Bearbeiten elektronische Rechnungen (Invoices)

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1 Bearbeiten elektronische Rechnungen (Invoices) 1. Zweck des Programms: Die elektronischen Rechnungen können zur Zeit für folgenden Bereiche genutzt werden:.. Anzeige der Rechnungen mit den relevanten Werten.. Übernahme der Rechnungen als Lieferschein (für Lieferanten, die keine Lieferscheine zur Verfügung stellen.. Übernahme des Einkaufspreises (parametrisierbar) in sibos Zur Steuerung dieser Bereiche müssen allerdings einmalig die Regeln definiert werden: 2. Erfassen der Parameter 2.1 neue Satzarten definieren Über den Menüpunkt wählen Sie einen (bereits angelegten) Lieferanten aus. Seite 1 von 6

2 Sie verzweigen in den Bereich Pflege EDI-Satzart, dort können sie folgende neue Satzarten definieren: Muster:.. Rechnungen (für den generellen Import der Invoices).. Rechnungs-EKP (für die Übernahme des EKP s in sibos.. Lieferschein aus RE (für die Übernahme von Rechnungen als Lieferschein) Seite 2 von 6

3 2.2 Berechnungsgrundlage für EKP festlegen Aus den uns vorliegenden Invoices unterschiedlicher Lieferanten ging hervor, dass der Rechnungs-EKP leider lieferantenspezifisch aus unterschiedlichen in der Datei übergebenen Feldern ermitteln werden muss. Desweiteren ist es auch so, dass nicht immer alle Felder gefüllt sind, so wird manchmal ein Netto-EKP oder ein Brutto-EKP gesendet, manchmal aber beides auch nicht, sondern nur ein Positionspreis, der dann durch die Menge zu teilen ist. Zu-/Abschläge werden manchmal schon im Netto-EKP berücksichtigt, teilweise aber auch nicht. Es ist deshalb erforderlich, dass einmalig lieferantenspezifisch die zur Verfügung gestellte elektronische Rechnung analysiert und die ermittelte Berechnungsgrundlage in sibos festgelegt wird. Folgende Regeln stehen zur Zeit zur Verfügung: Hinweis: Zur Unterstützung der Analyse zeigt sibos alle relevanten Informationen sowie Zu/Abschläge in der Rechnungsanzeige an. Seite 3 von 6

4 3. Importprogramm: Die entsprechenden Funktionen :.. Importieren Rechnungen.. Übernahme EKP aus Rechnungen.. Erstellen Lieferscheine aus Rechnungen sind in der Anwahl des Programms Standard-Import BTE Zentrale integriert: Bei der Erst-Übernahme eines Lieferanten empfehlen wir auf jeden Fall zunächst nur die Rechnungen zu übernehmen, da erst danach die Berechnungsgrundlage für die Übernahme der EKP s festgestellt werden kann. Die EKP s können dann direkt innerhalb der Rechnung (siehe Invoice Bearbeitung) übernommen werden, oder aber global über eine erneute Anwahl des obigen Programmes. Hinweis: mit diesem Programm werden global nur EKP s übernommen, für die noch keine Übernahme stattgefunden hat. Eine erneute Ermittlung ist nur direkt in der Invoice Bearbeitung möglich. Seite 4 von 6

5 4. Bearbeiten der Invoices Hierzu finden Sie einen neuen Menuepunkt: Nach Anwahl des Programms erscheint nachfolgende Maske. Der Aufbau und die Grundfunktionalitäten (z.b. Suchen Vorgang) sind analog der Bestell-/ und Lieferscheinbearbeitung. Seite 5 von 6

6 Wie gewohnt können Sie nun einen Vorgang suchen oder über den Lieferanten-Baum in die entsprechende Rechnung verzweigen. In der Positionstabelle finden Sie (neben den bekannten Informationen wie Artikel/ Lief.Artikel Nr./ EAN, sibos EKP/VKP) die rechnungsrelevanten Informationen. Wichtig für die EKP Ermittlung (vgl. Lieferanten-Parametrisierung) sind die Felder: Netto EKP Brutto EKP Pos. Netto Pos. Brutto Pos. Zuschlag Dies sind die Werte aus der Datei, die Festlegung über die Ermittlung des errechneten EKP legen Sie selbst fest. Folgende Funktionen zur weiteren Verarbeitung stehen zur Verfügung: - Erledigen - Löschen - Filialzuordnung ändern EKP ermitteln und in sibos verbuchen (Übernahme als aktueller EKP) o mit dieser Funktion können Sie (z.b. nach Änderung der Berechnungsgrundlage) auch den EKP erneut berechnen lassen. - Lieferschein erstellen (nur für freigegebene Satzart) o Der Lieferschein wird im BTE-Format erstellt (elektronischer Lieferschein) und im Import-Verzeichnis abgelegt. Diese Lieferscheine werden dann mit der Standard Import Funktion importiert (Achtung der Lieferant muss bei der Option nur Lieferanten berücksichtigen, die für die Satzart freigegen sind ebenfalls für die Satzart DESADV (Lieferscheine) freigegeben sein. Seite 6 von 6