Bedienungsanleitung Vereinsbuchhaltung. Bedienungsanleitung Appell. Inhalt

Transkript

1 Bedienungsanleitung Appell Dieses Programm ist lizenzfrei verwendbar. Das Programm ist mit Excel 2016 erstellt worden und enthält VBA Programmierungen, also Typ.xlsm, deshalb werden Sie beim Öffnen darauf aufmerksam gemacht, dass es Marcos hat und Sie müssen bestätigen, dass Sie dies zulassen wollen. Ihr PC muss Windows 7, Windows 8 oder Windows 10 und Office 2010 oder höher installiert haben, damit alle Funktionen ausgeführt werden können. Inhalt Bedienungsanleitung Appell... 1 Allgmeines... 2 Menü... 2 Scroll Down / Scrol Left... 2 Sortieren... 3 Drucken von Tabellen... 3 Export pdf... 4 Programmeinstellungen... 5 Datum Formular... Fehler! Textmarke nicht definiert. Tabelle Appell... 7 Appelltermin einfügen... 7 Anwesenheit eintragen ohne Anwesenheits-Liste... 7 Anwesenheit eintragen mit Anwesenheits-Liste... 7 Neues Appellmitglied einsortieren... 8 Applellmitglied löschen... 8 Appellspalteninhalt löschen... 8 Tabellen Personen... 8 Personen bearbeiten... 8 Personendatensatz anpassen oder löschen... 9 Neue Person einfügen... 9 Tabelle Val Tiggi

2 Allgmeines Das Programm enthält die Tabellen; Appell zur Führung von Appellisten. Personen zum verwalten von Personaldaten z.b. Mitglieder eines Vereins. Val zum Speichern von Programmdaten (diese Datei ist meist nicht sichtbar). Die Bedienung wird mit Dialogen (Formulare) so gesteuert, dass Sie geziehlte Eingaben zu einem Befehl oder Funktion machen können. Weiter gibt es farbig hinterlegte Felder die durch anklicken direkt eine Funktion auslöst. Nach dem Öffnen des Arbeitsblatten «Appel_2018» wird Ihnen die Tabelle Appell gezeigt und ein Menue mit Befehlen die im folgenden beschrieben werden.. Menü Die häufig verwendeten Funktionen, sind im Dialog Menü zu finden. Das nächste Bild zeigt die Funktionstasten des Menü. Es sind jeweils nur diejenigen Tasten sichtbar, die auch bei der gewählten Tabelle, eingesetzt werden können. Die Kurzbeschreibung der jeweiligen Taste wird bei «maus over» eingeblendet. Scroll Down / Scrol Left Diese Funktion ist praktisch, wenn bereits eine lange Datenliste vorhanden ist und Sie zum Ende scrollen wollen. Der Befehl ist so eingestellt, dass danach die letzten 4 Zeilen der Tabelle noch sichtbar sind. Diese Funktion sichtbar sind. scrollt die Spalten nach links, so dass die letzen zwei verwendette Spalten Tiggi

3 Sortieren Dieser Befehl sortiert die aktuelle Tabelle. Tabelle Journal nach Datum Tabelle Inserenten nach Firma Tabelle Val nur Textbausteine sortieren Alle übrigen Tabellen sortieren nach Name und Vorname. Der Befehl wird immer direkt ausgeführt. Drucken von Tabellen Alle Tabellen können Sie programmgesteuert als Druckvorschau öffnen. Das hat den Vorteil, dass die Seitendarstellung, der Druckbereich und die Beschriftung einheitlich und dem aktuellen Druckbereich angepasst sind. In der Druckvorschau können Sie dann die Taste [Drucken] oder die Taste [Seitenansicht schliessen] ohne zu drucken einsetzen. Kopf- und Fusszeile beim Drucken Diese werden automatisch eingelesen. Sie können einige Daten selbst beeinflussen. Kopf links = Firma (aus Informationen, alle Eigenschaften, Firma) Kopf mitte = Titel (aus Informationen, alle Eigenschaften, Titel) Fuss rechts = Benutzername (aus Optionen, Allgemein, Benutzername) Kopf rechts = Druckdatum (automatisch) Fuss links = Applikationsname (automatisch) Fuss mitte= Seite von Seiten (automatisch) Tiggi

4 Das Menü hat zwei Druckbefehle Drucken was in der Tabelle als Druckbereich definiert ist. Drucken mit Spaltenauswahl, es erscheint dann der folgende Dialog. Sie haben hier etliche Einstellmöglichkeiten für die Druckvorschau. Die Titelzeile bezieht sich in der Regel auf die Zeile wo die Feldbeschreibung eingefügt ist. Sie wird bei jeder Seite als Kopfzeile gedruckt. Die Anzahl Seiten breit bezieht sich auf die Anzahl Seiten in der Breite, das bestimmt eventuell auch den Darstellungsmassstab. In der Liste wird Ihnen bereits eine Selektion der Spalten vorgeschkagen, die Sie nun anpassen können, blau hinterlegter Text bedeutet diese Spalte wird gedruckt. Export pdf Die Tabelle wird als pdf- Datei exportiert. Sie können den Pfadnamen eingeben oder den vorgeschlagenen Namen bestätigen Tiggi

5 Sie können den Dateiname eingeben oder den vorgeschlagenen Namen bestätigen. Sie können den Bereich auswählen entweder nur den Druckbereich oder dann alle Zellen. Bei einigen Tabelle sind diese Bereiche identisch (z.b. Journal, Erfolg oder Anlass). Je nach verwendeten Office Version kann es sein, dass die Pdf-Datei auch noch geöffnet wird. Programmeinstellungen Mit dieser Taste können Sie die Einstellungen für das Programm. Speziell ein Hinweis zum Häckchen [Anwesenheit-Liste], hier wählen Sie ob die Abwesenheit aus einer Liste auswählen oder Sie können ob Sie nur Anwesend oder Fehlt eingeben Tiggi

6 Die anderen Funktion sind klar durch die Anleitung im gelben Feld. Datum Formular Dieses Formular wird zum einstellen eines Datum verwendet. Sie haben mehrere Möglichkeiten ein Datum zu übernehmen. a) Heute hellgelbes Textfeld. Das «aktuelle Datum» wird eingetragen. b) default hellgelbes Textfeld. Das gespeicherte «default Datum» wird eingetragen. c) Im Kalender Tag, Monat und Jahr einstellen. d) Letztlich können Sie das Datum auch im Textfeld Datum direkt eintragen. Das «einstell Datum» können Sie mit den Pfeiltasten Tag, Woche, Monat oder Jahr einstellen oder auch direkt in das Textfeld eingeben. Mit der Taste wird das Defauldatum gesetzt. Dieses Datum ist auch nach einem Neustart des Programms noch vorhanden und bleibt gespeichert, bis Sie es neu setzen. Damit ist die Möglichkeit gegeben ein häufig benötigtes Datum schnell abzurufen Tiggi

7 Tabelle Appell Mit der Tabelle Appell können Sie eine Appell-Liste für die Aktivmitglieder führen. Appelltermin einfügen Sie können bis zu 55 Appellspalten eingeben. Wenn Sie auf eine gelb hinterlegte Zelle klicken öffnen Sie den folgenden Dialog. Nun wählen Sie einen Titel aus, der dann zusammen mit dem Datum einen neuen Spaltenkopf erzeugt wenn Sie die Taste anklicken. Anwesenheit eintragen ohne Anwesenheits-Liste Das Eintragen der Anwesenheit wird durch Klick auf eine Zelle der aktuellen Spalte erreicht. Entweder wird eine A gesetzt oder ein F (Toggle-Funktion). Anwesenheit eintragen mit Anwesenheits-Liste Das Eintragen der Anwesenheit wird durch Klick auf die Zelle der Spalten (E-BG) erreicht. Klicken Sie auf einen Listeneintrag, der dann den Dialog schliesst Tiggi

8 Neues Appellmitglied einsortieren Um neue Appellpersonen einzufügen (aus Tabelle Personen). Klicken Sie auf die hellgrüne Zeile und es erscheint der folgende Dialog. Sie können einen oder mehrere Einträge aus der Personsntabelle auswählen um diese in der Liste Appell einzulesen. Applellmitglied löschen Dazu nutzen Sie den Exelbefehl Spalte löschen (Spalte selektieren > rechte Maus klicken und im Dropdownmenu den Befehl Zellen löschen anklicken). Appellspalteninhalt löschen Sie können den Inhalt eine Appellspalte auch löschen. Auch möglich ist den inhalt aller Spalren zu löschen. Tabellen Personen Personen bearbeiten Der Dialog für die Bearbeitung von Personenlisten öffnet sich, wenn Sie in einer Personenliste eine beschriebene Zeile anklicken, dann wird auch genau der angewählte Datensatz angezeigt Tiggi

9 Personendatensatz anpassen oder löschen Änderungen werden gespeichert, wenn Sie einen Datensatzwechsel mit den durchführen, oder wenn Sie die Taste betätigen. Mit der Taste kann die Person aus der Liste entfernt werden. Mit der X-Taste können Sie den Dialog schliessen ohne dass gespeichert wird. Neue Person einfügen Wenn Sie den hellgrünen Balken am unteren Tabellenende anklicken wird der Dialog neue Person einfügen geöffnet Tiggi

10 Die untersten 6 Felder sind frei zu Beschriften und auch zu Verwenden. Die Taste Geburtstag kann zur Datumwahl verwendet werden. Hier füllen Sie die Daten aus und beenden die Eingabe mit der Taste Tiggi

11 Tabelle Val Diese Tabelle ist in der Regel ausgeblendet (hidden). Die Tabelle Val enthält Daten die das Programm verwaltet. Änderungen sollten nur vom Administrator getätigt werden. Mit freundlichen Grüßen der Autor Martin Küttel Tiggi