Digitale Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatern STEINBEIS UNTERNEHMERFORUM 2017

Transkript

1 Digitale Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatern STEINBEIS UNTERNEHMERFORUM 2017 SMT

2 Digitale Zusammenarbeit in Kaufmännischen Prozessen Steuerberater Lieferant Unternehmer Verbraucher Folie 2

3 Themenfelder für die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Unternehmen* Gründung Finanzierung *unvollständige Aufzählung Steuerberater Buchhaltung Lohnbuchhaltung Monatsabschluss Umsatzsteuervoranmeldung Jahresabschluss Unternehmer Unternehmensplanung Liquiditätsplanung Bankgespräche Steuergestaltung Unternehmensnachfolge Folie 3

4 Abläufe bei der klassischen Buchhaltung in der Kanzlei Belege sammeln und vorsortieren, Rechnungen zahlen, Zahlungseingänge per Konto überwachen, Unternehmer Pendelordner füllen, Pendelordner zum StB transportieren Belege buchen, evtl. eigene Ablage führen, Auswertungen erstellen Steuerberater Pendelordner und Auswertungen beim Steuerberater abholen, Belege umsortieren und archivieren Folie 4

5 Die Nachteile dieser Form der Zusammenarbeit liegen auf der Hand Belege werden vom Unternehmen und von der Kanzlei mehrfach (um-)sortiert für einige Tage liegen die Belege nicht im Unternehmen vor wenn sie nicht zur Sicherheit gleich kopiert wurden Auswertungen werden erst nach der UStVA* erstellt Informationen zur Steuerung des Unternehmens sind 6 bis 10 Wochen alt Zahlungs- und Mahnprozesse können kaum durch das Buchhaltungssystem unterstützt werden *Umsatzsteuer-Voranmeldung Belege sammeln, Rechnungen zahlen, Konto überwachen Pendelordner Belege buchen, Auswertungen erst. Aktuelle Daten liegen vor Monatserster Monatsletzter Folie 5

6 DER PHYSISCHE AUSTAUSCH VON INFORMATIONEN KOSTET ZEIT. UND TRANSPARENZ. UND FLEXIBILITÄT Folie 6

7 Moderne Form der Buchführung: Digitales Belegbuchen Unternehmer Upload mobil Belege scannen und an Unternehmen online senden (upload) Belege online bearbeiten und zahlen, Belege online Bank online Digitale Belege buchen, OCR Buchungsassistent Auswertungen online bereitstellen, Steuerberater Kontoumsätze online prüfen, Bank online Auswertungen ansehen (online/mobil). Auswertungen online Controlling-Report mobil Folie 7

8 Weg vom monatlichen Pendelordner, hin zu laufendem digitalen Belegaustausch Belege sammeln, Rechnungen zahlen, Konto überwachen Pendelordner Belege buchen, Auswertungen erst. Aktuelle Daten liegen vor Monatserster Monatsletzter Belege scannen / Digital. Belege buchen / Belege bearbeiten Monatsabschluss Monatserster Monatsletzter Aktuelle Daten liegen immer vor Folie 8

9 Der digitalisierte Belegaustausch schafft FLEXIBLE ZUSAMMENARBEIT. AKTUELLES DATENMATERIAL. TRANSPARENZ. UND BESSERE INFORMATIONEN Folie 9

10 Digitale Zusammenarbeit zwischen Unternehmen, mit Lieferanten und mit Kunden Steuerberater Lieferant Unternehmer Verbraucher Folie 10

11 Herausforderungen für die kaufmännischen Prozesse bei Unternehmen Austausch von Informationen zwischen Warenwirtschaftssystemen und Finanzbuchführung (Stammdaten, Offene Posten, ) Empfang und Versand von E-Rechnungen weg von papierhaften Rechnungsprüfungs- und Freigabe-Prozessen Zahlungsausgleich statt Einzelabrechnungen bei Marktplätzen wie Amazon.com Anbindung von Bezahlsystemen wie PayPal usw Folie 11

12 Elektronisches Bankbuchen ersetzt manuelle Eingaben Bank RZ DATEV RZ Bankkontoumsätze Kanzlei/Unternehmen Folie 12

13 Schnittstellen zwischen Buchhaltung und Vorsystemen von ASCII-Schnittstellen zu APIs ASCII DIFA API bis hin zu webbasierten Schnittstellen Folie 13

14 Digitaler Rechnungsprüfungsprozess auf Basis eines DMS Folie 14

15 Austausch von Buchungsinformationen in E-Rechnungen mittels ZUGFeRD (Format PDF/A-3) PDF-Rechnung integrierte XML-Datei Folie 15

16 Empfang und Versand von Rechnungen, Mahnungen, Lieferscheinen, Gutschriften per Online-Portal Folie 16

17 Fazit und Ausblick DIGITALISIERUNG DES DATENAUSTAUSCHES UND DER KOMMUNIKATIONSPROZESSE AUTOMATISIERUNG UND ENTLASTUNG VON TÄTIGKEITEN WIE DATENERFASSUNG ZUNEHMENDE VERLAGERUNG IN DIE CLOUD Folie 17

18 BACKUP Folie 18

19 SmartTransfer Szenario Versender DATEV Auftragswesen online Rechnungen Mahnungen DATEV SmartTransfer Portal Versand (PDF + Datensatz) DATEV Mittelstand Gutschriften physischer Versand (Papier) Versender DATEV Kommunale Abgaben Pro Lieferscheine Angebote -Versand (PDF, ZUGFeRD) Bescheide ERP-System elektronische Daten aufbereitet für direkte Übernahme in Kundensysteme Belegsatzdaten DATEV Unternehmen online DATEVconnect online- Schnittstelle Belegbild Folie 19

20 SmartTransfer Szenario Empfänger Portal DATEV SmartTransfer Datensatz -System Image Scan-2-Inbox Mail-2-Inbox PEP Datensatz Image DATEV Unternehmen online DATEVconnect online- Schnittstelle gemeinsamer Belegaustausch zwischen Mandant und Steuerberater Folie 20