Rechnungen, Pflichtangaben. 13 neue, finanzamtsichere Vorlagen für Ihre Rechnungen

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1 Rechnungen, Pflichtangaben R neue, finanzamtsichere Vorlagen für Ihre Rechnungen Warum korrekte Rechnungen wichtig für Sie sind... R15/002 Welche Pflichtangaben Ihre Rechnung enthalten muss... R15/003 Was Sie bei der Rechnungsstellung zu beachten haben... R15/ Muster für die in der Praxis am häufigsten vorkommenden Rechnungen... R15/009 Checkliste: So machen Sie alles richtig... R15/021 Ihr Fachautor: Diplom-Finanzwirt Hans Schneider ist Sachgebietsleiter in einem Finanzamt. Er besitzt langjährige Erfahrungen im Bereich der Unternehmensbesteuerung. Darum geht es: Wenn in Rechnungen Pflichtangaben fehlen, streicht das Finanzamt den Vorsteuerabzug. Damit Ihren Kunden das nicht passiert, Sie folglich weniger Ärger haben und Ihr Geld schneller bekommen, gibt dieser Beitrag Ihnen finanzamtsichere Vorlagen für Ihre Rechnungsstellung an die Hand. Nutzen Sie die Informationen zudem, um die Rechnungen Ihrer Lieferanten zu prüfen, damit Sie nicht selbst den Vorsteuerabzug verlieren.

2 R Rechnungen, Pflichtangaben Warum korrekte Rechnungen wichtig für Sie sind Der Gesetzgeber hat Ihnen bei der Form einer Rechnung eine gewisse Gestaltungsfreiheit eingeräumt. Jedes Dokument, mit dem Sie eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnen, ist eine Rechnung ganz gleich, ob das Wort dort draufsteht oder nicht. Hinsichtlich des Inhalts einer Rechnung ist der Fiskus hingegen sehr pingelig. Die entsprechenden Vorschriften stehen in den 14 14c UStG sowie den UStDV. Diese sehr trockenen Bestimmungen wurden im BMF-Schreiben vom (Az. IV B 7 S /04) erläutert. Umsatzsteuerliche Pflichtangaben beachten Die Vorschriften gelten auch für Kleinunternehmer Ausnahme: Umsatzsteuerfreie Leistungen Demnach muss Ihre Rechnung eine ganze Reihe von Pflichtangaben enthalten. Ist sie nicht korrekt, laufen Sie Gefahr, dass Ihr Geschäftskunde sie nur netto, also ohne Umsatzsteuer, bezahlt. Er selbst darf nämlich die Vorsteuer nicht ziehen, wenn Pflichtangaben fehlen. Deshalb wird er von Ihnen erst eine berichtigte Rechnung mit allen nötigen Angaben verlangen. Das bedeutet für Sie Ärger sowie Aufwand und Sie hinterlassen einen schlechten Eindruck. Sie sind insbesondere dann verpflichtet, die umsatzsteuerlichen Vorschriften zu beachten, wenn Sie eine Rechnung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen schreiben. Achtung: Das gilt auch, wenn Sie umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer sind! Neu ab 2009: Eine schriftliche Rechnung über bestimmte umsatzsteuerfreie Leistungen ( 4 Nr. 8 bis 28 UStG) ist keine Pflicht mehr, wohl aber aus praktischen Gründen zu empfehlen.

3 Rechnungen, Pflichtangaben R Da Sie sich also ohnehin mit dem Thema beschäftigen müssen, sollten Sie auch gleich Ihre Privatkunden mit einer genauso korrekten Rechnung bedienen wie Unternehmen selbst dann, wenn Sie umsatzsteuerlich dazu nicht verpflichtet sind. Das gilt umso mehr, als jeder Kunde nicht nur einen steuerlichen, sondern auch einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung hat. Auch für Privatkunden Rechnungen schreiben Praxis Tipp: Machen Sie bei der Rechnungsstellung keinen Unterschied zwischen Geschäfts- und Privatkunden. Schreiben Sie allen Kunden eine Rechnung, die umsatzsteuerlich nicht zu beanstanden ist das ist organisatorisch einfacher, und Sie haben dadurch auch gleich Ihre zivilrechtlichen Pflichten erfüllt. Welche Pflichtangaben Ihre Rechnung enthalten muss Welche Pflichtangaben die Rechnung enthalten muss, richtet sich zunächst nach dem Brutto-Rechnungsbetrag: Liegt dieser bei mehr als 150, gelten die umfassenden Vorschriften für ordnungsgemäße Rechnungen. Bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen bis 150 reichen hingegen weniger und zum Teil andere Angaben aus. Kleinbetragsrechnungen bis 150 brutto Darüber hinaus gibt es je nach Art der abzurechnenden Leistung noch Besonderheiten zu beachten. Zu den in der Praxis wichtigsten Fällen finden Sie Rechnungsmuster mit Erläuterungen ab Seite R15/009.

4 R Rechnungen, Pflichtangaben 10 Pflichtangaben auf Rechnungen über mehr als 150 brutto Pflichtangaben Erläuterungen: ( 14 Abs. 4 UStG): ❶ vollständiger Name + Der leistende Unternehmer muss eindeutig Anschrift Ihres Unter- zu identifizieren sein. Eine Angabe wie nehmens (= Leistender) Schmitz, Köln reicht nicht. Nennen Sie Ihren vollständigen Namen und Ihre Adresse, z.b.: Peter Schmitz, Bonner Straße 100, Musterstadt. ❷ Ihre Steuer- Haben Sie sich für EU-Geschäfte eine oder Umsatzsteuer- USt-IdNr. erteilen lassen, können Sie diese auf Identifikationsnummer jeder Rechnung angeben. (USt-IdNr.) Ansonsten nehmen Sie Ihre persönliche Steuer-IDNr. bzw. die für Ihr Unternehmen. ❸ vollständiger Name + Auch der Leistungsempfänger muss eindeutig Anschrift des Kunden zu identifizieren sein: Nennen Sie seinen (= Leistungsempfänger) Namen, bei natürlichen Personen auch den Vornamen, sowie die Anschrift. ❹ Ausstellungsdatum Geben Sie das Rechnungsdatum an. ❺ Rechnungsnummer Jede Ihrer Rechnungen muss einmalig sein. Nummerieren Sie sie fortlaufend. Dabei brauchen Sie nicht mit Nr. 1 anzufangen. Auch mehrere fortlaufende Zahlen- oder Buchstabenreihen (etwa für jeden Kunden eine) sowie die Kombination von Ziffern und Buchstaben sind zulässig. ❻ Zeitpunkt der Liefe- Geben Sie das Datum der Lieferung oder rung oder sonstigen Leistung (Monatsangabe) ❼ Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der sonstigen Leistung sonstigen Leistung an. Erstreckte sich Ihre Leistung über einen längeren Zeitraum, genügt die Angabe des Kalendermonats, in dem Sie die Leistung ausgeführt haben. Das Finanzamt muss leicht nachprüfen können, welcher Umsatz abgerechnet wird und welcher Steuersatz (7 oder 19 %) dafür gilt. Geben Sie genaue Bezeichnungen (z.b. Modell) an. Sie dürfen handelsübliche Bezeichnungen und Abkürzungen verwenden.

5 Rechnungen, Pflichtangaben R Pflichtangaben ( 14 Abs. 4 UStG): Erläuterungen: ❽ (Netto-)Entgelt für Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer Lieferung oder nennen Sie den Netto-Betrag ohne Umsatzsonstige Leistung steuer, ggf. in einer Summe für mehrere Positionen. ggf. nach Steuersätzen Enthält Ihre Rechnung Positionen zu 19 % aufgeschlüsselt und zu 7 % USt., führen Sie die Netto-Beträge getrennt auf. ggf. abzüglich Gewähren Sie Ihrem Kunden eine Preismindevereinbarter rung (Skonto, Rabatt, Bonus etc.), verweisen Preisminderungen Sie in der Rechnung darauf. Ausreichend sind Formulierungen wie 2 % Skonto bei Zahlung bis oder Es bestehen Rabattvereinbarungen. (die müssen dann Ihnen und dem Kunden schriftlich vorliegen). Achtung: Sind Sie nicht umsatzsteuerpflichtig, tritt an die Stelle des Netto-Entgelts das nicht nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Brutto- Entgelt! ❾ auf das Netto-Entgelt entfallender Umsatzsteuersatz (7 oder 19 % Abkürzung USt. oder MwSt., beides ist möglich!) bzw. Hinweis auf eine Umsatzsteuer-Befreiung ❿ auf das Netto-Entgelt entfallender Umsatzsteuer-Betrag Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, geben Sie den Steuersatz von 7 oder 19 % an, der auf das (die) Netto-Entgelt(e) entfällt. Bei steuerfreien Umsätzen, über die Sie schriftlich abrechnen, weisen Sie auf die Befreiungs- vorschrift hin oder ergänzen einfach eine Angabe wie z.b. innergemeinschaftliche Lieferung. Als Kleinunternehmer können Sie freiwillig ergänzen: Nach 19 UStG besteht keine Umsatzsteuerpflicht. Nur als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer müssen Sie den Umsatzsteuer-Betrag angeben, der auf das Netto-Entgelt entfällt. Achtung: Weisen Sie z.b. als Kleinunternehmer unberechtigt Umsatzsteuer aus, müssen Sie diese abführen!

6 R Rechnungen, Pflichtangaben 5 Pflichtangaben bei Kleinbetragsrechnungen bis 150 brutto Pflichtangaben ( 33 UStDV): Erläuterungen: A vollständiger Name (wie ❶) + Anschrift Ihres Der leistende Unternehmer muss eindeutig zu Unternehmens identifizieren sein. Eine Angabe wie Schmitz, (= Leistender) Köln reicht nicht. Nennen Sie Ihren vollständigen Namen und Ihre Adresse, z.b.: Peter Schmitz, Bonner Straße 100, Musterstadt. B Ausstellungsdatum (wie ❹) Geben Sie das Rechnungsdatum an. C Menge und Art der (wie ❼) Lieferung oder Das Finanzamt muss leicht nachprüfen können, Umfang und Art der welcher Umsatz abgerechnet wird und welcher sonstigen Leistung Steuersatz (7 oder 19 %) dafür gilt. Geben Sie genaue Bezeichnungen (z.b. Modell) an. Sie dürfen handelsübliche Bezeichnungen und Abkürzungen verwenden. D Brutto-Entgelt Brutto-Entgelt (= Netto-Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer) in einer Summe; besteht keine Umsatzsteuerpflicht, entspricht das Brutto-Entgelt dem Netto-Entgelt. Enthält Ihre Rechnung Positionen zu 19 % und zu 7 % USt. und sind Sie umsatzsteuerpflichtig, führen Sie die Brutto-Beträge getrennt auf. E im Brutto-Entgelt (wie ❾) enthaltener Umsatz- Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, geben Sie den steuersatz (7 oder Steuersatz von 7 oder 19 % an, der im (in den) 19 % Abkürzung Brutto-Entgelt(en) enthalten ist. USt. oder MwSt., Bei steuerfreien Umsätzen, über die Sie schriftlich beides ist möglich!) abrechnen, weisen Sie auf die Befreiungsvorschrift hin oder ergänzen eine Angabe wie Ausfuhr etc. bzw. Hinweis auf Als Kleinunternehmer können Sie freiwillig Umsatzsteuer- schreiben: Nach 19 UStG besteht keine befreiung Umsatzsteuerpflicht.

7 Rechnungen, Pflichtangaben R Was Sie bei der Rechnungsstellung zu beachten haben Zeitnahe Erstellung Ihre Rechnung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen bzw. an eine juristische Person müssen Sie zeitnah schreiben. Das heißt, dass zwischen dem Zeitpunkt der Leistung (❻) und dem Zeitpunkt der Rechnungserteilung (❹) eine Frist von höchstens 6 Monaten liegen darf ( 14 Abs. 2 Nr. 2 UStG). Frist: 6 Monate Mehrere Dokumente als Rechnung Eine Rechnung darf aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die geforderten Angaben insgesamt ergeben. In einem der Dokumente müssen dann aber mindestens das (Netto-)Entgelt (❽) und ggf. der Steuerbetrag (❿) angegeben sowie alle anderen Dokumente bezeichnet sein, aus denen sich die übrigen Pflichtangaben ergeben ( 31 UStDV). Verträge als Rechnungen Über Leistungen, die über einen längeren Zeitraum erbracht werden z.b. Vermietungen, wird in der Regel ein Vertrag geschlossen. Das Entgelt überweist Ihr Kunde dann normalerweise, ohne dass Sie ihm eine gesonderte Rechnung dafür stellen. Das Finanzamt akzeptiert einen solchen Vertrag als Rechnung, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind: Besonderheiten beachten Alle Pflichtangaben müssen grundsätzlich in dem Vertrag stehen. Fehlende Angaben dürfen aber in anderen Unterlagen enthalten sein, wenn der Vertrag auf diese hinweist.

8 R Rechnungen, Pflichtangaben Zeitraum angeben, auf den sich die Zahlungen beziehen Anstelle des Zeitpunkts der Leistung (❻) ist der Zeitraum anzugeben, auf den sich eine einzelne Zahlung bezieht. Es reicht aus, wenn das im Vertrag geschieht (z.b.: Die Miete ist jeweils zum Monatsletzten für den Folgemonat zu überweisen. ). Fehlt diese Angabe im Vertrag, muss sich der Leistungszeitraum aus den einzelnen Zahlungsbelegen ergeben (z.b. Kontoauszug mit Hinweis Miete Januar 2009 ). Treten nach Vertragsabschluss Änderungen auf, die Pflichtangaben betreffen (z.b. Ihre Anschrift, Ihre Steuernummer, der Umsatzsteuersatz etc.), müssen Sie als Leistender Ihren Kunden darüber schriftlich informieren Gleiches gilt auch für den Kunden, wenn sich etwa seine Anschrift ändert. Elektronische Rechnungen Fax-Rechnungen vermeiden -Rechnungen nur mit Signatur Übermitteln Sie Rechnungen besser nicht per Fax. Die akzeptiert das Finanzamt nämlich nur, wenn weder das Sende- noch das Empfangsgerät ein Computer ist. Das können weder Sie noch der Kunde überprüfen, weshalb hierbei Ärger vorprogrammiert ist. Der Versand von Rechnungen via ist erlaubt, wenn Ihnen die Zustimmung des Empfängers vorliegt und die Rechnung neben allen anderen Pflichtangaben eine qualifizierte elektronische Signatur enthält ( 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG). Dadurch soll eine Veränderung im Nachhinein verhindert werden.

9 Rechnungen, Pflichtangaben R Muster für die in der Praxis am häufigsten vorkommenden Rechnungen 1. Rechnung (mit Skonto-Möglichkeit) Heizöl Bernd Rupp ❶ Musterstraße 1, Ort Steuer-IDNr ❷ Herrn Klaus Weber Beispielweg 11 ❸ Ort ❹ Rechnung Nr. 18/20.. ❺ ❻ Für die Lieferung gemäß Lieferschein Nr. 64 vom berechne ich Ihnen l Heizöl à 0,50 /l: ❼ Netto-Betrag 1.000,00 ❽ zzgl. 19 % USt. ❾ 190,00 ❿ Rechnungsbetrag 1.190,00 Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag bis zum auf mein Konto... vielen Dank! Bei Zahlung bis zum erhalten Sie 2 % Skonto. Anmerkungen: Wenn Sie keinen Lieferschein ausstellen, lassen Sie den entsprechenden Hinweis einfach weg. Gleiches gilt für den Skonto-Hinweis, wenn Sie gar keinen Anreiz für schnelles Bezahlen geben wollen.

10 R Rechnungen, Pflichtangaben 2. Rechnung mit Leistungen zu 7 und 19 % sowie Transportkosten Lebensmittel täglicher Bedarf Georg Schwarzenbeck Musterstraße 2, Ort ❶ Steuer-IDNr ❷ Restaurant Mühle Frau Resi Lang ❸ Beispielweg Ort ❹ Rechnung Nr. 007/20.. ❺ ❻ Vereinbarungsgemäß lieferte ich Ihnen am : ❼ Netto- USt.-Be- USt.-Be- Brutto- Betrag: trag/ust.-❾ trag/ust.-❾ Betrag: Satz 19 %: Satz 7 %: 5 l Ajax Putzmittel 5,00 0,95 5,95 10 Kästen Coca-Cola 98,00 18,62 116,62 5 Kästen Veltins Pils 49,90 9,48 59,38 50 kg Kartoffeln 17,00 1,19 18,19 Transportkosten 8,40 1,60 10,00 Rechnungsbetrag: 178,30 30,65 1,19 210,14 ❽ ❿ ❿ Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag von 210,14 bis zum auf mein Konto... vielen Dank! Anmerkungen: Transportkosten berechnen Sie wie Porto, Verpackung etc. stets zu dem Umsatzsteuersatz, dem Ihre Hauptleistung unterliegt. Die Zeile Rechnungsbetrag, in der Sie die einzelnen Positionen zusammenrechnen, ist keine Pflicht aber jedenfalls ein guter Service für solche Kunden, die zum Vorsteuer-Abzug berechtigt sind.

11 Rechnungen, Pflichtangaben R Rechnung eines von der Umsatzsteuer befreiten Unternehmers Dr. med. Peter Grosser ❶ Musterstraße 3, Ort Steuer-IDNr ❷ Herrn Rudi Kurz ❸ Beispielweg Ort ❹ Rechnung Nr. 111/20.. ❺ ❻ Für ärztliche Leistungen im Januar 20.. berechne ich Ihnen: ❼ Datum: Nr. der Leistungsbe- Gebühr: Faktor: Betrag: Leistung: schreibung: Krebsfrüh- 16,32 2,30 37,54 erkennung A Akupunktur 40,80 2,30 93, Ultraschall 11,66 2,30 26, Beratung 4,66 2,30 10,72 Rechnungsbetrag: 168,92 Die Leistungen sind steuerfrei gemäß 4 Nr. 14 UStG. ❾ ❽ Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag bis zum auf mein Konto... vielen Dank! Anmerkung: Die schriftliche Rechnung ist nicht erforderlich, aber sinnvoll. Als Leistungsdatum reicht Januar 20.. aus. Die genauen Datumsangaben sind somit keine Pflicht, jedoch üblicher Patienten-Service. Achtung: Über umsatzsteuerfreie Leistungen nach 4 Nr. 1 bis 7 UStG (z.b. innergemeinschaftliche Lieferungen) müssen Sie nach wie vor schriftlich abrechnen siehe Seite R15/018!

12 R Rechnungen, Pflichtangaben 4. Rechnung eines Kleinunternehmers nach 19 UStG Software Erwin Kremers Musterstraße 4, Ort Steuer-IDNr ❶ ❷ Rotmann Handelsvertretung GmbH Frau Inge Himmel ❸ Beispielweg Ort ❹ Rechnung Nr. HIM/01/20.. ❺ ❻ Für die im Januar 20.. durchgeführte Überprüfung Ihrer Vertriebs-Software ABC 300 ❼ stelle ich Ihnen vereinbarungsgemäß einen Betrag von 800,00 ❽ in Rechnung. Nach 19 UStG besteht keine Umsatzsteuerpflicht. ❾ Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag bis zum auf mein Konto... vielen Dank! Praxis Tipp: Selbstverständlich können Sie bei sämtlichen in diesem Beitrag vorgeschlagenen Rechnungsmustern noch Ihre Telefon- und Faxnummer, - und Internet-Adresse ergänzen. Gleiches gilt für Formulierungen, die der Kundenpflege dienen. Weisen Sie etwa auf eine kostenfreie Service-Leistung hin, oder nennen Sie eine Telefonnummer, unter der der Kunde Sie bei Fragen zur Rechnung erreicht. In den Mustern fehlen solche Textbausteine, um besser zu verdeutlichen, worin die Pflichtangaben bestehen.

13 Rechnungen, Pflichtangaben R Kleinbetragsrechnung bis 150 brutto Lebensmittel täglicher Bedarf Georg Schwarzenbeck Musterstraße 2, Ort A B 2 Tuben Zahncreme 5,98 2 Zahnbürsten 6,98 1 Deo-Roller C 7,15 1 Rasierschaum 4,59 Rechnungsbetrag 24,70 Im Rechnungsbetrag sind 19 % USt. enthalten. E D 6. Kleinbetragsrechnung bis 150 brutto eines Kleinunternehmers Software Erwin Kremers Musterstraße 4, Ort A Für die vorgenommene Überprüfung Ihrer Abrechnungs-Software XYZ C stelle ich vereinbarungsgemäß einen Betrag von 150,00 in Rechnung. Nach 19 UStG besteht keine Umsatzsteuerpflicht. E B D Anmerkung: Der Hinweis auf 19 UStG könnte auch entfallen. Besteht aber eine Umsatzsteuer-Befreiung nach 4 Nr. 1 bis 7 UStG, müssen Sie darauf hinweisen (E), z.b. umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung.

14 R Rechnungen, Pflichtangaben 7. Rechnung über eine Teilleistung Hoch- und Tiefbau Wolfgang Weber Musterstraße 7, Ort ❶ Steuer-IDNr ❷ Bürohaus GmbH Frau Irene Stutz ❸ Beispielweg Ort ❹ Rechnung Nr. 15/20.. ❺ Gemäß Vertrag vom über die Erstellung des Rohbaus Ihres Bürogebäudes in der Bahnhofstraße 210, Ort, wird folgende Teilleistung am fällig: ❻ Grubenaushub und Fundament ❼ ,00 ❽ zzgl. 19 % USt. ❾ 5.700,00 ❿ Rechnungsbetrag ,00 Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag bis zum auf mein Konto... vielen Dank! Anmerkungen: Sind Sie z.b. in der Baubranche tätig, ist es üblich, dass Sie Rechnungen über vereinbarte Teilleistungen ausstellen. Darin geben Sie als Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (❻) den vereinbarten Termin für die Teilzahlung an, sofern er feststeht und nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt ( 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG). In der Endrechnung (8. Musterrechnung auf Seite R 15/015) müssen Sie dann die bereits vereinnahmten Teilentgelte (❽) und die darauf entfallenden Umsatzsteuer-Beträge (❿) gesondert aufführen ( 14 Abs. 5 UStG).

15 Rechnungen, Pflichtangaben R Abschlussrechnung bei Vereinbarung von Teilleistungen Hoch- und Tiefbau Wolfgang Weber Musterstraße 7, Ort ❶ Steuer-IDNr ❷ Bürohaus GmbH Frau Irene Stutz ❸ Beispielweg Ort ❹ Endrechnung Nr. 144/20.. ❺ ❼ Für die Erstellung des Rohbaus Ihres Bürogebäudes in der Bahnhofstraße 210, Ort, stelle ich Ihnen mit der Schlussabnahme am folgenden Restbetrag in Rechnung: ❻ netto: ❾ 19 % USt.: brutto: Gesamtleistung ❽ ❿ gemäß Vertrag vom abzüglich bereits erhaltener Teilleistungen: Rechnung Nr. 15/20.. ❽ ❿ Rechnung Nr. 56/20.. ❽ ❿ Rechnung Nr. 82/20.. ❽ ❿ noch ausstehende Zahlung: Restbetrag: ❽ ❿ Bitte überweisen Sie den Brutto-Restbetrag bis zum auf mein Konto... vielen Dank! Anmerkung: siehe 7. Musterrechnung auf Seite R 15/014.

16 R Rechnungen, Pflichtangaben 9. Provisionsgutschrift durch Sie als Auftraggeber Möbeltischlerei Thomas Kurz Musterstraße 9, Ort ❸ Handelsvertreter Joachim Höttges ❶ Steuer-IDNr ❷ Beispielweg Ort ❹ Gutschrift Nr ❺ ❻ Für die im Januar 20.. vermittelten Umsätze schreiben wir Ihnen die folgenden Provisionen gut: Auftrags-Nr.: Auftragswert: Provisionssatz: Provision: 021 ❼ 3.000,00 5 % 150, ❼ 6.500,00 5 % 325,00 Gesamtprovision netto: ❽ 475,00 zzgl. 19 % USt. ❾ ❿ 90,25 Betrag der Gutschrift: 565,25 Den Betrag der Gutschrift überweisen wir auf Ihr Konto... Anmerkungen: Sie können mit Ihrem Vertragspartner vereinbaren, dass nicht er eine Rechnung schreibt, sondern Sie ihm seine Leistung mit einer Gutschrift vergüten. Üblich ist das z.b., wenn Sie Handelsvertreter beauftragen. In der Rechnung ist dann nicht Ihre Steuernummer (❷) anzugeben, sondern die des Gutschriftempfängers (= Leistender). Er soll Ihnen schriftlich mitteilen, wie seine Steuer-IDNr. oder USt-IdNr. lautet und ob er umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer ist. Wenn nicht und wenn Sie die Umsatzsteuer trotzdem ausweisen, kann Ihnen der Vorsteuerabzug versagt werden auch wenn der Empfänger Ihrer Gutschrift widerspricht.

17 Rechnungen, Pflichtangaben R Rechnung bei Anwendung der Differenzbesteuerung Antiquitäten Jens Laumen ❶ Musterstraße 10, Ort Steuer-IDNr ❷ Frau Sonja Müller ❸ Beispielweg Ort ❹ Rechnung Nr. 16/20.. ❺ Für die Lieferung vom stelle ich Ihnen in Rechnung ❻ ❼ 1 Schreibtisch antik, ca ,00 1 Schreibtischstuhl antik, ca ,00 Rechnungsbetrag 3.500,00 ❽ Nach 25a UStG (Differenzbesteuerung) kann keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. ❾ Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag bis zum auf mein Konto... vielen Dank! Anmerkungen: Handeln Sie gewerbsmäßig mit gebrauchten Gegenständen, die Sie ohne Vorsteuerabzug von Privatpersonen einkaufen, wäre es ungerecht, wenn Sie aus dem Weiterverkaufspreis die volle Umsatzsteuer abzuführen hätten. Deshalb ist Ihnen die Differenzbesteuerung ( 25a UStG) gestattet: Sie führen nur 19 % aus der Differenz zwischen Einkaufsund Verkaufspreis an das Finanzamt ab. In der Rechnung müssen Sie auf diese Sonderregelung hinweisen (❾). Etwas Ähnliches gilt für Reiseleistungen ( 25 UStG). Dort wird die Umsatzsteuer mit 19 % aus der Marge des Reiseunternehmers herausgerechnet.

18 R Rechnungen, Pflichtangaben 11. Rechnung über eine umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung Maschinenhandel Heinz Simmet Musterstraße 11, Ort ❶ USt-IdNr. DE ❷ Firma Paolo Lorenzo USt-IdNr. IT ❷ Via Rosso 7 ❸ I Mailand ❹ Rechnung Nr ❺ ❼ Für die Lieferung der Spezialmaschine XYZ, Typ 005, mattschwarz, am berechne ich Ihnen den Betrag von ❻ ,00 ❽ ❾ Es handelt sich um eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag bis zum auf mein Konto... vielen Dank! Anmerkungen: Innergemeinschaftliche Lieferungen an einen Leistungsempfänger im EU-Ausland, der wie Sie eine gültige USt-IdNr. besitzt, sind umsatzsteuerfrei ( 6a UStG). Nach 14a UStG müssen Sie in diesem Fall aber beide USt-IdNr. (❷) in der Rechnung angeben. Gleiches gilt, wenn Sie für einen Unternehmer mit Sitz in einem anderen EU-Land Arbeiten an beweglichen körperlichen Gegenständen bzw. bestimmte Vermittlungsleistungen ausführen ( 3a Abs. 2 Nr. 3c und Nr. 4 UStG) sowie für innergemeinschaftliche Güterbeförderungen ( 3b Abs. 3 Satz 2 UStG). Die innergemeinschaftliche Lieferung von neuen Fahrzeugen ist auch an Privatpersonen steuerfrei und erfordert die USt-IdNr. des Käufers dann nicht. Die Rechnung muss aber zusätzlich alle für die Erwerbsbesteuerung im Land des Käufers nötigen Merkmale ( 1b Abs. 2 und 3 UStG) enthalten.

19 Rechnungen, Pflichtangaben R Rechnung an Privatkunden im Zusammenhang mit einem Grundstück Malermeister Stefan Brunnenmeier Musterstraße 12, Ort ❶ Steuer-IDNr ❷ Herrn Peter Enders Frau Susanne Enders ❸ Beispielweg Ort ❹ Rechnung Nr ❺ ❻ Für meine im Januar 20.. durchgeführten Arbeiten berechne ich Malerarbeiten (132 qm à 3,00 /qm) ❼ 396,00 Abdeckung von Bodenflächen und Möbeln 50,00 Nettobetrag 446,00 ❽ zzgl. 19 % USt. ❾ 84,74 ❿ Rechnungsbetrag 530,74 Bitte zahlen Sie den Rechnungsbetrag bis zum auf mein Konto... vielen Dank! Hinweis: Gemäß 14b Abs. 1 Satz 5 UStG sind Sie als Privatperson verpflichtet, diese Rechnung 2 Jahre lang aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Anmerkungen: Erbringen Sie Werklieferungen sowie sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (z.b. Erstellen eines Rohbaus, Einbau von Fenstern und Türen, Installations- oder Maurerarbeiten Details im BMF-Schreiben vom , Az. IV A 5 S /04 / IV A

20 R Rechnungen, Pflichtangaben 5 S /04)? Dann gilt die Verpflichtung zur Rechnungsausstellung innerhalb von 6 Monaten unabhängig davon, ob Ihr Kunde ein Unternehmer oder eine Privatperson ist. Verstoßen Sie dagegen, kann das eine Geldbuße von bis zu nach sich ziehen. In der Rechnung müssen Sie einen Privatkunden darauf hinweisen, dass er sie 2 Jahre lang aufzubewahren hat. Ist der Kunde dagegen ein Unternehmer, der die Leistung für seinen Betrieb bezieht, entfällt dieser Hinweis. Denn für ihn gilt die allgemeine 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Rechnungen ( 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). 13. Rechnung, bei der Ihr Kunde die Umsatzsteuer zahlen muss Heizung und Sanitär Timo Konietzka Musterstraße 13, Ort ❶ Steuer-IDNr ❷ Elektromeister Christian Hilger ❸ Beispielweg Ort ❹ Rechnung Nr. 123 ❺ ❻ ❼ Für den im Januar 20.. erfolgten Einbau einer Heizung in Ihrem Privathaus in der Kellerstraße 20, Ort, berechne ich den vereinbarten Betrag von 1.000,00 ❽ Bitte zahlen Sie den Betrag bis zum auf mein Konto... vielen Dank! Hinweis: Auf diese Rechnung entfällt eine Umsatzsteuer von 19 %. ❾ Der Betrag ist wegen des Übergangs der Steuerschuldnerschaft gem. 13b Abs. 2 UStG von Ihnen direkt an Ihr Finanzamt zu zahlen.

21 Rechnungen, Pflichtangaben R Anmerkungen: In bestimmten Fällen müssen nicht Sie, sondern der Kunde die Umsatzsteuer abführen. Sie stellen also Ihre Rechnung netto ohne Umsatzsteuer. Die Vereinfachungsregelung für Kleinbetragsrechnungen ist dann nicht anwendbar. Diese Umkehr der Steuerschuldnerschaft gilt für bestimmte Leistungen ausländischer Unternehmer, für Inlandsumsätze, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen (z.b. Verkauf von bebauten und unbebauten Grundstücken) sowie für Werklieferungen und sonstige Leistungen im Baubereich ( 13b Abs. 1 Nr. 4 UStG). Betroffen von dieser Regelung sind Sie vor allem als Handwerker oder Subunternehmer (Details im BMF-Schreiben vom , Az. IV D 1 S /04). Voraussetzung ist, dass Ihr Kunde selbst Unternehmer ist und wie Sie nachhaltig Bauleistungen erbringt (Nachweis durch Vorlage einer Freistellungsbescheinigung nach 48b EStG). Die Umkehr der Steuerschuldnerschaft gilt sogar bei Bauleistungen für den Privatbereich des Leistungsempfängers (der hat dann aber keinen Vorsteuerabzug). Im Beispiel handelt es sich um eine Rechnung über Bauleistungen an einen anderen Bauunternehmer für dessen Privatbereich. Checkliste: So machen Sie alles richtig Wird keine Umsatzsteuer erhoben, weil Sie Kleinunternehmer sind? Dann weisen Sie in Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Sie können auf Ihren Status als Kleinunternehmer hinweisen, damit bei Ihren Kunden keine Fragen aufkommen. Ist Ihre Leistung von der Umsatzsteuer befreit (z.b. heilberufliche Leistung, Vermietung etc.)? Dann schlagen Sie keine Umsatzsteuer auf und geben in der Rechnung den Grund dafür an. Bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen geben Sie Ihre USt-IdNr. sowie die Ihres Kunden an.

22 R Rechnungen, Pflichtangaben Ansonsten: Berechnen Sie den Regelsteuersatz von 19 % es sei denn, Sie erbringen Lieferungen oder sonstige Leistungen, für die der ermäßigte Steuersatz von 7 % gilt. Berechnen Sie mehrere Positionen, für die derselbe Steuersatz gilt? Schlagen Sie auf den Netto-Betrag 19 % oder 7 % USt. auf. Berechnen Sie Positionen zu 19 % und zu 7 %? Dann führen Sie Netto-Entgelte, Steuersätze, Steuerbeträge und Brutto-Entgelte einzeln in der Rechnung auf. Nebenleistungen wie Porto, Versand, Auslagenersatz etc. unterliegen stets demselben Umsatzsteuersatz wie Ihre Hauptleistung. Rechnen Sie Teilleistungen ab? Ziehen Sie die in der Schlussrechnung wieder vom Gesamtbetrag ab. Rechnen Sie per Gutschrift ab? Dann hängt es vom Empfänger ab, ob Sie die Umsatzsteuer ausweisen dürfen. Geben Sie seine Steuernummer an. Handeln Sie mit Gebrauchtwaren, welche Sie ohne Vorsteuerabzug eingekauft haben? Dann wenden Sie beim Weiterverkauf die Differenzbesteuerung an, und weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Geben Sie in der Rechnung einen Hinweis darauf. Erbringen Sie Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück? Dann stellen Sie auch für Privatkunden immer eine Rechnung aus, und weisen Sie auf die Aufbewahrungspflicht von 2 Jahren hin. Ist Ihr Kunde zur Abführung der Umsatzsteuer verpflichtet? Dann dürfen Sie ihm nur eine Netto- Rechnung stellen. Das kann vor allem unter Bauunternehmern häufiger vorkommen.