Allgemeine Rechnungsanforderungen im Vereinigten Königreich

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1 Servicebereich Steuern / Merkblatt Dezember 2010 Allgemeine Rechnungsanforderungen im Vereinigten Königreich Rechnungen über Lieferungen und sonstige Leistungen müssen im Vereinigten Königreich besondere Anforderungen erfüllen. Die Erstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung liegt auch im Interesse des Rechnungsempfängers, weil die Berechtigung zum Vorsteuerabzug von der Einhaltung der nachfolgend beschriebenen Anforderungen abhängig ist. Dieses Merkblatt berücksichtigt die Erhöhung des Standardsteuersatzes der Umsatzsteuer zum auf 20%. Auf die Besonderheiten der Übergangsregelung wird im Schlussteil dieses Merkblatts eingegangen. 1. Grundlegende Rechnungsanforderungen im Vereinigten Königreich a) Formale Anforderungen an Umsatzsteuerrechnungen ( VAT invoices ) Übersteigt ein Brutto-Rechnungsbetrag den Wert von 250 (GBP), muss eine ordnungsgemäße Rechnung die folgenden Angaben enthalten: (Firmen-)Name, vollständige Anschrift und britische VAT-Registrierungsnummer des Rechnungsausstellers (Firmen-)Name und vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers fortlaufende Rechnungsnummer ( invoice number ) (gesonderter Rechnungsnummernkreis bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen für das Vereinigten Königreich wird empfohlen) Ausstellungsdatum der Rechnung ( invoice date ) Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung ( tax point ) Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung sowie Nettopreis pro Einheit Prozentsatz und Wert bei Entgeltminderung, wie z.b. Skonto oder Rabatt ( discount ) Gesamt-Nettobetrag Gesamt-Umsatzsteuerbetrag in Pfund Sterling mit Angabe des Umsatzsteuersatzes (20%, 5% bzw. 0%) Bei der Ausführung von Lieferungen und Leistungen kann im Vereinigten Königreich der Ausweis verschiedener Umsatzsteuersätze (20%, 5% bzw. 0%) erforderlich sein. In diesem Fall muss für jeden Steuersatz der Gesamt-Umsatzsteuerbetrag in britischer Währung Pfund Sterling (GBP) gesondert ausgewiesen werden. Ein Beispiel für eine ordnungsgemäße Rechnung ist im Abschnitt 4 dieses Merkblatts abgebildet. Unterschreitet ein Brutto-Rechnungsbetrag den Wert von 250 (GBP), so muss diese Rechnung (sog. less detailed VAT invoice ) lediglich die folgenden Angaben enthalten: vollständiger Name, Adresse und Umsatzsteuernummer ( VAT number ) des Rechnungsausstellers Datum der Lieferung oder der sonstigen Leistung ( tax point ) Beschreibung des Gegenstandes der Lieferung bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung anzuwendender Steuersatz (20%, 5% bzw. 0%) für jeden ausgewiesenen Steuersatz das Entgelt und den Steuerbetrag für die Lieferung oder die sonstige Leistung in einer Summe Seite 1

2 b) Rechnungsstellung in Fremdwährungen Wenn die Rechnung in einer Fremdwährung (z.b. in Euro) ausgestellt wird, muss zumindest der Gesamt- Umsatzsteuerbetrag auf der Rechnung in der britischen Währung Pfund Sterling nachrichtlich ausgewiesen werden. Alle anderen in der Rechnung aufgeführten Beträge können in einer fremden Währung angegeben werden. Die Wechselkurse für die Umrechnung des Umsatzsteuerbetrags in Pfund Sterling können britischen Tageszeitungen entnommen werden. Alternativ kann der offizielle monatliche Umsatzsteuer-Umrechnungskurs der britischen Finanzbehörde HM Revenue & Customs verwendet werden. Wird der Wechselkurs von HM Revenue & Customs verwendet, muss ein etwaiger Wechsel von Tageskursen zu Monatskursen bei der Behörde schriftlich beantragt werden. c) Sprache Rechnungen können in jeder Sprache ausgestellt werden. Die Finanzbehörde behält sich jedoch vor, Übersetzungen der Rechnungen zu verlangen. Die Übersetzungen müssen innerhalb von 30 Tagen vorgelegt werden können. d) Skontogewährung Das britische Umsatzsteuerrecht sieht bei Gewährung eines Abzugs für fristgerechte Zahlung ein Verfahren vor, das nicht mit der deutschen Skontoregelung verglichen werden kann. Wird einem Kunden ein Abzug für fristgerechte Zahlung in Aussicht gestellt ( discount for prompt payment ), so muss dieser Abzug bereits vorab als Rabatt aus der Kalkulation der Rechnung hervorgehen. Die Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Umsatzsteuer ergibt sich in diesem Fall aus dem um den Rabatt geminderten Nettobetrag der Rechnung. Die um den Rabatt geminderte Umsatzsteuer wird unabhängig davon geschuldet, ob der Kunde den Rabatt tatsächlich in Anspruch nimmt. Der Umsatzsteuerausweis muss in diesem Fall nicht berichtigt werden. Wird dem Kunden eine Ratenzahlung gewährt, findet diese Regelung allerdings keine Anwendung. Ein Beispiel für eine ordnungsgemäße Rechnung mit Gewährung eines Rabatts für fristgerechte Zahlung ist im Abschnitt 4 des Merkblatts abgebildet. e) Elektronische Übermittlung von Rechnungen Werden Rechnungen elektronisch versendet, müssen Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments stets gewährleistet sein und die Herkunft der Daten eindeutig nachvollzogen werden können. In der Praxis erfolgt die elektronische Übermittlung von Rechnungen meist unter Benutzung einer qualifizierten elektronischen Signatur. Hierbei handelt es sich um eine Art Siegel für digitale Daten, das sicherstellt, dass das elektronische Dokument von einer bestimmbaren (natürlichen) Person erstellt wurde. Die britische Finanzbehörde HM Revenue & Customs legt des Weiteren fest, dass beim Versenden von Rechnungen eine anerkannte Sicherheitstechnologie (z.b. http-s, SSL, S-MIME, FTP) verwendet werden muss. Darüber hinaus sind Rechnungsaussteller und -empfänger verpflichtet, alle Rechnungen in einem lesbaren Format zu speichern. Folgende Nachweise müssen auf Anfrage der britischen Finanzbehörde HM Revenue & Customs vorgelegt werden können: Nachweis über den Zeitpunkt der Erstellung der Rechnung Nachweis, dass keine Veränderung des Dokuments möglich ist bzw. Veränderungen am Dokument nachvollzogen werden können Nachweis, dass ein Duplikat der Rechnung nicht erstellt werden kann Nachweis, dass eine Wiederherstellung von verlorenen Rechnungen möglich ist Nachweis, dass eine Prüfungskette bzw. Buchungskontrolle zwischen dem elektronischen Rechnungssystem und dem betriebsinternen Auftragssystem besteht Seite 2

3 f) Aufbewahrungfrist von Rechnungen Alle ausgestellten und empfangenen Rechnungen müssen mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Dies gilt auch für die Speicherung von elektronisch erstellten Rechnungen. 2. Anforderungen an Gutschriften ( Credit Notes ) und Lastschriften ( Debit Notes ) Gutschriften bzw. Lastschriften müssen ergänzend bzw. abweichend von den im Abschnitt 1 dargestellten Rechnungsanforderungen noch folgende weitere Angaben enthalten: Grund für die Gutschrift bzw. Lastschrift (z.b. grundsätzlicher Fehler bei der Rechnungsstellung, Gewährung eines zusätzlichen Preisnachlasses, retournierte Ware, sonstige Reduzierung der Lieferung oder Leistung) die Bezeichnung Credit Note bzw. Debit Note und die Nummer der Gutschrift bzw. Lastschrift sowie Rechnungsnummer und Datum der zugrunde liegenden Rechnung der Gutschrift bzw. Lastschrift Hierbei ist zu beachten, dass die Gutschrift bzw. Lastschrift innerhalb eines Monats nach Entdeckung des Fehlers oder der Vereinbarung beider Parteien über die Minderung der zugrunde liegenden Rechnung auszustellen ist. Ein Beispiel für eine ordnungsgemäße Gutschrift ist im Abschnitt 4 des Merkblatts abgebildet. Wenn beide Parteien zustimmen, kann der Rechnungsempfänger eine Debit Note an den Leistenden über die Minderung ausstellen, wobei o.g. Anforderungen erfüllt werden müssen. 3. Entstehung der Umsatzsteuer ( Tax Point ) Bei der Besteuerung nach vereinbarten Entgelten entsteht die Umsatzsteuer im Vereinigten Königreich grundsätzlich mit der Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung. Sofern die Rechnungsstellung innerhalb von 14 Tagen nach Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung erfolgt ist, entsteht die Steuer mit dem Rechnungsdatum. Bei Anzahlungen, die ohne Rechnungserteilung vorgenommen werden, entsteht die Umsatzsteuer bereits dann, wenn der Anzahlungsbetrag beim Leistenden eingeht. Wurde über die Anzahlung zuvor eine ordnungsgemäße (Teilzahlungs-) Rechnung erstellt, so entsteht die Steuer zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung. Eine reine Zahlungsaufforderung ( request for payment ) kann nicht als ordnungsgemäße Rechnung angesehen werden. 4. Abzugsfähigkeit von Vorsteuerbeträgen Grundsätzlich sind Vorsteuerbeträge im Vereinigten Königreich nur abzugsfähig, wenn die Ausgabe betrieblich veranlasst ist. Ausnahmen für den uneingeschränkten Vorsteuerabzug bestehen z.b. für die folgenden Sachverhalte: a) Die Bewirtung von Geschäftskunden im Vereinigten Königreich ist grundsätzlich nicht abzugsfähig. Bewirtungs- und Übernachtungskosten von Arbeitnehmern im üblichen Rahmen sind hingegen abzugsfähig. Hier wird grundsätzlich zu einer Einzelfallprüfung geraten. b) Fahrzeugkosten, wie z.b. Treibstoff- und Reparaturkosten, sind nur voll abzugsfähig, wenn die private Verwendung des Fahrzeugs, auch durch Arbeitnehmer, ausgeschlossen ist. Vorsteuerbeträge aus der Anschaffung von Fahrzeugen sind grundsätzlich nur abzugsfähig, wenn eine private Nutzung des Fahrzeugs über die gesamte Nutzungsdauer ausgeschlossen ist. c) Geschenke an Geschäftskunden berechtigen grundsätzlich zum Vorsteuerabzug, wenn eine deutlich erkennbare betriebliche Veranlassung dafür besteht. Übersteigen Sachgeschenke an Geschäftskunden den Wert von 50 (inklusive britischer Umsatzsteuer) je Kunde innerhalb von zwölf Monaten, werden die Geschenke als unentgeltliche Wertabgabe mit dem Wiederbeschaffungswert der Umsatzsteuerbesteuerung unterworfen. Geschenke an Arbeitnehmer im üblichen Rahmen sind hingegen grundsätzlich abzugsfähig. Seite 3

4 5. Beispiele für ordnungsgemäße Ausgangsrechnungen und Gutschriften im Vereinigten Königreich a) Rechnung für eine Lieferung innerhalb des Vereinigten Königreichs Rechnung (Invoice) Rechnungsnummer: Leistungsdatum: Rechnungsdatum: Ort der Leistung: London/UK Menge Leistungsbeschreibung Nettobetrag Steuersatz 15 xxxxxx Preis pro Einheit: 200, ,00 20% 10 xxxxxx Preis pro Einheit: 100, ,00 20% VAT in Pfund Sterling (GBP): 680,39 Nettobetrag 4.000,00 VAT (20%) 800,00 Bruttobetrag 4.800,00 b) Rechnung für eine Lieferung innerhalb des Vereinigten Königreichs mit Gewährung eines Skonto Rechnung (Invoice) Rechnungsnummer: Leistungsdatum: Rechnungsdatum: Ort der Leistung: London/UK Menge Leistungsbeschreibung Nettobetrag Steuersatz 15 xxxxxx Preis pro Einheit: 200, ,00 20% 10 xxxxxx Preis pro Einheit: 100, ,00 20% Bei Zahlung innerhalb von 30 Tagen wird ein Skontoabzug in Höhe von 3% vom Nettobetrag gewährt. Gesamt-Nettobetrag 4.000,00./. Skonto 3% 120,00 Nettobetrag minus Skonto 3.880,00 VAT (20%) 776,00 Bruttobetrag bei Zahlung innerhalb 4.656,00 von 30 Tagen Bruttobetrag bei späterer Zahlung 4.776,00 VAT in Pfund Sterling (GBP): 659,98 Seite 4

5 c) Gutschrift für eine Lieferung innerhalb des Vereinigten Königreichs Gutschrift (Credit Note) Gutschriftsnummer: Ausstellungsdatum der Gutschrift: Bezug zur Rechnungnummer vom Grund für die Gutschrift: z.b. retournierte Ware Menge Beschreibung Nettobetrag Steuersatz 1 XXXX 1.000,00 20% VAT in Pfund Sterling (GBP): 170,10 Gesamt-Nettobetrag 1.000,00 VAT (20%) 200,00 Bruttobetrag der Gutschrift 1.200,00 6. Übergangsregelungen im Rahmen der Erhöhung des allgemeinen Umsatzsteuersatzes zum Grundsätzlich gilt für alle nach dem ausgeführten Lieferungen und sonstigen Leistungen im Vereinigten Königreich ein allgemeiner Umsatzsteuersatz von 20%, soweit kein ermäßigter Steuersatz zur Anwendung kommt. Die ermäßigten Steuersätze von 5% und 0% bleiben unverändert. Die Regelungen zur Entstehung der Umsatzsteuer ( tax points rules ) bleiben ebenfalls unverändert. Bei laufenden Leistungsverträgen, wie z.b. beim Leasing oder bei Bauleistungsverträgen, entsteht die Steuer mit Ausstellung der Rechnung. Wird das Entgelt vereinnahmt, bevor die Rechnung ausgestellt wird, entsteht die Steuer bereits mit der Vereinnahmung des Entgelts. Die entsprechenden Stichtage der Steuersatzänderung sind hierbei zu beachten. Allerdings räumt die britische Finanzbehörde in diesen Fällen bei der Bestimmung des Steuersatzes auch ein Wahlrecht ein. Nähere Einzelheiten hierzu finden Sie in unserem gesonderten Merkblatt über die Erhöhung des allgemeinen Umsatzsteuersatzes im Vereinigten Königreich zum Die Regelungen zum Vorsteuerabzug ändern sich grundsätzlich nicht. Jedoch besteht der Vorsteueranspruch nur bei Eingangsrechnungen mit dem Ausweis eines gültigen Umsatzsteuersatzes. Eine Überprüfung des richtigen Steuersatzausweises bei Eingangsrechnungen bleibt für die korrekte Geltendmachung des Vorsteueranspruchs daher unerlässlich. Mehr Informationen zu aktuellen umsatzsteuerlichen Themen im Vereinigten Königreich erhalten Sie unter: Deutsch-Britische Industrie- und Handelskammer Servicebereich Steuern Telefon: +44 (0) Telefax: +44 (0) tax@ahk-london.co.uk Website: Dieses Merkblatt wurde von der AHK London erstellt und dient nur Informationszwecken. Die Haftung für Aktualität, Vollständigkeit und Richtigkeit des Inhalts dieses kostenlosen Merkblattes ist ausgeschlossen. Nachdruck mit freundlicher Genehmigung der AHK London. Seite 5