöB Kantone IVöB Kantonale Gesetzgebungen Öffentliche Aufträge der Kantone Öffentliche Aufträge des Bundes Was bedeutet «WTO Unterstellung»? Einhaltung der Grundsätze (TRANSPARENZ, GLEICHBEHANDLUNG, WETTBEWERB und WIRTSCHAFTLICHKEIT) Verfahren und Fristen sowie formale Anforderungen Rechtsmittelverfahren / Verfügungen Rekurse und Folgen 7

8 Grundsätze 8

9 Verfahren 9

10 3. Vorbereitungen/ Durchführung 10

11 ID PPF ist verantwortlich für: Kommerzielle / rechtliche Abwicklung Juristischer Ansprechpartner RD/ KBB/ BBL Freigabe des Verfahrens Prüfung der Ausschreibungsunterlagen und Ergebnisse (Rechtssicherheit) Dienstleister für Administration der Ausschreibung (Publikation SIMAP über FC, Fragensammlung, Postverkehr, Nachverhandlungen, Zuschlagsinformation) Freigabe des Evaluationsberichts Einreichen des SL-Antrags ( CHF) Erstellen des Vertragsentwurfs Leitung Nachverhandlungen / Vertragsverhandlungen Vertragspartner 11

12 Bedarfsstelle ist verantwortlich für: (* ggf. mit Hilfe von ID PPF): Definition Beschaffungsgegenstand Erstellung der gesamten Ausschreibungsunterlagen Durchführung der fachlichen und technischen Evaluation Erstellung eines detaillierten Evaluationsberichts Sicherstellung der Vertraulichkeit im gesamten Verfahren Mitarbeit / Protokollierung bei Nachverhandlungen 12

13 Fristen/Termine Ergebnisse Termine WTO «big picture» ca. 1-4 Monate ca. 2-4 Monate ca. 1-2 Monate Voranalyse / Vorbereitung Erstellung Pflichtenheft Angebotserstellung Evaluation Verträge Fragekatalog Planung Phase Evaluation Pflichtenheft und Beilagen Ausschreibungstext SIMAP d / f od. e Evaluationsergebnisse Grundlagen für Nachverhandlungen Evaluationsbericht Unterlagen Debriefing Vertrag Zuschlagspublikation Prüfungen Ausschreibungsunterlagen durch ID PPF ab 80% Version. Durchlaufzeit je 5-7 Tage Event. Übersetzung Ausschreibungstext 3-5 Tage Beantwortung der Fragen innerhalb 2-5 Tagen Prüfung der Antworten durch ID PPF 1 Prüfung Evaluationsbericht und Freigabe ID PPF Durchlaufzeit Wochen Event. SL-Antrag Durchlaufzeit 2 Wochen Rekursfrist von 20 Tagen ab Zuschlagspublikation Vertragsprüfung & Ergänzung ID PPF Durchlaufzeit 1-2 Wochen 13

14 Alternativen zu eigener WTO klären Kann ein vorhandener Vertrag (aus einer anderen Ausschreibung) angewendet werden? Können wir eine «WTO in Vorbereitung» beim BBL ergänzen? Gibt s Ausnahmetatbestände gem. Art 13.1 des VöB? 14

15 Tests und Proof of Concept (PoC) Tests und Proof of Concepts sind durchführbar. Sie müssen einfach den Grundsätzen entsprechen (Transparenz, Wettbewerb, Gleichbehandlung!) Um dies zu erreichen: Publizieren (den Versuch, die Teilnehmer, die Resultate, ) daraus Specs öffnen für den Wettbewerb, das Pflichtenheft darf keinen der Lieferanten beeinflussen! In der Ausschreibung nochmals den Versuch, die Teilnehmer, die Resultate transparent machen Termin für Angebotsabgabe verlängern oder sonstige geeignete Massnahmen 15

16 Beschaffungsgegenstand, Auftragswert, Verfahren Auftragswert bestimmen: Gesamtbedarf ist relevant ( Lifecycle inkl. Wartung / Support) Gleichartige Aufträge in Losen Unbestimmte Laufzeit -> min. 4, jedoch max. 5 Jahre Optionen einbeziehen (Unsicherheiten der Entwicklung / Ausprägung) Beschaffungsgegenstand und Verfahren bestimmen: Kategorien fixieren (DL oder Personalverleih, Güter (HW/SW), Werk) Teilung in Lose / Anzahl Zuschläge bestimmen Lieferzeitpunkt / Vertragsdauer bestimmen Vorbefassung ausschliessen Marktsituation abschätzen Abklärung hinsichtlich vergleichbarer Beschaffungen Juristische Abklärung / Wahl des Verfahrens mit ID PPF/ Definition der relevanten AGB 16

17 Pflichtenheft Zielsetzungen Pflichtenheft: Präzise Darstellung der Lösung / Leistung mit Abgrenzungen Grundlage für gute und unterscheidbare Angebote schaffen Grundlage für effektive Evaluation erstellen Wettbewerb nicht unnötig einschränken Grobinhalt Pflichtenheft: Infos zu Ausgangslage, Zielsetzungen, Verfahren Umschreibung Beschaffungsgegenstand und Vorgehen der Evaluation Eignungskriterien (EK) Technische Spezifikationen (TS) Zuschlagskriterien (ZK) Formale Anforderungen /Administratives Keep It Simple and Stupid (KISS) 17

18 Eignungskriterien Eignung der Firma als Lieferant Ja/ Nein Kriterien Nein führt zum Ausschluss aus dem Verfahren 18

19 Technische Spezifikationen Technische Anforderungen (min/max) Ja/ Nein Kriterien Nichteinhaltung führt zum Ausschluss aus dem Verfahren 19

20 Zuschlagskriterien Auswahlkriterien für geeignete Produkte/ Dienstleistungen Bewertung führt zum Zuschlag - - > > Beispiele und Templates bei ID PPF vorhanden 20

21 Fragerunde Die Anbieter erhalten immer die Möglichkeit zur Fragestellung 21

22 Evaluation Unbefangenheitserklärung, unterzeichnet von jedem Teilnehmer der Evaluation Angebotsausschlüsse immer mit ID PPF klären Nachbesserungen schriftlich (ID PPF) Nachverhandlungen (ID PPF) Objektive Bewertungen, gleiche Massstäbe Einigkeit über die Punkte (keine Durchschnittswerte) Alle Abweichungen vom Punktemaximum klar und schriftlich begründen (Debriefing!). Abnahme durch ID PPF und Freigabe durch Leitung ID, ggf. Schulleitung 22

23 Zuschlag/ Abschluss Publikation ( Debriefing (auf Verlangen der Anbieter) Vertragsverhandlungen / Vertragserstellung Übernahme durch Projektleiter 23

24 4. Zusammenfassung Vertraulichkeit, Gleichbehandlung, Wettbewerb Zeitverhältnisse, realistische Planung Eine klare Vorstellung hinsichtlich des Beschaffungsgegenstands führt zu einer guten Lösung Wirtschaftlichkeit Eindeutigkeit, Einfachheit und Transparenz (KISS) 24

25 5. Links BöB: VöB: Ausschreibungsplattform SIMAP: Standards und Richtlinien: Diverse Informationen Bund: Rekursentscheide BVger: AGB: Informationen ID PPF: Kontakte ID PPF: 25

26 6. Fragen und Antworten? 26

27 Danke für die Aufmerksamkeit! Danke für eure Rückmeldung! 27