Version: 4.5a SP2 Stand: Sichere digitale Archivierung. PraxisArchiv 4. CompuGroup Medical Deutschland GmbH

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1 Sichere digitale Archivierung PraxisArchiv 4 CompuGroup Medical Deutschland GmbH

2 Gebrauchsanweisung PraxisArchiv Stand: Version 4.5a SP2 / 11. April CompuGroup Medical Deutschland GmbH Maria Trost 21, D Koblenz Autor: Softwareintegration PraxisArchiv Die in diesem Handbuch dargestellten Beispiele, Patienten und Zahlenmaterialien sind frei erfunden. Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, auch die der Übersetzung, des Nachdruckes und der Vervielfältigung des Buches, oder Teilen daraus, sind vorbehalten. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Eigentümers unzulässig und strafbar. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (durch Fotokopie, Mikrofilm oder ein anderes Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Eigentümers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme gespeichert, verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Die Produkte der Firma CompuGroup Medical Deutschland GmbH unterliegen einer kontinuierlichen technischen Weiterentwicklung. Trotz all unserer Bemühungen die Produktdokumentation auf dem aktuellen Stand zu halten, kann diese Anleitung von der neuesten Produktspezifikation abweichen. Technische Änderungen, die nicht dieser Bedienungsanleitung entsprechen, sind deshalb vorbehalten. Insbesondere können bestimmte Funktionen lizenzbedingt nicht in allen Installationen verfügbar sein. PraxisArchiv wurde auf vielen unterschiedlichen Systemen erfolgreich getestet. Trotzdem können Fehler nicht ausgeschlossen werden. Die Firma CompuGroup Medical Deutschland GmbH haftet für keinerlei Schäden, die sich aus der Verwendung des Installationsdatenträger (CD-ROM) und der Software ergeben. Die verwendeten Handbuchordner stammen teilweise aus Restbeständen. Der Umwelt zuliebe werden wir diese erst aufbrauchen, so dass kein unnötiger Papiermüll entsteht.

3 Copyright-Hinweis: Adobe, Acrobat und Acrobat Reader sind entweder eingetragene Warenzeichen oder Warenzeichen von Adobe Systems Incorporated in den Vereinigten Staaten und/oder in anderen Ländern. Microsoft, MS, MS-DOS, Internet Explorer, Outlook, Windows, Windows Server, Windows Vista, Windows NT, Windows Live, Visual C++, SQL Server, DirectX und Active Directory sind entweder eingetragene Warenzeichen oder Warenzeichen der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und/oder in anderen Ländern. VMware, das VMware "Rahmen"-Logo und das Design, Virtual SMP und VMotion sind in den USA und/oder in anderen Ländern eingetragene Marken oder Marken ("Marken") von VMware. FRITZ!fax ist eine gesetzlich geschützte Marke der AVM GmbH. Nero ist ein eingetragenes Warenzeichen der Nero AG. DICOM ist ein eingetragenes Warenzeichen der NEMA (National Electrical Manufacturers Association ). Alle anderen Produkt- und Firmennamen sind Marken der jeweiligen Inhaber.

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5 Inhalt Lebensdauer 1 Zweckbestimmung 1 Zweckbestimmung der PraxisArchiv Software Version 4.5:...1 Anwenderkreis der PraxisArchiv Software Version 4.5:...2 Hinweise zur Zweckbestimmung der PraxisArchiv Software Version 4.5:...2 Allgemeines zu PraxisArchiv 10 Was ist PraxisArchiv?...10 Die PraxisArchiv-Highlights auf einen Blick...11 Neues in PraxisArchiv ab Version Was ist neu?...12 Aufbau des Handbuches...13 Informationen suchen...13 Notationen...13 Hinweise zur Mausbedienung...13 Verweise...14 Namen von Eingabefeldern...14 Tastenkombinationen...14 Schaltflächen...15 Besondere Hinweise...15 Symbolleiste...15 Systemanforderungen...15 PraxisArchiv-Server...16 PraxisArchiv-Client...17 PraxisArchiv Client Aufnahmeplatz...17 PraxisArchiv-Einplatz...18 DICOMViewer Befundung 2.10 *, MedicalDisc lokal *..19 PraxisArchiv-Terminalserver...20 Festplatte...20 Weitere Hardware...20 Software...21 Installation...21 Datensicherung...21 Automatischer Brennvorgang...22 Einführung in PraxisArchiv PraxisArchiv 4 24 Inhalt v

6 Allgemeines zur Einführung in PraxisArchiv...24 Programmsteuerung...24 Integration von PraxisArchiv...24 Programmsteuerung...25 PraxisArchiv starten...25 PraxisArchiv Bildschirmaufbau...25 Menüs...26 Kontextmenü...26 Tooltipps...27 PraxisArchiv beenden...27 Integration von PraxisArchiv...27 Recherchieren...27 Erfassen...27 Patientenauswahl/ Suche...28 Benutzerverwaltung 31 Allgemeines zur Benutzerverwaltung...31 Neuen Benutzer anlegen...33 Benutzeridentifikation/ Workflow...33 Ändern eines Benutzers...34 Rechte verwalten...34 Archivnamen ändern...36 Archivarten 38 Allgemeines zu den Archivarten...38 Bildarchiv...39 Verwaltungsarchiv...40 Patientenakte...40 Verwaltung der Archive...40 Änderung der Archivbezeichnung...41 Oberfläche 42 Allgemeines zur Oberfläche...42 Menü und Titelleiste...42 Symbolleiste...43 Navigationsleiste...44 Trefferliste...44 Temporäre Markierung zuweisen und entfernen...49 Optische Orientierung mittels Cursorbalken...50 Minibildansicht...50 Dokumentenfenster...51 Statusleiste...52 Symbolleiste 53 Allgemeines zur Symbolleiste...53 Programm beenden...54 vi Inhalt Sichere digitale Archivierung

7 Recherche...54 Bildaufnahme...54 Dokument bearbeiten/ Vollbildansicht...54 Eigenschaften des Dokumentes bearbeiten...55 Drucken mit der Microsoft-Word Druckvorlage...57 Drucken (direkt auf den Drucker)...58 Versand per Versand per Fax...58 Export von Dokumenten...58 Dokumentenanzeige über externen Viewer...59 Zwischenablage...60 Dokumente anordnen...60 Ansicht 62 Allgemeines zur Ansicht...62 Ansicht 1 Dokument...62 Ansicht 2 Dokumente untereinander...63 Ansicht 2 Dokumente nebeneinander...63 Ansicht 4 Dokumente...63 Fenstereinstellung zurücksetzen...63 Individuelle Anordnung...64 Einstellung der Oberfläche...65 Patientendaten...65 Auswahl des Dokumentenfensters...66 Auffrischen der Anzeige...66 Aktuelles Dokument auswählen...67 Recherche 68 Allgemeines zur Recherche...68 Textsuche-Suchmodi...72 Stammdatenverwaltung...74 Vollbildansicht 77 Allgemeines...77 Objekte anzeigen...77 Versionen wählen...78 Seite auswählen...79 Bearbeitung...79 Lage eines Objekts im Vollbild ändern...79 Ansicht im Vollbild ändern...79 Annotationen...83 Distanzmessung...83 Winkelmessung...84 Zeichnen im Bild...85 Zeichnungselemente korrigieren...88 Originalbild wiederherstellen...89 PraxisArchiv 4 Inhalt vii

8 Änderungen speichern...89 Kopieren im Vollbild...89 Drucken...89 Vollbild schließen...90 Darstellung anderer Dokumentenarten...90 Texte darstellen...90 Filme darstellen...90 Datenquellen 92 Allgemeines zu Datenquellen...92 Datenquellen anlegen und bearbeiten...93 Datenquelle anlegen...94 Datenquelle ändern...95 Datenquelle löschen...96 Namen der Datenquelle umbenennen...96 Ansicht der Datenquellen...97 Datenquellen-Name ist bereits vergeben...97 Datenquelle einrichten...98 Einrichtung Autoimport...98 Einrichtung Dateisystem Einrichtung DEXIS Einrichtung Scanner Festlegen von Scannereinstellungen Einstellung löschen Einrichtung SIDEXIS Einrichtung Trophy Einrichtung Video Framegrabberkarten Anlegen der Datenquelle Video Einstellungen der Video-Datenquelle Der Fußschalter Einrichtung VixWin Einrichtung Zwischenablage VDDS-media DICOM Integration DICOM Worklist DICOM-Archivierung (DICOM-Store) PraxisArchiv-Farbdrucker Weitere Datenquellen Bildaufnahme und Ablage 132 Allgemeines zur Bildaufnahme Datenquelle auswählen Bild aufnehmen Bildaufnahme über Autoimport Bildaufnahme über Dateisystem viii Inhalt Sichere digitale Archivierung

9 Bildaufnahme über DEXIS Bildaufnahme über TWAIN-Datenquelle Bildaufnahme über SIDEXIS Bildaufnahme über Trophy Bildaufnahme über Video Serien als Einzeldokument Bildaufnahme als Videosequenz ohne / mit Ton Bildaufnahme über VixWin Bildaufnahme aus der Windows-Zwischenablage Bildaufnahme über den PraxisArchiv-Farbdrucker Bilddaten ablegen Auswahl der Datenquelle Ablegen Verwerfen Folgeseiten Abbrechen Ausgewählte Datenquelle bearbeiten Ablage Pflege der Kategorien Drucken 161 Drucken von Objekten Drucken mit Microsoft Word Schnelldruck (unter Umgehung von Microsoft Word) Drucken in der Vollbildansicht Dokumente drucken Beschriftung der Druckausgabe Wordvorlagen 170 Allgemeines zu Wordvorlagen Drucken mit Vorlagen Verwaltung der Vorlagen Bearbeitung der Vorlagen Patientendaten - Token Grundfunktionen Bilder - Token Grundfunktionen PraxisArchiv-Briefdruck Daten einfügen von WordX-Dialog Aktuelles Dokument ins PraxisArchiv ablegen Info über PraxisArchiv-Briefdruck Kommunikation 182 Allgemeines zur Kommunikation PraxisArchiv 4 Inhalt ix

10 Versand von s Bearbeitung empfangener s Fax Senden von Faxen Gesendete Faxe Archivierung von Fax-Seiten Dateien Importieren von Dateien Extras 192 Röntgenbild-Lampe Überprüfung des Befundmonitors Starten externer Programme Einstellungen AIS- Arztinformationssystem Ansicht Bilder Dokumente Minibilder Import und Export von Dokumenten 201 Allgemeines zum Import und Export Import von s Import von Faxen Import von Dateien Archiv-Export Exportieren von Dateien Update einspielen 208 Allgemeines zum Update einspielen Server-Update Client-Update Hilfe 209 Allgemeines zur Hilfe Online-Hilfe Fragen an die PraxisArchiv-Hilfe Handbuch im PDF-Format (Adobe Acrobat Reader) Info über PraxisArchiv Wie wird es gemacht 212 Häufig gestellte Fragen Anhang 216 Allgemeines zum Anhang x Inhalt Sichere digitale Archivierung

11 Patientendaten - Token Grundfunktionen Besondere Patientendaten - Token Erweiterte Funktionen Alternativ - Token Format-Token Bilder - Token Grundfunktionen Erweiterte Funktionen Glossar 221 Archivierung Arztinformationssystem/ AIS CD-R CD-ROM Datenquelle Datensicherung Dedizierter Server Drag & Drop Dropdown-Menü Gammakorrektur Grabben Kontextmenü Layer Pixel Pulldown-Menü Short-Cuts Terminalserver Thin Clients Token Tooltipp TWAIN Zahnarztinformationssystem/ ZIS Index PraxisArchiv Inhalt xi

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13 Lebensdauer Die Lebensdauer dieser PraxisArchiv Version wird vom Hersteller mit 2 Jahren ab Auslieferungsdatum festgelegt. Nach Ablauf dieser 2 Jahre behält sich der Hersteller das Recht vor, für diese PraxisArchiv Version den Support nach eigenem Ermessen weiter aufrecht zu erhalten. Zweckbestimmung Zweckbestimmung der PraxisArchiv Software Version 4.5: Mit der PraxisArchiv Software Version 4.5 erhält ein Softwareanwender die Möglichkeit, die von Datenquellen, die an das PraxisArchiv softwaretechnisch angebunden sind, aufgezeichneten Objekte/Dokumente langzeitig und revisionssicher zu archivieren. Zu den Objekten/Dokumenten, die im PraxisArchiv archiviert werden können, zählen: Textdateien (z.b. aus: Word, , etc.) Tabellenkalkulationen (z.b. aus: Excel, etc.) Bilddateien aus Videoquellen (z.b. von: Sonografie, Endoskopie, intraorale/ extraorale Kameras, etc.) Digitale Röntgenaufnahmen (z.b. von intraoralen/extraoralen röntgenbildgebenden Systemen,etc.) Eingescannte reflekive / transmitive Medien (z.b.: von Ausdrucken, Röntgenfilmaufnahmen, etc.) DICOM-Bildobjekte Die PraxisArchiv Software Version 4.5 ermöglicht dem Anwender die zuvor archivierten Objekte/Dokumente der Datenquelle zur Betrachtung auf verschiedenartige Weise anzuzeigen, wenn die Datenquelle ein PraxisArchiv 4 Lebensdauer 1

14 Objekt/Dokument in einem standardisierten Dateiformat für die Archivierung zur Verfügung gestellt hat, das von der PraxisArchiv Software dargestellt werden kann. Nicht standardisierte Dateiformate von Objekten/Dokumenten, die von einer Datenquelle im PraxisArchiv archiviert wurden, werden für ihre Anzeige von der PraxisArchiv Software in Kopie an die entsprechende Datenquelle wieder zurückübergeben. Die PraxisArchiv Software Version 4.5 selbst ist nicht dazu bestimmt, eine primäre Befundung an archivierten Objekten/Dokumenten durchzuführen, die von einer Datenquelle (z.b. digitale Röntgenaufnahmen, etc.) stammen, für die vom Gesetzgeber für die Durchführung einer Befundung besondere Anforderungen gelten (z.b.: RöV, SV-RL, QS-RL etc.). Der Anwender hat die Möglichkeit, ein archiviertes Objekt/Dokument in Kopie in der entsprechenden Datenquelle wieder zu öffnen und mit der Originalsoftware zu befunden. Anwenderkreis der PraxisArchiv Software Version 4.5: Das Softwareprodukt PraxisArchiv Software Version 4.5 ist primär für Ärzte, Zahnärzte und andere im Gesundheitswesen tätige Personen mit der erforderlichen Fach- und Sachkenntnis bestimmt. Bei Objekten/Dokumenten, die den Bestimmungen der Röntgenverordnung (RöV) unterliegen und mit Hilfe einer Datenquelle erfasst werden, um in der PraxisArchiv Software Version 4.5 archiviert zu werden, wird vom Softwareanwender angenommen, dass es sich um Personen mit der erforderlichen Fachkunde oder den Kenntnissen im Strahlenschutz nach der RöV handelt, denen die besonderen Anforderungen an diese Objekte/Dokumente bekannt sind. Hinweise zur Zweckbestimmung der PraxisArchiv Software Version 4.5: 1 Datenquellen im PraxisArchiv Datenquellen sind die von Fremdanbietern über eine Softwareschnittstelle an das PraxisArchiv angebundene, PC-interne und/oder -externe Geräte/Produkte mit einer eigenständigen Erfassung- und Bearbeitungssoftware (z.b. Röntgen- und/oder Video- Aufnahmesysteme, Scanner etc.) sowie andere Softwareprodukte, die zur Erstellung von Objekten/Dokumenten dienen und die zum Zwecke der Archivierung/Speicherung der PraxisArchiv Software bereitgestellt werden. Die Datenquellen sind kein Bestandteil der PraxisArchiv Software. 2 Inhalt Sichere digitale Archivierung

15 Handelt es sich bei einer Datenquelle eines Fremdanbieters um ein Medizinprodukt, das den Bestimmungen des Medizinproduktegesetzes respektive der Richtlinie 93/42/EWG bzw. 2007/47/EG über Medizinprodukte entsprechen muss und wird dieses Medizinprodukt über die Datenquellen - Softwareschnittstelle an die PraxisArchiv Software angebunden, so werden durch diesen Schritt nicht die geltenden rechtlichen Anforderungen für das entsprechende Medizinprodukt eines Fremdanbieters auf die PraxisArchiv Software übertragen. Ist der Zweck einer Datenquelle Objekte für die Befundung zu erstellen und wird diese Datenquelle über eine TWAIN-Schnittstelle und/oder eine andere proprietäre Schnittstelle, die nur der Erstellung - aber nicht dem Aufruf von gespeicherten Objekten dient - an die PraxisArchiv Software softwaretechnisch angebunden, so muss vom fachkundigen Anwender stets beachtet werden, dass diese Objekte immer in der entsprechenden Schnittstellensoftware vor der Archivierung in der PraxisArchiv Software befundet werden müssen. Die Bekanntgabe aller kompatiblen Datenquellen im PraxisArchiv erfolgt in der Gebrauchsanweisung der PraxisArchiv Software. Eine mündliche Auskunft über die Kompatibilität einer bestimmten Datenquellen in der PraxisArchiv Software wird vom zuständigen Vertriebs- und Servicepartner erteilt. 2. Elektronische Langzeitarchivierung Man spricht von elektronischen Langzeitarchivierung, wenn die Informationen mindestens 10 Jahre aufbewahrt und zugreifbar gehalten werden [ siehe: ] o Der Anwender der PraxisArchiv Software wird in der Gebrauchsanweisung angehalten: die tägliche Datensicherung seines PraxisArchiv-Servers durchzuführen (z.b. auf Bandlaufwerkmedien), die Datensicherung an jedem Tag auf einem anderen Datensicherungsmedium durchzuführen, die Medien der Datensicherung nicht an einem einzigen Ort aufzubewahren und die Datensicherungen stets unter Verschluss gegen unerlaubten Zugriff aufzuheben. o Die PraxisArchiv Software bietet die Möglichkeit, die in einem verschlüsselten Ablageformat archivierten Objekte/Dateien und Datenbankeinträge zusätzlich auch auf externe Datenträger (z.b. CDROM, externe Festplatten, etc.) in einer in sich abgeschlossenen archivierten Form in Kopie auszulagern. o In der Gebrauchsanweisung wird der Anwender darauf hingewiesen, dass das Brennen der in einem verschlüsselten Ablageformat archivierten Objekte/Dateien und Datenbankeinträge auf einem PraxisArchiv 4 Zweckbestimmung 3

16 optischen Wechseldatenträger eines Herstellers erfolgen sollte, der eine Langzeitarchivierung von Objekten/Dokumenten auf seinen Datenträgern zusichert (z.b. CD-R Medien mit einer Lebensdauer von 100 Jahren und mehr). Ferner wird der Anwender in der Gebrauchsanweisung darauf hingewiesen, die auf den Wechseldatenträgern archivierten Daten in regelmäßigen Abständen nochmals umzukopieren, um auf diese Weise zusätzlich einem möglichen Datenverlust entgegenzuwirken. Der Anwender wird in der Gebrauchsanweisung auch darauf aufmerksam gemacht, die externen Datenträger, auf denen sich die in einem verschlüsselten Ablageformat archivierten Objekte/Dateien und Datenbankeinträge befinden, an einem anderen Ort (z.b. zuhause und nicht in der Praxis) sicher aufzubewahren, an dem diese Datenträger vor unautorisiertem Zugriff, UV-Lichteinstrahlung, Feuchtigkeit und hohen Temperaturschwankungen geschützt sind. o Aus den auf den externen Datenträgern archivierten Objekten/Dokumenten kann der Anwender nach einem vollständigen Datenverlust auf einem Archivserver oder bei einer Neuinstallation eines Archivservers den ursprünglichen Datenbestand bis zum letzten archivierten Datenträger wiederherstellen lassen, wenn alle externen Datenträger zuvor korrekt archiviert und aufbewahrt wurden. o Es ist auch möglich nur den Datenbestand eines bestimmten Zeitraums der Archivierung aus den archivierten externen Wechseldatenträgern wiederherzustellen. o Ein abgeschlossener Softwarepflegevertrag für die PraxisArchiv Software sichert dem Anwender regelmäßige Softwareupdates zu, die technische Neuentwicklungen und neue rechtliche Bestimmungen jeweils berücksichtigen. 3. Revisionssichere elektronische Archivierung Vom Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. (VOI) wurden folgende Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung aufgestellt [siehe: ]: 3.1 Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden Das PraxisArchiv bietet dem Anwender keine integrierten Softwarefunktionen, die es ihm gestatten, die zuvor archivierten Objekte/Dokumente zu verändern oder gar physikalisch von einem Datenträger zu löschen. Objekte/Dokumente, die im PraxisArchiv bearbeitet und abgespeichert werden, wirken sich nie auf die ursprünglich archivierten 4 Inhalt Sichere digitale Archivierung

17 Objekt/Dokumente aus, sondern werden stets als eigenständige Objekte/Dokumente (sog. Layer) zu den Originalen (unbearbeitete Objekt/Dokumente) gespeichert. Alle Objekte/Dokumente, die direkt von einer Datenquelle im PraxisArchiv archiviert wurden und unbearbeitet sind, tragen zur Kennung die Bezeichnung Original. Die archivierten Objekte/Dokumente im PraxisArchiv liegen in einem verschlüsselten Ablageformat vor, die wiederum mit den Inhalten einer verschlüsselten Datenbank des PraxisArchivs verknüpft sind. Der Anwender hat somit auch außerhalb der Softwarefunktionalität des PraxisArchivs keine Möglichkeit, die archivierten Objekte/Dokumente mit den üblichen Softwareanwendungen darzustellen oder zu verändern. 3.2 Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen Alle Objekte/Dokumente, die von einer Datenquelle vom PraxisArchiv archiviert werden, werden zuvor lokal an der jeweiligen Workstation zwischengespeichert, bis der Vorgang der Archivierung auf dem entsprechenden Archivserver erfolgreich abgeschlossen wurde. Wurden erfasste/erstellte Objekte/Dokumente in einer Datenquelle gespeichert und erfolgt danach eine Unterbrechung der Archivierung auf dem Archivserver (z.b. durch Systemabsturz der entsprechenden Workstation), so meldet das PraxisArchiv dem Anwender nach der Wiederherstellung der Funktion der entsprechenden Workstation, dass sich lokal noch gespeicherte Objekte/Dokumente befinden, die noch auf den Archivserver zur Archivierung übertragen werden müssen. Durch Bestätigung dieser Meldung und die Eingabe einiger erforderlicher Parameter durch den Anwender wird der Archivierungsvorgang dieser Objekte/Dokumente abgeschlossen. Alle im PraxisArchiv archivierten Objekte/Dokumente und die dazugehörigen Einträge in der Datenbank erhalten eindeutige Kennungen, über die die archivierten Objekte/Dokumente wieder identifiziert werden können. 3.3 Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein Durch die eindeutige Kennzeichnung der archivierten Objekte/Dokumente und der dazugehörigen Einträge in der Datenbank können alle Objekte/Dokumente wieder gefunden werden. Die PraxisArchiv Software bietet zur Datenbankabfrage der archivierten Objekte/Dokumente eine Suchfunktion mit mehreren durch den Anwender PraxisArchiv 4 Zweckbestimmung 5

18 kombiniert wählbaren Suchkriterien, die ein gezieltes und schnelles Auffinden der archivierten Dokumente ermöglicht. Da die PraxisArchiv Software in der Regel auch mit einem AIS oder ZIS verbunden ist, kann der Anwender durch die Auswahl eines entsprechenden Patienten in einem AIS/ZIS direkt zu den archivierten Objekten/Dokument im PraxisArchiv navigieren. 3.4 Es muss genau das Dokument wieder gefunden werden, das gesucht worden ist Siehe Punkt Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können Durch die Möglichkeit, die archivierten Objekte/Dokumente auch auf externen Datenträgern auszulagern und durch entsprechende Hinweise für den Anwender zum sicheren Umgang mit den archivierten Objekten/Dokumenten in der Gebrauchsanweisung, wird diese Anforderung vom PraxisArchiv erfüllt. Siehe Hinweise unter Punkt 2 Langzeitarchivierung 3.6 Jedes Dokument muss zeitnah wieder gefunden werden können Die Suchfunktion der PraxisArchiv Software gestattet dem Anwender archivierte Objekte/Dokumente schnell wieder zu finden Die auf externen Wechseldatenträgern archivierten Objekte/Dokumente können durch die PraxisArchiv Software wieder rekonstruiert werden. (siehe Punkt 2) 3.7 Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist Siehe Punkt Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist Die auf externen Wechseldatenträgern archivierten Objekte/Dokumente können durch die PraxisArchiv Software wieder rekonstruiert werden. (siehe Punkt 2) Vor einer Migration auf neue Plattformen, Medien und Softwareversionen werden die Anwender in der Gebrauchsanweisung und einem Updateanschreiben angewiesen, zuvor eine komplette Datensicherung der 6 Inhalt Sichere digitale Archivierung

19 PraxisArchiv Software und anderer Softwarekomponenten vorzunehmen, um im Falle eines Installationsproblems den Ursprungszustand wiederherstellen zu können. Die Migration auf neue Plattformen und Medien wird in der Regel durch speziell geschulte Vertriebs- und Servicepartner durchgeführt. Die Voraussetzungen für Plattformen, Medien und Komponenten bei einer Migration der PraxisArchiv Software sind in der Gebrauchsanweisung des PraxisArchivs durch den Hersteller festgelegt. 3.9 Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen Die PraxisArchiv Software weist eine sog. Benutzerverwaltung / Administration auf, mit der ein Administrator in der PraxisArchiv Software durch die Vergabe von persönlichen Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) die Zugangsbeschränkung zu dieser Software regeln kann. Mit den persönlichen Zugangsdaten kann der Administrator auch die Berechtigung zur Ausführung bestimmter Funktionen innerhalb der PraxisArchiv Software steuern. Damit führen Anwender im PraxisArchiv nur die Funktionen aus, die Ihnen gemäß ihrer Aufgabenerfüllung vom Administrator gestattet werden. In der Gebrauchsanweisung wird der Anwender darauf hingewiesen, stets aktuelle Antivirensoftware zu installieren und regelmäßig alle seine Rechner einer Virenprüfung zu unterziehen. 4. Zertifizierung der Revisionssicherheit von elektronischen Archivsystemen Die Überprüfung der Einhaltung der Vorgaben und die Zertifizierung von elektronischen Archivsystemen, bzw. in kaufmännische Anwendungen oder Dokumentenmanagement integrierte Archivkomponenten, erfolgt in der Regel durch Wirtschaftsprüfer beim Anwender vor Ort. [siehe: ] Allgemein gültige Zertifizierungen für die Revisionssicherheit einzelner Hardware- oder Softwaresysteme gibt es nicht, da der individuelle Einsatz beim Anwender, die Ordnungsmäßigkeit des gesamten Verfahrens, die Qualität der Informationen und Prozesse sowie der sichere Betrieb Bestandteil der Revisionssicherheit sind. [siehe: ] PraxisArchiv 4 Zweckbestimmung 7

20 o Durch diese Regelung stellt somit der Hersteller der PraxisArchiv Software fest, dass die PraxisArchiv Software nie alleine eine vollständige revisionssichere elektronische Archivierung zusichern kann, da sich der Prozess der revisionssicheren elektronischen Archivierung aus mehreren Bestandteilen während des Betriebs zusammensetzt, in den auch der Anwender der PraxisArchiv Software mit speziellen individuellen von ihm festgelegten, niedergeschriebenen und verifizierbaren Verfahrens- und Arbeitsanweisung im Rahmen des Qualitätsmanagement eingebunden ist, die die Ordnungsmäßigkeit des gesamten Verfahrens der revisionssicheren elektronischen Archivierung während des Betriebs sicherstellen. 5. Elektronische Signatur Die Funktionalität einer qualifizierten elektronischen Signatur für die in der PraxisArchiv Software archivierten Objekte/Dokumente befindet sich zurzeit in der Entwicklung und steht demnächst den PraxisArchiv Anwendern zur Verfügung. 6. Erforderliche Eingabe von Zahnnummern bei der Archivierung von digitalen intraoralen Röntgenaufnahmen im PraxisArchiv Eine ZIS-Software kann nur dann korrekt Leistungen zu den im PraxisArchiv archivierten digitalen intraoralen Röntgenaufnahmen über die VDDS-Media Schnittstelle erstellen, wenn den intraoralen Röntgenaufnahmen vor der Archivierung eindeutige Zahnnummern zugeordnet wurden. Einige externe Bilddatenquellen, die an das PraxisArchiv angebunden sind, bieten bei bestimmten zusammengesetzten intraoralen Röntgenaufnahmen (z.b. bei Bissflügel- oder Statusaufnahmen) dem Anwender nicht die Möglichkeit bereits bei oder nach der Erfassung der Röntgenaufnahmen eine entsprechende Zuordnung von Zahnnummern vorzunehmen! In diesen Fällen bietet Ihnen das PraxisArchiv die Möglichkeit, die fehlenden (ggf. auch unkorrekten) Zahnnummern bei intraoralen Röntgenaufnahmen entsprechend vor der Archivierung nachzupflegen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor: Vergewissern Sie sich im Ablagedialog, ob im Bereich Zahnnummer ein Zahlenwert für die aktuell dargestellte intraorale Röntgenaufnahme angezeigt wird und ob dieser Wert korrekt ist. Sollte im Bereich Zahnnummer kein Zahlenwert stehen oder der Zahlenwert inkorrekt sein, so korrigieren Sie bitte diesen Zahlenwert. Den Eintrag oder die Korrektur der Zahnnummer können Sie entweder über 8 Inhalt Sichere digitale Archivierung

21 die Tastatur als Zahlenwert eingeben oder mit Hilfe der Maus, wenn Sie im Zahnschema auf entsprechenden Zähne klicken. Alle selektierten Zahnnummern zu einer intraoralen Röntgenaufnahme werden im Zahnschema farblich gekennzeichnet und die entsprechenden numerischen Werte im Bereich Zahnnummer angezeigt. (Bemerkung: Sie können an dieser Stelle auch die Expositionsparameter [kv, ma und s] für diese Röntgenaufnahme nachtragen). Haben Sie die Eingabe oder Änderung der Zahnnummer vorgenommen, so klicken Sie bitte für die Archivierung des Nachfolgedokumentes in dieser zusammengesetzten intraoralen Röntgenaufnahme dann auf die Schaltfläche Nächstes und nehmen den Eintrag für die dazugehörige Zahnnummer entsprechend vor. Verfahren Sie in dieser Weise, bis sie allen intraoralen Röntgenaufnahmen, die auf dieser Weise zusammengesetzt wurden, die entsprechende Zahnnummer und ggf. auch die Expositionsparameter zugeordnet haben. 7. Eintrag des Archivierungsdatums bei einem archivierten Objekt nach einem Ur-Lauf einer externen Datenquelle Wenn Sie externe Datenquellen einsetzen, die Dokumente, ohne eine Anbindung an das PraxisArchiv bisher selbst speichern, so haben Sie beim PraxisArchiv die Möglichkeit für viele verschiedene Bilddatenquellen die dort gespeicherten Dokumente mit Hilfe eines service- und kostenpflichtigen Ur-Laufs nachträglich im PraxisArchiv zu archivieren. Sie können den Komfort des PraxisArchivs auf diese Weise für diese Dokumente nutzen und kommen den unterschiedlichen Anforderungen der gesetzlich geregelten Aufbewahrungs- und Verfügbarkeitsfristen auch in den Fällen nach, wenn bestimmte Datenquellen oder deren Hersteller zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr präsent sind. Informationen zu den externen Datenquellen und ihren Dokumenten, die mit Hilfe eines Ur-Laufs im PraxisArchiv archiviert werden können erfahren Sie in dieser Gebrauchsanweisung oder bei Ihrem Vertriebs- und Servicepartner. Nach dem Ur-Lauf für eine externe Datenquelle bleibt das Erstellungsdatum bei jedem einzelnen Dokument der externen Datenquelle unverändert erhalten! Das PraxisArchiv verfügt für jedes archivierte Dokument über eine weitere Datumskennung das Archivierungsdatum. Das Archivierungsdatum ist das Datum an dem ein Dokument im PraxisArchiv archiviert wurde. Das Archivierungsdatum kann ggf. auch nach einem Erstellungsdatum liegen, falls ein erstelltes digitales Dokument "aus der Vergangenheit" zu einem späteren Zeitpunkt im PraxisArchiv archiviert wurde. PraxisArchiv 4 Zweckbestimmung 9

22 Bei einem Ur-Lauf wird das Archivierungsdatum bei allen Dokumenten einer externen Datenquelle auf das Datum gesetzt, an dem der Ur-Lauf durchgeführt wurde also dem Zeitpunkt, an dem diese Dokumente zum Ersten Mal archiviert wurden. 8. Allgemeines PraxisArchiv ist nicht dazu bestimmt, automatisiert und ohne die erforderliche Fach- und Sachkenntnis medizinische Entscheidungen zu treffen oder Maßnahmen für und während Behandlungen von Patienten zu ergreifen! PraxisArchiv ist kein Medizinprodukt im Sinne der EU Richtlinie 93/42/EWG, die zuletzt durch die Richtlinie 2007/47/EG geändert wurde. Allgemeines zu PraxisArchiv Was ist PraxisArchiv? Unübersichtliche Aktenordner und die Regale platzen aus allen Nähten? Wer kennt es nicht das leidige Archivierungsproblem? Mit PraxisArchiv können alle bei Ihnen anfallenden Dokumente, Ultraschallund Endoskopieaufnahmen, Bilder aus sämtlichen Videoquellen als Objekte digital archiviert werden. Das bedeutet für Sie, dass Sie die Daten obwohl archiviert blitzschnell wieder auffinden werden! Die Speicherung erfolgt durch dokumentenechte Langzeitarchivierung platzsparend auf optischen Medien. Zur Abrundung der Bürofunktionen in PraxisArchiv steht der Versand und Empfang von Faxen und s sowie die Briefschreibung über Microsoft Word zur Verfügung. Im Mail-Eingang wird patientenübergreifend der Posteingang angezeigt. Die eingehenden Mails können anschließend einem Patienten zugeordnet werden. Auf dieselbe Weise können Sie digitale Faxe verwalten. Bei PraxisArchiv ist großer Wert auf leichte Bedienbarkeit und eine übersichtliche Bildschirmoberfläche gelegt worden. In engem Kontakt zu Spezialisten aus unterschiedlichen Berufszweigen und fachkompetenten Vertriebspartnern wurde eine Lösung entwickelt, die unter den Betriebssystemen Windows 2000, XP sowie 2003 Server einsetzbar ist. Selbstverständlich ist das Programm mehrplatzfähig, was ein dezentrales Suchen und Auswerten von jedem Arbeitsplatz aus erlaubt. 10 Inhalt Sichere digitale Archivierung

23 PraxisArchiv ist die integrative Software zur elektronischen Archivierung aller nicht von der Praxisverwaltungssoftware verwalteten Bilder und Dokumente Ihr bequemer Einstieg in die papierlose Praxis. Mit PraxisArchiv können Sie Aufnahmen digitaler Röntgensensoren sowie intra- und extraoraler Kameras direkt erfassen, bearbeiten und effektiv archivieren. Selbst wenn Sie mal die Aufnahmegeräte wechseln, die alten Dokumente sind einheitlich in PraxisArchiv archiviert. Auch Dokumente, wie z.b. Bestellungen, Korrespondenz, Laborrechnungen, lassen sich schnell und einfach per Scanner oder direkt aus dem Abrechnungsprogramm erfassen. Das bedeutet: alle so digitalisierten Informationen werden nur noch einmal erfasst und in PraxisArchiv gespeichert. Mit PraxisArchiv erhalten Sie blitzschnell Einblick in alle archivierten Unterlagen. An allen Arbeitsplätzen kann gleichzeitig auf ein und dasselbe Dokument zugegriffen werden. Lange und teure Suchzeiten gehören somit der Vergangenheit an. Die Daten und Dokumente werden auf kleinstem Raum gespeichert: DIN A 4-Seiten passen z.b. auf eine einzige CD. Zusammen mit einem Medien- Brenner für optische Informationsträger erhalten Sie einen ständig mitwachsenden, lückenlosen und gesicherten Datenbestand auf unveränderlichen Datenträgern. Die PraxisArchiv-Highlights auf einen Blick Einfachste Bedienung durch graphische Benutzeroberfläche (MS Windows) Schneller und gezielter Zugriff auf alle Dokumente Anschluss an Ultraschallgeräte, Endoskopiegeräte, Videokamera und viele andere bildgebende Geräte Suchen der Patientendaten und bilder wahlweise nach unterschiedlichen Kriterien Beliebig viele Dokumente pro Patient möglich, Strukturierung über Ordner Übernahme der archivierten Bilder in andere Windows-Anwendungen (z.b. Bildnachbearbeitung oder Textverarbeitung) Übersichtsdarstellung mit Mini-Bildern auf einen Blick Komfortables Modul zur Langzeitarchivierung auf optischen Medien Bildausdruck mit Laser- oder Farbdrucker PraxisArchiv ist mehrplatzfähig (Netzwerk), d.h. Zugriff auf alle Daten von jedem Platz aus Im- und Export von Bildern in verschiedenen Formaten (z.b. TIF, BMP, DICOM, JPG) Anbindung von Scanner mit TWAIN-Standard PraxisArchiv 4 Allgemeines zu PraxisArchiv 11

24 Winkelmessung, Längenmessung Freie Annotationen Eigene Stammdatenverwaltung Kommunikation per Fax und Neues in PraxisArchiv ab Version 4 Was ist neu? Moderne Programmstruktur: PraxisArchiv verfügt mit der neuen Version über eine moderne Programmstruktur. Die Server-Komponenten sind nun Windows-Dienste und darüber hinaus ist keine weitere Benutzeranmeldung über das PraxisArchiv erforderlich. Archivierung mehrseitiger Dokumente: Im bisherigen PraxisArchiv konnten Sie nur für die erste Seite eine Verschlagwortung angeben. Nun kann jede Folgeseite einzeln indiziert werden. Ferner können jetzt Folgeseiten aus unterschiedlichen Formaten bestehen. Übersichtlichkeit: PraxisArchiv unterstützt nun echte Ordner, die in den Übersichten beliebig auf- und zuklappbar sind. Diese individuelle Ordnerstruktur können Sie zum leichteren Auffinden der Dokumente mit eigenen Namen versehen. Layer: Die Ergonomie bei Änderungen und Ergänzungen wurde überarbeitet. Die Einstellungen für jeden Annotationstyp stehen Ihnen nun direkt komfortabel zur Verfügung. Annotationen sind nur noch im Vollbildmodus möglich. Die Originale bleiben dabei weiterhin unverändert. Archivierung auf optischen Medien: Die Archivierung auf optischen Medien wurde komplett automatisiert. Alles was Sie tun müssen, ist stets im optischen Medien-Brenner einen leeren Rohling eingelegt zu haben und ihn auf Aufforderung herauszunehmen und zu beschriften. Erfassung über Autoimport: Sie können nun aus einem Standardverzeichnis alle dort vorhandenen Dateien nach bestimmten Bildtypen gefiltert automatisch erfassen. Damit fällt die Übernahme von Bildern z.b. eines Speicherkartenlesers besonders leicht. Vollbildansicht: Die Ansicht wurde komplett überarbeitet. Alle Layer und Ansichtsoptionen stehen ab sofort in Toolbars zur Verfügung. Fax/ Eingang: Bei Erhalt eines oder Multifaxes, das Informationen zu mehreren Patienten enthält, ist es mit der neuen Version realisierbar, die verschiedenen Seiten den unterschiedlichen Patienten zuzuordnen. Außerdem erscheint im umgekehrten Fall, d.h. bei allen Faxausgängen, ein Protokoll der versendeten Faxe. So wird alles genauestens dokumentiert. 12 Inhalt Sichere digitale Archivierung

25 Verbesserte Darstellungsmöglichkeiten: Zudem bietet der Viewer fortan noch bessere Darstellungsmöglichkeiten. Microsoft Office und PDFDokumente, sowie Videosequenzen werden direkt im Viewer angezeigt. Aufbau des Handbuches Das vorliegende Handbuch zum PraxisArchiv ist als fortlaufendene nummerierte Blattsammlung aufgebaut und wird Ihnen zusätzlich als PDFDokument geliefert. Sie haben die Möglichkeit, die benötigten Teile des Handbuches selbst auszudrucken. Die elektronische Form ermöglicht eine hohe Aktualität des Handbuches. Informationen suchen Um eine gewünschte Information zu finden, suchen Sie bitte den gewünschten Begriff zunächst im Inhaltsverzeichnis. Werden Sie dort nicht fündig, versuchen Sie es bitte mit dem Index. Dieser ist alphabetisch sortiert. Gehen Sie dann zur angegebenen Seite im Handbuch. Notationen Um Ihnen die Übersicht zu erleichtern, werden bestimmte Elemente des Handbuches in spezieller Typographie gesetzt. Hinweise zur Mausbedienung Bei den verschiedenen Programmen ist angegeben, über welche Menüpunkte diese Programme aufgerufen werden können. Die einzelnen Unterpunkte werden durch ein getrennt. z.b.: 8 PraxisArchiv 4 DATEI AUFNAHME STARTEN... Allgemeines zu PraxisArchiv 13

26 Die unterstrichenen Buchstaben geben die Tastenkombination an, mit der die Menüpunkte über die Tastatur aufgerufen werden können. Verweise Einige Angaben des Handbuches werden mehrfach benötigt. Um den Umfang nicht unnötig zu vergrößern und Redundanzen zu vermeiden, sind alle Funktionen nur jeweils einmal beschrieben. Wenn an einer bestimmten Stelle auf ein schon an anderer Stelle beschriebenes Verfahren verwiesen wird, erscheint ein entsprechender Hinweis. z.b.: Ø Ausführliche Informationen zur Programmbedienung und... finden Sie unter... Die einzelnen Unterkapitel sind jeweils mit einem getrennt. Namen von Eingabefeldern Namen von Eingabefeldern auf Bildschirmmasken werden im Text in Fettschrift notiert. Tastenkombinationen Tastenkombinationen werden in spitzen Klammern angegeben. z.b.: <Strg+R> 14 Inhalt Sichere digitale Archivierung

27 Schaltflächen Schaltflächen werden in eckigen Klammern und in Fettschrift angegeben. Kann die Schaltfläche auch über eine Taste ausgewählt werden, so ist der entsprechende Buchstabe unterstrichen. z.b.: [Ja] Die Schaltfläche kann auch über die Tastenkombination <Alt+J> betätigt werden. Besondere Hinweise Wichtige Hinweise, die Sie unbedingt beachten sollten, werden in grauen Rahmen dargestellt. Zum Beispiel: Beachten Sie unbedingt, dass Sie keinen wichtigen Hinweis übersehen. Symbolleiste Sie finden in allen Programmteilen eine Symbolleiste mit einheitlichen Symbolen und Funktionen. Systemanforderungen Ab der PraxisArchiv Version 4.8 wird MS Windows 2000 Professional und MS Windows 2000 Server nicht mehr gepflegt! Ab der PraxisArchiv Version 4.8 wird MS Word 2000 und MS Excel 2000 nicht mehr gepflegt! Ab der PraxisArchiv Version 4.8 wird FRITZ!fax 3.01 nicht mehr gepflegt! Windows XP Home erfüllt nicht die Voraussetzungen für PraxisArchiv. Der Einsatz des PraxisArchiv Farbdruckers ist unter Windows 7, Windows 2008 Standard Server oder Windows Vista erst ab PraxisArchiv-Version 5.0 möglich. Der PraxisArchiv Fax-Server darf nicht auf Windows 7, Windows 2008 Standard Server oder Windows Vista installiert werden PraxisArchiv 4 Allgemeines zu PraxisArchiv 15

28 PraxisArchiv-Server Der PraxisArchiv-Server ist die zentrale Komponente Ihres Systems. Er wird nur einmal im Netzwerk installiert und übernimmt bzw. steuert die Archivierung Ihrer Dokumente. Folgende Betriebssysteme sind freigegeben (ab 4 Arbeitsplätzen wird ein dedizierter Server empfohlen!): Betriebssystem (32Bit): Windows 2000 Professional (ab Service Pack 4) Windows 2000 Server (ab Service Pack 4) Windows XP Professional (ab Service Pack 2) Windows 2003 Server (ab Service Pack 1) Windows 2003 Small Business Server (ab Service Pack 1) Windows 2008 Standard Server (ab Service Pack 1) 1 Vista Business, Ultimate, Enterprise (ab Service Pack 2) 1 Windows 7 Professional, Ultimate 1 Betriebssystem (64Bit): Windows 2003 Server (ab Service Pack 1) Windows 2008 Standard Server (ab Service Pack 1) 1 Vista Business, Ultimate, Enterprise (ab Service Pack 2) 1 Windows 7 Professional, Ultimate 1 Prozessor: X86 kompatibler Prozessor mit mindestens 1,5 GHz 1 ) X86 kompatibler Dual-Core Prozessor mit mindestens 2GHz Festplatte: mindestens 20 GB freier Speicherplatz Hauptspeicher: mindestens 1 GByte RAM (empfohlen 2GByte RAM) 1 ) mindestens 2 GByte RAM (empfohlen 4GByte RAM) CD-ROM-Laufwerk CD bzw. DVD-Brenner* bei Brennmodul Netzwerk: mind. 100MBit /s, TCP/IP *) Für das optionale Sicherungsmodul des Servers wird mindestens ein 650 MB CD-R/W-Laufwerk vorausgesetzt. 16 Inhalt Sichere digitale Archivierung

29 PraxisArchiv-Client Die PraxisArchiv-Clients sind die Arbeitsstationen Ihres Systems. Hier werden die Dokumente erfasst und verwaltet. Dazu ist jeder Client mit dem Server per Netzwerk verbunden. Folgende Betriebssysteme sind freigegeben: Betriebssystem (32Bit): Windows 2000 Professional (ab Service Pack 4) Windows XP Professional (ab Service Pack 2) Vista Business, Ultimate, Enterprise (ab Service Pack 2) 1 Windows 7 Professional, Ultimate 1 Betriebssystem (64Bit): Vista Business, Ultimate, Enterprise (ab Service Pack 2) 1 Windows 7 Professional, Ultimate 1 Prozessor: X86 kompatibler Prozessor mit mindestens 1,5 GHz 1 ) X86 kompatibler Dual-Core Prozessor mit mindestens 2GHz Festplatte: mindestens 4 GB freier Speicherplatz Hauptspeicher: mindestens 1 GByte RAM (empfohlen 2GByte RAM oder mehr) 1 ) mindestens 2 GByte RAM (empfohlen 4GByte RAM) CD-ROM-Laufwerk Netzwerk: mindestens 100MBit /s, TCP/IP Grafikkarte: Auflösung 1024x786 und mindestens 24Bit-Farbtiefe PraxisArchiv Client Aufnahmeplatz An einem Aufnahmeplatz sind Datenquellen angeschlossen, wie z.b. Scanner-, Kamera- oder Röntgensysteme. Meist benötigen diese bildgebenden Systeme für sich alleine bereits hohe Hardwareanforderungen. Bitte beachten Sie hierbei auch die Herstellerhinweise! Betriebssystem (32Bit): Windows 2000 Professional (ab Service Pack 4) Windows XP Professional (ab Service Pack 2) Vista Business, Ultimate, Enterprise (ab Service Pack 2) 1 PraxisArchiv 4 Allgemeines zu PraxisArchiv 17

30 Windows 7 Professional, Ultimate 1 Betriebssystem (64Bit): Vista Business, Ultimate, Enterprise (ab Service Pack 2) 1 Windows 7 Professional, Ultimate 1 Prozessor: X86 kompatibler Prozessor mit mindestens 1,5 GHz (2,5 GHz bei Videosequenzen) 1 ) X86 kompatibler Dual-Core Prozessor mit mindestens 2GHz Festplatte: mindestens 4 GB freier Speicherplatz Hauptspeicher: mindestens 1 GByte RAM (empfohlen bei Scanner und/oder Video 2 GByte RAM oder mehr) 1 ) mindestens 3 GByte RAM (empfohlen 4 GByte RAM) CD-ROM-Laufwerk Netzwerk: mindestens 100MBit/s, TCP/IP Grabberkarte für Videoeinzelbildaufnahme Grafikkarte: Auflösung 1024x786 und mindestens 24Bit-Farbtiefe TWAIN-kompatibler Scanner PraxisArchiv-Einplatz Das PraxisArchiv-Einplatzsystem ist die einfachste Konfiguration. Hier sind die Funktionen des Servers und einer Arbeitsstation auf einem Rechner vereint. Einplatz-Installationen sind auf folgenden Betriebssystemen möglich: Betriebssystem (32Bit): Windows 2000 Professional (ab Service Pack 4) Windows 2000 Server (ab Service Pack 4) Windows XP Professional (ab Service Pack 2) Windows 2003 Server (ab Service Pack 1) Windows 2003 Small Business Server (ab Service Pack 1) Windows 2008 Standard Server (ab Service Pack 1) 1 Vista Business, Ultimate, Enterprise (ab Service Pack 2) 1 18 Inhalt Sichere digitale Archivierung

31 Windows 7 Professional, Ultimate 1 Betriebssystem (64Bit): Windows 2003 Server (ab Service Pack 1) Windows 2008 Standard Server (ab Service Pack 1) 1 Vista Business, Ultimate, Enterprise (ab Service Pack 2) 1 Windows 7 Professional, Ultimate 1 Prozessor: X86 kompatibler Prozessor mit mindestens 1,5 GHz 1 ) X86 kompatibler Dual-Core Prozessor mit mindestens 2GHz Festplatte: mindestens 20 GB freier Speicherplatz Hauptspeicher: mindestens 1 GByte RAM (empfohlen 2GByte RAM oder mehr) 1 ) mindestens 3 GByte RAM (empfohlen 4GByte RAM) CD-ROM-Laufwerk CD bzw. DVD-Brenner* bei Brennmodul Grafikkarte: Auflösung 1024x786 und mindestens 24Bit-Farbtiefe Netzwerk: mindestens 100MBit /s, TCP/IP *) Für das optionale Sicherungsmodul des Servers wird mindestens ein 650MB CD-R/W-Laufwerk vorausgesetzt. DICOMViewer Befundung 2.10 *, MedicalDisc lokal * Die genauen Systemanforderungen entnehmen Sie bitte den entsprechenden Gebrauchsanweisungen. Betriebssystem (32Bit): Windows XP Professional (ab Service Pack 3) Prozessor: X86 kompatibler Prozessor mit mindestens 2 GHz Festplatte: mindestens 20 GB freier Speicherplatz Hauptspeicher: mindestens 1 GByte RAM (empfohlen 2GByte RAM oder mehr) PraxisArchiv 4 Allgemeines zu PraxisArchiv 19

32 CD bzw. DVD-Brenner** bei MedicalDisc local Grafikauflösung: Mindestens 1280 x 1024 Pixel, Truecolor (24 Bit oder besser 32 Bit) oder Unterstützung für Graustufenmonitore zur CR-Befundung. Monitor: Bildschirmdiagonale: Ab 17 Zoll (43cm) für Betrachtung. Ab Zoll (Farb-) TFT für Schnittbilder. Ab Zoll SW-TFT für Röntgenbilder. Netzwerk: mindestens 100MBit /s, TCP/IP muss IMMER installiert sein! *) systema Deutschland GmbH ein Unternehmen der CompuGROUP **) Mindestens 650MB CD-R/W-Laufwerk. PraxisArchiv-Terminalserver Für eine Terminalserver-Arbeitsstation sind alle Systeme zugelassen, die über einen entsprechenden Remote-Zugriff verfügen. Das können insbesondere auch so genannte ThinClients sein, also Rechner die als reine Terminallösung nur die nötige Rechenleistung haben, um den Anforderungen der Grafikausgabe und der Benutzereingabe zu genügen. Bitte beachten Sie, dass ein Terminalserver-Client wie auch ein normaler Client eine Farbtiefe von mindestens 24Bit unterstützen muss. Weitere Informationen zur Nutzung der PraxisArchiv 4 Version im Terminalserver-Einsatz erhalten Sie über Ihren zuständigen Vertriebs- und Servicepartner. Festplatte Auf der Festplatte werden die Programme und die Daten gespeichert. Die Größe des benötigten Festplattenplatzes für Ihre Daten hängt von Ihrem Archivaufkommen ab. Der Bedarf wird mit der Zeit wachsen. Weitere Hardware Tägliche Datensicherung: Für die tägliche Datensicherung verwenden Sie bitte ein geeignetes Medium. Mit einem Bandlaufwerk können Sie die regelmäßig nötigen Datensicherungen der noch nicht auf unveränderbaren Datenträgern gesicherten Daten durchführen. Durch das intelligente PraxisArchiv-Sicherungssystem steigt dabei der Platzbedarf nicht an! Ihre Vertriebs- und Servicepartner beraten Sie kompetent bei der Auswahl. 20 Inhalt Sichere digitale Archivierung

33 Drucker: Sie können mit PraxisArchiv alle Drucker einsetzen, die unter Ihrem Windows-Betriebssystem verfügbar sind. Bildgebende Geräte (Scanner, Kameras, Videokarten u.ä.): Wir passen laufend PraxisArchiv an weitere Geräte an. Wenn Sie ein entsprechendes Gerät anschließen wollen, sprechen Sie bitte zunächst mit der Hotline oder Ihrem Vertriebs- und Servicepartner. Scanner sollten TWAIN-kompatibel sein. Kameras sollten WDM-kompatibel sein. Software Word: Officedruck ab Word 2000 und manuelles Einfügen von Bildern ab Word Adobe Acrobat Reader: mindestens Version 5 MAPI-kompatibler Client (MAPI= Messaging Application Programming Interface). Zur Zeit: tel , Outlook Express, Outlook 2000/2003/2007, Windows Live Mail. Fax: Faxdienst von Windows XP, Windows 2003 Server oder AVM FRITZ!fax Version 3.01 und 3.06/3.07 Systemkomponenten: MDAC 2.8 (nur Server), DCOM, mindestens Internet Explorer 6.0, DirectX 8.1, Microsoft Visual C Redistributable, Windows Installer 3.1 (KB893803), Microsoft.NET Framework 2.0. Installation Für die Installation steht eine separate Anleitung zur Verfügung. Bei Fragen zur Installation von PraxisArchiv wenden Sie sich bitte an Ihren Vertriebs- und Servicepartner. Dort wird man Ihnen gerne behilflich sein. Bitte beachten Sie, dass einige der beschriebenen Funktionen nur im Hinblick auf deren Erwerb und Lizenzierung verfügbar sind. Datensicherung Bei der täglichen Arbeit mit PraxisArchiv werden von Ihnen viele Daten in den Computer eingegeben bzw. als Röntgenbilder, Bilder von intraoralen Kameras oder aus anderen bildgebenden Verfahren eingelesen. Auf Grund der Dokumentationspflicht, der Sie unterliegen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Patientendaten und -bilder über lange Zeiträume sicher zur Verfügung stehen. Deshalb ist es unerlässlich, dass Sie regelmäßig Sicherungen der Daten Ihrer Praxis-EDV durchführen. PraxisArchiv 4 Allgemeines zu PraxisArchiv 21

34 Möglicher Datenverlust kann durch defekte Hardware, wie z.b. Festplatten, aber auch durch Verlust infolge Zerstörung oder Diebstahl Ihres Computers entstehen. Deshalb sollten Sie sicherstellen, dass die aktuelle Datensicherung nicht in Ihrer Praxis gelagert wird. Zusätzlich ist es sinnvoll, jeweils vierteljährlich eine komplette Sicherung Ihres Systems vorzunehmen und die Speichermedien dauerhaft an einem sicheren Ort (z.b. in einem Bankschließfach) aufzubewahren. Beachten Sie dabei bitte auch die maximale Lebensdauer der Speichermedien. Vergessen Sie bitte nicht, die Speichermedien auf denen Sie die Datensicherung durchführen, entsprechend zu beschriften, um spätere Verwechslungen auszuschließen. Automatischer Brennvorgang Ab der PraxisArchiv 4 Version erfolgt automatisch in regelmäßigen Zeitabständen der PraxisArchiv-Brennvorgang. Der Brennverlauf wird von einer Fortschrittsanzeige begleitet. Darüber hinaus ist neben den bereits gebrannten "Fässern" eine Sicherung der aktuellen Daten unbedingt in Verbindung mit Ihrem AIS/ ZIS täglich vorzunehmen. Für Datensicherungen stehen unterschiedliche Sicherungsmedien zur Verfügung. Welches Sicherungsmedium für Sie in Frage kommt, hängt u.a. von dem Volumen der zu sichernden Daten ab. Stellen Sie sicher, dass die gesamte zu sichernde Datenmenge auf einem Speichermedium Platz findet. Auf diese Weise vermeiden Sie Speichermedienwechsel während der Datensicherung. Dies erspart Ihnen lange Wartezeiten und gestattet es auch, dass Sie Datensicherungen unbeaufsichtigt durchführen lassen können, z.b. über Nacht. Eine ausführliche Beratung über die zeitgemäßen Datensicherungen und nutzbaren Medien erhalten Sie über die Hotline oder Ihren Vertriebs- und Servicepartner. Alle im PraxisArchiv erfassten Dokumente werden auf der Festplattte des Archivservers in ein so genanntes Fass abgelegt. Hat dieses Fass die Größe des aktuell eingestellten optischen Mediums erreicht, wird es abgeschlossen und ein neues Fass angelegt. Nun startet der Brennvorgang, um die Daten des Fasses auf das optische Medium zu brennen. Dies kann zu einem Zeitpunkt geschehen, welcher von Ihnen selbst bestimmt wird. Ist der Brennvorgang erfolgreich abgeschlossen, wird das Fass in einen anderen Bereich der Festplatte verschoben, da es nicht mehr in der täglichen Datensicherung enthalten sein muss. Der schnelle Zugriff auf die Informationen, die sich in diesem Fass befinden bleibt selbstverständlich erhalten. Mit diesem Archivierungskonzept wurden folgende Anforderungen umgesetzt: 22 Inhalt Sichere digitale Archivierung

35 geringer Hardwareaufwand und niedrigen Anschaffungskosten hohe Datensicherheit mit niedrigen Betriebskosten durch Langzeitarchivierung auf unveränderbaren optischen Medien schneller Zugriff auf alte Daten unkomplizierte Bedienung konstante Größe der Bandsicherung, kein uferloses Anwachsen mehr Die nachfolgende Skizze veranschaulicht den Vorgang: Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Vertriebs- und Servicepartner. PraxisArchiv 4 Allgemeines zu PraxisArchiv 23

36 Einführung in PraxisArchiv Allgemeines zur Einführung in PraxisArchiv Dieses Kapitel soll Sie mit den grundlegenden Funktionen von PraxisArchiv vertraut machen. Um diese direkt an Ihrem Rechner nachvollziehen zu können, sollten Sie PraxisArchiv installiert und eingerichtet haben. Wir setzen hier voraus, dass Sie über elementare Grundkenntnisse in der Anwendung von Windows-Programmen verfügen. Falls nicht, sollten Sie sich zunächst ein wenig mit Windows vertraut machen! Nutzen Sie dazu das Schulungsangebot Ihres Vertriebs- und Servicepartners. Zur Einführung haben wir diese nochmals wie folgt gegliedert: Programmsteuerung PraxisArchiv starten PraxisArchiv Bildschirmaufbau mit Navigationsleiste Menüs Kontextmenü Tooltipps PraxisArchiv beenden Integration von PraxisArchiv Recherchieren Erfassen Patientenauswahl/ -suche 24 Inhalt Sichere digitale Archivierung

37 Programmsteuerung PraxisArchiv starten Mit dem Viewer werden Sie am häufigsten arbeiten. Hier werden die Bilddaten per Scanner, Kamera und z.b. Ultraschall digital dem Patienten zugeordnet. Bei der Installation wird ein Symbol auf der Arbeitsoberfläche für PraxisArchiv angelegt. Durch einen Doppelklick auf dieses Symbol starten Sie PraxisArchiv. Sie können PraxisArchiv ebenfalls über die Startleiste aufrufen. Klicken Sie dafür auf Start, und zeigen Sie auf Programme. Dann gehen Sie mit der Maus auf den Ordner CompuGROUP, dort auf PraxisArchiv und wählen dort den Eintrag PraxisArchiv. PraxisArchiv Bildschirmaufbau Nach dem Start stehen noch keine Dokumente zur Verfügung. Es muss zunächst eine Recherche durchgeführt werden, hier am Beispiel eines Testpatienten. In der Trefferliste werden hier die Dokumente des Patienten angezeigt. Sie befinden sich derzeit in der Akte des Patienten Testmann, Testus und sehen diese Akte als Detail-Liste. Sie können von hier aus per Doppelklick auf eines der Dokumente in der Liste in die Ansicht des Dokumentenfensters wechseln. Weitere Funktionen erreichen Sie über die Symbolleiste. PraxisArchiv 4 Einführung in PraxisArchiv 25

38 Ø Genauere Beschreibungen zur Symbolleiste erhalten Sie im Kapitel Symbolleiste. Alternativ erreichen Sie die Funktionen von PraxisArchiv über die Menüleiste am oberen Rand des Fensters. Menüs Verwenden Sie Menüs, um PraxisArchiv Anweisungen für die Aufgaben zu geben, die Sie durchführen möchten. Ein Menü zeigt eine Liste von Befehlen an. Die Menüs befinden sich auf der Menüleiste am oberen Rand des Fensters von PraxisArchiv. Kontextmenü Zusätzlich zu den Menüs und der Symbolleiste erreichen Sie Funktionen von PraxisArchiv über Kontextmenüs. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf Objekte z.b. innerhalb der Trefferliste klicken, öffnet sich ein Menü. Hier werden Ihnen weitere Befehle zur Verfügung gestellt. Abhängig vom Objekt, welches Sie markieren, und von der Ebene in der Sie sich befinden (Kontext), können die angebotenen Befehle variieren. Wählen Sie dann den gewünschten Befehl mit der Maus aus. Ø Ausführliche Informationen zu den Funktionen des Kontextmenüs in der Trefferliste erhalten Sie unter Oberfläche Trefferliste. 26 Inhalt Sichere digitale Archivierung

39 Tooltipps Wenn Sie mit der Maus über einem Symbol stehen bleiben, werden kleine erklärende Texte zum jeweiligen Symbol angezeigt. PraxisArchiv beenden Um PraxisArchiv an Ihrer Arbeitsstation zu beenden, klicken Sie auf das X rechts oben, oder verlassen das Programm über das Menü 8 DATEI BEENDEN oder mit <Alt+D> <B>. Ebenfalls können Sie das PraxisArchiv über dieses Symbol schließen. Integration von PraxisArchiv Durch die komfortable Anbindung von PraxisArchiv an Ihr AIS/ ZIS, ist es Ihnen möglich, das Ablegen von Dokumenten und Formularen im Hintergrund geschehen zu lassen. Nur durch diese Integration von PraxisArchiv in Ihren Arbeitsablauf erreichen Sie den bestmöglichen Nutzen für Ihre Dokumentation! Aufgrund der Eigenschaften der AIS/ ZIS kann hier nicht auf Details zur Integration eingegangen werden. Nutzen Sie dazu bitte Ihre Softwaredokumentation und Ihre zuständige Hotline oder wenden Sie sich an Ihren Vertriebs- und Servicepartner. Grundsätzlich lassen sich allerdings folgende Integrationsfunktionen unterscheiden: Recherchieren Befinden Sie sich in Ihrem AIS/ ZIS, so stehen Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung, um direkt ins PraxisArchiv zu verzweigen. PraxisArchiv gelangt dann in den Vordergrund und die Trefferliste des aktuell gewählten Patienten wird angezeigt. Hier werden alle Dokumente des Patienten aufgelistet. Nun stehen Ihnen alle Funktionen zur Verfügung. Erfassen Ihr AIS/ ZIS gestattet Ihnen eine Neuaufnahme zum aktuellen Patienten. Je nach Datenquelle tritt dabei das PraxisArchiv in Erscheinung oder nicht. Nach dem Erfassungsvorgang wird, je nach Leistungsumfang der Integration wieder automatisch zu Ihrem AIS/ ZIS gewechselt. PraxisArchiv 4 Einführung in PraxisArchiv 27

40 Patientenauswahl/ Suche Nachdem Sie Dokumente mit Ihrem AIS/ ZIS aufgenommen haben, können Sie auch direkt im PraxisArchiv recherchieren und zwar mit Ihren Patientendaten. Zur Anwahl eines Patienten in PraxisArchiv klicken Sie auf dieses Symbol. Daraufhin können Sie im Dialog zur Patientensuche den neuen Patienten auswählen. Geben Sie einen Teil des Namens, hier B, oder im Feld darüber die Patientennummer ein. Übereinstimmende Patienten werden in der Liste darunter angezeigt. Klicken Sie den gewünschten Patienten doppelt an. Sie können auch Namensteile suchen. Die Eingabe von B,R würde aus obiger Liste die beiden Patienten Demo-25 und Demo-26 zur Auswahl anzeigen. 28 Inhalt Sichere digitale Archivierung

41 Zur Suche von archivierten Dokumenten nach Suchbegriffen, Kategorien oder nach dem Datum stehen Ihnen die unteren Eingabefelder zur Verfügung. Sie können die Suchkriterien kombinieren. Nach Anklicken der [Suchen] Schaltfläche stellt PraxisArchiv die passenden Dokumente in der Akte bereit. Solche Suchergebnisse sind meist patientenübergreifend! PraxisArchiv zeigt dann in der Liste auch die Namen an: Der Button [leeren] löscht Ihre Sucheingaben. [Abbrechen] schließt den Suchdialog. Alternativ bestimmen Sie den Patienten über die Patientenliste. Bestätigen Sie dazu den vertikalen Reiter Liste. PraxisArchiv 4 Einführung in PraxisArchiv 29

42 Klicken Sie den gewünschten Patienten doppelt an. PraxisArchiv wechselt daraufhin zum angewählten Patienten und zeigt dessen Akte. Um die Akten mehrerer Patienten anzuzeigen, markieren Sie die gewünschten Patienten durch das Häkchen, wie hier bei Einstein, Albert und Röntgen, Konrad. Bestätigen mit der Schaltfläche [Suchen]. Durch einen Klick auf den jeweiligen Spaltenkopf ist die Liste nach dem gewünschten Kriterium sortierbar. Ø Ausführliche Informationen zur Recherche finden Sie im Kapitel Recherche. 30 Inhalt Sichere digitale Archivierung

43 Benutzerverwaltung Allgemeines zur Benutzerverwaltung Mit der Benutzerverwaltung von PraxisArchiv soll sichergestellt werden, dass nur berechtigte Benutzer auf die gespeicherten Daten zugreifen können bzw. weitere Aufnahmen speichern können. Die Benutzerverwaltung kann nur von einem Benutzer ausgeführt werden, der über Administrationsrechte verfügt. Nach dem Installieren von PraxisArchiv in einer Mehrplatzanlage müssen Sie die Benutzer einrichten. An dem Rechner an dem Sie, nach erfolgreicher Installation das PraxisArchiv zuerst starten und die Erstanmeldung ausführen, haben Sie automatisch die Berechtigung alle Archivarten auszuwählen. Deshalb sollte dieser Aufruf von einem Administrator ausgeführt werden. An diesem Rechner öffnen Sie eines der Archive, danach gehen Sie über die Menüleiste auf 8 DATEI BENUTZERVERWALTUNG. Klicken Sie auf [Abbrechen], um den Dialog zu beenden. Mit [Ändern] können Sie den Namen und das Passwort des ausgewählten Benutzers ändern. Klicken Sie auf [Neu], um weitere Benutzer aufzunehmen. PraxisArchiv 4 Benutzerverwaltung 31

44 In der Maske der Benutzerverwaltung können Sie nun noch die Rechte für den gewählten Benutzer festlegen. Dabei können Sie folgende Rechte vergeben: Administration Administration der Benutzerverwaltung. Wenn Sie einem Benutzer dieses Recht zugestehen, kann dieser wiederum weitere neue Benutzer anlegen. Beachten Sie bitte, dass Sie dem beim ersten Programmstart angelegten Administrator das Recht zur Administration nicht entziehen können. Erfassen Erfassen und speichern von neuen Dokumenten. Ändern Ändern von gespeicherten Dokumenten, z.b. das Hinzufügen weiterer Layer. Löschen Löschen von gespeicherten Dokumenten. Recherche Recherchieren in den vorhandenen Dokumenten. Anzeigen Anzeige von gespeicherten Dokumenten. Drucken Drucken von gespeicherten Dokumenten. Versenden Versenden von gespeicherten Dokumenten. Außerdem können Sie zur schnelleren Definition der Berechtigung per Mausklick auf die jeweilige Schaltfläche im Dialog der Archiv- und Nutzerverwaltung folgende Einstellungen vornehmen: [Vollzugriff] Der gewählte Benutzer hat auf jegliche Freigabeberechtigungen Vollzugriff [Schreibzugriff] Der gewählte Benutzer hat nur Schreibzugriff, wobei die Option als Administrator entfällt. [Nur Lesen] Der gewählte Benutzer hat nur die Berechtigung zu lesen, d.h. er kann im Zusammenhang mit dem PraxisArchiv recherchieren, Dokumente anzeigen, drucken und versenden. 32 Inhalt Sichere digitale Archivierung

45 [Kein Zugriff] Der gewählte Benutzer hat absolut kein Zugriff auf das angegebene Archiv. Verlassen Sie nach erfolgreicher Bearbeitung die Benutzerverwaltung über den Button [OK], damit werden alle Änderungen gespeichert. Neuen Benutzer anlegen Klicken Sie auf [Neu...], um einen neuen Benutzer anzulegen. Geben Sie die Benutzerkennung, den vollständigen Namen sowie das Passwort ein. Geben Sie das Passwort bitte gleichlautend in Kennwort und Kennwortbestätigung ein. Klicken Sie auf [OK], um Ihre Eingaben zu speichern. Mit [Abbrechen] beenden Sie den Dialog, ohne die Eingaben zu sichern. Der vollständige Name darf 127 Zeichen lang sein. Eine Eingabe eines Passwortes ist optional. Aus Gründen des Datenschutzes ist die Benutzung eines Passwortes aber zu empfehlen. Nach Neuanlage definieren Sie bitte die gewünschten bzw. benötigten Benutzerrechte in der rechten Hälfte der Archiv- Berechtigungsverwaltung. Benutzeridentifikation/ Workflow Beim Aufruf von PraxisArchiv erscheint als erstes das Anmeldefenster: PraxisArchiv 4 Benutzerverwaltung 33

46 Klicken Sie auf [OK], um Ihre Eingaben zu speichern. Mit [Abbrechen] beenden Sie den Dialog, ohne die Eingaben zu sichern. Je nach Arbeitsablauf und gewünschtem Sicherheitsgrad kann es als störend empfunden werden ständig die Benutzeridentifikation durchzuführen. PraxisArchiv bietet Ihnen hier einen einfachen und dennoch recht sicheren Weg. Ist der aktuelle Windowsbenutzer auch im PraxisArchiv ohne Passwort angelegt, so stehen ihm die in der Benutzerverwaltung zugestandenen Rechte ohne extra Authentifizierung zur Verfügung. Das Anmeldefenster erscheint deshalb nur dann, wenn der aktuelle Windowsbenutzer nicht im PraxisArchiv eingerichtet ist oder für ihn ein Passwort angegeben wurde. Ändern eines Benutzers Wählen Sie zunächst einen Benutzer aus, dessen Daten Sie bearbeiten wollen. Bestätigen Sie bitte die Schaltfläche [Ändern...]. PraxisArchiv öffnet einen Dialog, in welchem Sie den vollständigen Namen und das Passwort des Benutzers ändern können. Geben Sie das Passwort bitte gleichlautend in Kennwort und Kennwortbestätigung ein. PraxisArchiv zeigt das Passwort nicht im Klartext an. Stattdessen wird für jedes Zeichen ein "*" angezeigt. Klicken Sie auf [OK], um Ihre Eingaben zu speichern. Mit [Abbrechen] beenden Sie den Dialog, ohne die Eingaben zu sichern. Rechte verwalten Zunächst klicken Sie auf die untere Schaltfläche [Archive...], um die Archive hinzuzufügen. PraxisArchiv öffnet eine Übersicht, in der Sie die lizenzierten Archivarten für die Verwaltung der Archive einrichten können. 34 Inhalt Sichere digitale Archivierung

47 In der linken Liste der lizenzierten Archive wählen Sie die zu einrichtenden Archivarten aus und fügen diese mit Hilfe des unteren Buttons [Einrichten=>] hinzu. In Folge erscheinen diese Archivarten in der rechten Übersicht für eingerichtete Archive, die jetzt den Benutzern in der Archiv-Berechtigungsverwaltung zur Verfügung stehen. Klicken Sie auf [OK], um Ihre Eingaben zu speichern. Mit [Abbrechen] beenden Sie den Dialog, ohne die Eingaben zu sichern. Folgende Sicherheitsabfrage erscheint nach der Einrichtung der Archive: Klicken Sie auf [Ja], um Ihre Einrichtung zu aktivieren. Mit [Nein] beenden Sie den Dialog, ohne die Eingaben zu sichern. PraxisArchiv 4 Benutzerverwaltung 35

48 Um ein Archiv für einen Benutzer hinzuzufügen, markieren Sie zunächst auf der linken Seite den Benutzer und definieren Sie anschließend auf der rechten Seite für das einzelne, angewählte Archiv die Rechte durch an- und abwählen der Häkchen. Verlassen Sie die Archiv- und Nutzerverwaltung über den Button [OK] werden alle Änderungen gespeichert. Archivnamen ändern Es steht Ihnen jederzeit die Option offen den Archivnamen nach Ihren Anforderungen zu ändern. Gehen Sie über die Menüleiste auf 8 DATEI BENUTZERVERWALTUNG dann klicken Sie auf die untere Schaltfläche [Archive...]. Im nachfolgenden Dialog markieren Sie in der rechten Liste der eingerichteten Archive das zu ändernde Archiv und bestätigen die Schaltfläche [Umbenennen]. Klicken Sie auf [OK], um Ihre Eingaben zu speichern. Mit [Abbrechen] beenden Sie den Dialog, ohne die Eingaben zu sichern. Sollte bereits ein Archiv mit diesem Namen existieren, so erhalten Sie diesen Hinweis: 36 Inhalt Sichere digitale Archivierung

49 Mit dem Button [OK] beenden Sie den Dialog, um nochmals eine andere Bezeichnung vergeben zu können. PraxisArchiv 4 Benutzerverwaltung 37

50 Archivarten Allgemeines zu den Archivarten PraxisArchiv kann für verschiedene Zwecke unterschiedliche Archive verwalten. Die verschiedenen Archive unterscheiden sich durch die Indexinformation, die zu jedem Dokument gespeichert wird. Welche Archivarten auf Ihrem System installiert sind, hängt von Ihrer Lizenzierung ab. Um die verschiedenen Archive auszuwählen, gehen Sie über 8 DATEI ARCHIV WÄHLEN ggf. müssen vorher die vorhandenen Benutzer dafür eingerichtet werden. Ø Ausführliche Informationen zum Anlegen und Verwalten von Benutzern finden Sie unter Benutzerverwaltung. Wählen Sie im folgenden Dialog Verfügbare Archive Ihre gewünschte Archivart aus und bestätigen es mit [OK]. Mit [Abbrechen] beenden Sie den Dialog. 38 Inhalt Sichere digitale Archivierung

51 Die Anzahl der hier dargestellten Archive, hängt von Ihrer Lizenz ab. In unserem Beispiel werden alle Archive angezeigt. Datenquelle Im Anschluss müssen Sie die Datenquellen einrichten, um Bilder von Datenquellen in PraxisArchiv abzulegen. Ø Ausführliche Informationen zur Einrichtung von Datenquellen erhalten Sie im Kapitel Datenquellen Datenquellen anlegen und bearbeiten. Bild ablegen Nach Auswahl der gewünschten Datenquelle können Sie mit der Bildaufnahme und Ablage beginnen. Ø Ausführliche Informationen zum Ablauf der Bildaufnahme finden Sie im Kapitel Bildaufnahme und Ablage. Bildrecherche Die Recherche starten Sie durch den Fernglass-Knopf in der PraxisArchivSymbolleiste. Es öffnet sich nun der Archiv-spezifische Recherchedialog. Hier können Sie analog der Ablage nach allen Kriterien suchen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit nach gelöschten Dokumenten zu suchen. Ø Ausführliche Informationen zur Durchführung einer Recherche erhalten Sie im Kapitel Recherche. Bildarchiv Das Bildarchiv bietet Ihnen durch eine strukturierte Ordnung nach Katalogen und Kapiteln eine perfekte Verwaltungsoberfläche für Ihre Bilddokumentation. Es ermöglicht Ihnen nicht patientenbezogene Multimedia-Daten unterschiedlicher Formate und Hersteller zu importieren, zu archivieren und zu verwalten. So können individuelle Bildgalerien erstellt werden. Sollte bei der ersten Recherche in Ihrem neu angelegtem Bildarchiv noch keine Daten abgelegt sein, erscheint folgende Meldung "Es gibt noch keine Daten im Archiv". In diesem Fall legen Sie über die Stammdatenverwaltung einen oder mehrere passende Kataloge an. Ø Ausführliche Informationen zur Stammdatenverwaltung Ihrer lizenzierten und angelegten Archivarten finden Sie im Kapitel Recherche Stammdatenverwaltung. PraxisArchiv 4 Archivarten 39

52 Verwaltungsarchiv Das Verwaltungsarchiv ermöglicht die sichere Ablage allgemeiner Praxisdokumente, die meist mit Hilfe eines Scanners erfasst werden. Ob Rundschreiben der Kassenärztlichen Vereinigung, Verschwiegenheitserklärungen, Hygienebucheinträge oder Material-Qualitätszertifikate. Sie speichern alle wichtigen Unterlagen in einem System. Übersichtliche Zugriffsmöglichkeiten und eine einfache Handhabung machen das Verwaltungsarchiv zu einem unverzichtbaren Helfer und schaffen die notwendige Sicherheit für Ihre wichtigen Dokumente. Das Verwaltungsarchiv kann elementarer Bestandteil Ihres Qualitätssystems sein. Um eine Recherche in Ihrem neu existierenden Verwaltungsarchiv ausführen zu können, sollte zuvor über die Stammdatenverwaltung eine Ablage bereits bestehen. Ansonsten bekommen Sie folgende Meldung "Es gibt noch keine Daten im Archiv". In diesem Fall legen sie über die Stammdatenverwaltung einen oder mehrere Adressen an. Ø Ausführliche Informationen zur Stammdatenverwaltung Ihrer lizenzierten und angelegten Archivarten finden Sie im Kapitel Recherche Stammdatenverwaltung. Patientenakte Die Patientenakte sichert eine schnelle, elektronische patientenbezogene Archivierung aller Papier- und Bilddokumente, die in Ihrer Praxis anfallen. Zusätzlich übernimmt diese Archivart die Ablage aller übermittelten Fremdbefunde direkt in die elektronische Patientenakte. Ebenso findet eine direkte Befundablage aller Bildbefundungsquellen zur Karteikarte statt. Des Weiteren unterstützt es Sie unter Verwendung der Bildbefunde in der Arztbriefschreibung. Diese papierlose Organisation erleichtert somit die Archivierung des allgemeinen Schriftwechsels der Praxis. Ø Ausführliche Informationen zur Stammdatenverwaltung Ihrer lizenzierten und angelegten Archivarten finden Sie im Kapitel Recherche Stammdatenverwaltung. Verwaltung der Archive Die Einrichtung sowie die Verwaltung der Archive führen Sie über 8 DATEI BENUTZERVERWALTUNG aus. 40 Inhalt Sichere digitale Archivierung

53 Ø Ausführliche Informationen zur Verwaltung der Archive finden Sie unter Benutzerverwaltung Rechte verwalten. Änderung der Archivbezeichnung Die Archivbezeichnung können Sie nach Ihren Vorstellungen über 8 DATEI BENUTZERVERWALTUNG ändern. Ø Ausführliche Informationen zur Namensänderung des Archivs entnehmen Sie aus dem Kapitel Benutzerverwaltung Archivnamen ändern. PraxisArchiv 4 Archivarten 41

54 Oberfläche Allgemeines zur Oberfläche Die Benutzeroberfläche vom PraxisArchiv gliedert sich in verschiedene Bereiche. Je nach ausgeführter Funktion kommt es vor, dass einzelne Bereiche sich verändern oder nicht zur Verfügung stehen. 1. Menü und Titelleiste 2. Symbolleiste zur Programmsteuerung 3. Navigationsleiste 4. Trefferliste 5. Minibilder 6. Dokumentenfenster 7. Statusleiste Menü und Titelleiste Am oberen Rand des PraxisArchiv-Fensters finden Sie die Titelleiste und das Menü zum Bedienen von PraxisArchiv. In der Titelleiste zeigt das Programm die Version des PraxisArchives an. Hinter der Versionsangabe 42 Inhalt Sichere digitale Archivierung

55 werden zusätzlich die Patientendaten wie, Patientennummer, -name und vornamen, Geburtsdatum und Geschlecht des aktuellen Patienten angegeben. Im Menü finden Sie die für die Bedienung von PraxisArchiv nötigen Befehle. Wenn Sie auf einen der Menüeinträge klicken, öffnet sich ein DropdownMenü, welches die zugehörenden Befehle zeigt. Die Short-Cuts (Tastenbefehle) zum Aufruf der Programme finden Sie jeweils neben dem Menüeintrag, z.b. <Strg+R> für den Aufruf der Recherchefunktion. Symbolleiste PraxisArchiv verfügt über eine Symbolleiste, mit deren Hilfe Sie häufig genutzte Programmfunktionen mit einem Klick auf das entsprechende Symbol aufrufen können. Symbolleiste zur Programmsteuerung Diese Symbolleiste dient zum Aufrufen von verschiedenen häufig genutzten Programmfunktionen. Aktiveren bzw. Deaktivieren können Sie die Symbolleiste über PraxisArchiv 4 Oberfläche 43

56 8 ANSICHT SYMBOLLEISTE oder <Strg+Umschalt+T>. Ø Ausführliche Informationen zur Programmsteuerung der Symbolleiste erhalten Sie im Kapitel Symbolleiste. Navigationsleiste Die Navigationsleiste bietet Ihnen Funktionen zur Auswahl bestimmter Versionen oder Stellen innerhalb eines (mehrseitigen) Objektes. Über das Pulldown-Menü wählen Sie die Anzeige Ihrer gewünschten Version der bereits abgespeicherten Dokumente aus. In diesem Menü können Sie jederzeit zwischen der Original-Vorlage oder Ihren zahlreich abgeänderten und archivierten Vorlagen wählen. Zusätzlich werden Ihnen in dieser Zeile die Beschriftung und Bildattribute, die Sie zuvor zu diesem Dokument vorgenommen haben, wie Bemerkung, Datum, Uhrzeit und Benutzername angezeigt. Mit den zwei Buttons können Sie in der Ansicht bei einem mehrseitigen Dokument zwischen den einzelnen archivierten Seiten wechseln. Die Buttons sind nur aktiv, wenn das vor/ zurückblättern möglich ist. Aktiveren bzw. deaktivieren können Sie die Navigationsleiste über 8 ANSICHT NAVIGATIONSLEISTE oder <Strg+Umschalt+N>. Trefferliste Die Trefferliste ergibt sich aus einer Recherche und umfasst alle Dokumente, die durch die Recherche gefunden werden. In der Regel werden dies alle Dokumente des aktuellen Patienten sein. 44 Inhalt Sichere digitale Archivierung

57 PraxisArchiv liefert Ihnen in dieser Trefferliste folgende Informationen: Kästchen für das temporäre Markieren von mehreren Objekten, um dann eine gemeinsame Aktion auszuführen, wie z.b. Drucken Ablageordner des Dokumentes Angabe, ob es sich um ein einzelnes oder mehrseitiges Dokument handelt Ablagedatum Art der Datenquelle, z.b. Diskettensymbol = Dateisystem Art des Dateitypes, z.b. PDF-Datei Indexinformationen, die bei der Speicherung, wie z.b. Kategorie, von/an, Betreff angegeben wurden Aktiveren bzw. deaktivieren können Sie die Trefferliste über 8 ANSICHT TREFFERLISTE oder <Strg+Umschalt+L>. Sie können in der Trefferliste mit Hilfe der Cursortasten <oben> / <unten> durch die einzelnen Objekte blättern. Weitere Optionen erhalten Sie, wenn Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü eines Objektes aufrufen. Hier stehen Ihnen dann Funktionen, wie Ansicht, Versand von s, Faxen, Exportieren usw. zur Verfügung. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den gewünschten Eintrag oder wählen Sie das entsprechende Symbol aus der Symbolleiste. Folgende Vorgehensweisen können Sie bei bestehenden Ablageordnern patientenbezogen ausführen: PraxisArchiv 4 Oberfläche 45

58 Ansicht: Bei einem Ablageordner mit enthaltenen Dokumenten können Sie speziell diese geöffnete Ansicht reduzieren, d.h diese Darstellung wird in der Trefferliste zusammengeklappt. Der umgekehrte Vorgang ist dann über erweitern auszuführen. Diese Möglichkeit können Sie ebenfalls auch direkt für alle Ablageordner mit einem einfachen Mausklick umsetzen. Klicken Sie dazu auf alle reduzieren oder auf alle erweitern. Das einzelne Reduzieren bzw. Erweitern der geöffneten mehrseitigen Dokumente in dem ausgewählten Ablageordner wird über die Optionen enthaltene Doks reduzieren bzw. enthaltene Doks erweitern selektiert. Neuen Ordner anlegen: Die archivierten Dokumente können in verschiedene Ablageordner nach Ihren Anforderungen eingeordnet werden. Neuanlage von Ablageordner: Hier können Sie patientenbezogene Ablageordner entwerfen. Die Neuanlage von Ablageordnern erfolgt über diesen Dialog. Klicken Sie auf [OK], um den eingegeben Ordnernamen zu speichern. Mit [Abbrechen] brechen Sie die Neuanlage ab. Nach oben: Die Position der angelegten Ablageordner kann nach Wunsch nach oben gelegt werden. Nach unten: Nach Ihren persönlichen Anforderungen können Sie die Lage der existierenden Ablageordner nach unten verschieben. 46 Inhalt Sichere digitale Archivierung

59 Inhalt verschieben: Mit Hilfe dieser Funktion kann mit einfachem Mausklick der komplette Inhalt des ausgewählten Ablageordners in eines der anderen existierenden Ordner verschoben werden. Zur leichteren Orientierung setzt PraxisArchiv vor dem jeweiligen Quellordner einen. Ordner löschen: Sollten keine Inhalte in dem ausgewählten Ordner enthalten sein, ermöglicht Ihnen PraxisArchiv bei Bedarf diesen komplett zu löschen. Ordner entfernen: Der selektierte Ablageordner kann auch inklusive der zugeordneten Inhalte komplett entfernt werden. Folgende Sicherheitsabfrage erscheint: Klicken Sie auf [Ja], um den ausgewählten Ordner und dessen Inhalte tatsächlich zu entfernen. Im Anschluss erhalten diese zugeordneten Dokumente in der Minibildansicht ein rotes Kreuz. Sie können diese Ordner und enthaltenen Dokumente jederzeit wieder aufrufen, in dem Sie hierzu über die Recherche in der unteren Option bei entfernte Einträge: diese berücksichtigen oder ausschließlich danach selektieren. Mit [Nein] brechen Sie den Vorgang ab. Ø Ausführliche Informationen zur Recherche finden Sie unter Recherche. Wählen Sie die gewünschte Vorgehensweise, indem Sie auf ein archiviertes Dokument im Kontextmenü die Funktion ansteuern und patientenbezogen ausführen: PraxisArchiv 4 Oberfläche 47

60 Ansicht: Bei einem mehrseitigen geöffnetem Dokument können Sie die Ansicht reduzieren, d.h. dieses Dokument wird nur für die Ansicht zusammengeklappt. Der umgekehrte Vorgang ist dann über erweitern auszuführen. Diese Möglichkeit können Sie ebenfalls auch direkt für alle Dokumente mit einem einfachen Mausklick umsetzen. Klicken Sie dazu je nach gewünschter Ansicht auf alle reduzieren oder auf alle erweitern. Vollbildansicht: Das Betrachten und Bearbeiten ermöglicht Ihnen die Vollbildansicht. Ø Ausführliche Informationen erhalten Sie dazu im Kapitel Vollbildansicht. Drucken: Das aktuell markierte Dokument kann über diese Funktion direkt gedruckt werden. Ø Ausführliche Informationen zum Druck finden Sie unter Drucken Versenden: PraxisArchiv verfügt über die Funktion Dokument mittels eines Mailprogrammes zu versenden. Ø Ausführliche Informationen zum Versand per finden Sie im Kapitel Kommunikation. Faxen: Über eine FAX-Einrichtung ist der elektronische Datenaustausch ebenfalls möglich. Ø Ausführliche Informationen zum Versand per FAX können Sie im Kapitel Kommunikation nachlesen. Exportieren: Das markierte Dokument kann exportiert werden. Ø Ausführliche Informationen zum Exportieren finden Sie unter Im-/ Export von Dokumenten. Entfernen: Das markierte Dokument wird gelöscht und erhält in der Minibildansicht als symbolische Darstellung ein rotes Kreuz. Sie können das Dokument jederzeit wieder aufrufen, in dem Sie hierzu über die 48 Inhalt Sichere digitale Archivierung

61 Recherche in der unteren Option bei entfernte Einträge: diese berücksichtigen oder ausschließlich danach selektieren lassen. Ø Ausführliche Informationen zur Recherche finden Sie unter Recherche. Dokument verschieben: Mit Hilfe dieser Funktion kann mit einfachem Mausklick nur das aktuell markierte Dokument in eines der anderen existierenden Ordner verschoben werden. Zur leichteren Orientierung setzt PraxisArchiv vor dem jeweiligen Quellordner einen. Eigenschaften: Die Eigenschaften liefern Ihnen Informationen zum ausgewählten Dokument, die zum Zeitpunkt der Archivierung eingetragen wurden. Ø Ausführliche Informationen zur Indexinformation eines Dokumentes erhalten Sie im Kapitel Bildaufnahme und Ablage Ablage. Temporäre Markierung zuweisen und entfernen Alle Objekte in PraxisArchiv können Sie mit einer temporären Markierung kennzeichnen und auswählen, die z.b. gelöscht, gedruckt oder auf einen externen Datenträger übertragen werden sollen. Die temporäre Markierung gilt nur für die aktuelle Bearbeitung der Dokumente. Die temporäre Markierung ist nicht dauerhaft. Temporär bedeutet, dass sie solange erhalten bleibt, bis Sie PraxisArchiv schließen oder zwischenzeitlich eine neue Recherche ausführen. Diese Markierung ist lokal, das heißt jeder andere Benutzer im Netzwerk kann diese Markierung an den Patientendaten nicht sehen. PraxisArchiv 4 Oberfläche 49

62 Haben Sie mehrere Objekte mit einer temporären Markierung versehen, erhalten Sie bei manchen Funktionen die Möglichkeit, diese Funktion auf die markierten Objekte zu beschränken. Folgende gemeinsame Operationen können ausgeführt werden: der Versand per oder Fax, Druckauftrag an Word, Export und Übergabe an Arztinformationssysteme. Optische Orientierung mittels Cursorbalken In der Trefferliste wird zur besseren Orientierung parallel zum angesteuerten Minibild mit Hilfe eines optischen Cursorbalken die zugehörige Betreffzeile des Patienten hervorgehoben. Minibildansicht Wenn Sie die Minibildansicht aktivieren, wird jedes Dokument in Form eines Minibildes angezeigt. In dem Minibild sehen Sie bei Dokumenten, die mit Folgeseiten abgelegt wurden, in der oberen Zeile einen Hinweis um wie viele Folgedokumente es sich dabei handelt. Dies kann per Kontextmenü umgeschaltet werden. Dann wird jede Seite mit einem Minibild dargestellt. In der rechten, oberen Hälfte sind bei einem mehrseitigen Dokument Pfeiltasten zu sehen, wenn Sie zuvor im Kontextmenü (rechten Mausklick) auf Seitenansicht umgeschaltet haben. Sollten Sie sich für die Seitenansicht in der Minibildanssicht entschieden haben, erscheint ein vor dem Begriff Seitenansicht. 50 Inhalt Sichere digitale Archivierung

63 Mit Hilfe dieser Pfeiltasten im oberen rechten Rand des Minibildes können Sie zwischen den einzelnen Seiten wechseln. Zum Markieren der Objekte finden Sie über dem Minibild ein Ankreuz-Feld. Dies entspricht dem Kästchen in der Trefferliste. Unterhalb der Minibilder können Sie sich Untertitel anzeigen lassen. Wählen Sie den gewünschten Untertitel über das Kontextmenü, das Sie mit der rechten Maustaste erreichen. Hier ist das Archivierungsdatum als Untertitel gewählt. Alternativ stehen Ihnen die Kategorie und einer der vier Texte der Dokumenteigenschaften zur Verfügung. Aktiveren bzw. deaktivieren können Sie die Minibildvorschau über 8 ANSICHT MINIBILDER oder <Strg+Umschalt+B>. Dokumentenfenster Im Dokumentenfenster werden die ausgewählten Dokumente angezeigt. Über die Ansichtsfunktion in der Symbolleiste können Sie bestimmen, wie viele Dokumente nebeneinander angezeigt und angeordnet werden sollen. PraxisArchiv 4 Oberfläche 51

64 Bei Dokumenten mit Folgeseiten können Sie mit <Bild > bzw. <Bild > jeweils eine Seite vor- bzw. zurückblättern. Mit <Pos1> springen Sie zur ersten Folgeseite und mit <Ende> zur letzten. Eine Darstellung des gesamten Objektes im Dokumentenfenster erhalten Sie über 8 ANSICHT GANZER BILDSCHIRM oder <Strg+Umschalt+V>. Ø Ausführliche Informationen zur Beschreibung der Ansicht und Funktion über den ganzen Bildschirm erhalten Sie im Kapitel Vollbildansicht. Ø Ausführliche Informationen zum Anordnen der Dokumente finden Sie im Kapitel Ansicht. Statusleiste In der Statusleiste von PraxisArchiv werden verschiedene zusätzliche Informationen angezeigt. Die Statusleiste wird am unteren Rand des PraxisArchiv-Fensters angezeigt. Links in der Statusleiste steht jeweils der im PraxisArchiv angemeldete Benutzer. Zusätzlich erscheint die Angabe in welcher Archivart Sie sich derzeit befinden, wie im obigen Beispiel Patientenakte. Rechts in der Statusleiste gibt es bei mehrseitigen Dokumenten einen Hinweis, welche Seite des Dokumentes aktuell angezeigt wird. Im obigen Beispiel wird das Erste von sieben Dokumenten angezeigt. Bitte beachten Sie, dass sich die Notation z.b 1/3 in ihrer Bedeutung bei bereits archivierten Dokumenten von der Bildaufnahme unterscheidet. Beim archivierten Dokument steht die erstgenannte Zahl immer für die gerade angesteuerte Seite und im Anschluß für die gesamte Seitenanzahl dieses Dokumentes. Während der Bildaufnahme erklärt diese Notation, dass gerade eine Serie aufgenommen wird und diese bisher drei einzelne Aufnahmen beinhaltet. Aktiveren bzw. deaktivieren können Sie die Statusleiste über 8 ANSICHT STATUSLEISTE oder <Strg+Umschalt+S>. 52 Inhalt Sichere digitale Archivierung

65 Symbolleiste Allgemeines zur Symbolleiste Die Symbolleiste von PraxisArchiv gestattet Ihnen den raschen Zugriff auf verschiedene häufig benötigte Funktionen. Diese Symbolleiste ist in drei verschiedene Funktionsbereiche aufgeteilt. Programm & Dokumentfunktionen: Ausgabefunktionen: Ansichtsfunktionen: Um die gewünschte Funktion aufzurufen, klicken Sie mit der Maus auf das entsprechende Symbol. Wenn Sie mit der Maus auf eines der Symbole zeigen, erscheint nach kurzer Zeit neben dem Mauszeiger in einem kleinen Fenster eine kurze Erläuterung zu der jeweiligen Funktion ( Tooltipp ). Die durch die Symbole repräsentierten Funktionen werden normalerweise mit dem aktuell ausgewählten Dokument arbeiten. Sie haben jedoch bei einigen Funktionen die Möglichkeit, über die temporären Markierungen an den Dokumenten in der Trefferliste mehrere Dokumente zu selektieren. So können Sie beispielsweise alle markierten Dokumente zum Druck übergeben, indem Sie auf den kleinen Pfeil rechts vom Druckersymbol klicken und die Option alle markierten Dokumente/Seiten im Menü anklicken. PraxisArchiv 4 Symbolleiste 53

66 Sie erkennen diese sich auf mehrere Dokumente erstreckende Funktionen an dem kleinen Pfeil nach unten neben dem Symbol. Programm beenden Klicken Sie auf dieses Symbol, um PraxisArchiv zu beenden. Sie können das Programm auch über 8 DATEI BEENDEN... oder mit <Alt+D> <B> verlassen. Beim Aufruf aus Ihrem AIS/ ZIS gelangen Sie dort hin zurück. Recherche Klicken Sie auf dieses Symbol, um eine Recherche zu starten. Sie können die Recherchefunktion auch über 8 DATEI RECHERCHE... oder mit <Strg+R> aufrufen. Ø Ausführliche Informationen zur Durchführung einer Recherche finden Sie unter dem Kapitel Recherche. Bildaufnahme Um ein Bild oder Dokument mit einer der angelegten Datenquellen in PraxisArchiv aufzunehmen, klicken Sie auf diese Schaltfläche. Sie können diese Funktion auch mit 8 DATEI AUFNAHME STARTEN... ansteuern. Ø Ausführliche Informationen zur Aufnahme starten können Sie im Kapitel Bildaufnahme und Ablage nachlesen. Dokument bearbeiten/ Vollbildansicht Klicken Sie auf dieses Symbol, um das ausgewählte Dokument an die Vollbildansicht zu übergeben. Die Vollbildansicht ermöglicht Ihnen die 54 Inhalt Sichere digitale Archivierung

67 Bearbeitung von Bildern, inklusive dem Vermessen und Annotieren des Bildmaterials. Ø Nähere Informationen zur Vollbildansicht erhalten Sie im Kapitel Vollbildansicht. Die Bearbeitung der Darstellung erfolgt über die Symbole am rechten Rand. Ø Lesen Sie hierzu die Beschreibung der Vollbildansicht. Eigenschaften des Dokumentes bearbeiten Mit dem Symbol Dokumentinfos können Sie den Index, die Einträge zur Dokumentenseite bearbeiten. D.h. Ihre Angaben zur Herkunft oder Verwendung werden nochmals angezeigt, und Sie haben die Möglichkeit diese Angaben zu verändern. Hierzu öffnet sich der folgende Dialog auch über das Menü: 8 BEARBEITEN DOKUMENTINFOS ANZEIGEN. Über die Trefferliste können Sie ebenfalls diesen Dialog öffnen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Objekt und wählen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmenü. PraxisArchiv 4 Symbolleiste 55

68 Nehmen Sie hier die notwendigen Änderungen und Ergänzungen vor und beenden Sie diesen Dialog mit [OK], [Abbrechen] verwirft Ihre Änderungen. Je nach Auswahl des Dokumenttyps werden Ihnen im unteren Bereich dieses Dialogs weitere Optionen zur Informationsangabe zum archivierten Dokument angeboten. Ebenso erhalten Sie je nach fachspezifischem Bereich (Humanmedizin oder Zahnmedizin) eine andere Dialogansicht. Ø Ausführliche Informationen erhalten Sie im Kapitel Bildaufnahme und Ablage Ablage. 56 Inhalt Sichere digitale Archivierung

69 Drucken mit der Microsoft-Word Druckvorlage Nach Auswahl des Buttons Drucken mit MS-Word können Sie das aktuell ausgewählte Dokument oder mehrere markierte Dokumente an Word zum Druck übergeben. Die Übergabe der markierten Dokumente erreichen Sie über den kleinen Pfeil nach unten. Nach Auswahl der Funktion wählen Sie im folgenden Dialog die zu verwendende Word-Druckvorlage aus: Zur Verwaltung Ihrer Druckvorlagen stehen Ihnen hier zusätzliche Funktionen zur Verfügung, die Sie über die vier rechts angebrachten Buttons erreichen. Mit [Bearbeiten...] verändern Sie eine bestehende Vorlage. Die anderen Buttons [Kopieren], [Umbenennen] und [Löschen] entsprechen den zu erwartenden Funktionen. Bei Grafikdateien können Sie ebenfalls die zugehörigen Dokumenteninformationen in die Wordvorlagen übergeben. Aktivieren Sie dazu per einfachem Mausklick die Option "Bei Grafikdateien, die Beschriftung mit übergeben". Als exportierte Ausgabeversion wird über das Drucken mit Hilfe von MSWord immer das Originaldokument verwendet. Ø Ausführliche Informationen zur Erstellung und Verwaltung der Vorlagen erhalten Sie im Kapitel Wordvorlagen. PraxisArchiv 4 Symbolleiste 57

70 Drucken (direkt auf den Drucker) Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken um das aktuell angezeigte Dokument oder mehrere markierte Dokumente zu drucken. Der Druck erfolgt direkt aus PraxisArchiv heraus, ohne die Nutzung von Word. Die Übergabe der markierten Dokumente erreichen Sie über den kleinen Pfeil nach unten. Über diesen Exportvorgang wird beim Drucken immer das Dokument ausgegeben, welches zuvor im Dialog eingestellt und ausgewählt wurde (entweder Original, aktuelle Version oder die komplette Historie). Ø Ausführliche Informationen zum Druckvorgang erhalten Sie im Kapitel Drucken. Versand per Mit dem Symbol übergeben Sie das aktuelle Dokument oder markierte Dokumente an Ihr -Programm. Von dort aus können Sie die Bilder und Dokumente an Kollegen und Patienten versenden. Über diesen Exportweg wird immer das Originaldokument versendet. Ø Ausführliche Informationen zum Versand und Empfang von s erhalten Sie im Kapitel Kommunikation. Versand per Fax Nach Anwahl des Buttons Faxen verschicken Sie das aktuelle Dokument oder markierte Dokumente per Fax. Bitte erkundigen Sie sich nach den aktuell unterstützten FaxLösungen. Ø Ausführliche Informationen zum Versand und Empfang von Faxen erhalten Sie im Kapitel Kommunikation. Export von Dokumenten Wenn Sie das Symbol Exportieren wählen, steht Ihnen der Export eines Dokuments oder aller entsprechend markierten Dokumente in ein Verzeichnis Ihrer Festplatte oder eines anderen Datenträgers zur Verfügung. 58 Inhalt Sichere digitale Archivierung

71 Die aus PraxisArchiv exportierten Dokumente können Sie nun an einen Kollegen weitergeben. Als Ausgabe bekommen Sie die Dokumentenversion, die Sie zuvor im Dialog ausgewählt und eingestellt haben (entweder Original oder aktuelle Version). Ø Informationen zur Übernahme solcher Dateien in PraxisArchiv erhalten Sie im Kapitel Im-/Export von Dokumenten. Dokumentenanzeige über externen Viewer Über diese Option können aktuelle Dokumente an den externen Viewer übergeben werden. Mittels dieser Funktion kann PraxisArchiv Ihr gewünschtes Dokument auch an das ursprünglich bildgebende und bearbeitende Programm übergeben bzw. mit der unter Windows für diesen Dokumententyp registrierten Anwendung darstellen. Außerdem ermöglicht es Ihnen Daten zu betrachten, die PraxisArchiv selbst nicht darstellen kann. Für solche Dokumente nutzt PraxisArchiv den externen Viewer. Als Voraussetzung für die Dokumentenanzeige über den externen Viewer muss die ursprüngliche Software diese Funktion ebenfalls unterstützen. PraxisArchiv 4 Symbolleiste 59

72 Beispiele für solche Software sind: Microsoft Word, Adobe Acrobat Reader und verschiedene Röntgensoftware. Als exportierte Version wird immer das Originaldokument über den externen Viewer erfolgen. Zwischenablage Klicken Sie auf den Button Kopieren, um das ausgewählte Dokument in die Zwischenablage zu stellen. Um das Dokument in anderen Programmen weiter zu verwenden, setzen Sie das Dokument in dieser Software über die Einfügen -Funktion ein. Diese Funktion können Sie ebenfalls über die Menüleiste oder per Tastenkombination ausführen: 8 BEARBEITEN KOPIEREN <STRG+C> 8 BEARBEITEN EINFÜGEN <STRG+V>. Damit diese Art der Dokumentenablage einwandfrei funktioniert ist eine vorherige Anlage der Datenquelle Zwischenablage erforderlich. Ø Ausführliche Informationen zur Anlage der Zwischenablage finden Sie im Kapitel Datenquelle Einrichtung Zwischenablage. Über diese Exportschritte erhalten Sie immer die aktuell angezeigte Version des Dokuments. Dokumente anordnen Mit diesen Funktionen können Sie die Fensteraufteilung im Anzeigebereich vom PraxisArchiv Ihren Anforderungen anpassen. Diese Einstellungen entsprechen den jeweiligen Schaltflächen der Symbolleiste. 1 Dokument 2 Dokumente untereinander 2 Dokumente nebeneinander 4 Dokumente Individuelle Anordnung 60 Inhalt Sichere digitale Archivierung

73 Ø Ausführliche Informationen zum Anordnen der Dokumente finden Sie im Kapitel Ansicht. PraxisArchiv 4 Symbolleiste 61

74 Ansicht Allgemeines zur Ansicht Im PraxisArchiv stehen Ihnen diverse Ansichtsformen der Objekte zur Verfügung, z.b. in Listenform, als Minibilder (Übersichtsbilder verkleinert), im Dokumentenfenster nebeneinander usw. Hier findet sich für fast jede Anforderung und Arbeitsweise eine geeignete Ansichtsform. Am besten probieren Sie die verschiedenen Ansichtsformen aus, um die für Sie geeignete zu finden: 1 Dokument 2 Dokumente untereinander 2 Dokumente nebeneinander 4 Dokumente Individuelle Anordnung Mit diesen Funktionen können Sie die Fensteraufteilung im Anzeigebereich vom PraxisArchiv Ihren Anforderungen anpassen. Diese Einstellungen entsprechen den jeweiligen Schaltflächen der Symbolleiste. Ø Ausführliche Informationen zum Anzeigebereich finden Sie unter Oberfläche Dokumentenfenster. Ansicht 1 Dokument Das Symbol aktiviert die Einzelbilddarstellung, d.h. jedes aufgerufene Dokument wird im Dokumentenfenster angezeigt und ersetzt das zuvor angezeigte. Sie erreichen diese Ansicht ebenso über die Menüleiste mittels: 62 Inhalt Sichere digitale Archivierung

75 8 ANSICHT 1 DOKUMENT oder mit <Strg+Umschalt+1>. Ansicht 2 Dokumente untereinander Klicken Sie über die Menüleiste auf: 8 ANSICHT 2 DOKUMENTE UNTEREINANDER oder mit <Strg+Umschalt+2>. Sie können nun zwei Objekte untereinander angezeigen. Ansicht 2 Dokumente nebeneinander Es werden in dieser Ansicht zwei Objekte nebeneinander (vertikal) dargestellt. Wählen Sie über die Menüleiste: 8 ANSICHT 2 DOKUMENTE NEBENEINANDER oder mit <Strg+Umschalt+3>. Ansicht 4 Dokumente Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um gleichzeitig vier Dokumente im Anzeigebereich darzustellen. Sie erreichen diese Funktion auch über 8 ANSICHT 4 DOKUMENTE oder mit <Strg+Umschalt+4>. Fenstereinstellung zurücksetzen 8 DATEI ALLE FENSTER LEEREN /SCHLIEßEN Haben Sie im Verlauf Ihrer Arbeit mit PraxisArchiv verschiedenen Fenster mit Dokumenten geöffnet, können Sie mit dieser Funktion alle Fenster gleichzeitig leeren. Beim arbeiten mit der Individuellen Anordnung schließt diese Funktion alle geöffneten Dokumente. PraxisArchiv 4 Ansicht 63

76 Individuelle Anordnung Haben Sie die Anzeige im Dokumentenfenster auf individuelle Anordnung der Dokumente eingestellt, 8 ANSICHT INDIVIDUELLE ANORDNUNG oder mit <Strg+Umschalt+5> können Sie mit den folgenden Menüeinträgen die Anordnung der Dokumente einstellen. Fenster überlappend Aufruf: 8 FENSTER ÜBERLAPPEND Diese Funktion ordnet die Dokumente im Dokumentenfenster überlappend an. Fenster untereinander Aufruf: 8 FENSTER UNTEREINANDER Diese Funktion ordnet die Dokumente im Dokumentenfenster untereinander an. Fenster nebeneinander Aufruf: 8 FENSTER NEBENEINANDER Diese Funktion ordnet die Dokumente im Dokumentenfenster nebeneinander an. Die Anordnung der Fenster wird auch für den Ausdruck übernommen, wenn man alle Fenster druckt. Fenster wiederherstellen Aufruf: 8 FENSTER WIEDERHERSTELLEN Das Wiederherstellen der ursprünglich eingestellten Ansicht (über Extras Einstellungen) kann über diese Funktion jederzeit rekonstruiert werden. 64 Inhalt Sichere digitale Archivierung

77 Einstellung der Oberfläche Mit diesen Optionen können Sie das Erscheinungsbild der Oberfläche vom PraxisArchiv beeinflussen. Ø Ausführliche Informationen zur Oberfläche finden Sie unter Oberfläche. Symbolleiste ein-/ausschalten 8 ANSICHT SYMBOLLEISTE Mit dieser Option können Sie die Symbolleiste zur Programmsteuerung einbzw. ausblenden. Ein Haken neben dem Menüeintrag zeigt an, dass die Leiste eingeschaltet ist. Ø Ausführliche Informationen zur Programmsteuerung der Symbolleiste finden Sie unter Symbolleiste. Navigationsleiste ein-/ausschalten 8 ANSICHT NAVIGATIONSLEISTE Mit dieser Option können Sie die Navigationsleiste zur Dokumentenansicht ein- bzw. ausblenden. Ein Haken neben dem Menüeintrag zeigt an, dass die Leiste eingeschaltet ist. Ø Ausführliche Informationen zur Navigationsleiste finden Sie unter Navigationsleiste. Statusleiste ein-/ausschalten 8 ANSICHT STATUSLEISTE Mit dieser Option können Sie die Statusleiste ein- bzw. ausblenden. Ein Haken neben dem Menüeintrag zeigt an, dass die Leiste eingeschaltet ist. In der Statusleiste am unteren Bildschirmrand werden verschiedene zusätzliche Informationen angezeigt. Ø Ausführliche Informationen zur Statusleiste finden Sie unter Oberfläche Statusleiste. Patientendaten Die Anzeige der Patientendaten erhalten Sie über das Menü: 8 DATEI STAMMDATENVERWALTUNG 8 DATEI RECHERCHE. oder PraxisArchiv 4 Ansicht 65

78 Hier haben Sie Einsicht auf alle bereits von Ihnen erfassten Patientendaten bzw. die von Ihrem AIS/ ZIS übernommen wurden. Ø Ausführliche Informationen zur Stammdatenverwaltung erhalten Sie im Kapitel Recherche Stammdatenverwaltung. Auswahl des Dokumentenfensters Um die erste Seite eines Dokumentes aufzurufen, wählen Sie: 8 AUSWAHL ERSTE SEITE Das PraxisArchiv zeigt Ihnen ebenso über die Tastatur <Pos1> zu einem mehrseitigen Dokument, die dazugehörige erste Seite im Dokumentenfenster an. 8 AUSWAHL VORHERIGE SEITE Befinden Sie sich im Dokumentenfenster mitten im Aufruf eines mehrseitigen Dokumentes, so können Sie über die Tastatur <Bild > direkt auf die jeweils vorherige Seite des aufgerufen Objektes springen. 8 AUSWAHL GEHE ZU SEITE... Über diese Auswahl öffnet sich ein Dialog. Hier können Sie eine bestimmte Seitenangabe definieren, damit das PraxisArchiv direkt zu dieser Seite springt. 8 AUSWAHL NÄCHSTE SEITE Über die Taste <Bild > erreichen Sie schnellstmöglich in einem mehrseitigen Dokument die nächste Seite. 8 AUSWAHL LETZTE SEITE Im Dokumentenfenster erscheint über die Funktionstaste <Ende> sofort zu dem mehrseitigen Dokument die letzte Seite. Auffrischen der Anzeige Programmaufruf: 8 ANSICHT AUFFRISCHEN Mit dieser Funktion können Sie die Anzeige von PraxisArchiv aktualisieren. Sie können diese Funktion auch über die Tastatur mit <F5> aufrufen. 66 Inhalt Sichere digitale Archivierung

79 Aktuelles Dokument auswählen Durch einen Doppelklick auf das Minibild wird dieses Objekt im Dokumentenfenster gestartet. Der Mauscursor verändert sich bei geeigneten Dokumenten zu einer Lupe, wenn Sie per rechten Mausklick über das Kontextmenü die Lupe aktivieren. Das Kontextmenü vermerkt mit Hilfe eines Haken die derzeit aktiven Option für das Dokument. Ø Ausführliche Informationen zum Dokumentenfenster erhalten Sie über das Kapitel Oberfläche Dokumentenfenster und Vollbildansicht. PraxisArchiv 4 Ansicht 67

80 Recherche Allgemeines zur Recherche Wählen Sie über die Menüleiste: 8 oder DATEI RECHERCHE bzw. <Strg+R>. Benutzen Sie die Recherche-Funktion, um gespeicherte Dokumente nach von Ihnen vorgegebenen Kriterien wieder zu finden. Als Kriterien stehen Ihnen die Indexinformationen zur Verfügung, die Sie beim Ablegen der Dokumente erfasst haben. Ø Ausführliche Informationen zu den Indexinformationen finden Sie unter Bildaufnahme und Ablage Ablage. PraxisArchiv zeigt Ihnen den Recherche-Dialog an. 68 Inhalt Sichere digitale Archivierung

81 Geben Sie einen Teil des Namens, hier Test, oder im Feld darüber die Patientennummer ein. Übereinstimmende Patienten werden in der Liste darunter angezeigt. Klicken Sie den gewünschten Patienten doppelt an. Sie können auch Namensteile suchen. Die Eingabe von T,T würde aus obiger Liste die beiden Patienten 1032 und 275 zur Auswahl anzeigen. Zur Suche von archivierten Dokumenten nach Suchbegriffen, Kategorien oder nach dem Datum stehen Ihnen die unteren Eingabefelder zur Verfügung. Sie können die Suchkriterien kombinieren. Nach Anklicken der [Suchen] Schaltfläche stellt PraxisArchiv die passenden Dokumente in der Akte bereit. Solche Suchergebnisse sind meist patientenübergreifend! PraxisArchiv zeigt dann in der Liste auch die Namen an. Parallel zu der Liste erscheinen in der Minibildansicht die jeweiligen Dokumente, die laut Suchkriterien gefunden wurden. PraxisArchiv 4 Recherche 69

82 Der Button [leeren] löscht Ihre Sucheingaben. [Abbrechen] schließt den Suchdialog. Alternativ können Sie die Patientenrecherche über das vertikale Register Liste" starten. 70 Inhalt Sichere digitale Archivierung

83 Klicken Sie den gewünschten Patienten doppelt an. PraxisArchiv wechselt daraufhin zum angewählten Patienten und zeigt dessen Akte. Um die Akten mehrerer Patienten anzuzeigen, markieren Sie die gewünschten Patienten, wie hier bei Test, Edwina und bestätigen mit der Schaltfläche [Suchen]. Durch einen Klick auf den jeweiligen Spaltenkopf ist die Liste nach dem gewünschten Kriterium sortierbar. Zusätzlich kann in den Feldern bei Suchen in die Liste auf bestimmte Spaltenwerte eingeschränkt werden. Textsuche:: Sie können so z.b. schnell ein Objekt wieder finden, indem Sie den Begriff zu diesem Objekt eingeben, somit wird im Freitextfeld und im Kommentar gesucht. PraxisArchiv 4 Recherche 71

84 Textsuche-Suchmodi Damit Sie bei der Recherche Ihre Suchanfragen optimieren können, stellt Ihnen PraxisArchiv verschiedene Suchmodi zur Verfügung. Suchmodus Dieser Suchmodus ermöglicht Ihnen eine tiefgreifende Recherche, in der Ihr definierter Suchbegriff nach mind. 1 Wort, in alle Worte oder auch nur nach ähnliche Wörter selektiert wird. Über den erweiterten Punkt suchen in: können Sie zusätzlich eine oder mehrere Kategorien auswählen, um die Suche weiter einzuschränken. Klicken Sie auf eine der Schaltflächen, um den entsprechenden Suchmodus für die Textsuche zu aktivieren. Datumssuche Um für Ihren gewünschten Zeitraum die Datumssuche einzuschränken, klicken Sie dafür hinter den Feldern ab: und bis: auf den Kalendertool (kleiner schwarzer Pfeil): Das Häkchen vor dem Datum wird dann automatisch gesetzt und kann durch Anklicken wieder entfernt und gleichzeitig für die Datumssuche deaktiviert werden. Um eine allgemeine Recherche analog zum PraxisArchiv 3, ohne Voreinstellung einer genauen Textsuche bzw. Suchmodus zu simulieren, klicken Sie in das Feld Datum bis. Mittels des gesetzten Haken in dieses Ankreuzkästchen werden automatisch sämtliche bis zum heutigen Tag archivierte Daten recherchiert. Typen Eine noch präzisere Selektion erhalten Sie, falls Sie zuvor eine zusätzliche Angabe bzw. Information bei der Ablage Ihrer Dokumente unter "(spezieller) Dokumententyp" hinterlassen haben. 72 Inhalt Sichere digitale Archivierung

85 Optionen Über die Optionen können Sie Ihre Suche optimieren. Sie können folgende Einstellungen vornehmen: Sollen für die Suche des Objektes die leeren Ordner ignoriert werden, so setzen Sie zuvor per Mausklick einen Haken in das zugehörige Ankreuzkästchen. Zusätzlich können Sie per Mausklick für die Objektsuche die Einstellung aktivieren, ob bereits entfernte Einträge zu ignorieren, zu berücksichtigen oder nach ausschließlich diesen Einträgen zu suchen ist. Steuerliche Relevanz PraxisArchiv unterscheidet bei der Ablage von Dokumenten je nach dem von Ihnen eingegebenem Dokumententyp, ob diese steuerlich relevant oder nicht relevant sind. Sinnvoll ist diese Funktion bei einer Steuer-/Betriebsprüfung in der Praxis. Nach den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) dürfen Prüfer bei Betriebsprüfungen Einsicht in alle Dokumente erhalten, die die finanzielle Beziehung zwischen Ihnen und Ihren Patienten betreffen. Voraussetzung dafür ist Ihre Eingabe bei der Ablage unter typenabhängige Informationen. Zuvor wählen Sie bei Dokumententyp über das DropdownMenü z.b. Rechnungen aus. In Folge fügen Sie in diesem Fall per Mausklick in das zugeteilte Ankreuzkästchen unten bei steuerlich relevant ein ein. PraxisArchiv 4 Recherche 73

86 Stammdatenverwaltung Analog zum PraxisArchiv 3 verfügt das neue PraxisArchiv 4 über eine eigene Stammdatenverwaltung, d.h. Sie können nun auch ohne ein existierendes AIS/ ZIS die Stammdaten eines Patienten aufnehmen. Über die Menüleiste: 8 DATEI STAMMDATENVERWALTUNG NEU... öffnet sich ein leerer Dialog, in dem Sie die Patientendaten per Hand erfassen können. 74 Inhalt Sichere digitale Archivierung

87 Bitte die mit * gekennzeichneten Pflichtfelder immer ausfüllen. Im Gegensatz zur Patientenakte ist die Verwaltungsoberfläche des Bildarchivs in Katalogen und Kapiteln strukturierbar: Die Ablagestruktur des Verwaltungsarchivs weist ebenfalls eine andere Aufgliederung auf: PraxisArchiv 4 Recherche 75

88 Klicken Sie auf [OK], um Ihre Eingaben zu speichern. Mit [Abbrechen] beenden Sie den Dialog, ohne die Eingaben zu sichern. Des Weiteren können Sie im PraxisArchiv 4 bei aufgerufener Patientenakte in den Stammdaten Änderungen vornehmen. Über die Menüleiste: 8 DATEI STAMMDATENVERWALTUNG ÄNDERN... öffnet sich die Stammdatenverwaltung, in dem Sie die Patientendaten per Hand ändern können. Bitte die mit * gekennzeichneten Pflichtfelder immer ausfüllen. Klicken Sie auf [OK], um Ihre Eingaben zu speichern. Mit [Abbrechen] beenden Sie den Dialog, ohne die Eingaben zu sichern. Mittels der Funktion 8 DATEI STAMMDATENVERWALTUNG UMBUCHEN <STRG+U>... können Sie Dokumente zu anderen Patienten umbuchen. Diese Option kann z.b. nach einer Falschablage nötig sein. Markieren Sie das Dokument und führen Sie über den Programmpunkt die neue Zuordnung durch. 76 Inhalt Sichere digitale Archivierung

89 Vollbildansicht Allgemeines Das Vollbild gestattet Ihnen die weitgehende Bearbeitung und Vermessung von Bildmaterial. Ihre Arbeiten an den Bildern verändern nicht die ursprünglich archivierten Dokumente. Stattdessen wird eine Datei mit Zusätzen erzeugt. Ø Beachten Sie die Hinweise zur Rücknahme von Veränderungen weiter unten in diesem Kapitel. Objekte anzeigen Um ein Objekt im Vollbild anzuzeigen und zu bearbeiten, klicken Sie bitte in der Trefferliste über das Kontextmenü (rechte Maustaste) den Befehl Vollbildansicht an. Des Weiteren können Sie auch eine Vollbildansicht direkt über folgendes Symbol der Symbolleiste Menüleiste Ansicht/ Ganzer Bildschirm. ausführen oder über die Je nach Dateityp des angezeigten Objekts (z.b. Bilddatei - bmp, tif, jpg oder Textdatei - txt oder Film - avi) kann die Anzeige der Funktionen im Vollbild variieren. Die häufigste Anzeigeform (die Anzeige von Bilddateien) wird im Folgenden beschrieben. Grundsätzlich wird die Anzeige der gesamten Bilder unter Ausnutzung des Platzes direkt in der Zoomdarstellung geöffnet. Sollte es sich bereits um kleinere Bilder handeln, so werden diese wegen möglicher Verzerrung im Maßstab 1:1 dargestellt. Das Vollbild zeigt rechts und links neben dem Bild zwei Symbolleisten zur Bearbeitung des Dokumentes. Die Funktionen dieser Symbole werden im folgenden Kapitel erklärt. Der Mauscursor verändert sich bei geeigneten Dokumenten zu einer Lupe, wenn Sie per rechten Mausklick über das Kontextmenü die Lupe aktivieren. PraxisArchiv 4 Vollbildansicht 77

90 Im Vollbild stehen Ihnen zwei unterschiedliche Funktionsbereiche zur Verfügung: Bearbeitung: Die Symbole der rechten Toolbar dienen Ihnen zur Bearbeitung der gesamten Bildansicht. Annotationen: Die links angeordneten Symbole im Vollbild ermöglichen Ihnen das ausgewählte Dokument mit Annotationen zu versehen. Zu den einzelnen Funktionsbereichen erhalten Sie in den folgenden Abschnitten nähere Informationen. Lage verändern (drehen, spiegeln,...) Distanzmessung und Winkelmessung Bildinformation Farben verändern (Helligkeit, Kontrast, Histogramm,...) Filter Zoom Aktionen rückgängig machen Original wiederherstellen Vollbild schließen Versionen wählen Ihre Dokumente können durch Bearbeitung in mehreren Versionen vorliegen. Mit der Auswahlliste (Navigationsleiste) oberhalb des Bildes treffen Sie die Auswahl, welche dieser Versionen angezeigt wird. 78 Inhalt Sichere digitale Archivierung

91 Seite auswählen Bei mehrseitigen Dokumenten blättern Sie mit den Buttons oder den Tasten Bild durch die Seiten. Gleichzeitig erhalten Sie unten die Anzeige in der Statuszeile. Die Auswahl der Versionen und Seiten stehen Ihnen dann zur Verfügung, wenn Sie zuvor die Navigationsleiste aktiviert haben. Diese aktivieren Sie über 8 ANSICHT NAVIGATIONSLEISTE oder über die Tastenkombination <Strg+Umschalt+N>. Ø Ausführliche Information Navigationsleiste erhalten Navigationsleiste. zur Aktivierung und Sie über das Kapitel Funktion der Oberfläche Bearbeitung Lage eines Objekts im Vollbild ändern Möchten Sie die Lage eines Objektes verändern, so stehen Ihnen fünf Funktionen rechts des Bildes zur Verfügung. Wählen Sie die gewünschte Funktion durch Auswahl der jeweiligen Schaltfläche: Bild nach links drehen um 90, also gegen den Uhrzeigersinn Bild nach rechts drehen um 90 im Uhrzeigersinn Bild umdrehen, d.h. um 180 drehen Bild wird um die horizontale Achse gespiegelt Bild wird um die vertikale Achse gespiegelt. Ansicht im Vollbild ändern Invertieren Um ein Bild zu invertieren, d.h. negativ darzustellen, klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche am rechten Bildschirmrand des Bildbetrachters. Führen Sie erneut den Befehl aus, um die Invertierung rückgängig zu machen. PraxisArchiv 4 Vollbildansicht 79

92 Zoomen Um ein Objekt im Vollbild zu vergrößern oder zu verkleinern, stehen Ihnen drei feste Zoomstufen und freies Zoomen zur Verfügung. Die drei Stufen erreichen Sie über die Symbole: Im Maßstab 1:1 darstellen, d.h. Originalgröße (100%) Bild in der Breite in das Fenster einpassen Bild in das Fenster einpassen, d.h. Darstellung des ganzen Bildes bringt Sie in den Modus zum individuellen Zoomen des Bildes. Oberhalb des Bildes erscheint daraufhin folgende Leiste Die mittlere Symbolgruppe bietet die gleiche Funktionalität wie weiter oben beschrieben. Die festen Zoomstufen von 25% bis 500% erreichen Sie durch einen Klick auf das entsprechende Symbol in der rechten Gruppe. Im Eingabefeld der linken Gruppe geben Sie einen speziellen Zoomfaktor in Prozent ein. Die Symbole links und rechts davon verkleinern bzw. vergrößern diesen Faktor mit jedem Anklicken um 10%. Zoomen mit der Maus Eine besondere Zoomfunktion erzielen Sie mit dem Aufziehen eines Rechtecks im Bild. Ziehen Sie hierzu ein Rechteck bei gedrückter linker Maustaste um den Bildausschnitt Ihres Interesses. Nach dem Loslassen der linken Maustaste wird der markierte Ausschnitt den gesamten Bildschirm füllen. Zur Auswahl eines neuen Ausschnitts stellen Sie den Zoom am einfachsten mit einem Doppelklick oder mit dem Symbol 80 Inhalt zurück. Sichere digitale Archivierung

93 Bildschirmlupe Zur Vergrößerung einzelner Bildabschnitte steht Ihnen eine Lupenfunktion zur Verfügung. Wählen Sie diese Funktion mit dem Symbol Mauscursor verändert sich zu einem Lupencursor. aus. Der Zur vergrößerten Darstellung des Bildausschnitts unter dem Lupencursor drücken Sie die linke Maustaste. Sie können den Ausschnitt weiterhin bei gedrückter, linker Maustaste über das Bild verschieben. Verschieben des Ausschnitts Falls das Bild nur teilweise dargestellt wird, z.b. nach dem Vergrößern/Zoomen, so können Sie zur Übersicht oder zum Verschieben des Ausschnitts, der gerade dargestellt wird, das Symbol anklicken. Es öffnet sich am oberen Bildschirmrand ein Übersichtsfenster, in dem Sie den Bildausschnitt verschieben können. PraxisArchiv 4 Vollbildansicht 81

94 Klicken Sie hierzu in das Übersichtsfenster des Bildes und halten die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie dann den Bildausschnitt in die gewünschte Richtung. Lassen Sie die Maustaste los, um andere Funktionen zu wählen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit mit den Bildlaufleisten den Ausschnitt zu positionieren, so wie Sie es aus anderen Windows-Applikationen gewöhnt sind. Helligkeit, Kontrast und Gamma ändern Sie können die Helligkeit bzw. den Kontrast von Objekten verändern und die Darstellung durch eine Gammakorrektur an Ihren Bildschirm anpassen. Wählen Sie hierzu das Symbol aus. Daraufhin wird oberhalb des Bildes die Kontrollleiste für Helligkeit, Kontrast und Gamma angezeigt. Mit den Schiebereglern stellen Sie die drei Größen auf Ihre Bedürfnisse ein. Die Gammakorrektur passt den Grauverlauf des Bildes an die Kennlinie Ihres Bildschirmes an. Um die Wirkungsweise der drei Stellgrößen kennen zu lernen, sollten Sie einige Versuche mit Ihren Bildern machen. Die Bilder werden hierbei nicht verändert. Mit dem [Reset]-Button stellen Sie alle Werte auf die Standardgrößen zurück. Bei einem unterbelichteten Bild können Sie durch Anhebung von Kontrast und Helligkeit die Darstellung am Bildschirm erheblich verbessern. Sollten auf Ihrem Bildschirm dunkle Töne nur schlecht zu unterscheiden sein, so hilft oftmals die leichte Anhebung des Gammawertes. Helligkeit und Kontrast ändern mit der Maus Neben den Schiebereglern in der Kontrollleiste haben Sie die Möglichkeit, mittels Mausbewegung über das Bild die Werte zu verändern. Bewegen Sie die Maus bei gedrückter linker Maustaste nach oben bzw. unten, um den Wert für die Helligkeit zu ändern. Eine Rechts- bzw. Linksbewegung ändert den Wert für den Kontrast. Bildinformation Um sich weitere Informationen zum gewählten Bild im Vollbild einzublenden, wählen Sie. Neben Angaben zum Dateiformat und dem Speicherbedarf erhalten Sie Informationen über das Komprimierungsformat und die Dimension in Farbtiefe und Pixeln. 82 Inhalt Sichere digitale Archivierung

95 Ein Klick auf die Schaltfläche [OK] schließt das Fenster. Annotationen Distanzmessung Klicken Sie zum Messen von Strecken auf die Schaltfläche. Automatisch wird eine entsprechende Kontrollleiste eingeblendet. Wählen Sie hier mit [F] für Fettschrift, [K] für Kursivschrift [U] für unterstrichen und den Auswahllisten zur Schriftart und größe das Erscheinungsbild Ihrer Beschriftung. Mit der Schaltfläche [B] blenden Sie die Beschriftung der gemessenen Strecke aus. [T] belässt den Hintergrund der Beschriftung transparent. Die beiden rechten Auswahllisten bestimmen die Stärke und die Linienart der Distanzzeichnung. Mit den acht farbigen Schaltflächen bestimmen Sie die Farbe der Distanzlinie. Setzen Sie durch einen Klick mit der linken Maustaste den Start- und Endpunkt der zu messenden Strecke. Die Streckenlänge wird bis zum Setzen des Endpunktes in der Leiste angezeigt. Zur nachträglichen Korrektur der Messung wählen Sie das Symbol an, und klicken auf die zu ändernde Strecke. Die beiden Streckenenden können Sie dann verschieben. Die Messung wird automatisch angepasst. PraxisArchiv 4 Vollbildansicht 83

96 Kalibrierung der Strecken Um die Länge einer Strecke statt in Pixel in einer üblichen Längeneinheit zu messen, muss die Streckenmessung für das Bild kalibriert werden. Hierzu messen Sie eine bekannte Strecke im Bild, markieren diese und betätigen die Schaltfläche [Kalibrieren]. Im folgenden Dialog geben Sie dann die effektive Länge der bekannten Messung ein. Die restlichen Strecken werden nun anhand dieser Bezugsgröße in mm umgerechnet. In Folge geometrischer, optischer und durch das jeweilige Aufnahmesystem verursachter Abbildungsfehler bei der Projektion eines dreidimensionalen Aufnahmeobjektes auf eine zweidimensionale Abbildung ist die Maßanzeige nur bedingt für diagnostische Zwecke verwertbar. Genauere Aussagen zu den von Ihnen vorgenommenen Messungen erhalten Sie durch eine Kalibrierung von Teillängen in der jeweiligen Aufnahme anhand von Objekten, deren Dimensionen Ihnen exakt bekannt sind. Beachten Sie bitte bei Ihrer Kalibrierung, dass auch Objekte bekannter Dimension Projektionsfehlern unterliegen und die Messung von der Genauigkeit Ihrer Kalibrierung abhängig ist. Winkelmessung Klicken Sie auf die Schaltfläche aktivieren., um die 3-Punkt Winkelmessung zu Automatisch wird eine entsprechende Kontrollleiste eingeblendet. 84 Inhalt Sichere digitale Archivierung

97 Wählen Sie hier mit [F] für Fettschrift, [K] für Kursivschrift [U] für unterstrichen und den Auswahllisten zur Schriftart und größe das Erscheinungsbild Ihrer Winkelbeschriftung. Mit der Schaltfläche [B] blenden Sie die Beschriftung der Winkel aus. [T] belässt den Hintergrund der Winkelbeschriftung transparent. Die beiden rechten Auswahllisten bestimmen die Stärke und die Linienart der Winkelzeichnung. Mit den acht farbigen Schaltflächen bestimmen Sie die Farbe des Winkels. Zur Messung des Winkels klicken Sie zuerst den Angelpunkt des Winkels an, danach markieren Sie die beiden Schenkelenden. Nach erfolgter Messung wird der Winkel im Dokument angezeigt. In der Symbolleiste können Sie die jeweils aktuellen Werte ablesen. Zur nachträglichen Korrektur der Messung wählen Sie das Symbol an und klicken auf den zu korrigierenden Winkel. Die drei winkelbestimmenden Punkte können Sie daraufhin verschieben. Die Messung wird automatisch angepasst. Zeichnen im Bild Zur Kennzeichnung von besonderen Stellen des Bildes stehen Ihnen Werkzeuge zur Verfügung, die Sie im folgenden Abschnitt kennen lernen. Diese Werkzeuge manipulieren nicht das Bild selbst, sondern legen Zeichnungselemente über das Bild, in so genannten Layern. Linien zeichnen Wählen Sie das abgebildete Symbol Eine Linie einzeichnen an, um Linien zu zeichnen. Oberhalb des Bildes erscheint nun die Einstellungsleiste zum Linienzeichnen. Wählen Sie dort die gewünschte Linienstärke durch Anklicken in der Auswahlliste, hier 0,5mm. Bestimmen Sie die Linienart, wie z.b. durchgehend, gepunktet..., in der zweiten Auswahlliste. Die Farbe der Linie wählen Sie durch das Anklicken einer der vorgegebenen Farben, hier schwarz. Zum Zeichnen der Linie klicken Sie mit der linken Maustaste den Startpunkt der Linie an. Bewegen Sie dann die Maus zum Endpunkt der Linie. Während der Bewegung wird die Linie permanent nachgeführt. Legen Sie den Endpunkt durch einen Klick mit der linken Maustaste fest. Sie können das Zeichnen der Linie durch Drücken der ESC-Taste abbrechen. PraxisArchiv 4 Vollbildansicht 85

98 Pfeile zeichnen Das Zeichnen von Pfeilen erledigen Sie wie das Zeichnen von Linien. Am Startpunkt der Linie wird lediglich eine Pfeilspitze von PraxisArchiv hinzugefügt. Die Einstellmöglichkeiten bzgl. Linienstärke, -art und -farbe bestehen hier ebenfalls. Rahmen zeichnen / Graustufenverteilung Durch das Rahmensymbol gelangen Sie in den Zeichenmodus für achsenparallele Rahmen. Auch hier können Sie Linienstärke und Farbe festlegen. Klicken Sie zum Festlegen einer Ecke in das Bild. Bewegen Sie dann die Maus zur gegenüberliegenden Ecke. Auch hier bricht ESC den Zeichenvorgang ab. Zur Angabe der Linienstärke und art stehen Ihnen Auswahllisten am oberen Rand des Bildbetrachters zur Verfügung. Wählen Sie die Farbe des Rahmens mit den acht Schaltern. Über den kleinen Pfeil rechts des Rahmensymbols erreichen Sie die Funktion zur Ermittlung der Graustufenverteilung. Ziehen Sie nun mit gedrückter linker Maustaste ein Rechteck um den Bereich, dessen Graustufenverteilung Sie auslesen wollen. Transparente Rechtecke zeichnen Das Zeichnen transparenter Rechtecke ersetzt den Marker für Ihre elektronisch archivierten Dokumente. Nach Auswahl dieses Symbols erkennen Sie oberhalb des Bildes die Schaltflächen, die Ihnen die Farbwahl des Markers ermöglichen. Zur Markierung einer Fläche Ihres Bildes klicken Sie mit der linken Maustaste eine Ecke der Fläche an. Bewegen Sie dann die Maus zur gegenüberliegenden Ecke. Ein Rahmen zeigt Ihnen die Flächenbegrenzung an. Legen Sie die zweite Ecke durch abermaliges Klicken fest. Das Rechteck wird nun in der Farbe Ihrer Wahl eingefärbt. Das Bild bleibt dabei sichtbar, da das Rechteck transparent ist. 86 Inhalt Sichere digitale Archivierung

99 Beachten Sie bitte, dass so gezeichnete Rechtecke mit der Farbauswahl schwarz und weiß hier eine gesonderte Funktion ausführen. Diese Rechtecke sind im Gegensatz zu den anderen aufgeführten Farben nicht transparent, sondern flächendeckend. Somit können Sie je nach Positionierung dieser Farbrechtecken Bereiche Ihrer archivierten Dokumente gewollt oder ungewollt unkenntlich gestalten. Beschriftungen einfügen Neben den grafischen Möglichkeiten können Sie auch kleine Texte auf das Bild schreiben. Wählen Sie hierzu das Symbol an. Oberhalb des Bildes steht Ihnen dann ein Eingabefeld für den Beschriftungstext zur Verfügung: Tippen Sie hier die Beschriftung ein, oder wählen Sie die Schaltfläche [...] aus, um längere Texte/Textvorlagen zu erfassen. Die Gestaltung des Textes beeinflussen Sie mit den Schaltern [F] für Fettschrift, [K] für Kursivschrift, [U] für unterstrichen und [T] für transparenten Hintergrund. Daneben können Sie die Schriftart und größe auswählen, sowie die Farbe bestimmen. Zur Platzierung des Textes auf dem Bild bewegen Sie die Maus über dem Bild. Sie bewegen hierbei einen Rahmen mit der Maus, der Ihnen die Beschriftungsgrößen anzeigt. Klicken Sie in das Bild, sobald Sie die passende Stelle erreicht haben. Wiederholen Sie die Platzierung bei Bedarf. Um eine Textvorlage neu anzulegen, klicken Sie erst auf [...], gefolgt von [Neu anlegen], vergeben im folgenden Fenster einen eindeutigen Namen für die Textvorlage und klicken auf [OK]. Im unteren Bereich können Sie jetzt Ihren Text erfassen und gegebenenfalls mit Platzhaltern (Tokens) aus der rechten Spalte versehen. Diese Platzhalter werden beim einfügen in das Dokument durch die entsprechenden Daten des Patienten ersetzt. PraxisArchiv 4 Vollbildansicht 87

100 Wurden mehrere Textvorlagen angelegt, so können diese schnell und bequem über den kleinen Pfeil rechts Beschriftungssymbols ausgewählt werden: Zeichnungselemente korrigieren Wählen Sie folgendes Symbol am linken Bildschirmrand und klicken Sie ein Zeichnungselement an, um es auszuwählen. Das Element wird nun mit verschiebbaren Punkten dargestellt. Ziehen Sie diese Punkte an die gewünschte Position. Der Mauscursor ändert seine Form in einen Doppelpfeil, sobald Sie die Maus über einen Kontrollpunkt bewegen. 88 Inhalt Sichere digitale Archivierung

101 Abhängig vom Zeichnungselement können Sie in der entsprechenden Kontrollleiste auch Farben, Linientypen und Ähnliches anpassen. Um ein Element zu löschen, wählen Sie folgendes Symbol. Originalbild wiederherstellen Sie haben vielfältige Änderungen an dem Originalbild im Vollbild oder Vorschaufenster vorgenommen, möchten aber auf einen Mausklick alle Änderungen rückgängig machen und das Original wiederherstellen. Klicken Sie im Vollbild auf folgendes Symbol am linken Bildschirmrand. Das Symbol ist nur aktiv (blau statt grau), wenn Sie Veränderungen am Bild vorgenommen haben. Aktionen wie das Zoomen oder die Veränderung der Helligkeit verändern das Bild nicht. Änderungen speichern PraxisArchiv gestattet Ihnen die Verwaltung mehrerer Versionen eines Dokuments. Hierzu können Sie die Anmerkungen und Zeichnungselemente in einer neuen Version des Dokuments abspeichern. Klicken Sie hierzu auf das Symbol und geben Sie im folgenden Dialog eine kurze Beschreibung der Version ein. Bestätigen Sie mit [OK] oder wählen Sie [keine Info], um die Version ohne Beschreibung abzulegen. Dieser Informationstext wird zum Wiederauffinden der Version in der Auswahlliste Versionen angezeigt. Kopieren im Vollbild Sie können Objekte in die Zwischenablage legen (kopieren), um Sie dann zu einem späteren Zeitpunkt in andere Programme (z.b. in Microsoft Word, eine Bildbearbeitungssoftware, eine Mail usw.) einzufügen. Drucken Klicken Sie in der rechten Symbolleiste des Bildbetrachters auf das Symbol, um einen Ausdruck der aktuellen Version des Dokuments auf dem Standarddrucker Ihres PCs zu erstellen. PraxisArchiv 4 Vollbildansicht 89

102 Vollbild schließen Zum Schließen der Vollbildansicht wählen Sie eines der folgenden Symbole aus. Mit dem linken, oberen Symbol gelangen Sie in die Hauptansicht vom PraxisArchiv zurück, ohne zu speichern, d.h. Ihre Ergänzungen werden nicht registriert. Im linken Bildschirmrand verlassen Sie mit dem oberen Symbol das Vollbild, wobei PraxisArchiv darauf achtet, dass eventuelle Änderungen gespeichert werden. Mit dem unteren Symbol verlassen Sie das Vollbild, ohne zu speichern, d.h. Ihre Änderungen gehen verloren. Ebenso können Sie die Vollbildansicht ohne Speicherung verlassen, indem Sie das Kreuz an der rechten oberen Ecke anklicken. Falls Sie diese Ausführung versehentlich gewählt haben, erscheint im Anschluss ein Hinweisdialog, ob Sie nicht doch die Änderungen speichern wollen. Darstellung anderer Dokumentenarten Texte darstellen Rufen Sie innerhalb einer Trefferliste ein Textobjekt durch Doppelklick oder durch Auswahl der Schaltfläche zur Anzeige auf, so startet der PraxisArchiv-Textbetrachter (im Gegensatz zur Anzeige von Bildern) mit Funktionen zur Bearbeitung des Textes. Zur Darstellung von Word-Dateien wird Word gestartet, bei PDF-Dateien der Adobe Acrobat Reader. Sollten diese Programme Änderungen ermöglichen, so werden diese NICHT gespeichert. Filme darstellen Rufen Sie innerhalb einer Trefferliste einen Film durch Doppelklick oder durch Auswahl der Schaltfläche zur Anzeige auf, wird das in Windows zur Anzeige von Filmen registrierte Programm (in der Regel der Windows Media Player) gestartet und der Film darin angezeigt. Es gibt sehr viele Videoformate unterschiedlicher Hersteller. PraxisArchiv hat aus diesem Grund kein eigenes Abspielprogramm integriert, sondern nutzt den Windows Media Player mit den an Ihrem Computer installierten Videoformaten. Diese so genannten Codecs müssen deshalb, von Ihrem Service- und 90 Inhalt Sichere digitale Archivierung

103 Vertriebspartner auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt, in Windows eingerichtet werden. PraxisArchiv 4 Vollbildansicht 91

104 Datenquellen Allgemeines zu Datenquellen PraxisArchiv benutzt Datenquellen, um Dokumente aufzunehmen. Eine Datenquelle kann ein bestimmtes Gerät (z.b. Scanner oder Kamera) oder eine Röntgensoftware (Fa. SIRONA-SIDEXIS, Fa. DUERR-DBSWIN o.ä.) sein. Außerdem können Sie auch das Dateisystem Ihres Rechners als Datenquelle anlegen, um Dateien von Ihrer Festplatte oder einer Diskette direkt in PraxisArchiv übernehmen zu können. Wählen Sie diese Funktion, um Datenquellen für Ihr System anzulegen und zu konfigurieren. Welche Datenquellen auf Ihrem System möglich sind, hängt von den von Ihnen erworbenen PraxisArchiv-Modulen (Lizenz) ab. Mögliche Anbindungen sind z.b.: Datenquelle 92 Inhalt Erläuterung Dateisystem Festplatte zur direkten Übernahme von Dateien DEXIS-Anbindung Anbindung an die Röntgensoftware Dexis DICOM-Anbindung Funktionalität der DICOM-Schnittstellen um Modalitäten Patientendaten bereit zu stellen oder gemachte Aufnahmen zu archivieren SIDEXIS-Anbindung Anbindung an die Röntgensoftware SIDEXIS der Firma SIRONA Trophy-Anbindung Anbindung an die Röntgensoftware Trophy der Firma Kodak TWAIN-Datenquelle Scanner bzw. Kamera-Schnittstelle mit genormter TWAIN-Schnittstelle ohne die mit dem Scanner ausgelieferte Software VDDS-media Bildaufnahme mittels VDDS-media kompatiblen Programmen, wie: CliniView, DBSWIN, Dental Eye und Digora für Windows Video Anbindung an Videograbberkarte VixWin Anbindung an die Röntgensoftware der Firma Gendex Sichere digitale Archivierung

105 Zwischenablage Anbindung an beliebige Programme, die Bildmaterial über die Zwischenablage bereitstellen Die Anzahl der Datenquellen wird ständig erweitert. Datenquellen anlegen und bearbeiten Wählen Sie über die Menüleiste: 8 DATEI AUFNAHME STARTEN Wenn Sie die Funktion Bildaufnahme (Strg+N) aufrufen, zeigt Ihnen PraxisArchiv in einer Übersicht die bereits angelegten Datenquellen. Klicken Sie in dieser Menüzeile auf Bearbeiten und anschließend im Kontextmenü auf Neu, um eine neue Datenquelle anzulegen. Des Weiteren können Sie über diese Kontextmenüanzeige eine vorhandene Datenquelle ändern. Wählen Sie die zu ändernde Datenquelle mit der Maus aus und bestätigen Sie Ändern. Über Löschen wird die ausgewählte Datenquelle gelöscht. Um die Funktion zu beenden, klicken Sie auf [OK]. Mit [Abbrechen] beenden Sie den Dialog ohne die Änderungen zu sichern. Ø Ausführliche Informationen zur Funktion [Aufnahme starten] finden Sie im Kapitel Bildaufnahme und Ablage. Je nach selektierten Datenquellen wird Ihnen unterhalb der Anzeige der zugehörige aktuelle Inhalt des Startverzeichnisses angezeigt (Expertenansicht). Zum direkten Laden einfach die gewünschte Datei doppelklicken. Zusätzlich erhalten Sie hier eine Angabe welche Dateitypen der aktuelle Filter enthält. PraxisArchiv 4 Datenquellen 93

106 Datenquelle anlegen Klicken Sie in dieser Menüleiste auf Bearbeiten und wählen Sie dann die Option Neu aus dem Kontextmenü, um eine neue Datenquelle anzulegen. Nehmen Sie dann die gewünschten Eingaben vor. Durch das Anklicken des Menüpunkt Neu öffnet sich die Auswahl der verfügbaren Datenquellen. Sollten Sie, wie in unserem unteren Beispiel, die Datenquelle Dateisystem ausgewählt haben, können Sie direkt im Anschluss die Einstellungen zur ausgewählten Datenquelle vornehmen. 94 Inhalt Sichere digitale Archivierung

107 Datenquelle ändern Markieren Sie die zu ändernde Datenquelle und klicken Sie oben in die Menüleiste auf Bearbeiten. Anschließend wählen Sie im Kontextmenü Ändern aus. Nehmen Sie nun die gewünschten Änderungen vor. In unserem Beispiel wird die Datenquelle Dateisystem geändert: Klicken Sie auf [OK], um die Änderungen zu speichern. Mit [Abbrechen] beenden Sie den Dialog ohne die Änderungen zu sichern. Je nach Datenquelle erscheinen Ihnen unterschiedliche Dialoge und Einstellungen! Name der Datenquelle: Geben Sie der Datenquelle einen aussagekräftigen Namen. Unter diesem Namen wählen Sie die Datenquelle bei der Bildaufnahme aus. Für dieses Feld stehen Ihnen 31 Zeichen zur Verfügung. Startverzeichnis: Wählen Sie hier das Verzeichnis aus, aus dem die gewünschten Dateien angezeigt und abgelegt werden. Ist Ihnen der Pfad nicht geläufig, haben Sie die Möglichkeit diesen über den Button auszuwählen. Immer das zuletzt besuchte Verzeichnis merken: Diese Option merkt sich bei der Erfassung Ihr zuletzt besuchtes Verzeichnis, damit eine unnötige Neuauswahl bzw. Suche entfällt. PraxisArchiv 4 Datenquellen 95

108 Dateitypen: Im Feld Dateitypen wählen Sie die zum Import gewünschten Dateitypen aus. Sie haben somit die Möglichkeit nur spezielle Dateitypen anzusprechen. Grundsätzlich sind nach Anlage einer Datenquelle erst mal alle Dateitypen aktiviert und es befindet sich dann kein vor der Auflistung. Besteht das Interesse nur spezielle Dateitypen zu konfigurieren, so können Sie per Mausklick gezielt vor den gewünschten Dateitypen einen als optische Markierung setzen. Welche Typen auf Ihrem System zur Verfügung stehen, hängt von den für Sie lizenzierten und installierten PraxisArchiv-Modulen ab. Zur eindeutigen Erkennung werden Ihnen rechts die Endungen der Dateitypen angezeigt. Mit dem Button markieren Sie wieder zugleich alle Dateitypen für diese Datenquelle und es werden die einzelnen aktivierten Felder geleert. (Typabhängige Einstellungen): Je nach gewähltem Datenquellentyp können Sie hier weitere Angaben zur Datenquelle machen. Bei TWAINSchnittstellen mit eigener Software müssen Sie z.b. einen passenden TWAIN-Treiber auswählen. Ist die Datenquelle dagegen eine Röntgensoftware, müssen Sie unter Umständen den Pfad des Röntgenprogramms angeben. Datenquelle löschen Klicken Sie auf Löschen, um die ausgewählte Datenquelle zu löschen. PraxisArchiv fragt zur Sicherheit noch einmal nach, ob Sie die Datenquelle wirklich löschen wollen. Klicken Sie auf [Ja], um die Datenquelle endgültig zu löschen. Mit [Nein] brechen Sie den Löschvorgang ab. Namen der Datenquelle umbenennen Über die Funktion Umbenennen, die Sie über die Menüleiste anklicken können, ist der Namen der ausgewählten Datenquelle veränderbar. 96 Inhalt Sichere digitale Archivierung

109 Ansicht der Datenquellen Mit diesen Funktionen können Sie die Darstellungsanzeige der angelegten Datenquellen Ihren Anforderungen anpassen. Über die Menüzeile bestätigen Sie die Ansicht und bestimmen im aufklappenden Kontextmenü eine der verschiedenen Varianten. Die gewünschte Ansicht der Datenquellen wird direkt nach Ihrer Einstellungsauswahl im Dialog umgesetzt und erhält als optische Kennzeichen ein : Symbole: Symbolisch werden die angelegten Datenquellen mit Angabe der Bezeichnung dargestellt. Liste: Als reine Verzeichnisauflistung erhalten Sie die Angaben, wie Name und Symbol der Datenquellen. Details: Die eingehende Schilderung liefert Ihnen zur angelegten Datenquelle die Details, wie Namen und Startverzeichnis der jeweiligen Datenquelle. Expertenansicht: Je nach selektierten Datenquellen wird Ihnen unterhalb der Anzeige der zugehörige aktuelle Inhalt des Startverzeichnisses angezeigt. Zum direkten Laden einfach die gewünschte Datei doppelklicken. Zusätzlich erhalten Sie hier eine Angabe welche Dateitypen der aktuelle Filter enthält. Datenquellen-Name ist bereits vergeben Sollte der Name, der neu angelegten oder geänderten Datenquelle bereits vergeben sein, weist Sie das PraxisArchiv mit Hilfe dieses Dialoges hin, einen anderen Namen anzugeben. In diesem Feld stehen Ihnen 31 Zeichen zur Verfügung. PraxisArchiv 4 Datenquellen 97

110 Mit dem Button [OK] speichern Sie Ihre Eingabe. Wenn Sie [Abbrechen] wählen, wird die Neuanlage bzw. Änderung verworfen. Datenquelle einrichten Für bestimmte Datenquellen können Sie zusätzliche Voreinstellungen vornehmen. Wählen Sie dazu die gewünschte Datenquelle aus und klicken Sie auf Neu. Auf diese Weise können Sie verschiedene Voreinstellungen für unterschiedliche Anwendungsfälle hinterlegen. Einrichtung Autoimport Geben Sie an erster Stelle einen entsprechenden Namen (in diesem Beispiel Autoimport) im Feld Name: ein. Da Sie die Möglichkeit haben mehrere Autoimporte anzulegen, achten Sie darauf einen für Sie logischen und sofort zu erkennenden Namen auszuwählen. Dieser wird dann im Menü Datei Aufnahme starten...angezeigt. Wählen Sie das Verzeichnis in dem sich Ihre gewünschten, zu importierenden Dokumente befinden. Tragen Sie dazu im Feld Verzeichnis: den Pfad zu den gewünschten Dokumenten ein. Ist Ihnen der Pfad nicht geläufig, haben Sie die Möglichkeit diesen über den Button [...] im Dateisystem auszuwählen. Das Eingabefeld für das Verzeichnis unterstützt Autovervollständigung. Das heißt, 98 Inhalt Sichere digitale Archivierung

111 wird ein Dateiname angegeben wird automatisch das entsprechende Verzeichnis verwendet. Da bei der Datenquelle Autoimport Ihnen bewusst ist welche Art von Dateitypen Sie benötigen, wählen Sie bitte im Feld Dateityp: die zum Import gewünschten Dateitypen präzise aus. Sie haben somit die Möglichkeit nur spezielle Dateitypen anzusprechen. Mit dem Button [alle selektieren] wählen Sie alle Dateitypen zugleich aus, der Button [alle deselektieren] leert die aktivierten Felder wieder. Die Sortieroptionen bestimmen die Kriterien sowie die Richtung in der Ihnen die Daten angezeigt werden, aufsteigend oder absteigend. In den Löschoptionen bestimmen Sie, was mit den von Ihnen zum Autoimport ausgewählten Dateien nach der Archivierung geschehen soll. Diese verbleiben mit der Option nicht entfernen weiterhin im gewählten Verzeichnis, werden mit der Option in Papierkorb in den Windows-Papierkorb verschoben oder werden durch die Auswahl endgültig löschen unwiderruflich entfernt. Dies bedeutet für Sie, dass Ihnen mit der zuletzt genannten Option die Dokumente des gewählten Verzeichnisses nicht mehr zur Verfügung stehen! Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit Dateien, die dem gewählten Filter entsprechen und nicht zur Archivierung ausgewählt wurden, aber dennoch im gleichen Verzeichnis liegen, weiterhin beizubehalten oder zu entfernen. Diese Funktionen wählen Sie über die Menüpunkte beibehalten oder entfernen es gilt der oben gewählte Löschmodus. Mit dem Button [OK] speichern Sie Ihre Angaben, der Autoimport wird automatisch angelegt und steht Ihnen unter Datei Aufnahme starten... bzw. unter dem Button Bildaufnahme zur Verfügung. Der Button [Abbrechen] beendet Ihre Angaben, es wird in diesem Fall kein Autoimport angelegt. PraxisArchiv 4 Datenquellen 99

112 Einrichtung Dateisystem Um die Eingaben zu speichern, bestätigen Sie [OK]. Wollen Sie die Eingaben nicht speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche [Abbrechen]. Wählen Sie das Verzeichnis in dem sich Ihre gewünschten, zu importierenden Dokumente befinden. Tragen Sie dazu im Feld Startverzeichnis den Pfad zu den gewünschten Dokumenten ein. Ist Ihnen der Pfad nicht geläufig, haben Sie die Möglichkeit diesen über den Button [...] im Dateisystem auszuwählen. Das Eingabefeld für das Verzeichnis unterstützt Autovervollständigung. Das heißt, wird ein Dateiname angegeben wird automatisch das entsprechende Verzeichnis verwendet. Für die Datenquelle Dateisystem können Sie ebenfalls im Feld Dateitypen die zum Import gewünschten Dateitypen auswählen. Sie haben somit die Möglichkeit nur spezielle Dateitypen anzusprechen. Grundsätzlich sind nach Anlage einer Datenquelle erst mal alle Dateitypen aktiviert und es befindet sich dann kein vor der Auflistung. Besteht das Interesse nur spezielle Dateitypen zu konfigurieren, so können Sie per Mausklick gezielt vor den gewünschten Dateitypen einen als optische Markierung setzen. Mit dem Button [Standard] aktivieren Sie wieder zugleich alle Dateitypen für diese Datenquelle und es werden die einzelnen markierten Felder geleert. Folgende Felder stehen zur Verfügung: Name der Datenquelle Startverzeichnis (Typabhängige Einstellungen) 100 Inhalt Sichere digitale Archivierung

113 Einstellungsmöglichkeit Immer das zuletzt besuchte Verzeichnis merken Dateitypen (Typabhängige Einstellungen) Ø Ausführliche Informationen zur Beschreibung der Eingabefelder finden Sie in diesem Kapitel im Abschnitt Datenquellen anlegen und bearbeiten Datenquelle ändern. Einrichtung DEXIS Zuvor sollte auf Ihrem Computersystem das Kleinröntgen-Programm DEXIS (Fa. ic med GmbH) vollständig installiert sein. Die einzelnen Anforderungen und Informationen erhalten Sie hierzu bei Ihrem zuständigen Vertriebs- und Servicepartner. DEXIS-Installationsverzeichnis Existiert bereits im Vorfeld das Programm DEXIS auf Ihrem Computersystem wird in dieser Einstellung direkt das freigegebene Verzeichnis ermittelt und angezeigt. Des Weiteren kann über die Schaltfläche [Durchsuchen] das DEXIS Installationsverzeichnis verändert werden. Bitte beachten Sie, dass DEXIS lokal installiert sein muss. PraxisArchiv 4 Datenquellen 101

114 DEXIS-Einstellungen Sonderzeichen-Umwandlung von PraxisArchiv nach DEXIS Bestimmte DEXIS Versionen nutzen den OEM Zeichensatz, der nicht dem Windows-Standard entspricht. Mit Hilfe der Sonderzeichen-Umwandlung werden alle Sonderzeichen, sowie Umlaute, die sonst als undefinierbare Zeichen vom PraxisArchiv stammend, korrekt nach DEXIS umgewandelt. Sonderzeichen-Umwandlung von DEXIS nach PraxisArchiv Das PraxisArchiv benutzt den ANSI-Zeichensatz. Analog zu den Patientendaten wird bei bestimmten DEXIS Versionen auch für die Bildbeschreibung (z.b. Kommentar) der OEM-Zeichensatz genutzt. Zur korrekten Darstellung ins PraxisArchiv dient diese Option. DEXIS-Startoption Gewöhnlich startet DEXIS ohne diese Parameter. Im Röntgenmodus starten bedeutet, PraxisArchiv startet DEXIS mit einem bestimmten Parameter, so dass im Hintergrund von DEXIS das Zahnkreuz sichtbar wird. Im Videomodus starten bewirkt, dass im Hintergrund von DEXIS kein Zahnkreuz zu sehen ist. Diesen Modus kann man auch manuell in DEXIS selber ändern. Zu beachten ist, dass je nach installierter DEXIS-Version diese Funktionen variieren können. Um die Eingaben zu speichern, bestätigen Sie [OK]. Wollen Sie die Eingaben nicht speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche [Abbrechen]. Spezifische Einstellungen für die DEXIS-Versionen Folgende Einstellungen empfehlen wir Ihnen bei installierter DEXIS-Version vorzunehmen. DEXIS Version: Einstellung: 102 Inhalt Einstellung: ( ) Zeichensatzkonvertierun g in OEM. Zeichensatzkonvertierun g in ANSI ( ) ( ) ( ) ( ) - Sichere digitale Archivierung

115 Einrichtung Scanner Über eine TWAIN-Datenquelle werden Scanner und Digitalkameras angesprochen, die mittels einer TWAIN-Schnittstelle (Software-Treiber) mit Ihrem Computersystem verbunden sind. TWAIN-Treiber werden mit dem jeweiligen Gerät geliefert und sind nicht Teil von PraxisArchiv. Wenn Sie einen Scanner mit TWAIN-Datenquellen zur Bildaufnahme auswählen, der mit PraxisArchiv freigegeben und entsprechend eingerichtet ist, bietet Ihnen PraxisArchiv diesen zur Auswahl an. Wählen Sie den entsprechenden Scanner in der linken Liste aus und bestätigen Sie mit [OK]. Mit [Abbrechen] kommen Sie zurück zu PraxisArchiv ohne einen Scanner auszuwählen. PraxisArchiv 4 Datenquellen 103

116 Für einen Scanner können Sie z.b. jeweils optimale Einstellungen für unterschiedliche Dokumententypen angeben, da z.b. Korrespondenz sinnvollerweise mit anderen Parametern gescannt wird als Röntgenbilder. Nachdem der Scanner ausgewählt ist, fragt PraxisArchiv die Einstellungen zum Scanner ab. Wählen Sie eine Einstellung zu Ihrem Scanner aus und bestätigen Sie mit [OK]. Ist Ihr Modell nicht in der Liste, wählen Sie einen vergleichbaren oder die Standardvorlage. 104 Inhalt Sichere digitale Archivierung

117 Festlegen von Scannereinstellungen Führen Sie zuvor eine Recherche aus und starten Sie eine Bildaufnahme mittels Scanner. Nach Ausführung des [Aufnahme starten] Buttons, befinden Sie sich im Aufnahmefenster. Wählen Sie aus der Symbolleiste zur Programmsteuerung das Werkzeugsymbol Scannereinstellung zu definieren. aus, um die Wählen Sie die Methode der Datenübergabe zwischen dem TWAIN-Treiber und PraxisArchiv. Ändern Sie diese Vorgaben nur, wenn es erforderlich ist. Mit der Option Scannenvorgang direkt bei Auswahl einer Vorlage starten haben Sie die Möglichkeit sofort nach klick auf eine Vorlage aus der Liste den Scannvorgang zu starten. Der klick auf das Kamerasymbol entfällt in diesem Fall. Die Reihenfolge der Scannvorlagen können Sie mittels der kleinen Pfeile neben der Liste anpassen. In der Vorgabenliste können Sie nun bestehende Vorlagen auswählen und [bearbeiten...] oder [löschen]. Zur Erzeugung einer neuen Vorlage nutzen Sie den Button [Neu...] oder kopieren eine bestehende Vorlage mit [kopieren...]. Im darauf folgenden Dialog wählen Sie Scannereinstellungen wie Auflösung, Farbtiefe etc. aus und geben diesen Einstellungen einen Namen, (hier im Beispiel DIN A4 S/W 75 DPI ). PraxisArchiv 4 Datenquellen 105

118 Folgende Felder stehen für Ihre Einstellungen zur Verfügung: Einstellung Anleitung Auflösung Seitenformat Helligkeitswert Kontrastwert Gammakorrektur Farbmodus Schwellenwert (schwarz/ weiß) Kompressionsfaktor Dokumenteneinzug Duplex Durchlichteinheit Autom. Randerkennung Schieflage korrigieren Autom. Helligkeitsanpassung 106 Inhalt Sichere digitale Archivierung

119 Rauschunterdrückung Querformat Beachten Sie, dass nur diejenigen Einstellungen möglich sind, die der gewählte TWAIN-Treiber unterstützt. Überprüfen können Sie Ihre Einstellungen mit [Testen]. Um die Eingaben zu speichern, bestätigen Sie [OK]. Wollen Sie die Eingaben nicht speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche [Abbrechen]. Über den Button [Laden] können die Standard-Einstellungen des Scanners geladen werden. Ansonsten bleibt es bei Bestätigung des Buttons [Nein] bei den aktuellen Einstellungen. Mit der Funktion [Info] können Sie sich anzeigen lassen, welche Einstellungen der Scannertreiber unterstützt. Beschreibung Einstellung: Geben Sie der Voreinstellung einen aussagekräftigen Namen. Unter diesem Namen wählen Sie die Voreinstellung für die Datenquelle bei der Bildaufnahme aus. Info/ Anleitung: Tragen Sie eine nähere Erläuterung zu dieser Voreinstellung ein. Diese Info wird Ihnen bei der Auswahl der Voreinstellung für die Datenquelle zur Erklärung angezeigt. PraxisArchiv 4 Datenquellen 107

120 Größe Auflösung: Geben Sie an, mit welcher Auflösung Sie bei dieser Voreinstellung scannen wollen. Seitenformat: Überprüfen Sie, ob Sie das korrekte Papierformat ausgewählt haben (zur Vermeidung von weißen Scannrändern). Farbeigenschaften Helligkeitswert: Geben Sie an, mit welchem Helligkeitswert Sie bei dieser Voreinstellung scannen wollen. Kontrastwert: Geben Sie an, mit welchem Kontrastwert Sie bei dieser Voreinstellung scannen wollen. Gammakorrektur: Geben Sie den Wert für die Gammakorrektur an. Dies dient zur Korrektur der unterschiedlichen Farb-Helligkeitswerte auf verschiedenen Monitoren. Farbmodus: Geben Sie an, mit welcher Farbtiefe die Aufnahmen mit dieser Voreinstellung aufgenommen werden soll. Schwarz-Weiß: Das Bild wird mit nur zwei Farben (schwarz und weiß) aufgenommen. Graustufen: Das Bild wird mit 256 Graustufen aufgenommen. Echtfarben: Das Bild wird mit einer Farbtiefe von 24 Bit oder je nach Scanner höher aufgenommen. Schwellenwert (schwarz/weiß): Geben Sie den Schwarz-WeißSchwellenwert für diese Voreinstellung ein. Der Schwarz-WeißSchwellenwert bestimmt bei einer Aufnahme im Schwarz-Weiß-Modus, wann ein Pixel schwarz oder weiß dargestellt werden muss. Weitere Optionen Die Einstellung bzw. das Ankreuzen der weiteren Optionen ist abhängig von dem jeweils installierten Treiber des Scanners auf Ihrem System. Dokumenteneinzug: Je nach Ausstattung des Scanners kann der Dokumenteneinzug mit dieser Option aktiviert werden. Duplex: Hierbei ist der Scanner mit zwei statt einer Kamera ausgerüstet. Dies ermöglicht die beidseitige Abtastung einer Vorlage in einem Durchgang, ohne das Dokument zu wenden. Durchlichteinheit: Mit Hilfe des speziellen Durchlichtaufsatzes können Röntgenaufnahmen, Kleinbilddias und andere Negativvorlagen eingescannt werden. Automatische Randerkennung: Beim Scanvorgang wird automatisch der Rand der Vorlage erkannt. 108 Inhalt Sichere digitale Archivierung

121 Schieflage korrigieren: Während dem Scannen wird eine eventuelle Schieflage der Vorlage direkt korrigiert, um ein korrektes Bild darzustellen. Automatische Helligkeitsanpassung: Hierbei wird eine automatischen Angleichung der Helligkeitswerte beim Scannen vorgenommen. Rauschunterstützung: Bei Digitalaufnahmen werden die Helligkeitswerte des Bildes mit lichtempfindlichen Sensoren (in den Pixeln) gemessen und in digitale Werte (= Zahlen) umgewandelt. Bei diesem Prozess entsteht nicht nur ein Nutzsignal, sondern auch Störungen. Diese Störungen sind Ursache des Bildrauschens, aus diesem Grund soll diese Option die Qualität der Vorlage erhöhen und das Bildrauschen verringern. Querformat: Geben Sie an, welcher Bildausschnitt mit dieser Voreinstellung jeweils gescannt werden soll. Einstellung löschen Klicken Sie auf [Löschen], um die ausgewählte Voreinstellung zu löschen. PraxisArchiv fragt zur Sicherheit noch einmal nach, ob Sie die Voreinstellung wirklich löschen wollen. Klicken Sie auf [Ja], um die Voreinstellung endgültig zu löschen. Mit [Nein] brechen Sie den Löschvorgang ab. Einrichtung SIDEXIS Als Voraussetzung installieren Sie bitte das bildbearbeitende Programm SIDEXIS (Fa. SIRONA. The Dental Company) funktionstüchtig auf Ihrem Computersystem. Die einzelnen Anforderungen und Informationen erhalten Sie hierzu bei Ihrem zuständigen Vertriebs- und Servicepartner. PraxisArchiv 4 Datenquellen 109

122 Über ein im Ankreuzkästchen werden automatisch die empfohlenen Einstellungen in SIDEXIS übernommen. Zur Information: der Funktionsumfang variiert je nach SIDEXIS-Version. Über die Schaltfläche [Durchsuchen] geben Sie das SIDEXIS Installationsverzeichnis an. Zusätzlich zur SIDEXIS-Schnittstelle können Sie weitere Funktionen konfigurieren. Sollten Sie die Automatische Bildwahl in Sidexis aktivieren wählen, so wird bei [Aufnahme starten] im Programm SIDEXIS nach Patientenübergabe der zugehörige Bildauswahldialog unterdrückt und Sie können (kein Bild auswählen). Bei der Option Bildauswahldialog anzeigen (manuelle Auswahl) erhalten Sie direkt nach dem Aufnahmestart und Übergabe des Patienten an SIDEXIS einen patientenbezogenen Bilddialog, in dem eine manuelle Auswahl ausgeführt werden kann. Des Weiteren besteht die Möglichkeit die Einstellung letztes Bild anzeigen (falls verfügbar)" vorzunehmen. Um die Eingaben zu speichern, bestätigen Sie [OK]. Wollen Sie die Eingaben nicht speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche [Abbrechen]. 110 Inhalt Sichere digitale Archivierung

123 PraxisArchiv entzieht sich jeglicher Verantwortung und Garantie bei Versionsänderungen oder Erweiterungen, die von Seiten des Programms SIDEXIS vorgenommen werden. Einrichtung Trophy Zuvor sollte auf Ihrem Computersystem die Software Trophy vollständig installiert sein. Die einzelnen Anforderungen und Informationen erhalten Sie hierzu bei Ihrem zuständigen Vertriebs- und Servicepartner. Das Programm wurde früher von der ehemaligen Firma Trophy vertrieben und dann von der Firma Kodak. Einrichtung Video Als Videoquellen sind nahezu alle intraoralen Kamerasysteme anzusehen. Auch Sonographen, Endoskope, Mikroskope oder Dopplergeräte mit Videoausgang können an das PraxisArchiv angebunden werden. Eine Videoquelle muss hierfür lediglich ein genormtes Videosignal liefern. Dieses Signal kann entweder als FBAS-Signal über den Composite-Eingang oder als Chrominanz/Luminanz-Signal über den SVHS-Eingang eingespeist werden. Als Videoeingang sind für das PraxisArchiv eine Auswahl so genannter Framegrabberkarten freigegeben. Informationen hierzu erhalten Sie von Ihrem Vertriebs- und Servicepartner. Voraussetzung für den Einsatz der Datenquelle Video ist eine funktionstüchtig eingerichtete Framegrabberkarte zum Anschluss der Videoquelle. PraxisArchiv 4 Datenquellen 111

124 Framegrabberkarten Mit einer Framegrabberkarte ist PraxisArchiv in der Lage Videodaten aufzunehmen und zu archivieren. Sobald die Grabberkarte und die angeschlossene Videoquelle funktionstüchtig eingerichtet sind, kann PraxisArchiv die angebotenen Livebilder einfrieren und ablegen. Als Grabberkarten haben sich im Zusammenspiel mit PraxisArchiv die WINTV-Karten (außer der WIN-TV-USB) der Firma Hauppauge und die FalconKarte der Firma IDS bewährt. Der Einsatz weiterer Karten ist bei Ihrem Vertriebs- und Servicepartner zu erfragen. Ältere Karten, wie z.b. die Fast Movie Machine II, werden nicht mehr unterstützt. Anlegen der Datenquelle Video Bitte rufen Sie wie weiter oben beschrieben den Datenquellendialog auf und fügen Sie eine neue Datenquelle hinzu. Wählen Sie als Typ die Datenquelle Video aus. Name und Info werden später in der Auswahl der Datenquellen angezeigt und dienen Ihnen dort als Identifikation. Wählen Sie einen aussagekräftigen Namen, z.b. Sonograph, Kamera usw. Im nächsten Dialog bestimmen Sie den Typ und die Art der Videoquelle, die Ihnen der installierte Treiber zur Auswahl stellt. Um die Eingabe zu übernehmen, bestätigen Sie [OK], im folgenden Dialog ist die Datenquelle Video angelegt (siehe unteren Dialog). Wollen Sie keine Auswahl treffen und somit keine Video-Datenquelle anlegen, klicken Sie auf die Schaltfläche [Abbrechen]. 112 Inhalt Sichere digitale Archivierung

125 Einstellungen der Video-Datenquelle Die Einstellungen zur Video-Datenquelle können Sie über das Werkzeugsymbol im Bildaufnahme-Fenster bearbeiten. Wählen Sie folgendes Symbol aus dieser Symbolleiste, durch einfaches Anklicken, oder nutzen Sie das aufklappende Pfeil-Menü, um die gewünschte Einstellungsart auszuführen. Folgende Optionen stehen abhängig vom installierten Kartentreiber für Ihre Einstellungen zur Verfügung: Bildqualität: Die Einstellungsmöglichkeit für die Bildqualität der VideoSchnittstelle ist abhängig vom installiertem Treiber. Aus diesem Grund ist uns keine einheitliche Empfehlung möglich. Bildformat: In Abhängigkeit des installierten Treibers stehen Ihnen unterschiedliche Konfigurationsdialoge zur Verfügung. Aus diesem Grund ist uns keine einheitliche Empfehlung möglich. PraxisArchiv 4 Datenquellen 113

126 Video: Je nach eingerichteter Software der Videodatenquelle stehen Ihnen unterschiedliche Optionen zur Konfiguration bereit. Aus diesem Grund ist uns keine einheitliche Empfehlung möglich. Anschlüsse: Auch hier haben Sie je nach installiertem Treiber unterschiedliche Einstellungsmöglichkeiten. Vorschau: Die Funktionseinstellungen liegen hier ebenfalls nicht im Wirkungsbereich vom PraxisArchiv, sondern rein des ausgewählten und installierten Treibers. Ein Konfigurationsvorschlag besteht daher nicht vom PraxisArchiv aus. Fußschalter: Die Konfiguration ist abhängig vom jeweiligen Fußschalter und deren Software. Vergleichen Sie dazu den Abschnitt weiter unten. Einzelbild bestätigen: Wenn sich hier ein befindet, bedeutet dies, dass ein eingefrorenes Bild vor der Aufnahme in die Minibildansicht verworfen werden kann. Dazu stehen Ihnen in der oberen Toolbar die beiden Schaltflächen [Übernahme] und [Verwerfen] zur Verfügung. Einzelbild komprimieren: Mit dieser Option können Sie bestimmen ob und wie viel Einzelbilder vor dem Speichern komprimiert werden. Beachten Sie, dass die Qualität mit steigender Komprimierung abnimmt. Videoansicht maximieren: Ist dies Option aktiv, wird das Videobild auf die maximale Größe des Fensters vergrößert. Der Fußschalter Die Funktion zum Einfrieren der Livebilder kann über Mausbedienung und/oder über einen Fußschalter durchgeführt werden. 114 Inhalt Sichere digitale Archivierung

127 Der Fußschalter wird an einer seriellen (COM) Schnittstelle angeschlossen. In der Video-Datenquelle kann eingestellt werden, ob und an welcher Schnittstelle (COM1 bis COM4) der Fußschalter betrieben werden soll. Ein Fußschalter kann jederzeit nachgerüstet werden, sprechen Sie hierzu Ihren Vertriebs- und Servicepartner an. Folgende Felder stehen zur Konfiguration des Fußschalters zur Verfügung: Klicken Sie auf [OK], um Ihre Eingabe zu speichern. Mit [Abbrechen] beenden Sie den Dialog, ohne die Eingaben zu sichern. Mit Hilfe der [Reset]Taste werden die Standardeinstellungen für den Fußschalter genommen. Verwenden an: Über diese Funktion kann der Fußschalter deaktiviert werden, in dem Sie per Mausklick vor aus einen Punkt setzen. Ansonsten wird mittels Auswahl der seriellen (com) Schnittstelle der Fußschalter aktiviert. Schaltertyp: Mit dem Standard -Schalter ist der herkömmliche Fußschalter über die serielle (com) Schnittstelle gemeint. Bei Auswahl des Schaltertyps KaVo handelt es sich um die Schnittstelle zur Multimediaeinheit der Firma KaVo. Signallänge und Verzögerung: Bestimmen die Auslösecharakteristik des Fußschalters für die Bildaufnahme. PraxisArchiv 4 Datenquellen 115

128 Kein Sound abspielen: Bei erfolgter Bildaufnahme wird kein Ton abgespielt. Sounddatei abspielen (nur WAV Dateien): Ist eine Soundkarte im PC eingebaut und funktionsbereit, kann hier der gewünschte Ton eingestellte werden. Der Ton wird wiedergegeben sobald eine Aufnahme erfolgt ist. Standard Windows Sound abspielen: Mit dieser Option wird bei erfolgter Aufnahme ein einfache Ton wiedergegeben, dessen Frequenz und Dauer über die Schieberegler angepasst werden kann. Erfassung mit dem Fußschalter Der Fußschalter ist eine praktische Lösung, um z.b. intraorale Aufnahmen komfortabel erfassen zu können. Der Anwender hat für die Kamera- bzw. Sonographiesondenführung beide Hände frei und kann somit unverzerrte und hygienische Bilder erfassen. Einrichtung VixWin Zuvor sollte auf Ihrem Computersystem das Programm VixWin (Fa. Gendex ein Tochterunternehmen der Danaher Corp.) vollständig installiert sein. Die einzelnen Anforderungen und Informationen erhalten Sie hierzu bei Ihrem zuständigen Vertrieb- und Servicepartner. Bitte beachten Sie, dass zur einwandfreien Nutzung der Datenbankmodus von VixWin abgeschaltet sein muss. Nachdem Sie die Neuanlage der VixWin Datenquelle ausgeführt haben, erscheint folgender Eintrag im Dialog: 116 Inhalt Sichere digitale Archivierung

129 Einrichtung Zwischenablage Die Einrichtung der Datenquelle Zwischenablage stellt die Anbindung an beliebige Programme her, die Bildmaterial über die Zwischenablage bereitstellen können. Zunächst sollte die Datenquelle Zwischenablage eingerichtet sein. Falls dies nicht der Fall sein sollte, erscheint beim erstmaligen Versuch der Einfügefunktion folgender Dialog: Das sofortige Einrichten der Datenquelle Zwischenablage ist über den Button [Ja] möglich. Sie befinden sich direkt in der Datenquellen Auswahl und Verwaltung. Mit [Nein] beenden Sie ohne Ausübung der Einfügefunktion und Anlegung der Datenquelle den Dialog. Zur Erleichterung Ihrer täglichen Ausführung und Bearbeitung mit dem PraxisArchiv empfehlen wir Ihnen diese Datenquelle auf jeden Fall über den Funktionsaufruf: 8 DATEI AUFNAHME STARTEN... und anschließend über diese Menüleiste: 8 BEARBEITEN NEU... vorzubereiten. PraxisArchiv 4 Datenquellen 117

130 Somit steht Ihnen die Funktionalität der Zwischenablage direkt über die Menüleiste oder per Tastenkombination: 8 BEARBEITEN KOPIEREN <STRG+C> 8 BEARBEITEN EINFÜGEN <STRG+V> zur Verfügung. Des Weiteren können Sie diese Option über diese Schaltfläche in der Symbolleiste starten. VDDS-media VDDS-media ist eine Schnittstelle zum Datenaustausch von Patienten- und Multimedia-Dokumenten zwischen einer Praxisverwaltungssoftware (PVS) und einer bildgebenden Software (BVS). Patientendaten werden von der PVS an die BVS übergeben, Dokumente und Dokumentinformationen von der BVS an die PVS. Es können mehrere PVS/BVS miteinander kommunizieren, so dass in Gemeinschaftspraxen ein einfacher Datenaustausch und die Integration eines Archivs mit zentraler Datenhaltung gewährleistet ist. Daten sind entweder eindeutig mit einem Patienten oder eindeutig mit einem Dokument verknüpft. Der Einsatz der Schnittstelle wird Ihnen im Rahmen Ihrer PraxisArchiv-Lizenz kostenlos zur Verfügung gestellt. Bei vorhandener PVS/BVS muss nur für die Schnittstelle keine neue Hardware angeschafft werden und es entsteht kein zusätzlicher Installationsaufwand, da VDDS-media "selbstkonfigurierend" ist. Die Programme richten die Schnittstellenumgebung automatisch ein, bzw. passen sich daran an. Es werden keine Komponenten verwendet, die empfindlich auf Systemkonfigurationen reagieren könnten. Für eine sehr gute Performance spricht der geringe Verbrauch der Betriebssystemressourcen. Durch den Einsatz eines Bildarchivs ist eine zentrale Patientendokumentation und eine überschaubare und zentrale Datensicherung der Dokumente möglich. VDDS-media unterstützt die Zusammenführung und Ablage der aus einem oder mehreren Systemen gewonnenen Bilder in einem zentralen Archiv. Die Praxis-EDV speichert auch hier die Bildinformationen patientenbezogen ab, bezieht aber alle gewünschten Bilder aus dem zentralen Archiv. Zum Einrichten einer VDDS-media Datenquelle wählen Sie bitte als Typ "VDDS-media". In der sich öffnenden Dialogbox wählen Sie das an VDDSmedia angemeldete bildgebende Programm aus. Mit PraxisArchiv werden alle Datenquellen VDDS-media tauglich! 118 Inhalt Sichere digitale Archivierung

131 DICOM Integration DICOM ist die Abkürzung für Digitale Imaging and Communications in Medicine. Es ist ein offener Standard zum Austausch von Bilder in der Medizin. DICOM-Dokumente können außer einem oder mehreren Bildern auch so genannte Metainformationen wie Patientenname, Aufnahmedatum, Geräteparameter oder Arztname enthalten. Neben den reinen Dokumenten definiert DICOM aber auch die Art und Weise wie Anwendungen und Geräte miteinander kommunizieren müssen. DICOM soll so die Interoperabilität zwischen verschiedenen medizinischen Anwendungen gewährleisten. Ein Anwender hat somit die Freiheit, die Geräte (Modalitäten) zu verwenden, mit denen er seine Aufgaben am Besten lösen kann. DICOM ist mittlerweile ein in Praxen und Krankenhäusern anerkannter Standard für die elektronische Bildarchivierung in einem PACS (Picture Archiving and Communication System). So ist es nur selbstverständlich, dass auch PraxisArchiv diesen Standard unterstützt. Mit der PraxisArchiv DICOM-Lösung können Sie: Patientendaten und Informationen zur anstehenden Untersuchung zum Abruf für Modalitäten bereitstellen (so genannte Modality Worklist ). DICOM-Dokumente wie z.b. Ultraschall-Bilder von einem Gerät empfangen und archivieren (so genanntes Store SCP ). DICOM Worklist Das Erstellen eines Worklist-Auftrages geschieht im PraxisArchiv über das Menü : 8 DATEI DICOM WORKLIST AUFTRAG... Es öffnet sich folgender Dialog: PraxisArchiv 4 Datenquellen 119

132 Sie sehen welchen Patienten Sie auf die Worklist setzen können, bestimmen das Gerät und zusätzliche Informationen für die Untersuchung. Idealerweise ruft man diese Funktion an der Rezeption auf, wenn der Patient sich anmeldet und klar ist, dass für ihn heute eine Untersuchung mit dem Gerät stattfinden soll. Beachten Sie, dass nicht alle DICOM konformen Geräte eine Worklist-Abfrage unterstützen. Auch werden die Untersuchungsinformationen nicht unbedingt weiter verarbeitet! Es kann auch sein, dass bis auf die Patientendaten sogar keine dieser Informationen von Ihrem Gerät übernommen wird! Ferner kann es je nach Gerät einige Minuten dauern, bis Sie die Informationen dort abrufen können! Das alles liegt nicht im Einfluss von PraxisArchiv! Auf der zweiten Registerkarte können Sie bestimmen, mit welchen Ablagekriterien das später erstellte und zum PraxisArchiv übertragene Dokument archiviert werden soll. 120 Inhalt Sichere digitale Archivierung

133 Möchten Sie nur überprüfen, ob oder welche Patienten auf der Worklist abrufbereit sind, so nutzen Sie die Funktion: 8 DATEI DICOM WORKLIST ANZEIGEN... In der Regel werden die Worklisteinträge automatisch gelöscht, sobald das Gerät die fertigen Bilder übertragen hat. DICOM-Archivierung (DICOM-Store) Die Archivierung von DICOM Bildern erfolgt bei PraxisArchiv automatisch im Hintergrund. Kurze Zeit nach der Übertragung der Bilder, werden Sie diese gemäß der von Ihnen vorgegebenen Kriterien in der Akte des Patienten vorfinden. Die Konfiguration von DICOM ist eine sehr komplexe Angelegenheit, die hier nicht beschrieben werden kann. Insbesondere können auch Varianten wie nur die Archivierung oder nur die Worklist installiert werden. Ihr Vertriebs- und Servicepartner wird Sie hier professionell und kompetent beraten. PraxisArchiv 4 Datenquellen 121

134 PraxisArchiv-Farbdrucker Sollten Sie als Betriebssystem WindowsXP oder Windows2000 haben, so steht Ihnen nach erfolgreicher Installation der PraxisArchiv Version 4, die Installation des PraxisArchiv-Farbdruckers zur Verfügung. Dieser ermöglicht Ihnen direkt aus einer Fremdanwendung ins PraxisArchiv zu drucken. Der Zwischenschritt über Ex- und Import entfällt. Zur Installation gehen Sie über Start Programme CompuGroup PraxisArchiv PraxisArchiv Farbdrucker installieren. Das Setup begrüßt Sie zur Installation des Praxis-Archiv Farbdruckers. Möchten Sie den PraxisArchiv-Farbdrucker installieren, bestätigen Sie die Abfrage mit [Ja]. Mit [Nein] beenden Sie den Vorgang und brechen die Installation ab. In folgendem Dialog wird die Vorgehensweise zur Installation schrittweise beschrieben. Bitte beachten Sie besonders Punkt 3 und notieren Sie sich ggf. den Pfad, den Sie zur späteren Installation benötigen. Klicken Sie auf [OK] um mit der Installation fortzufahren. Es öffnet sich der Druckerinstallations-Assistent. 122 Inhalt Sichere digitale Archivierung

135 Der Druckerinstallations-Assistent begrüßt Sie zur Installation. Klicken Sie auf [Weiter>] um die Installation fortzusetzen. Mit [Abbrechen] beenden Sie den Druckerinstallations-Assistent und der PraxisArchivFarbdrucker wird nicht installiert. Für eine korrekte Installation ist es notwendig den lokalen Drucker anzuwählen. Setzten Sie dazu Ihren Punkt bei der Option: Lokaler Drucker, der an den Computer angeschlossen ist. Der Haken bei Plug&PlayDrucker automatisch ermitteln ist zu entfernen. Bestätigen Sie mit [Weiter>] um die Installation fortzuführen, mit [<Zurück] können Sie die vorherigen Einstellungen noch einmal überprüfen und ggf. PraxisArchiv 4 Datenquellen 123

136 ändern. Mit [Abbrechen] beenden Sie den Druckerinstallations-Assistenten und der PraxisArchiv-Farbdrucker wird nicht installiert. Wählen Sie den Anschluss PraxisArchiv (Local Port) aus, klicken Sie auf [Weiter>] um die Installation fortzusetzen. Mit [<Zurück] können Sie die vorherigen Einstellungen überprüfen und ggf. ändern. Mit [Abbrechen] beenden Sie den Druckerinstallations-Assistenten und der PraxisArchivFarbdrucker wird nicht installiert. Klicken Sie auf [Datenträger ] um das Verzeichnis in dem der Treiber liegt auszuwählen. 124 Inhalt Sichere digitale Archivierung

137 Klicken Sie auf [Durchsuchen..] und es öffnet sich der Windows-Explorer. Im Fenster [Suchen in:] wählen Sie den Pfad zu Ihrem PraxisArchivVerzeichnis aus. z.b.: C:\Programme\CG\PraxisArchiv Dort wählen Sie per Doppelklick den Ordner Printerdriver an, im Anschluss daran klicken Sie doppelt auf den Ordner WinXP oder Win2k, je nach Betriebssystem. PraxisArchiv 4 Datenquellen 125

138 Markieren Sie die Datei OEMPRINT.INF und klicken Sie auf [Öffnen] um die Installation des Treibers zu starten. Der korrekte Pfad zur Installation ist nun ausgewählt. Bestätigen Sie mit [OK] um mit der Installation fortzufahren. 126 Inhalt Sichere digitale Archivierung

139 Klicken Sie auf [Weiter>] wird die Installation fortgesetzt, mit [<Zurück] können Sie die Einstellungen im vorherigen Fenster überprüfen und ggf. ändern. Klicken Sie auf [Abbrechen] wird der Druckerinstallations-Assistent beendet und der PraxisArchiv-Farbdrucker nicht installiert. Der Druckername wird automatisch übernommen, diesen sollten Sie auch so belassen. Soll dieser Drucker als Standarddrucker verwendet werden? Dies ist nicht zu empfehlen, wenn Sie noch weitere Drucker angeschlossen haben. Wählen Sie hier den Punkt [Nein] aus. PraxisArchiv 4 Datenquellen 127

140 Klicken Sie auf [Weiter>], wird die Installation fortgesetzt, mit [<Zurück] können Sie die Einstellungen im vorherigen Fenster überprüfen und ggf. ändern. Klicken Sie auf [Abbrechen] wird der Druckerinstallations-Assistent beendet und der PraxisArchiv-Farbdrucker wird nicht installiert. Das Setup bietet Ihnen nun die Druckerfreigabe an. Beachten Sie dass der Drucker nicht freigegeben werden darf! Klicken Sie auf [Weiter>], wird die Installation fortgesetzt, mit [<Zurück] können Sie die Einstellungen im vorherigen Fenster überprüfen und ggf. ändern. Klicken Sie auf [Abbrechen] wird der Druckerinstallations-Assistent beendet und der PraxisArchiv-Farbdrucker wird nicht installiert. Im folgenden Fenster bietet Ihnen das Setup die Möglichkeit eine Testseite zu drucken. 128 Inhalt Sichere digitale Archivierung

141 Da wir Ihnen nicht empfehlen eine Testseite zu drucken, bestätigen Sie die Schaltfläche [Nein] und dieser Setup-Schritt wird übergangen. Klicken Sie auf [Weiter], wird die Installation fortgesetzt. Mit [<Zurück] können Sie die Einstellungen im vorherigen Fenster überprüfen und ggf. ändern. Klicken Sie auf [Abbrechen] wird der Druckerinstallations-Assistent beendet und der PraxisArchiv-Farbdrucker wird nicht installiert. Der Druckerinstallations-Assistent informiert Sie über die Fertigstellung. Beenden Sie die Installation des PraxisArchiv-Farbdruckers indem Sie [Fertig stellen] auswählen. Mit [<Zurück] können Sie die Einstellungen im vorherigen Fenster überprüfen und ggf. ändern. Klicken Sie auf [Abbrechen] PraxisArchiv 4 Datenquellen 129

142 wird der Druckerinstallations-Assistent beendet und der PraxisArchivFarbdrucker wird nicht installiert. Ggf. warnt Sie nun Windows wegen einer fehlenden Zertifizierung. Diesen Hinweis müssen Sie ignorieren, wenn Sie den Drucker nutzen wollen. Klicken Sie auf [Installation fortsetzen] um mit der PraxisArchivFarbdrucker-Installation fortzufahren. Ein Fortschrittsfenster informiert Sie während der Installation über den Verlauf. Der PraxisArchiv-Farbdrucker ist nun installiert und kann wie ein "normaler" Drucker genutzt werden. Ø Ausführliche Informationen zur Anwendung über den PraxisArchivFarbdrucker finden Sie im Kapitel Drucken Drucken über den PraxisArchiv-Farbdrucker. 130 Inhalt Sichere digitale Archivierung

143 Weitere Datenquellen PraxisArchiv befindet sich stetig in der Entwicklung um das Produkt für Sie und Ihren Arbeitsfluss zu optimieren. Da auch ständig neue bildgebende Produkte anderer Hersteller auf den Markt kommen, oder bestehende verbessert werden, wird PraxisArchiv auch ständig um neue Datenquellen erweitert. So bitten wir an dieser Stelle um Verständnis, wenn die vorliegende Version dieses Handbuches nicht den aktuellen Stand der vorhandenen Datenquellen dokumentiert. Sollten Sie aufgrund der Einstellungsmöglichkeiten im Programm die Beschreibung einer vorhandenen Datenquelle hier vermissen, oder ein Produkt nutzen wollen das noch nicht anbindbar ist, so wenden Sie sich bitte an Ihren Vertriebs- und Servicepartner. PraxisArchiv 4 Datenquellen 131

144 Bildaufnahme und Ablage Allgemeines zur Bildaufnahme Mit den Funktionen zur Bildaufnahme können Sie PraxisArchiv Aufnahmen aus verschiedensten Quellen hinzufügen. Zu jedem Dokument, das Sie speichern, können Sie Informationen über den Patienten sowie Kommentare zum Dokument speichern. Bilder und Dokumente, die Sie aufnehmen, werden dem aktuellen Patienten zugeordnet. 8 DATEI AUFNAHME STARTEN... Sie können die Funktion auch über die entsprechenden Schaltflächen der Symbolleiste aufrufen. Wählen Sie hierzu den Abschnitt Bildaufnahme <Strg+N> der Symbolleiste. Ø Ausführliche Informationen zur Symbolleiste finden Sie im Kapitel Symbolleiste. Bevor Sie Dokumente, zum Beispiel von Scannern, einlesen können, müssen die entsprechenden Datenquellen in PraxisArchiv konfiguriert werden. Ø Ausführliche Informationen zur Anlage von Datenquellen erfolgt im Kapitel Datenquellen Datenquellen anlegen und bearbeiten. Je nach Lizenzumfang Ihrer Installation, stehen Ihnen gegebenenfalls nicht alle hier erwähnten Datenquellen zur Verfügung! Datenquelle auswählen Um PraxisArchiv Aufnahmen über bestimmte Datenquellen hinzuzufügen, müssen Sie zunächst die Datenquelle anlegen, von der Sie die Aufnahme akquirieren wollen. PraxisArchiv zeigt Ihnen eine Auswahl mit allen auf Ihrem System installierten Datenquellen. Ø Ausführliche Informationen zur Anlage von Datenquellen finden Sie im Kapitel Datenquellen Datenquellen anlegen und bearbeiten. 132 Inhalt Sichere digitale Archivierung

145 Sollten Sie wie im oberen Beispiel die Expertenansicht über diesen Dialog aktiviert haben, wird Ihnen je nach ausgewählter Datenquelle unterhalb der Anzeige der zugehörige aktuelle Inhalt oder die Einstellungen angezeigt. Ø Ausführliche Informationen zur Ansicht der Datenquellen finden Sie im Kapitel Datenquellen Datenquellen anlegen und bearbeiten Ansicht der Datenquellen. Sie können in der Expertenansicht zum direkten Laden einfach die gewünschte Datei doppelklicken. Zusätzlich erhalten Sie hier eine Angabe welche Dateitypen der aktuelle Filter enthält. Klicken Sie auf [Aufnahme starten], um die Bildaufnahme auszuführen. Mit [Abbrechen] beenden Sie den Dialog ohne die Änderungen bzw. Aufnahme zu sichern. Bild aufnehmen Nachdem Sie die Datenquelle ausgewählt haben, startet PraxisArchiv die Bildaufnahme. Je nach Datenquelle ist das weitere Verfahren jedoch unterschiedlich. Eine Beschreibung zu den verschiedenen Datenquellen finden Sie in den folgenden Abschnitten. Bildaufnahme über Autoimport 8 DATEI AUFNAHME STARTEN... AUTOIMPORT Um mehrere Bilder und Dokumente in einem Arbeitsgang in PraxisArchiv zu archivieren, die als Dateien auf einem Datenträger vorliegen, wählen Sie die Datenquelle Autoimport aus. Die Benennung dieser Datenquelle ist individuell veränderbar. PraxisArchiv 4 Bildaufnahme und Ablage 133

146 Im Gegensatz zu allen anderen Bildaufnahmen in PraxisArchiv brauchen Sie in diesem Fall die Bildaufnahme nicht einzeln selbst starten. Beginnen Sie diese komplette Bildaufnahme mit einmaligem Klick auf den unteren Button [Aufnahme starten]. Der Autoimport ist so eingerichtet, dass er sich selbständig die Dokumente aus dem ausgewählten Verzeichnis nimmt und diese zur Archivierung zur Verfügung stellt. PraxisArchiv zeigt Ihnen kleine Vorschauen in der Minibildansicht des Aufnahmedialogs. Nehmen Sie hier nun Ihre Zuordnungen zu [Ordner], [Kategorie] usw. vor. Ø Ausführliche Informationen zum Ablegen von Dokumenten finden Sie in diesem Kapitel unter Bilddaten ablegen und Ablage. 134 Inhalt Sichere digitale Archivierung

147 Bitte beachten Sie, dass nicht zu allen Dateien eine Vorschau angezeigt werden kann. Nach Zuordnung der Daten und endgültigem Verlassen der Autoimport Datenquelle wird direkt das Löschen der Dateien, die der aktuellen Filtereinstellung entsprechen ausgeführt. Das Löschen der Dateien, wird aber nur dann vorgenommen, wenn zuvor diese Option bei der Anlegung der Datenquelle eingestellt wurde. Dieser Löschvorgang hat keine Auswirkungen auf Dateien, die nicht dem ursprünglichen Dateifilter dieser Datenquelle entsprechen. Bildaufnahme über Dateisystem 8 DATEI AUFNAHME STARTEN... DATEISYSTEM Um Bilder und Dokumente in PraxisArchiv zu archivieren, die als Dateien auf einem Datenträger vorliegen, wählen Sie eine Datenquelle vom Typ Dateisystem aus. Nach dem Start der Bildaufnahme öffnet PraxisArchiv den Dialog zur Dateiauswahl. PraxisArchiv 4 Bildaufnahme und Ablage 135

148 Wählen Sie die gewünschte Datei aus und klicken Sie auf [Öffnen]. Mit [Abbrechen] beenden Sie die Bildaufnahme. Tipp: Sie können mehrere Dateien, wie unter Windows üblich, unter Zuhilfenahme der STRG und Umschalttaste markieren. Bitte beachten Sie, dass nicht zu allen Dateien eine Vorschau angezeigt werden kann. Zusätzlich zu einfachen Bilddateien können Sie auch PDF-Dateien auswählen, die später mit dem Acrobat Reader angezeigt werden. Den Pfad, an dem die Dateiauswahl starten soll, können Sie bei der Aufnahme der Datenquelle voreinstellen. Ø Ausführliche Informationen zu Datenquellen finden Sie unter Datenquellen Datenquellen anlegen und bearbeiten. Nachdem Sie eine Datei ausgewählt und bestätigt haben, fährt PraxisArchiv mit dem Ablegen des Dokuments fort. 136 Inhalt Sichere digitale Archivierung

149 Nehmen Sie hier nun Ihre Zuordnungen zu [Ordner], [Kategorie] usw. vor. Ø Ausführliche Informationen zum Ablegen von Dokumenten finden Sie in diesem Kapitel unter Bilddaten ablegen und Ablage. Bildaufnahme über DEXIS 8 DATEI AUFNAHME STARTEN... DEXIS Nach Auswahl des Patienten und der Datenquelle DEXIS, starten Sie die Bildaufnahme über den unteren Button [Aufnahme starten]. PraxisArchiv 4 Bildaufnahme und Ablage 137

150 Im Anschluss unterrichtet Sie der folgende Hinweisdialog, über das Starten Ihrer DEXIS-Schnittstelle. Der Aufruf dieser Schnittstelle kann einen kleinen Moment dauern. Mit dem Button [Beenden] können Sie den Aufnahmemodus verlassen und zu PraxisArchiv zurückkehren. Sie befinden sich in der Röntgensoftware DEXIS, in der Sie Ihre Aufnahmen ausführen können. Damit Sie eine klare, rationelle Dokumentation an PraxisArchiv übergeben können, versehen Sie bitte Ihre Aufnahme in DEXIS zusätzlich mit der Angabe von Dokumententyp und Zahnnummer. Mit Hilfe dieser Daten erleichtern Sie die Leistungserfassung in Ihrem ZIS und die Ablage im PraxisArchiv, da diese Daten übernommen werden können. Wir empfehlen Ihnen aus gesetzlichen Gründen das DEXIS Bildformat auf TIFF einzustellen. Ihr Vertriebs- und Servicepartner wird Sie hier beraten. Ø Ausführliche Informationen zur Bedienung Ihrer Röntgensoftware finden Sie im Handbuch zu dieser Röntgensoftware. 138 Inhalt Sichere digitale Archivierung

151 Nachdem Sie die Arbeit mit der Röntgensoftware beendet und neue Aufnahmen gemacht haben, startet PraxisArchiv den Ablage-Dialog. Dabei werden eventuelle Einträge und Erläuterungen zum Röntgenbild in den Ablage-Dialog übernommen. Zusätzlich zu den Patientendaten können Sie auch Röntgendaten in diesem Dialog eintragen. Abhängig von Ihrer Röntgensoftware sind diese Datenfelder bereits ausgefüllt. Ø Ausführliche Informationen zum weiteren Ablegen von Dokumenten erhalten Sie in diesem Kapitel unter Bilddaten ablegen und Ablage. Beispiel: PraxisArchiv 4 Bildaufnahme und Ablage 139

152 Die Archivierung dieser Dokumente erfolgt direkt in den zuständigen Verzeichnissen des PraxisArchivs. Zur Betrachtung solcher Dokumente über die ursprüngliche Aufnahmesoftware verfügt PraxisArchiv über die Funktion eines externen Viewer. Ø Ausführliche Informationen zu externen Viewer finden Sie im Kapitel Symbolleiste Dokumentenanzeige über externen Viewer. Bildaufnahme über TWAIN-Datenquelle Inhalt DATEI AUFNAHME STARTEN... SCANNER Sichere digitale Archivierung

153 PraxisArchiv zeigt Ihnen eine Auswahl mit allen auf Ihrem System installierten Scannern, die über eine TWAIN-Schnittstelle verfügen. Wählen Sie nun einen Scanner aus. Je nach Gerät und Voreinstellung kann PraxisArchiv das Aufnahmegerät fernsteuern. Bei einem Scanner z.b. die Auflösung und die Farbtiefe. Wenn Sie eine Aufnahme mit der eigenen Software durchführen, öffnet sich jetzt der Dialog des TWAIN-Treibers. Diese Softwareschnittstelle wird mit dem jeweiligen Gerät geliefert und ist deshalb geräteabhängig und kann daher für TWAIN-Datenquellen hier nicht allgemein dargestellt werden. Der Dialog zur Einstellung des TWAIN-Treibers öffnet sich nur, wenn Sie eine TWAIN-Datenquelle mit eigener Software ausgewählt haben. Wir empfehlen Ihnen auf die Nutzung der TWAIN-Datenquelle mit eigener Software zu verzichten, da die Dokumente dadurch eventuell größer werden als nötig. Ferner sind die geräteabhängigen Dialoge teils sehr unübersichtlich und eignen sich nicht für einen flüssigen Arbeitsablauf. Ø Ausführliche Informationen zur TWAIN-Schnittstelle finden Sie in der Bedienungsanleitung Ihres TWAIN-Treibers. Bildaufnahme über SIDEXIS 8 DATEI AUFNAHME STARTEN... SIDEXIS Nach Auswahl des Patienten und der Datenquelle SIDEXIS starten Sie die Bildaufnahme über den unteren Button [Aufnahme starten]. PraxisArchiv 4 Bildaufnahme und Ablage 141

154 Im Anschluss unterrichtet Sie der folgende Hinweisdialog, über das Starten Ihrer SIDEXIS-Schnittstelle. Der Aufruf dieser Schnittstelle kann einen kleinen Moment dauern. Mit dem Button [Beenden] können Sie den Aufnahmemodus verlassen und zu PraxisArchiv zurückkehren. Sie befinden sich in der Röntgensoftware SIDEXIS, in der Sie Ihre Aufnahmen ausführen können. Zusätzlich zu Ihrer Aufnahme können Sie ein Kommentar angeben, wobei diese Daten ebenfalls an PraxisArchiv übergeben werden. Ø Ausführliche Informationen zur Bedienung Ihrer Röntgensoftware finden Sie im Handbuch zu dieser Röntgensoftware. 142 Inhalt Sichere digitale Archivierung

155 Nachdem Sie die Arbeit mit der Röntgensoftware beendet und neue Aufnahmen gemacht haben, startet PraxisArchiv den Ablage-Dialog. Dabei werden eventuelle Einträge und Erläuterungen zum Röntgenbild in den Ablage-Dialog übernommen. Zusätzlich zu den Patientendaten können Sie auch Röntgendaten in diesem Dialog eintragen. Abhängig von Ihrer Röntgensoftware sind diese Datenfelder bereits ausgefüllt. Ø Ausführliche Informationen zum weiteren Ablegen von Dokumenten erhalten Sie in diesem Kapitel unter Bilddaten ablegen und Ablage. Beispiel: PraxisArchiv 4 Bildaufnahme und Ablage 143

156 Die Archivierung dieser Dokumente erfolgt direkt in den zuständigen Verzeichnissen des PraxisArchivs. Zur Betrachtung solcher Dokumente über die ursprüngliche Aufnahmesoftware verfügt PraxisArchiv über die Funktion eines externen Viewer. Ø Ausführliche Informationen zu externen Viewer finden Sie im Kapitel Symbolleiste Dokumentenanzeige über externen Viewer. Bildaufnahme über Trophy Inhalt DATEI AUFNAHME STARTEN... TROPHY Sichere digitale Archivierung

157 Nach Auswahl des Patienten und der Datenquelle Trophy starten Sie die Bildaufnahme über den unteren Button [Aufnahme starten]. Dieser folgende Hinweisdialog informiert Sie, über das Starten Ihrer TrophySchnittstelle. Der Aufruf dieser Schnittstelle kann einen kleinen Moment dauern. Mit dem Button [Beenden] können Sie den Aufnahmemodus verlassen und zu PraxisArchiv zurückkehren. Sie befinden sich in der Röntgensoftware Trophy, in der Sie Ihre Aufnahmen ausführen können. Damit Sie eine klare, rationelle Dokumentation an PraxisArchiv übergeben können, versehen Sie bitte Ihre Aufnahme in Trophy zusätzlich mit den Angabe von Dokumententyp und Zahnnummer. Mit Hilfe dieser Daten erleichtern Sie die Leistungserfassung in Ihrem ZIS und die Ablage im PraxisArchiv, da diese Daten übernommen werden können. PraxisArchiv 4 Bildaufnahme und Ablage 145

158 Ø Ausführliche Informationen zur Bedienung Ihrer Röntgensoftware finden Sie im Handbuch zu dieser Röntgensoftware. Nachdem Sie die Arbeit mit der Röntgensoftware beendet und neue Aufnahmen gemacht haben, startet PraxisArchiv den Ablage-Dialog. Dabei werden eventuelle Einträge und Erläuterungen zum Röntgenbild in den Ablage-Dialog übernommen. Zusätzlich zu den Patientendaten können Sie auch Röntgendaten in diesem Dialog eintragen. Abhängig von Ihrer Röntgensoftware sind diese Datenfelder bereits ausgefüllt. Ø Ausführliche Informationen zum weiteren Ablegen von Dokumenten erhalten Sie in diesem Kapitel unter Bilddaten ablegen und Ablage. Beispiel: 146 Inhalt Sichere digitale Archivierung

159 Die Archivierung dieser Dokumente erfolgt direkt in den zuständigen Verzeichnissen des PraxisArchivs. Zur Betrachtung solcher Dokumente über die ursprüngliche Aufnahmesoftware verfügt PraxisArchiv über die Funktion eines externen Viewer. Ø Ausführliche Informationen zu externen Viewer finden Sie im Kapitel Symbolleiste Dokumentenanzeige über externen Viewer. Bildaufnahme über Video 8 PraxisArchiv 4 DATEI AUFNAHME STARTEN... VIDEO Bildaufnahme und Ablage 147

160 Ist die Datenquelle für die Dokumentenaufnahme eine Videoschnittstelle, zeigt PraxisArchiv das Livebild der Kamera an. Sie können nun zum gewünschten Zeitpunkt das Bild einfrieren. In der Standardeinstellung werden mehrere Videobilder, die in Serie erstellt wurde mit Folgeseiten als ein Dokument abgelegt. Bei der Aufnahme können Sie auch eine Ablage als Einzelbilder wählen. Ø Ausführliche Informationen zur Anlage von Datenquellen finden Sie unter Datenquellen Datenquellen anlegen und bearbeiten. Serien als Einzeldokument Normalerweise werden alle Videostandbilder, die Sie nacheinander aufnehmen, in einem mehrseitigen Dokument archiviert. Alle Angaben zur Archivierung können Sie nach der letzten Aufnahme in einem Arbeitsgang eintragen. Sollten Sie es bevorzugen, die Bilder einzeln abzulegen, geben Sie die Archivierungsinformationen nach jeder Aufnahme ein. Markieren Sie hierzu zuvor bitte in dem Auswahlfeld die Option Einzelbild. Ø Ausführliche Informationen zu den Funktionen und Beendigung der Bildaufnahme können Sie in den nachfolgenden Abschnitten Bilddaten ablegen und Ablage nachlesen. Bildaufnahme als Videosequenz ohne / mit Ton Mit der PraxisArchiv 4 Version ist es jetzt möglich auch Dokumentenaufnahmen als Videosequenz ohne oder auch mit Ton auszuführen. Wählen Sie zunächst als Datenquelle die Videoschnittstelle aus. Anschließend klicken Sie im Aufnahmefenster auf das aufklappende Pfeil-Menü, um die Art der gewünschten Videosequenz zu nutzen. Ø Ausführliche Informationen zur den Funktionen und Beendigung der Bildaufnahme entnehmen Sie bitte aus den nachfolgenden Abschnitten Bilddaten ablegen und Ablage. Bildaufnahme über VixWin 8 DATEI AUFNAHME STARTEN... VIXWIN Nach Auswahl des Patienten und der Datenquelle VixWin starten Sie die Bildaufnahme über den unteren Button [Aufnahme starten]. 148 Inhalt Sichere digitale Archivierung

161 Der folgende Hinweisdialog kündigt, das Starten Ihrer VixWin-Schnittstelle an. Der Aufruf dieser Schnittstelle kann einen kleinen Moment dauern. Mit dem Button [Beenden] können Sie den Aufnahmemodus verlassen und zu PraxisArchiv zurückkehren. Sie befinden sich in der Röntgensoftware VixWin, in der Sie Ihre Aufnahmen ausführen können. Ihre Aufnahme in VixWin können Sie zusätzlich mit Informationsdaten versehen, die weiter an Ihr ZIS übergeben werden. Ø Ausführliche Informationen zur Bedienung Ihrer Röntgensoftware finden Sie im Handbuch zu dieser Röntgensoftware. PraxisArchiv 4 Bildaufnahme und Ablage 149

162 Nachdem Sie die Arbeit mit der Röntgensoftware beendet und neue Aufnahmen gemacht haben, startet PraxisArchiv den Ablage-Dialog. Dabei werden eventuelle Einträge und Erläuterungen zum Röntgenbild in den Ablage-Dialog übernommen. Zusätzlich zu den Patientendaten können Sie auch Röntgendaten in diesem Dialog eintragen. Abhängig von Ihrer Röntgensoftware sind diese Datenfelder bereits ausgefüllt. Ø Ausführliche Informationen zum weiteren Ablegen von Dokumenten erhalten Sie in diesem Kapitel unter Bilddaten ablegen und Ablage. Beispiel: 150 Inhalt Sichere digitale Archivierung

163 Die Archivierung dieser Dokumente erfolgt direkt in den zuständigen Verzeichnissen des PraxisArchivs. Zur Betrachtung solcher Dokumente über die ursprüngliche Aufnahmesoftware verfügt PraxisArchiv über die Funktion eines externen Viewer. Ø Ausführliche Informationen zu externen Viewer finden Sie im Kapitel Symbolleiste Dokumentenanzeige über externen Viewer. Bildaufnahme aus der Windows-Zwischenablage 8 PraxisArchiv 4 BEARBEITEN KOPIEREN <STRG+C> Bildaufnahme und Ablage 151

164 8 BEARBEITEN EINFÜGEN <STRG+V> Haben Sie in einer anderen Applikation ein Bild mit <Strg+C> in die Windows-Zwischenablage kopiert, können Sie es über diese Funktion in PraxisArchiv aufnehmen. Sie können diese Funktion auch mit <Strg+V> oder diesem Symbol bei angelegter Datenquelle Zwischenablage aufrufen. Auf diese Weise könne Sie ein Dokument duplizieren. Ø Ausführliche Informationen zur Auswahl und Verwaltung der Zwischenablage können Sie im Kapitel Datenquellen Einrichtung Zwischenablage nachlesen. Bildaufnahme über den PraxisArchiv-Farbdrucker Ist der PraxisArchiv-Farbdrucker installiert, so können Sie aus einer beliebigen Windowsanwendung den Druck starten. Wählen Sie in dem Abfragedialog zum Druck den PraxisArchiv-Farbdrucker aus. Sollten Sie mehrere Archive lizenziert haben, erscheinen im aufklappenden Pfeil-Menü die verfügbaren Archivarten. Hier wählen Sie das gewünschte Archiv und die Daten aus, in dem dieses Dokument archiviert werden soll. Je nach ausgewählter Archivart liegt Ihnen eine unterschiedliche Ablagestruktur vor. 152 Inhalt Sichere digitale Archivierung

165 Klicken Sie auf [OK], um Ihre Eingabe zu speichern. Mit [Abbrechen] beenden Sie den Dialog, ohne die Eingaben zu sichern. Des Weiteren öffnet sich im Anschluss der Ablagedialog, im Beispiel für die Patientenakte. PraxisArchiv 4 Bildaufnahme und Ablage 153

166 Klicken Sie auf [OK], um die eingegebenen Indexinformationen zu speichern und die aufgenommen Dokumente abzulegen. Mit [Abbrechen] brechen Sie den Ablagevorgang ab. Ø Ausführliche Informationen zum weiteren Ablegen von Dokumenten erhalten Sie im Kapitel unter Bilddaten ablegen und Ablage. Ø Ausführliche Informationen zur Installation des PraxisArchiv-Farbdruckers erhalten Sie im Kapitel Datenquellen Datenquellen einrichten PraxisArchiv-Farbdrucker. 154 Inhalt Sichere digitale Archivierung

167 Bilddaten ablegen Nach jeder Bildaufnahme wird das Dokument in der Minibildansicht angezeigt. PraxisArchiv bietet dem Benutzer an dieser Stelle eine Auswahl zu weiteren Behandlung des Dokumentes an. Wählen Sie die gewünschte Vorgehensweise, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken: Auswahl der Datenquelle Dieser Verweis liefert Ihnen die Information mit welcher Datenquelle Sie im Moment eine Aufnahme durchführen. Ablegen Klicken Sie auf, um das Dokument und seine eventuellen Folgeseiten abzulegen. Das Dokument wird dann gespeichert und die eingegebenen Indexinformationen werden in der PraxisArchiv-Datenbank abgelegt. Anhand dieser Indexinformationen können Sie die Dokumente später mit Hilfe der Recherche-Funktion wiederfinden. Ø Ausführliche Informationen zur Recherche finden Sie unter Recherche. Zum Ablegen der Dokumente startet PraxisArchiv einen Dialog, in welchem Sie die Indexinformationen eintragen können. PraxisArchiv 4 Bildaufnahme und Ablage 155

168 Verwerfen Entspricht die Aufnahme nicht Ihren Vorstellungen, können Sie das aktuell aufgenommene Dokument verwerfen. Klicken Sie dazu auf. Haben Sie bereits mehrere Folgeseiten aufgenommen, können Sie auch einzelne Folgeseiten verwerfen. Mit jedem Klick auf Verwerfen wird das jeweils letztere Dokument aus der Serie gelöscht. Folgeseiten Sie können zu jedem Dokument, das Sie aufnehmen, weitere Dokumente als Folgeseiten aufnehmen. Klicken Sie dazu auf. PraxisArchiv erlaubt dann die Aufnahme eines weiteren Dokuments. Dokumente werden mit Ihren Folgeseiten gemeinsam abgelegt. Bitte beachten Sie die Notationen bei der Bildaufnahme rechts oberhalb der Minibildansicht. Hierbei bedeutet z.b. 1/3, dass eine Serie gerade aufgenommen wird und diese derzeit drei einzelne Aufnahmen beinhaltet. Abbrechen Klicken Sie auf, um den Aufnahmevorgang abzubrechen. Dabei werden alle noch nicht abgelegten Dokumente verworfen. PraxisArchiv fragt zur Sicherheit nach, ob Sie den Vorgang wirklich abbrechen wollen. Mit [Ja] brechen Sie den Aufnahmevorgang ab. Alle noch nicht abgelegten Dokumente werden verworfen. Über den Button [Nein] bleiben Sie ohne einen Verwurf der Daten in der Aufnahmemaske stehen. Ausgewählte Datenquelle bearbeiten Über das Werkzeugsymbol können Sie auch im Dialog der Datenaufnahme jederzeit die Einstellungen der jeweils ausgewählten Datenquelle bearbeiten und verändert speichern. 156 Inhalt Sichere digitale Archivierung

169 Ø Ausführliche Informationen zum Bearbeiten von Datenquellen finden Sie im Kapitel Datenquellen Datenquellen anlegen und bearbeiten. Ablage Zum Ablegen der Dokumente startet PraxisArchiv einen Dialog, in welchem Sie die Indexinformationen eintragen können. Anhand dieser Indexinformationen können Sie die Dokumente später mit Hilfe der Recherche-Funktion wiederfinden. Ø Ausführliche Informationen zur Recherche finden Sie unter Recherche. PraxisArchiv 4 Bildaufnahme und Ablage 157

170 Je nach Anbindung an das Arztinformationssystem und der gewählten Datenquellen werden die Felder des Dialogs z.t. von PraxisArchiv vorbelegt. Klicken Sie auf [Nächste] bzw. auf [Vorherige], um das Dokument und seine eventuellen Folgeseiten mit einzelnen Indexinformationen zu versehen und abzulegen. PraxisArchiv zeigt Ihnen zur optischen Erkennung im Hintergrund des Indexinformationsdialogs nochmals das jeweilige zugeordnete Dokument an. Klicken Sie auf [Fertig stellen], um die eingegebenen Indexinformationen zu speichern und die aufgenommenen Dokumente abzulegen. Beim Ablegen von Dokumenten mit Folgeseiten ist zu beachten, dass beim sofortigen Ausführen der Schaltfläche [Fertig stellen] komplett alle Folgeseiten die von Ihnen zuletzt eingetragene Indexinformation erhalten. Mit [Abbrechen] brechen Sie den Ablagevorgang ab. Alle noch nicht abgelegten Dokumente werden verworfen. Dokument/ Bildsequenz Ablegen in: Die archivierten Objekte können in verschiedenen Ablageordner verwaltet werden. In dem Drop-Down-Menü können Sie alle bisher bei diesem Patienten vorhandenen Ordner auswählen. Möchten Sie einen neuen Ordner anlegen, so geben Sie einfach den Namen dazu ein. Ø Ausführliche Informationen zur Neuanlage von Ablageordner können Sie im Kapitel Oberfläche Trefferliste nachlesen. Zeitstempel: Geben Sie das Datum der Aufnahme ein. PraxisArchiv schlägt das Tagesdatum vor. Zur Änderung klicken Sie hinter der Zeitangabe auf den kleinen schwarzen Pfeil, um das Kalendertool zu öffnen. Das Häkchen vor dem Datum wird dann automatisch gesetzt und kann durch Anklicken wieder entfernt werden. Allgemeine Informationen zur Seite Die Informationen zu den einzelnen Bildern und Dokumenten enthalten oftmals wiederkehrende Texte. Um Ihre Arbeit zu beschleunigen, können Sie Kategorien anlegen und die Texte dazu selbst festlegen. Kategorie Text1 Text2 Text3 158 Inhalt Sichere digitale Archivierung

171 Text4 Ø Ausführliche Informationen zur Definition der Kategorien lesen Sie bitte im nachfolgenden Abschnitt Pflege der Kategorien nach. Kommentar: Hier besteht die Möglichkeit einen längeren Kommentar zum Dokument einzugeben. Erstellt: Das Archivierungsdatum wird automatisch vorgegeben. Es wird später in der Trefferliste angezeigt, falls kein Zeitstempel angegeben wurde. Typenabhängige Informationen Dokumententyp: Wählen Sie den passenden Dokumententyp aus. Beispielsweise Rechnung, somit können Sie über einen weiteren Einstellungspunkt die Rechnungsdokumente als steuerlich relevant kennzeichnen. Zahnnummern: Bei zahnärztlichen Dokumenten können Sie an dieser Stelle zusätzlich die Angabe der Zahnnummer eingeben. Steuerlich relevant: Je nach Wahl des passenden Dokumententyps erscheint im unteren Bereich des Dialogs der Vermerk für steuerlich relevant. Zu aktivieren ist diese Option mit einem Mausklick. Pflege der Kategorien Aus dem Erfassungsdialog heraus erreichen Sie diese Eingabemöglichkeiten über das Symbol. Es öffnet sich ein Dialog zur Definition der Kategorien und der daran geknüpften Texte. Die Pflege der Kategorien erreichen Sie ebenfalls über: 8 PraxisArchiv 4 BEARBEITEN KATEGORIEN... Bildaufnahme und Ablage 159

172 In der Liste der Kategorien wählen Sie eine bestehende Kategorie aus (hier Antwortschreiben) oder legen neue Kategorien an [Neu]. Sie können die Beschriftung der Kategorie über den Button [Umbenennen] ändern. Rechts daneben definieren Sie die Beschriftungen der vier Felder (im Eingabedialog oben: an:, Betreff:). Sie können die Verwendung dieser Kategorie auf bestimmte Datenquellen im PraxisArchiv beschränken, damit die Kategorielisten bei der Archivierung nicht zu lang werden und nur zum Vorgang passende Kategorien vorgeschlagen werden. Markieren Sie hierzu die gewünschten Vorgänge, wie hier bei Dateisystem. Im Rubrikenkasten wählen Sie eines der vier Labels aus (hier an:). Die in der späteren Erfassung zur Verfügung stehenden Texte geben Sie in der Liste rechts davon ein. Wählen Sie [Neu] zur Neuanlage eines Textes, [Umbenennen] zum Ändern und [Löschen] zum Löschen des markierten Textes. Bei zukünftigen Erfassungen erleichtern Ihnen unter den selbst definierten Labels/Beschriftungen diese individuellen Texte die Arbeit. Sie können trotzdem während der Erfassung andere Texte in die vier Felder eintragen. Klicken Sie auf [OK], um Ihre Eingaben zu speichern. Mit [Abbrechen] beenden Sie den Dialog, ohne die Eingaben zu sichern. 160 Inhalt Sichere digitale Archivierung

173 Drucken Drucken von Objekten PraxisArchiv bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten des Druckens an. Sie können vorgefertigte Druckvorlagen unter Microsoft Word benutzen oder diese umgehen und die Schnelldruckfunktion benutzen. Natürlich können Sie Objekte auch direkt aus dem Viewer heraus drucken. Drucken mit Microsoft Word Mit Hilfe vorgefertigter Druckvorlagen können Sie mit dieser Funktion unter Microsoft Word Objekte sozusagen in Form bringen und ausdrucken. Sie haben die Möglichkeit gleich mehrere Objekte in ein Dokument als Original zu drucken. Selektieren Sie das zu druckende Objekt in der Objektliste. Wählen Sie folgendes Symbol aus der Symbolleiste durch einfaches Anklicken zum Druck des selektierten Objekts, oder nutzen Sie das, durch einen klick auf den Pfeil rechts vom Druckersymbol, ausklappende Menü, um die markierten Objekte zu drucken. Folgende Funktionen stehen Ihnen aus diesem Drop-Down-Menü zur Verfügung: Aktuelle Selektion: Ihre aktuelle Auswahl und somit markiertes Dokument wird gedruckt. PraxisArchiv 4 Drucken 161

174 Alle Seiten der akt. Selektion: Es werden alle enthaltenen Folgeseiten des ausgewählten Dokumentes ausgedruckt. Aktuelle Fensterinhalte: Bedeutet, dass alle sich im Dokumentenfenster befindlichen Dokumente gedruckt werden. Über die Schaltflächen der Symbolleiste können Sie bestimmen, wie viele Dokumente nebeneinander angezeigt und angeordnet werden sollen. Ø Ausführliche Informationen zum Anordnen der Dokumente finden Sie im Kapitel Ansicht. Alle markierten Dokumente/Seiten: Mit Hilfe der temporären Markierung in der Trefferliste werden alle enthaltenen Folgeseiten des markierten Dokumentes ausgedruckt. Ø Ausführliche Informationen zur temporären Markierung finden Sie unter Oberfläche Trefferliste Temporäre Markierung zuweisen und entfernen. Sie erreichen diese Druckoption auch über die Navigationsleiste 8 DATEI WORDDATEI ERSTELLEN... Ø Der weitere Arbeitsablauf und die Gestaltung der Druckvorlagen werden in Kapitel Wordvorlagen erklärt. Schnelldruck (unter Umgehung von Microsoft Word) Selektieren Sie das zu druckende Objekt in der Trefferliste und klicken Sie auf das Symbol zum Direktdruck. Über den Direktdruck erhalten Sie einen Dialog, um die gewünschte Ausgabe zu wählen (Original, aktuelle Version oder komplette Historie). Alternativ können Sie ein Objekt über das Kontextmenü ausdrucken. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf das Objekt und wählen Sie Drucken. Wählen Sie im ausklappenden Pfeil-Menü die gewünschte Markierungsart. Die markierten Objekte oder das einzelne Objekt werden auf dem Standarddrucker ausgegeben. Folgende Funktionen stehen Ihnen aus diesem Drop-Down-Menü zur Verfügung: 162 Inhalt Sichere digitale Archivierung

175 Aktuelle Selektion: Ihre aktuelle Auswahl und somit markiertes Dokument wird gedruckt. Alle Seiten der akt. Selektion: Es werden alle enthaltenen Folgeseiten des ausgewählten Dokumentes ausgedruckt. Aktuelle Fensterinhalte: Bedeutet, dass alle sich im Dokumentenfenster befindlichen Dokumente gedruckt werden. Über die Schaltflächen der Symbolleiste können Sie bestimmen, wie viele Dokumente nebeneinander angezeigt und angeordnet werden sollen. Ø Ausführliche Informationen zum Anordnen der Dokumente finden Sie im Kapitel Ansicht. Alle markierten Dokumente/Seiten: Mit Hilfe der temporären Markierung in der Trefferliste oder in der Minibildansicht werden alle enthaltenen Folgeseiten des markierten Dokumentes ausgedruckt. Ø Ausführliche Informationen zur temporären Markierung finden Sie unter Oberfläche Trefferliste Temporäre Markierung zuweisen und entfernen. Historie: Es wird die komplette Historie des ausgewählten Dokumentes gedruckt. Drucken in der Vollbildansicht Klicken Sie in der rechten Symbolleiste der Vollbildansicht auf das Symbol, um einen Ausdruck der aktuellen Version des Dokuments zu erzeugen. Der Ausdruck erfolgt auf dem Standarddrucker Ihres PCs. Dokumente drucken 8 DATEI DRUCKEN... PraxisArchiv druckt gespeicherte Bilder auf Wunsch aus. Sie können diese Funktion auch über die Tastatur mit <Strg+P> oder die Symbolleiste aufrufen. PraxisArchiv 4 Drucken 163

176 Wählen Sie den Drucker aus, nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und klicken Sie auf [OK], um den Ausdruck zu starten. Mit [Abbrechen] beenden Sie den Dialog, ohne dass PraxisArchiv druckt. PraxisArchiv merkt sich den zuletzt benutzten Drucker und schlägt nicht mehr automatisch den Windows Standarddrucker vor. Ø Ausführliche Informationen zu den Eigenschaften des Druckers finden Sie in der Dokumentation zu Ihrem Drucker. Festlegung der Druckausgabe Aktuellste Version: PraxisArchiv druckt den Inhalt des gerade aktivierten Fensters. Sie erkennen das aktivierte Fenster an der Färbung der Titelleiste (normalerweise blau statt grau). Das Original: PraxisArchiv druckt das unveränderte Originaldokument. Komplette Historie: Es wird die Historie des Dokumentes gedruckt, jede Version auf einer Seite. Grafik inklusive Beschriftung drucken: PraxisArchiv druckt das Dokument inklusive der gewünschten Beschriftung aus. Nur den aktuellen Ausschnitt drucken: Sie können hier den in der aktuellen Ansicht gezeigten Dokumentenausschnitt ausdrucken. Grafik automatisch drehen wenn es das verwendete Seitenlayout erfordert: PraxisArchiv dreht die Grafik automatisch, wenn es für den Druck des Layout erforderlich ist. 164 Inhalt Sichere digitale Archivierung

177 Kopf- /Fußzeile drucken: Bei der Druckausgabe wird die konfigurierte Beschriftung direkt mit ausgedruckt. Ø Ausführliche Informationen zur Beschriftung der Kopf- und Fußzeile finden Sie unter: 8 DATEI BESCHRIFTUNG DER DRUCKAUSGABE. Patienten- und Dokumentendaten drucken: Bei der Druckausgabe werden, die von Ihnen gewünschten Informationen des Patienten und/ oder der Dokumente mit ausgedruckt. Ø Ausführliche Informationen zur Beschriftung der Kopf- und Fußzeile finden Sie unter: 8 DATEI BESCHRIFTUNG DER DRUCKAUSGABE. Layout Zum Ausdruck stehen Ihnen folgende Layoutformate zur Verfügung: Hochformat Querformat Kleinere Bilder vergrößern Beschriftung der Druckausgabe 8 DATEI BESCHRIFTUNG DER DRUCKAUSGABE. PraxisArchiv gestattet Ihnen die individuelle Anpassung der Druckausgabe. Hierzu können Sie einen eigenen Kopf für die Druckausgabe definieren. Weiterhin haben Sie einen Bereich zur Verfügung, der im Baukastensystem mit Textvariablenss nach Ihren Anforderungen gefüllt werden kann. Diese Textvariablen können unter anderem reine Stammdaten aber auch Kommentare oder Texte aus der Dokumentenablage beinhalten. PraxisArchiv 4 Drucken 165

178 Mit [OK] übernehmen Sie die Änderungen, [Abbrechen] kehrt zum unveränderten Zustand zurück. Kopfzeile Die Kopfzeile gliedert sich in drei Abschnitte: Links, Mitte und Rechts. Diese Abschnitte werden am oberen Rand der Druckseite ausgegeben. Jeden dieser Abschnitte können Sie nach Ihren Vorstellung gestalten. Geben Sie den gewünschten Text, wie z.b. Ihre Praxisanschrift in die Felder ein. Die Eingabe erfolgt wie in Ihrer Textverarbeitung. Markieren Sie Textteile, um sie fett [B], kursiv [I] oder unterstrichen [U] zu gestalten. Auch ein Wechsel der Schriftart [A] ist möglich. Benutzen Sie die Zwischenablage, um Textteile zu kopieren, auszuschneiden oder einzusetzen. Ebenfalls über die Zwischenablage können Sie Grafiken, wir hier im rechten Teil, einsetzen. Darstellung der Stammdaten Die Darstellung der Stammdaten bietet zusätzlich zu den Möglichkeiten der Kopfzeile das Einsetzen von Textvariablen, die zum Druckzeitpunkt für das jeweilige Dokument automatisch gefüllt werden. Um diese Variablen in die Fußzeile einzusetzen, doppelklicken Sie bitte die entsprechenden Einträge in der linken Liste. Folgende Variablen stehen Ihnen zur Verfügung: Platzhalter 166 Inhalt Wert Kategorie Kategorie Label 1 Label 1 Sichere digitale Archivierung

179 Platzhalter PraxisArchiv 4 Wert Label 2 Label 2 Label 3 Label 3 Label 4 Label 4 Text 1 Text 1 Text 2 Text 2 Text 3 Text 3 Text 4 Text 4 Kommentar Kommentar zum Bild Erfasst Datum der Bildarchivierung Erstellt Datum der Bilderzeugung Patienten ID Patientennummer Name Name Vorname Vorname Postleitzahl PLZ Ort Wohnort Strasse Strasse Geburtsdatum Geboren oder Geburtsdatum Geschlecht Geschlecht Landeskennzahl Land Postfach Postfach Alter Alter Titel Titel Zusatz Zusatz Anrede Anrede Gruß Gruß Kontakt Kontakt Beruf Beruf Arbeitgeber Arbeitgeber Telefon_Privat Telefon(Privat) Telefon_Geschaeftlich Telefon(Geschäftlich) Telefon_Mobil Telefon(Mobil) Faxnummer_Privat Fax(Privat) Faxnummer_Geschaeftlich Fax(Geschäftlich) _Privat (Privat) _Geschaeftlich (Geschäftlich) Kasse Krankenkasse Mitgliedsnummer Versichertennummer Status Status Drucken 167

180 Platzhalter Wert Versichertenart Versichertenart L1 Erstes Feld L2 Zweites Feld L3 Drittes Feld L4 Viertes Feld Comment Kommentar zum Bild Tax Teeth1 Zahn1 Teeth2 Zahn2 Erweiterte Funktionen Diese erweiterten Funktionen dienen nur zur internen Archivierung und haben auf Ihre alltägliche Dokumentation keinen Einfluss. Platzhalter del_reason Archive ID DocumentID PageNo VersionNo DiskID FileID FolderID HistoryDiskID_d HistoryFileID_d LayerDiskID LayerFileID Flags DataSource DocType NewDocTypeID archived_d created_d modified_d deleted_d CategoryID PagePos 168 Inhalt Sichere digitale Archivierung

181 Platzhalter DateEx PraxisArchiv 4 Drucken 169

182 Wordvorlagen Allgemeines zu Wordvorlagen Die hier vorgestellten Wordvorlagen gestatten Ihnen eine individuelle Anpassung der Druckfunktionalität von PraxisArchiv. Sie nutzen diese Vorlagen sowohl beim Druck über die Symbolleiste, als auch bei der Erstellung Ihrer Textdokumente. Die Vorlagen gewährleisten ein einheitliches Aussehen Ihrer Briefe. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit die Übertragung der Patientendaten und zugehöriger Bilder zu automatisieren, um Zeit zu sparen und Fehler in der manuellen Übertragung zu eliminieren. Drucken mit Vorlagen Wie im Kapitel Symbolleiste beschrieben können Sie Bilder der Patientenakte mit Hilfe von Vorlagen drucken. Wählen Sie die Bilder aus und drucken Sie anschließend entweder das aktuelle Bild, oder eine markierte Menge von Bildern (nur Originale). Dieser Vorgang nutzt die Vorlagen lediglich zum anpassbaren Drucken. Die erstellten Ausdrucke werden nicht archiviert, sondern lediglich ausgedruckt. Verwaltung der Vorlagen Zur komfortablen Arbeit mit PraxisArchiv können Sie die Vorlagen anpassen, oder erstellen auf der Basis bestehender neue Vorlagen. Hierzu können Sie über die Symbolleiste gelangen. 170 Inhalt in die Auswahl der Vorlage Sichere digitale Archivierung

183 Neben der standardmäßigen Auswahl und dem anschließenden Druck stehen Ihnen auch die Verwaltungsfunktionen offen. Zur Anpassung einer Vorlage markieren Sie die Vorlage und klicken Sie die Schaltfläche [Bearbeiten...] an. Die Vorlage wird in Word geöffnet. Die Gestaltung erfolgt nun wie in Word üblich. Speichern Sie die Vorlage nach den Anpassungen ab. Mittels der Schaltfläche [Kopieren] erstellen Sie eine Kopie der markierten Vorlage, die dann Kopie von... benannt wird. Ein darauf folgendes [Umbenennen] gestattet Ihnen die Eingabe eines sinnvollen Namens. Die Erstellung von Kopien bestehender Vorlagen erspart Ihnen die immer wiederkehrende Eingabe gleicher Bestandteile. Sie müssen an den Kopien lediglich die Abweichungen zur Originalvorlage eingeben. Nicht mehr benötigte Vorlagen können Sie hier [Löschen]. Bei Grafikdateien können Sie ebenfalls die zugehörigen Dokumenteninformationen in die Wordvorlagen übergeben. Aktivieren Sie dazu per einfachem Mausklick die Option "Bei Grafikdateien, die Beschriftung mit übergeben". Wenn Sie alle Vorlagen löschen, können Sie über PraxisArchiv keine neuen mehr anlegen! Ausführliche Informationen zum Ersatz der gelöschten Vorlagen finden Sie im Kapitel Wie wird s gemacht. Klicken Sie auf [OK], um Ihre Eingaben zu speichern. Mit [Abbrechen] beenden Sie den Dialog, ohne die Eingaben zu sichern. PraxisArchiv 4 Wordvorlagen 171

184 Bearbeitung der Vorlagen Die Anpassung der Vorlagen an Ihre speziellen Wünsche erfolgt mit den Funktionen, die Sie von Word her kennen. Eine Anleitung zur Bedienung von Word kann an dieser Stelle nicht gegeben werden. Bitte nutzen Sie das Schulungsangebot Ihres Vertriebspartners. Eine Besonderheit ist das automatische Ersetzen von Schlüsselwörtern (Tokens) durch die Daten und Bilder des Patienten. Der Text der Vorlage enthält normalen Text, wie die Anschrift der Praxis, und besondere Zeichenfolgen, die Platzhalter oder Tokens, wie z.b. ${#PLZ}. Ein Token besteht immer aus ${# am Anfang, einem Schlüsselwort und } am Ende. Diese Tokens werden beim Druck, bzw. der Dokumentenerstellung durch die entsprechenden Werte des Patienten ersetzt. Mit dem folgenden Patienten 172 Inhalt Sichere digitale Archivierung

185 sieht das erstellte bzw. gedruckte Dokument so aus, wie im Bild dargestellt. Neben den Daten des Patienten stehen auch Tokens für die Daten der Bilder zur Verfügung. Eine Liste mit allen Tokens erhalten Sie im Kapitel Anhang. In den folgenden Abschnitten erhalten Sie eine thematische Zusammenfassung. PraxisArchiv 4 Wordvorlagen 173

186 Patientendaten - Token Grundfunktionen In der folgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Funktionen der Patientendaten-Token: Werte der Datenmaske Token (Platzhalter) Patientennummer Nummer Nachname Nachname Vorname Vorname Geburtsdatum Geboren Alter Ohne Funktion Geschlecht, als m oder w Geschlecht#Lang Strasse Strasse Landeskennzahl Land Postleitzahl PLZ Ort Ort Postfach Postfach Titel Titel Zusatz Zusatz Anrede Anrede Kontakt Kontakt Telefon (Privat) Telefon Telefon (Geschäftlich) TelefonG Telefon (Mobil) Mobil Fax (Privat) Fax Fax (Geschäftlich) FaxG (Privat) (Geschäftlich) G Beruf Beruf Arbeitgeber Arbeitgeber Krankenkasse Kasse Mitgliedsnummer Mitgliedsnummer Status Ohne Funktion Versicherungsart Versicherungsart Mit den dargestellten Tokens greifen Sie auf die Patientendaten zu. Ein Token besteht immer aus ## am Anfang. Um also die Krankenkasse in das Dokument einzusetzen, schreiben Sie ##Kasse in die Vorlage. Beim 174 Inhalt Sichere digitale Archivierung

187 automatischen Ausfüllen der Vorlage wird das Token im Falle des Patienten Muster durch BKK Bundesbahn ersetzt. Bilder - Token Bilder können alle auf einmal an einer bestimmten Stelle eingefügt werden oder aber einzeln bestimmbar. Um alle Bilder auf einmal einzufügen (bzw. alle Bilder, die nicht einzeln positioniert wurden), kann man an der gewünschten Stelle das Token ##Bilder verwenden. Die gezielte Positionierung einzelner Bilder erfolgt über die Tokens ##Bild1, ##Bild2 usw. in Bezug auf Ihre Reihenfolge. Sollten mehr Bilder existieren und das Token ##Bild fehlen, erscheinen die übrigen Bilder am Ende des Dokumentes. Grundfunktionen Zur Beschriftung der Bilder im Dokument können Sie die folgenden Bilddaten-Tokens verwenden. Wert Token Seitennummer <Zahl>_Seite (z.b.: ##1_Seite) Datenquelle DTQ LogicType Typ L1 erstes Feld Text1 L2 zweites Feld Text2 L3 drittes Feld Text3 L4 viertes Feld Text4 Kommentar zum Bild Kommentar Datum der Bildarchivierung Archiviert Datum der Bilderzeugung ErstelltDatum oder ErstelltZeit Datum der Bildänderung Geändert Datum der Bildlöschung Gelöscht Die Tokens Text1bis Text4stehen hierbei für die vier einzeiligen Textfelder, die bei jedem Bild vorhanden sind. Abhängig von der Kategorie sind diese in den Eingabedialogen anders beschriftet, richten Sie sich also nach deren Position. PraxisArchiv 4 Wordvorlagen 175

188 PraxisArchiv-Briefdruck Bei dieser Funktion handelt es sich um einen kleinen Anwendungsbereich des Office Connect. Bitte beachten Sie, dass diese beschriebene Funktion nur im Hinblick auf deren Erwerb und Lizenzierung verfügbar ist. Auf Grundlage der Patientendaten und vorliegenden Bilder können Sie jederzeit über diesen Weg Ihre Arztbriefschreibung bzw. Erstellung Ihres Word-Dokuments ergänzen. Im geöffneten Word-Dokument können Sie über folgenden Schritt: 8 PRAXISARCHIV DOKUMENTE AUS PRAXISARCHIV EINFÜGEN diese Ergänzung ausführen. Daten einfügen von... Im nächsten Schritt öffnet sich ein Dialog. Sollten Sie mehrere Archive lizenziert haben, erscheinen im aufklappenden Pfeil-Menü die verfügbaren Archivarten. Hier wählen Sie das gewünschte Archiv und die benötigten Daten aus, in dem dieses Dokument archiviert werden soll. Je nach ausgewählter Archivart liegt Ihnen eine unterschiedliche Verwaltungsoberfläche vor. 176 Inhalt Sichere digitale Archivierung

189 Nach erfolgreicher Selektion sehen Sie links von Ihrem geöffneten WordDokument einen WordX-Dialog. Über den WordX-Dialog können Sie aus den archivierten Dokumenten flexibel wählen und ins Word-Dokument einfügen. Bei weiterer gewünschter Selektion und Ergänzung können Sie über die Schaltfläche [Wählen...] Ihre Auswahl treffen. WordX-Dialog Das reine Einfügen der archivierten Dokumente kann per doppeltem Mausklick sowie über die Funktionalität der oberen Schaltflächen [ Word] PraxisArchiv 4 Wordvorlagen 177

190 und [ Clipboard] an die gewünschte Position. Wobei der Button [ Clipboard] als Zwischenablage dienlich ist. Sollten Sie vom selektiertem Dokument die Originalvorlage wünschen, so setzen Sie bitte in das dafür vorgesehene Ankreuzkästchen per einfachem Mausklick einen. Zur besseren Übersicht bei erhöhter Anzahl an archivierten Dokumenten dienen Ihnen diese Buttons [<<] [>>]. Sie vergrößern bzw. verkleinern das Auswahlfenster. Falsch eingefügte Dokumente können mit Hilfe der MS Word-Funktionen jederzeit wieder aus dem Dokument entfernt werden. 178 Inhalt Sichere digitale Archivierung

191 Eine Anleitung zur Bedienung von Word kann an dieser Stelle nicht gegeben werden. Bitte nutzen Sie das Schulungsangebot Ihres Vertriebspartners. Aktuelles Dokument ins PraxisArchiv ablegen Das erstellte und gespeicherte Word-Dokument kann genauso über diese Funktion in das PraxisArchiv archiviert werden: 8 PRAXISARCHIV AKTUELLES DOKUMENT IN PRAXISARCHIV ABLEGEN. Sollten Sie zuvor Ihre Word-Dokument noch nicht gesichert haben, erhalten Sie folgenden Hinweis: Mit dem Button [OK] beenden Sie den Dialog. Zur Archivierung erfolgt im Anschluss ein Ablagedialog. In dieser Verwaltungsoberfläche geben Sie die Archivart und die zugehörigen Informationen an. Je nach ausgewählter Archivart liegt Ihnen eine unterschiedliche Ablagestruktur vor. PraxisArchiv 4 Wordvorlagen 179

192 Klicken Sie auf [OK], um Ihre Eingabe zu speichern. Mit [Abbrechen] beenden Sie den Dialog, ohne die Eingaben zu sichern. Des Weiteren öffnet sich im Anschluss der Ablagedialog, im Beispiel für die Patientenakte. Klicken Sie auf [OK], um die eingegebenen Indexinformationen zu speichern und um die Word-Dokumente abzulegen. Mit [Abbrechen] brechen Sie den Ablagevorgang ab. Ø Ausführliche Informationen zum weiteren Ablegen von Dokumenten erhalten Sie im Kapitel unter Bilddaten ablegen und Ablage. 180 Inhalt Sichere digitale Archivierung

193 Info über PraxisArchiv-Briefdruck Welche aktuelle Version von PraxisArchiv auf Ihrem System installiert ist, können Sie sich über: 8 PRAXISARCHIV INFO ÜBER PRAXISARCHIV-BRIEFDRUCK anzeigen lassen. Diese Information benötigen Sie u.u. bei einem Anruf der Hotline oder vor dem Einlesen eines Updates, um sicherzustellen, dass Ihre Version die Voraussetzungen für das Update erfüllt. Mit dem Button [OK] beenden Sie den Dialog. PraxisArchiv 4 Wordvorlagen 181

194 Kommunikation Allgemeines zur Kommunikation PraxisArchiv ermöglicht Ihnen den Austausch von Dokumenten auf elektronischem Weg, also ohne einen vorherigen Ausdruck und Einscannen. Hierzu stehen zwei Wege zur Verfügung: Der Datenaustausch mittels sowie der Versand und der Empfang von Faxen. Beide Varianten können sowohl für den Dokumentenausgang als auch Eingang Verwendung finden. Für diesen elektronischen Austausch können Sie zuvor zusätzlich eine präzise Auswahl durch einfaches Anklicken des selektierten Objekts und anschließendem Anklicken des aufklappenden Pfeil-Menüs die markierten Objekte für den Datenaustausch bereit stellen. Folgende Funktionen stehen Ihnen aus diesem Drop-Down-Menü zur Verfügung: Aktuelle Selektion: Ihre aktuelle Auswahl und somit markiertes Dokument steht zum elektronischen Austausch zur Verfügung. Alle Seiten der akt. Selektion: Es werden alle enthaltenen Folgeseiten des ausgewählten Dokumentes zum Austausch verwendet. Aktuelle Fensterinhalte: Bedeutet, dass alle sich im Dokumentenfenster befindlichen Dokumente verwendet werden. Über die Schaltflächen der Symbolleiste können Sie bestimmen, wie viele Dokumente nebeneinander angezeigt und angeordnet werden sollen. Ø Ausführliche Informationen zum Anordnen der Dokumente finden Sie im Kapitel Ansicht. Alle markierten Dokumente/Seiten: Mit Hilfe der temporären Markierung in der Trefferliste oder in der Minibildansicht werden alle enthaltenen Folgeseiten des markierten Dokumentes zur Verfügung gestellt. 182 Inhalt Sichere digitale Archivierung

195 Ø Ausführliche Informationen zur temporären Markierung finden Sie unter Oberfläche Trefferliste Temporäre Markierung zuweisen und entfernen. Historie: Es wird die komplette Historie des ausgewählten Dokumentes bereitgestellt. Zur Einbindung von s in PraxisArchiv genügt die vorhandene Installation eines Mailprogramms wie MS Outlook Express oder eines kompatiblen Produkts. PraxisArchiv nutzt diese Software zum Versand von Dokumenten. Versand von s Der Versand von Dokumenten erfolgt als Anhang an eine . Markieren Sie hierzu die gewünschten Dokumente in der Akte des Patienten. Ø Hinweise zu Markierungen erhalten Sie im Kapitel Oberfläche Trefferliste Temporäre Markierung zuweisen und entfernen. Der Versand wird über die Symbolleiste mit dem Symbol ausgelöst. Tragen Sie im daraufhin erscheinenden Fenster des Mailprogramms den Empfänger sowie einen erläuternden Text ein. Der Versand erfolgt als Originaldokument nun wie vom -Programm gewohnt. Bearbeitung empfangener s 8 DATEI IMPORTIEREN ... Die Integration empfangener s in PraxisArchiv starten Sie auch über die Menüleiste. Öffnen Sie hier die Kategorie Datei Importieren , im Anschluss öffnet sich der Dialog zur Übernahme der Dokumente in das PraxisArchiv. PraxisArchiv 4 Kommunikation 183

196 Wählen Sie links oben den Patienten aus, dem die Mail zugeordnet werden soll. Geben Sie hierzu im ID oder Namensfeld die entsprechenden Daten ein. Alternativ wählen Sie den Punkt Liste an und suchen den Patienten in der Liste. Nach der Wahl des Patienten können Sie die s, die diesem Patienten zugeordnet werden sollen, durch einen kleinen Haken auswählen. Durch einfaches Anklicken der Mailzeilen erhalten Sie oberhalb der Liste eine Voransicht der Mail. Die s in dieser Liste entsprechen den s in Ihrem Mail-Eingang. Abschließend starten Sie die Archivierung in PraxisArchiv mit der Schaltfläche [ der Auswahl zuordnen]. Im folgenden Dialog geben Sie, wie bei anderen Bildaufnahmen, Informationen zum Dokument ein. 184 Inhalt Sichere digitale Archivierung

197 Bestätigen Sie Ihre Angaben mit [Archivieren]. [Überspringen] archiviert ohne zusätzliche Angaben. [Abbrechen] bringt Sie zurück zur Auswahl der Patienten und s. Ø Nähere Informationen zu diesen Angaben erhalten Sie im Kapitel Bildaufnahme und Ablage Ablage. Fax Die Nutzung von Fax-Einrichtungen erfolgt durch PraxisArchiv auf der Basis des FAX-Dienstes von Windows XP bzw. Windows 2003 oder Fritz! Fax. Fritz! Fax kann in der Version 3.1 oder 3.6 eingesetzt werden. Sowohl der Versand als auch die Archivierung von Faxseiten setzen diese Dienste voraus. Zur Installation des Fax-Dienstes nutzen Sie bitte die Informationen von Microsoft, oder nehmen die Hilfe Ihres Vertriebs- und Servicepartners in Anspruch. PraxisArchiv 4 Kommunikation 185

198 Senden von Faxen Der Versand von Faxen erfolgt analog zum Drucken/ -Versand von Dokumenten über die Symbolleisten mittels des dargestellten Symbols. Die Auswahl der Dokumente erfolgt wie beim versand über die Markierungen, wie weiter oben beschrieben. Im Dialog des Faxdienstes geben Sie bitte die Fax-Nummer des Empfängers ein und versenden die Dokumente. Je nach verwendeter Faxsoftware kann der Versendedialog variieren. Bei der Faxausführung wird standardmäßig immer ein Deckblatt zusätzlich erzeugt. Sollte dies in Ihrem Fall nicht notwendig sein, so können Sie über die Einstellung kein Deckblatt dies mittels eines Hakens deaktivieren. Bei der Option bei Grafikformate die Beschriftung mit faxen wird das gewünschte Grafikdokument inklusive dessen Beschriftung verschickt. Wenn Sie auf den Button [OK] klicken wird das Fax verschickt. Klicken Sie auf den Button [Absender] können Sie Ihre Absender-Daten eingeben bzw. korrigieren. Mit [Abbrechen] beenden Sie den Vorgang. 186 Inhalt Sichere digitale Archivierung

199 Im Dialog des Absenders können Sie alle gewünschten Übermittlungsdaten eingeben und über den Button [OK] bestätigen, oder über [Abbrechen] die Eingaben verwerfen. Gesendete Faxe 8 DATEI SENDEN... FAX... Zur Kontrolle bereits versendeter Faxe öffnen Sie den FAX-Ausgang. Archivierung von Fax-Seiten 8 DATEI IMPORTIEREN FAX... PraxisArchiv erlaubt auch die Archivierung von eingegangenen Fax-Seiten. Hierzu wird der Fax-Eingang des Windows Fax-Dienstes bzw. Fritz! Fax geöffnet. PraxisArchiv 4 Kommunikation 187

200 Wählen Sie wie in der Zuordnung von s zu Patienten im linken Teil des Dialogs den Patienten aus. In der Liste des Fax-Eingangs markieren Sie die gewünschten Fax-Seiten. Durch einmaliges Anklicken eines Faxes erhalten Sie oberhalb der Liste eine Vorschau. Um die Darstellung der Vorschau zu ändern, stehen Ihnen am rechten Rand des Vorschaubildes verschiedene Funktionen zur Verfügung. Die Symbole und Funktionen werden im Kapitel Vollbildansicht erklärt. Ordnen Sie die Seiten der Patientenakte durch Anklicken von [FAX der Auswahl zuordnen] zu. 188 Inhalt Sichere digitale Archivierung

201 Bestätigen Sie Ihre Angaben mit [Archivieren]. [Überspringen] archiviert ohne zusätzliche Angaben. [Abbrechen] bringt Sie zurück zur Auswahl der Patienten und s. Ø Nähere Informationen zu diesen Angaben erhalten Sie im Kapitel Bildaufnahme und Ablage Ablage. Dateien Importieren von Dateien 8 DATEI IMPORTIEREN DATEIEN... PraxisArchiv ermöglicht Ihnen auch das Importieren von unterschiedlichen Dateien. Wählen Sie ebenfalls wie in der Zuordnung von s zu Patienten im linken Teil des Dialogs den Patienten aus. In der Liste der Dateien markieren Sie die gewünschte(n) Datei(en) aus. PraxisArchiv 4 Kommunikation 189

202 Wählen Sie das Verzeichnis in dem sich Ihre gewünschten, zu importierenden Dateien befinden. Tragen Sie dazu im Feld Verzeichnis: den Pfad zu den gewünschten Dateien ein. Ist Ihnen der Pfad nicht geläufig, haben Sie die Möglichkeit diesen über den Button [...] im Dateisystem auszuwählen. Das Eingabefeld für das Verzeichnis unterstützt Autovervollständigung. Das heißt, wird ein Dateiname angegeben wird automatisch das entsprechende Verzeichnis verwendet. Durch einmaliges Anklicken einer Datei erhalten Sie oberhalb der Liste eine Vorschau. Ordnen Sie die Dateien der Patientenakte durch Anklicken von [Dateien der Auswahl zuordnen] zu. 190 Inhalt Sichere digitale Archivierung

203 Bestätigen Sie Ihre Angaben mit [Archivieren], [Überspringen] archiviert ohne zusätzliche Angaben, [Abbrechen] bringt Sie zurück zur Auswahl der Patienten und Dateien. Ø Nähere Informationen zu diesen Angaben erhalten Sie im Kapitel Bildaufnahme und Ablage Ablage. PraxisArchiv 4 Kommunikation 191

204 Extras Röntgenbild-Lampe 8 EXTRAS RÖNTGENBILD-LAMPE Dieser Menüpunkt erzeugt eine weiße Fläche auf dem Monitor, um als Hintergrundbeleuchtung für die Betrachtung (keine Befundung) von Röntgenfilm-Aufnahmen zu fungieren. Die "Röntgenbildlampe" erfüllt nicht die gesetzlichen Anforderungen für Röntgenfilmbetrachtungsgeräte, da Monitore die geforderten Bestimmungen gemäß DIN und für die Leuchtdichte, die Farbtemperatur etc. nicht einhalten können. Beim Aufruf der Röntgenbildlampe erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Um das Erscheinen dieses Hinweises zukünftig zu unterbinden, markieren Sie bitte das entsprechende Feld, bevor Sie den Dialog schliessen. Mit der Leertaste kommen Sie zum PraxisArchiv zurück. Nehmen Sie die Markierung vor und beenden Sie diesen Dialog mit [OK]. Mit [Abbrechen] wird der Dialog ohne Speicherung des Hinweises geschlossen. Überprüfung des Befundmonitors Inhalt EXTRAS ÜBERPRÜFUNG DES BEFUNDMONITORS Sichere digitale Archivierung

205 Sie werden einmal täglich darauf aufmerksam gemacht, Ihren Monitor zu prüfen. Dies ist gemäß der Norm DIN erforderlich. Diese Monitorabnahmeprüfung existiert nur in Verbindung mit dem Röntgenmodul. Nach der Anwahl [OK] erscheint ein Testbild, in welchem Sie die Prüfparameter erkennen sollen. Dieses Bild schließen Sie wieder, indem Sie mit der Maus hineinklicken oder eine beliebige Taste drücken. Bitte führen Sie darüber eine Unterschriftenliste wer die arbeitstägliche Überprüfung vorgenommen hat. Starten externer Programme 8 EXTRAS MICROSOFT WORD 8 EXTRAS MICROSOFT EXCEL 8 EXTRAS ADOBE ACROBAT-READER Sie können externe Programme wie Microsoft Word, Microsoft Excel oder Adobe Acrobat Reader, sofern diese installiert sind, aus dem PraxisArchiv heraus starten. Sie müssen PraxisArchiv nicht verlassen, um das entsprechende Programm zu starten. Einstellungen 8 EXTRAS EINSTELLUNGEN In den Einstellungen im Menü Extras können Sie bestimmte Standardvorgaben ändern. Sie können die Einstellungen auch mit der Tastenkombination <Alt+Enter> aufrufen. PraxisArchiv 4 Extras 193

206 Die verschiedenen Optionen sind links in fünf übersichtlichen Rubriken/Abschnitten gruppiert. Klicken Sie auf die jeweilige Einstellungsrubrik, um in der einzelnen Einstellungsseite die Funktionen/ Änderungen/ Anforderungen vorzunehmen o. anzupassen. Alle hier vorgenommenen Einstellungen werden arbeitsplatzbezogen gespeichert. AIS- Arztinformationssystem Die Anzeige des im Arztinformationssystem selektierten Dokuments erfolgt: Im Vollbildmodus In der aktuellen Fensteransicht. Die Trefferliste erhält bei dokumentenbezogener Recherche Alle Dokumente des Patienten Nur das einzelne Dokument. Diese Einstellungen werden nur berücksichtigt, falls von Seitens des Arztinformationssystems keine anderen Vorgaben kommen. 194 Inhalt Sichere digitale Archivierung

207 Ansicht Legen Sie Einstellungen für die (Oberfläche) Trefferliste und Minibildvorschau fest. Trefferliste Sie können das Erscheinungsbild der Trefferliste Ihren Bedürfnissen anpassen. Mit dieser Funktion legen Sie fest, welche Informationen zu jedem Dokument in der Trefferliste angezeigt werden soll. Status/ Modus: Hier können Sie die Entscheidung treffen, ob die Anzeige der Trefferliste Eingeschaltet oder/und Fixiert sein soll. Position im: Über diese Funktionseinstellung kann die Position der Trefferliste im Hauptfenster Ihren Anforderungen angepasst werden. Ihre Einstellung können Sie über das integrierte Dropdown-Menü vornehmen: Am linken Rand verankert Am rechten Rand verankert Am oberen Rand verankert Am unteren Rand verankert Entsprechend der Bezeichnung wird diese Funktion in dem Hauptfenster berücksichtigt. PraxisArchiv 4 Extras 195

208 Minibildvorschau Status/ Modus: Hier können Sie die Entscheidung treffen, ob die Anzeige der Minibildvorschau Eingeschaltet oder/und Fixiert sein soll. Position im: Nehmen Sie diese Einstellung vor, um die Position der Minibildvorschau in dem Hauptfenster Ihren Wünschen anzuordnen. Ihre Einstellung können Sie über das integrierte Dropdown-Menü vornehmen: Am linken Rand verankert Am rechten Rand verankert Am oberen Rand verankert Am unteren Rand verankert Entsprechend der Bezeichnung wird diese Funktion in dem Hauptfenster berücksichtigt. Minimale Breite/ Höhe: Diese Funktion erlaubt Ihnen in der Minibildansicht eine Vielzahl, der hier definierten Bilder pro Zeile und Spalte abzubilden. Bitte beachten Sie, dass je nach definierten/ gewünschte Zahl, die Minibildansicht sich somit vergrößert abbildet. Beispielsweise würden sich bei einer Definition für die Minimale Breite/ Höhe: 5, somit 5 Minibilder nebeneinander (in der Breite) darstellen. Die Position und den Status der Trefferliste sowie der Minibildvorschau beim Programmende verwenden. Per Mausklick im zugehörigen Ankreuzkästchen, legen Sie fest, mit welchen Fenstereinstellungen PraxisArchiv starten soll. PraxisArchiv merkt sich diese Vorgaben und stellt beim nächsten Programmstart die Fenster wieder her. Hauptfenster: PraxisArchiv orientiert sich nach dieser Einstellung, ob das Hauptfenster als Vollbild oder wie zuletzt angezeigt werden soll. Dokumentenfenster: Legen Sie fest, in welcher Form das Dokumentenfenster beim Starten von PraxisArchiv angezeigt werden soll. Ihre Einstellung können Sie über das integrierte Dropdown-Menü vornehmen: Individuelle Fensteranordnung: Sie können die Dokumente beliebig im Dokumentenfenster anordnen. Eine Seite: Es wird genau ein Dokument im Dokumentenfenster angezeigt. Zwei Seiten untereinander: Es werden zwei Dokumente gleichzeitig im Dokumentenfenster untereinander angezeigt. Zwei Seiten nebeneinander: Es werden zwei Dokumente gleichzeitig im Dokumentenfenster nebeneinander angezeigt. Vier Seiten: Es werden bis zu vier Dokumente im Dokumentenfenster gleichzeitig angezeigt. 196 Inhalt Sichere digitale Archivierung

209 Wie zuletzt verwendet: PraxisArchiv stellt das Anzeigeverhalten wie zuletzt verwendet wieder her. Werkzeugliste: PraxisArchiv stellt Ihnen die Möglichkeit, die Werkzeugliste nach Wunsch ausgeschaltet, eingeschaltet oder wie zuletzt verwendet zu aktivieren. Ihre Einstellung können Sie über das integrierte Dropdown-Menü vornehmen. Statuszeile: Ebenso ist es möglich die Statuszeile nach Wunsch ausgeschaltet, eingeschaltet oder wie zuletzt verwendet zu aktivieren. Ihre Einstellung können Sie über das integrierte Dropdown-Menü vornehmen. Mit dem Button [Speichern] werden die Änderung und die Optionseinstellung beendet. Sie können danach weitere Änderungen vornehmen. Klicken Sie auf [Abbrechen], um den Dialog zu beenden, ohne die Änderung zu speichern. Bilder Die gewünschte Bilddarstellung können Sie über dieses Register Bilder einstellen. Bilddarstellung beim Skalieren Für das Verkleinern oder Vergrößern von Zeichen, Bildern und Objekten kann hier eine von drei verschiedenen Einstellungsarten vorgenommen werden: PraxisArchiv 4 Extras 197

210 Standard: Über diesen Punkt wird die Bilddarstellung beim Skalieren auf eine einfache aber schnelle Methode eingestellt (Pixelwiederholung beim Vergrößern und Pixelauslassung beim Verkleinern). Insbesondere bei Bilddokumenten mit Schriften, kann hier aber die Lesbarkeit leiden. Verbesserte Darstellung mittels bilinearer Interpolation: Die bilineare Interpolation ist eine Methode, bei der der neue Pixelwert auf dem Durchschnitt der benachbarten Pixel basiert. Dies ergibt recht schnell ein gutes Resultat und ist der Standardmethode vorzuziehen, jedoch ist es der bikubischen Methode unterlegen. Verbesserte Darstellung mittels bikubischer Interpolation: Für ein noch besseres Resultat nutzen Sie die bikubische Interpolation. Bei dieser Methode, basiert der skalierte Pixelwert auf der Analyse der nahe gelegenen und benachbarten Pixel. Die verbesserte Darstellung bei den Interpolationsmethoden geht allerdings zu Lasten der Geschwindigkeit. Bilder werden in Folge der zusätzlichen Berechnung langsamer dargestellt. Welche Methode Sie wählen, hängt von der Leistung Ihrer Computer und Ihrem persönlichen Geschmack ab. Mit dem Button [Speichern] werden die Änderung und die Optionseinstellung beendet. Sie können danach weitere Änderungen vornehmen. Klicken Sie auf [Abbrechen], um den Dialog zu beenden, ohne die Änderung zu speichern. Dokumente Über diese Einstellungen legen Sie Ihre Anordnung von Dokumenten fest. 198 Inhalt Sichere digitale Archivierung

211 Bei individueller Anordnung neue Dokumente anzeigen in Wenn Sie sich die Dokumente im Dokumentenfenster mit individueller Anordnung anzeigen lassen, können Sie mit dieser Option festlegen, wie PraxisArchiv ein neues Dokument anzeigen soll. einem neuen Fenster: Das neue Dokument wird in einem neuen Fenster angezeigt. überlappend: In dieser Ansicht werden die gewählten Dokumente in einer Übersicht überlappend angeordnet. nebeneinander: In dieser Ansicht werden die gewählten Dokumente in einer Übersicht nebeneinander dargestellt. untereinander: In dieser Ansicht werden die gewählten Dokumente in einer Übersicht untereinander dargestellt. bestehendem Fenster: Das neue Dokument wird im aktuell aktiven Fenster angezeigt und ersetzt die bisherige Anzeige. Anzeige der Dokumente nach einer Recherche Lege Sie das Verhalten von PraxisArchiv nach einer Recherche fest. aktuelle Anzeige löschen: Bei einer Recherche wird die aktuelle Anzeige gelöscht. aktuelle Anzeige beibehalten: Beschreibung folgt. PraxisArchiv 4 Extras 199

212 Dokument bei einem Treffer anzeigen: Gibt es bei der Recherche nur einen Treffer, wird das Dokument automatisch angezeigt. Findet PraxisArchiv mehrere Dokumente werden diese als Trefferliste angezeigt. immer das zuletzt archivierte Dokument anzeigen: PraxisArchiv öffnet immer das zuletzt archivierte Dokument im Ergebnis einer Recherche. Nach einer Recherche den Inhalt anzeigen bei den Nach einer Recherche sollen zusätzlich zum Ergebnis folgende Inhalte/ Informationen mit angezeigt werden: Stammdaten Ordner Dokumente Die Auflistung hierzu können Sie jeweils auf nein, zuletzt archiviert oder ja alle einstellen. Entsprechend der Bezeichnung wird diese Funktion in der Recherche berücksichtigt dargestellt. Mit dem Button [Speichern] werden die Änderung und die Optionseinstellung beendet. Sie können danach weitere Änderungen vornehmen. Klicken Sie auf [Abbrechen], um den Dialog zu beenden, ohne die Änderung zu speichern. Minibilder 200 Inhalt Sichere digitale Archivierung

213 Farbschema Die verschiedenartigen Farbschemen sind Ihnen in der Minibildansicht sehr hilfreich. Es soll Ihnen direkt auf einen Blick die Ansicht z.b von Röntgenbilder erleichtern. Folgenden Hintergrund können Sie für Ihre Minibildansicht auswählen: Aktuelles Windows Design (ab XP) Klassische Ansicht Schwarz Beschriftung Bei Aktivierung dieser Option werden die zu Ihren archivierten Dokumenten abgelegten Informationen direkt beim Aufruf der Minibildansicht angezeigt. Zeitstempel Kategorie Text1 Text2 Text3 Text4 Ansicht Mit dieser Option geben Sie vor, ob auch die Folgeseiten eines Mehrseitigen Dokumentes in der Minibildvorschau angezeigt werden, oder nur das erste Dokument. Import und Export von Dokumenten Allgemeines zum Import und Export PraxisArchiv kann die von Ihnen gespeicherten Dokumente auf Wunsch auch wieder exportieren. Auf diese Weise können Sie bequem z.b. mit Kollegen im Rahmen einer Überweisung Dokumente austauschen. Im Gegenzug können Sie Dokumente, die Sie von z.b. Kollegen erhalten in Ihr System importieren. Sie stehen Ihnen dann wie ein selbst erstelltes Dokument zur Verfügung. PraxisArchiv 4 Import und Export von Dokumenten 201

214 Beim Export von Dokumenten können Sie wählen, ob Sie das Dokument als z.b. reine Bilddatei speichern wollen (z.b. BMP-Format) oder ob Sie das eigene PraxisArchiv Export-Format (CGX-Format) wählen. Im CGX-Format werden neben den reinen Bilddaten auch die zusätzlichen Indexinformationen gespeichert. Ø Ausführliche Informationen zu den Indexinformationen finden Sie unter Bildaufnahme und Ablage Ablage. Über die nachfolgende Übersicht erhalten Sie eine Auflistung von Exportmöglichkeiten und deren jeweilige Ausgabe. Art des Exports: Ausgabe des Exports: Externer Viewer Export von Dateien Originaldokument Wie im Dialog eingestellt (Originaldokument, aktuelle Version) Einfügen in Zwischenablage Originaldokument Drucken Originaldokument Wie im Dialog eingestellt (Originaldokument, aktuelle Version, komplette Historie) Originaldokument Drucken über MS-Word Import von s Den Austausch von Dokumenten über diesen elektronischen Weg starten Sie über: 8 DATEI IMPORTIEREN ... Ø Ausführliche Informationen zum Import von s erhalten Sie über das Kapitel Kommunikation Bearbeitung von empfangener s. Import von Faxen Der Import von Fax-Seiten in Ihr PraxisArchiv beginnt über den Programmaufruf: 8 DATEI IMPORTIEREN FAX... Ø Ausführliche Informationen zum Import von Faxen erhalten Sie über das Kapitel Kommunikation Fax Archivierung von Fax-Seiten. 202 Inhalt Sichere digitale Archivierung

215 Import von Dateien Im PraxisArchiv starten Sie den Import von Dateien über folgenden Programmaufruf: 8 DATEI IMPORTIEREN DATEIEN... PraxisArchiv ermöglicht Ihnen auch das Importieren von unterschiedlichen Dateien. Wählen Sie ebenfalls wie in der Zuordnung von s und Fax-Seiten zu Patienten im linken Teil des Dialogs den Patienten aus. In der Liste der Dateien markieren Sie die gewünschte(n) Datei(en). Ø Ausführliche Informationen zum Import von Dateien finden Sie im Kapitel Kommunikation Dateien Importieren von Dateien. Archiv-Export Im PraxisArchiv starten Sie den Import von Archiv-Exportdateien über folgenden Programmaufruf: 8 DATEI IMPORTIEREN ARCHIV-EXPORT Mit dieser Funktion können Sie Dokumente, die im *CGX-Format vorliegen, in Ihr System übernehmen. PraxisArchiv öffnet den Dialog zum Datei öffnen. Wählen Sie die gewünschte Datei aus und klicken Sie auf [Öffnen]. Mit [Abbrechen] beenden Sie die Auswahl, ohne ein Dokument zu übernehmen. Haben Sie ein Dokument ausgewählt, zeigt PraxisArchiv diese Daten im Dialog Daten importieren an. PraxisArchiv 4 Import und Export von Dokumenten 203

216 Achten Sie bitte darauf, dass sich die Patientennummer nicht mit derjenigen in Ihrem AIS/ ZIS überschneidet. Um den Import der Daten zu starten, klicken Sie auf [OK], im Anschluss öffnet sich ein Dialog Import archivieren, um die Zuordnung zum Patienten auszuführen. Mit [Abbrechen] beenden Sie den Dialog, ohne die Daten zu übernehmen. PraxisArchiv liefert Ihnen folgende Informationen in der TrefferlistenAnsicht: Kästchen für das temporäre Markieren von mehreren Objekten Ablageordner des eingescannten Dokumentes Angabe, ob es sich um ein einzelnes oder mehrseitiges Dokument handelt Ablagedatum Art der Datenquelle, z.b. Diskettensymbol= Dateisystem Art des Dateitypes, z.b. PDF-Datei Indexinformationen, die bei der Speicherung, wie z.b. Kategorie, von/an, Betreff angegeben wurden Innerhalb der Trefferliste werden alle Objekte des gewählten Patienten angezeigt. Sie können in der Trefferliste auch sehr einfach mit Hilfe der Cursortasten <oben> / <unten> durch die einzelnen Objekte blättern. Weitere Optionen 204 Inhalt Sichere digitale Archivierung

217 erhalten Sie, wenn Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü eines Objektes aufrufen. Auch hier stehen Ihnen alle Funktionen, wie Ansicht, en, Faxen, Exportieren usw. zur Verfügung, wählen Sie aus dem Kontextmenü den gewünschten Eintrag. Alle Objekte in diesem Dialog können Sie mit einer temporären Markierung kennzeichnen und die auswählen, die ins PraxisArchiv importiert werden sollen. Die temporäre Markierung gilt nur für die aktuelle Bearbeitung der Dokumente. Die temporäre Markierung ist nicht dauerhaft. Temporär bedeutet, dass sie solange erhalten bleibt, bis Sie PraxisArchiv schließen oder zwischenzeitlich eine neue Recherche ausführen. Diese Markierung ist lokal, das heißt jeder andere Benutzer im Netzwerk kann diese Markierung an den Dokumenten nicht sehen. Zur leichteren Zuordnung können Sie die Stammdatenauswahl: mit Hilfe der PatientenID direkt ausführen, um die Patienten mit diesem Initial in der Auswahlliste zu sehen. Ansonsten besteht die Möglichkeit der Suche über Namen, Vornamen, Ort oder Geburtsdatum. Der Abschluss der Daten erfolgt über die Schaltfläche [Zuordnen]. Sollte der zugehörige Patient zu den Daten von: in Ihrem System nicht vorhanden sein, können Sie diese Daten über den Button [Neu erstellen] aufnehmen. Mit [Abbrechen] beenden Sie den Dialog, ohne die Daten ins PraxisArchiv zu importieren. PraxisArchiv 4 Import und Export von Dokumenten 205

218 Exportieren von Dateien 8 DATEI EXPORTIEREN... Wenn Sie das Symbol zum Exportieren wählen, steht Ihnen der Export eines Dokuments oder aller entsprechend markierten Dokumente in ein Verzeichnis Ihrer Festplatte oder eines anderen Datenträgers zur Verfügung. Nach dem Auslösen der Funktion wählen Sie einen Speicherort. Wählen Sie an erster Stelle das Verzeichnis in dem sich Ihre gewünschten, zu exportierenden Dokumente befinden. Tragen Sie dazu im Feld Verzeichnis: den Pfad zu den gewünschten Dokumenten ein. Ist Ihnen der Pfad nicht geläufig, haben Sie die Möglichkeit diesen über den Button [...] im Dateisystem auszuwählen. Das Eingabefeld für das Verzeichnis unterstützt Autovervollständigung. Das heisst, wird ein Dateiname angegeben wird automatisch das entsprechende Verzeichnis verwendet. Geben Sie im Feld Name: einen entsprechenden Namen für die zu exportierende Datei an. Beim Export mehrere Dateien wird eine Nummerierung automatisch angefügt. 206 Inhalt Sichere digitale Archivierung

219 Um den Ordner im Anschluss zu öffnen, setzten Sie bitte vor dieser Option in das Ankreuzkästchen einen per Mausklick. Für den Export der Dokumente können Sie nach Wunsch zwischen der aktuellsten Version und der Original (zu erst archiviert) Version wählen. Bei der Ausgabe-Version aktuellste Version wird das zuletzt bearbeitete und gespeicherte Dokument exportiert. Bei Wahl der Ausgabe Original exportiert das PraxisArchiv die zu erst archivierte Datei. Mit der Option wie archiviert exportiert das PraxisArchiv das gewünschte Dokument in dem Dateiformat, wie es gespeichert wurde. Die Aktivierung dieser Funktion steht Ihnen ebenfalls für die Versionsauswahl beim Export zur Verfügung. Mit der Funktion PraxisArchiv Export Format wird die Exportdatei in das *CGX-Format ausgelagert. Für die Ausführung des Export von Dokumenten bietet PraxisArchiv Ihnen die Umsetzung bzw. die Konvertierung der Bilddateien in andere bekannte Dateiformate, wie z.b Bitmap Schwarz/ Weiß, etc. Sobald Sie per Mausklick einen vor der Einstellung Bilddateien konvertieren setzen, können Sie die Auswahl der Dateiformate ausführen. Die Option Bildbeschriftung mit exportieren, beinhaltet bei der Ausgabe des Dokuments zusätzlich die Beschriftung, die bei der Vollbildansicht hinzugefügt wurde. Zu beachten ist eine Konvertierung nach S/W (Schwarz/ Weiß) oder Graustufenformate beeinflussen die Darstellung. Die Auswahlmöglichkeit der Dateiformate, steht Ihnen zur Verfügung, sobald Sie mittels eines die Einstellung Bilddateien konvertieren bestätigen. Klicken Sie auf [OK], um die Eingaben zu speichern. Mit [Abbrechen] beenden Sie den Dialog ohne die Eingaben zu sichern. Die aus PraxisArchiv exportierten Dokumente können Sie nun an einen Kollegen weitergeben. Bei den DICOM-Formaten und dem PraxisArchiv Austauschformat werden Patientendaten mit exportiert! Text-, Office-, Video-Dateien können nur im Original oder im PraxisArchiv Format exportiert werden. PraxisArchiv 4 Import und Export von Dokumenten 207

220 Update einspielen Allgemeines zum Update einspielen PraxisArchiv wird ständig weiterentwickelt und verbessert. Diese Programmänderungen bzw. -erweiterungen werden allen Kunden mit Softwarewartungsvertrag zur Verfügung gestellt. Die PraxisArchiv-Updates werden auf CD ausgeliefert und müssen nach der jeweils mitgelieferten Beschreibung in Ihr System eingespielt werden. Lesen Sie die beiliegenden Update- Informationen bitte in jedem Fall vor dem Einspielen des Updates aufmerksam durch! Grundsätzlich wird das PraxisArchiv-Update zuerst immer am PraxisArchivServer und anschließend an allen Arbeitsplätzen eingelesen, an denen Sie mit PraxisArchiv arbeiten. Beenden Sie PraxisArchiv an allen Arbeitsstationen. Führen Sie unbedingt eine Datensicherung durch. Spielen Sie dann das Update zunächst am PraxisArchiv-Server und erst dann an allen Arbeitsstationen ein. Server-Update Bitte beachten Sie für das Server Update die beiliegende Anleitung. Bei Fragen zum PraxisArchiv-Update wenden Sie sich bitte an Ihren Vertriebsund Servicepartner oder an Ihre Hotline. Client-Update Bitte spielen Sie das Client-Update unbedingt an allen PraxisArchivArbeitsplätzen ein. Bitte beachten Sie für das Client-Update die beiliegende Beschreibung. Bei Fragen zum PraxisArchiv-Update wenden Sie sich bitte an Ihren Vertriebs- und Servicepartner oder an Ihre Hotline. 208 Inhalt Sichere digitale Archivierung

221 Hilfe Allgemeines zur Hilfe Mit PraxisArchiv wird eine Online-Hilfe auf Ihrem System installiert, die Sie schnell und umfassend über die Funktionen von PraxisArchiv informieren soll. Während des Betriebs von PraxisArchiv können Sie so leicht die für Sie wichtigen Informationen finden und nutzen. Die Online-Hilfe ist in weiten Teilen mit diesem Handbuch identisch. Online-Hilfe Programmaufruf: 8? HILFETHEMEN In der Online-Hilfe sind umfassende Informationen zu PraxisArchiv zusammengetragen. Klicken Sie auf das Fragezeichen, Menüpunkt Hilfethemen oder drücken Sie F1, und es öffnet sich die Online-Hilfe zu PraxisArchiv. PraxisArchiv 4 Hilfe 209

222 Klicken Sie auf das gewünschte Hilfethema, um die entsprechende Information aufzurufen. Über die Karteikarte Index können Sie im Index der Online-Hilfe suchen. Mit Suchen stellt Ihnen die Online-Hilfe eine Volltextsuche zur Verfügung. Ø Ausführliche Informationen zur Bedienung der Online-Hilfe finden Sie in Ihrem Windows-Handbuch. Fragen an die PraxisArchiv-Hilfe Wenn Sie die PraxisArchiv-Hilfe aufgerufen haben, können Sie auf der Karteikarte Fragen an PraxisArchiv Ihre Fragen zur Hilfe in natürlicher Sprache eingeben. Tippen Sie zunächst Ihre Frage ein, und klicken Sie dann auf [Suchen]. Die PraxisArchiv-Hilfe zeigt Ihnen dann die gefundenen Kapitel, die Ihrer Suchanfrage entsprechen. 210 Inhalt Sichere digitale Archivierung

223 Klicken Sie auf den gewünschten Eintrag und dann auf [Anzeigen], um das entsprechende Kapitel der Hilfe anzeigen zu lassen. Handbuch im PDF-Format (Adobe Acrobat Reader) 8? HANDBUCH Das PraxisArchiv ermöglicht Ihnen auch jederzeit über die Navigationsleiste das Handbuch über den Acrobat Reader zu öffnen und zu lesen. Info über PraxisArchiv 8? INFO ÜBER PRAXISARCHIV... Mit dieser Funktion können Sie sich anzeigen lassen, welche aktuelle Version von PraxisArchiv auf Ihrem System installiert ist und welche Lizenzdaten verwendet werden. Diese Information benötigen Sie u.u. bei einem Anruf der Hotline oder vor dem Einspielen eines Updates, um sicherzustellen, dass Ihre Version die Voraussetzungen für das Update erfüllt. Mit dem Button [OK] beenden Sie den Dialog. PraxisArchiv 4 Hilfe 211