Kurzdokumentation. AO Bodenbuch SEPA-Zahlverfahren. Ab Version AO Agrar-Office Land-Data Eurosoft GmbH & Co.KG

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1 Kurzdokumentation AO Bodenbuch SEPA-Zahlverfahren Ab Version AO Agrar-Office Land-Data Eurosoft GmbH & Co.KG Rennbahnstr Pfarrkirchen

2 SEPA-Verfahren Mit SEPA, dem einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, werden auch in Deutschland neue, europaweit einheitliche Verfahren für den bargeldlosen Zahlungsverkehr (Überweisungen, Lastschriften) eingeführt. Sie sind für Euro-Zahlungen in den 28 EU-Staaten, Island, Liechtenstein, Norwegen sowie Monaco und der Schweiz nutzbar. SEPA wird am 1. Februar 2014 eingeführt. Ab diesem Datum müssen Überweisungen und Lastschriften nach den SEPA-Verfahren durchgeführt werden. Die IBAN (International Bank Account Number, internationale Bankkontonummer) ist eine Kennzahl, die in Deutschland 22 Stellen hat. Sie ist wie folgt aufgebaut: Da Kontonummer und Bankleitzahl in der Regel bereits bekannt sind, sind nur vier Stellen neu, der Ländercode DE für Deutschland und die individuelle zweistellige Prüfziffer, die vor Zahlendrehern schützt. Hinterlegen der Bankverbindung im Agrar-Office AG Im Agrar-Office AG wird die Bankverbindung im Personenstamm gepflegt. Zu jeder Person können eine oder mehrere Bankverbindungen angelegt werden. Dabei ist es möglich, aus eingetragenen Bankleitzahlen und Kontonummern die IBAN errechnen zu lassen. Sobald bei einer Bankverbindung die Felder für BLZ und Konto gefüllt sind wird die entsprechende IBAN ermittelt. Eine IBAN kann aber auch direkt ohne BLZ und Konto eingetragen werden. Sobald das Feld für die BLZ gefüllt ist wird aus dem hinterlegten Bankenstamm die BIC geladen. Diese kann aber auch direkt ausgewählt werden. Seite 2

3 Da vereinzelt Banken von dem Berechnungsweg für die IBAN abweichen, kann es sein, dass die berechnete IBAN nicht mit der tatsächlichen IBAN übereinstimmt. Dies kann aber nur vom Kontoinhaber bzw. dessen kreditführenden Institut bestätigt werden. Im Agrar-Office AG existiert nun für eine Bankverbindung einmal der Status Bankverbindung nicht bestätigt und Bankverbindung bestätigt. Bankverbindung nicht bestätigt bedeutet, dass die Bankverbindung erfasst ist und geändert werden kann. Mit dem Schalter können Bankverbindungen bestätigt werden. Bankverbindung bestätigt bedeutet, dass die Bankverbindung für eine Veränderung gesperrt ist. Für eine Veränderung der Bankverbindung ist die Bestätigung vorher durch entsperren aufzuheben. Mit dem Schalter kann die Bestätigung einer Bankverbindung wieder aufgehoben werden. Dieser Schalter erscheint nur, wenn man auf einer bestätigten Bankverbindung steht. ACHTUNG: Nur bestätigte Bankverbindungen werden für das SEPA-Zahlverfahren berücksichtigt. Seite 3

4 Eine Bestätigung von Bankverbindungen kann für markierte Personen auch über die Massenbearbeitung erfolgen. Unter dem Karteireiter Zusätzlich kann der Status der Bankverbindung für markierte Personen entsprechend geändert werden. Hier kann auch eine Neuberechnung der IBAN ausgelöst werden, die Neuberechnung erfolgt aber nur bei entsperrten/nicht bestätigten Bankverbindungen. Über die Markier-Funktion können Personen nach dem Status ihrer Bankverbindung markiert werden (z.b. für Serienbrief- Anschreiben) Seite 4

5 Ausführen der Zahlung mittels SEPA-Bankdatei Über den Menüpunkt Verträge -> Zahlungsmanagement -> fällige Zahlungen listen erhält man die Liste mit den anstehenden Zahlungen. Mittels rechte Maustaste -> Eigenschaften kann die Anzeige dieser Liste geändert werden. Für eine Überweisung mittels des SEPA- Zahlverfahrens können nur Pachtzahlungen mit bestätigten Bankverbindungen herangezogen werden. Zahlungen mit nicht bestätigten Verbindungen werden rot hinterlegt. Die Markierfunktion für Zahlungen bietet die Möglichkeit Zahlungen zu markieren, deren Bankverbindung bestätigt ist. Seite 5

6 Werden für eine Bankdatei anstehende Zahlungen markiert welche nicht bestätigt sind ist es nur möglich eine Bankdatei nach dem DTA-Verfahren dtaus1.txt zu erstellen. Mit dem Schalter wird das Erstellen der Überweisungsdatei gestartet. Im Fenster für das Erstellen der Überweisungsdatei kann ausgewählt werden, ob eine SEPA-Bankdatei erstellt werden soll. Wird diese Markierung gesetzt, so entsteht im ausgewählten Zielordner eine Datei SEPA-UEB.xml, welche für das Überweisen im einem Bankprogramm oder beim Kreditinstitut verwendet werden kann. Wird die Markierung für die SEPA- Bankdatei nicht gesetzt, so wird eine DTA- Datei dtaus1.txt erstellt. Beim Ausführungsdatum kann eingestellt werden, wann die Bank den eingereichten Überweisungsauftrag ausführen soll. Leider können nicht alle Bankprogramme mit dem Ausführungsdatum umgehen (obwohl es SEPA-Standard ist), so dass Optionen geschaffen werden mussten um das Ausführungsdatum für die unterschiedlichen Bankprogramme anzupassen. Die Option für als Sammelauftrag auf dem Ausgangskonto ausführen gibt an, ob auf dem Bank- Kontoauszug die Überweisung als Sammelüberweisung oder für jeden Empfänger als Einzelüberweisung erscheinen soll. ACHTUNG: Die Markierung für die SEPA-Bankdatei kann nicht gesetzt werden, wenn bei den markierten zu überweisenden Zahlungen Bankverbindungen mit markiert wurden, welche noch nicht bestätigt worden sind (rot hinterlegt). ACHTUNG: Auch die Bankverbindung für das Konto des Pächters (Betrieb/Mandant) muss für das SEPA- Verfahren bestätigt sein. Seite 6

7 Bankenstamm Über den Menüpunkt Stammdaten -> Personen -> Banken gelangt man in den Bankenstamm. Den Bankenstamm findet man auch, wenn in einer Person/Adresse auf den Schalter geklickt wird. Geht man über die Person/Adresse in den Bankenstamm, so gelangt man direkt auf den Datensatz der Bankverbindung, welche bei der Person/Adresse ausgewählt war. Hinweis: Beim Programmupdate auf das SEPA-Verfahren wurde der Bankenstamm bereinigt. Es wurden alle Banken aus dem Bankenstamm entfernt, welche keine Zuordnung zu einer Bankverbindung haben. ACHTUNG: Änderungen an einem Datensatz im Bankenstamm betreffen immer alle Bankverbindungen welche diesen Datensatz verwenden. Seite 7

8 Neue Banken lassen sich im Bankenstamm mit dem Schalter anlegen. Es öffnet sich ein Fenster mit einer Liste der existierenden Banken und ihrer Außenstellen. Aus diesem Fenster kann der gewünschte neu anzulegende Datensatz übernommen werden. Ist bei einer Außenstelle keine BIC aufgeführt, so wird die BIC der jeweiligen Bankzentrale verwendet. Wird bei einer Person/Adresse in einer Bankverbindung eine Bankleitzahl oder eine BIC eingetragen, zu welcher im Bankenstamm noch kein Eintrag existiert, wird automatisch aus der hinterlegten Bankenliste die benötigte Bank in den Bankenstamm übernommen. Seite 8

9 Impressum Herausgeber: LAND-DATA EUROSOFT GmbH & Co. KG Rennbahnstraße Pfarrkirchen Tel.: Fax.: info@eurosoft.de Geschäftsführung: LAND-DATA EUROSOFT GmbH & Co. KG Dipl. Wirt. Ing. (FH) Bernhard Stüwe Dipl. Ing. agr. Harald Köhler Handelsregister: AG Landshut HRB 8126 USt-IdNr.: DE Autoren und Umsetzung: Uwe Schlegel Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen und dergleichen, die ohne besondere Kennzeichnung aufgeführt sind, berechtigen nicht zu der Annahme, dass solche Namen ohne weiteres von jedem benutzt werden dürfen. Vielmehr kann es sich auch dann um gesetzlich geschützte Warenzeichen handeln. Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Wiedergabe in jeder Form und der Übersetzung in andere Sprachen, behält sich der Urheber vor. Es ist ohne schriftliche Genehmigung des Urhebers nicht erlaubt, die Inhalte oder Teile daraus auf fotomechanischem Weg (Fotokopie, Mikrokopie) zu vervielfältigen oder unter Verwendung elektronischer bzw. mechanischer Systeme zu speichern, systematisch auszuwerten oder zu verbreiten (mit Ausnahme der in den 53,54 UrhG ausdrücklich genannten Sonderfälle). Seite 9