Elektronische Rechnungslegung

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1 Elektronische Rechnungslegung Die gesetzlichen Grundlagen dazu findet man unter: Änderung der Umsatzsteuerrichtlinien Anforderungen an eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung Signaturgesetz Anforderungen an elektronisch übermittelte Rechnungen: Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts muss gewährleistet sein Sicherstellung dieser Anforderung kann nur mittels einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur erfolgen. Anforderungen an eine fortgeschrittene elektronische Signatur: Kann ausschließlich dem Signator zugeordnet werden Die Identifizierung des Signators wird ermöglicht Rechnungen werden mit Mitteln erstellt, die der Signator unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann Mit den Daten, auf die sie sich bezieht, so verknüpft ist, dass jede nachträgliche Veränderung der Daten festgestellt werden kann. Technische Umsetzung Es gibt mehrere Möglichkeiten um elektronisch signierte Rechnungen zu legen: PDF Wenn sich die Anzahl der Rechnungen in Grenzen hält, kann es durchaus genügen, die Rechnungen als PDF-Dateien zu erstellen und mit einer fortgeschrittenen sicheren elektronischen Signatur zu versehen und per an den Empfänger zu senden. Die Aufbewahrungspflicht (7 Jahre) ist leichter zu handhaben, da man die Signatur in das File speichert S/MIME Theoretisch auch möglich Diese Mails müssen jedoch so aufbewahrt werden (7 Jahre), dass die elektronische Signatur immer noch vorhanden ist.

2 ebinterface Standardschnittstelle zur elektronischen Rechnungserstellung für Enterprise Resource Planing (ERP)- und Finanzbuchhaltung (FIBU)- Systeme standardisierter Dokumenttyp für elektronische Rechnungen Standard auf Basis von verbreiteten Internet-Technologien Lösung für alle Rechnungsersteller und -empfänger Elektronischer Datenaustausch (EDI-Rechnungen) Gemäß Z 2 VO BGBl II Nr 583/2003 ist es zulässig, eine Rechnung im EDI- Verfahren zu übermitteln, wenn zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung (Sammelrechnung) in Papierform oder in elektronischer Form, wenn diese mit einer elektronischen Signatur versehen wurde (siehe oben), übermittelt wird. Voraussetzung für die Anerkennung der im EDI-Verfahren übermittelten Rechnungen ist, dass über den elektronischen Datenaustausch eine Vereinbarung über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches besteht, in der der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten. Hinsichtlich der Sammelrechnung ist es ausreichend, wenn die Entgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge für die einzelnen Umsätze eines Datenübertragungszeitraumes gesondert oder in einer Summe zusammengefasst angeführt sind, sofern folgende Voraussetzungen vorliegen: o Die in der Sammelrechnung fehlenden Merkmale (insbesondere 11 Abs. 1 Z 3 und 4 UStG 1994) müssen beim Leistungsempfänger aus den gespeicherten Einzelabrechnungen oder aus den Unterlagen, auf die in diesen Einzelabrechnungen verwiesen wird, eindeutig hervorgehen. o Es muss erkennbar sein, dass die schriftliche Sammelabrechnung der leistende Unternehmer erstellt hat (zb Bestätigung des Leistenden durch Stempelaufdruck und Unterschrift darüber, dass er der Rechnungsaussteller ist). o In der Sammelrechnung wird auf diese Einzelabrechnungen hingewiesen. Grundlage für den Vorsteuerabzug ist die Sammelrechnung. Der Vorsteuerabzug ist daher, wenn die Rechnungsausstellung in einem der Leistung folgenden Voranmeldungszeitraum erfolgt, für den Voranmeldungszeitraum vorzunehmen, in dem die Sammelrechnung ausgestellt worden ist.

3 Zertifikate für elektronisch signierte Rechnungen Anbieter für diese Signatur sind: Arge Daten - Österreichische Gesellschaft für Datenschutz (Verein) A-Trust Gesellschaft für Sicherheitssysteme im elektronischen Datenverkehr GmbH Hauptverband der österreichischen Sozialversicherungsträger A-CERT ADVANCED A-CERT GOVERNMENT a.sign corporate light a.sign corporate medium a.sign corporate strong a.sign Premium a.sign Premium encryption a.sign token a.sign token encryption e-card gewöhnliche Signatur e-card Verwaltungssignatur Systemvorrausetzung Betriebssystem mit mindestens einer signaturfähigen Anwendung MS Outlook MS Outlook Express Mozillea Thunderbird Lotus Notes Adobe Acrobat und Chipkartenlesegerät Zusätzliche Software Treiber für Chipkartenlesegerät ggf. Komponenten für die Integration der Chipkarte in signaturfähige Anwendungen (z. B. a.sign Client für a.sign Premium) Secure Viewer und/oder Bürgerkartenumgebung (z.b. trustdesk basic) Folgearbeiten Die Gültigkeitsdauer von Zertifikaten ist beschränkt. VOR Ablauf des Zertifikats muss eine neue beschafft und in das System eingespielt werden. Regelmäßiges Update der div. Softwarekomponenten ist notwendig

4 Kosten Sehr unterschiedlich A-Trust: a.sign premium (QF) Karte a.sign premium (ohne Zertifikat) 30,00 Qualifiziertes Zertifikat a.sign premium und Verschlüsselungszertifikat inklusive Personenbindung pro Jahr 15,60 Registrierung und Zertifikatserstellung einmalig 12,00 Ersatzkarte 30,00 Bankomatkarte a.sign premium (QF) Mastercard a.sign premium (QF) Karte a.sign premium (ohne Zertifikat)Stellt Ihre Bank/Ihr Kartenissuer zur Verfügung Preisauskunft bei Ihrer Bank Qualifiziertes Zertifikat a.sign premium und Verschlüsselungszertifikat inklusive Personenbindung pro Jahr 13,00 Einmalige Aktion der a.trust für die Aktivierung auf einer Bankomatkarte in 2005 / 2006 Registrierung und Zertifikatserstellung einmalig 12,00 a.sign token (F) Karte a.sign token (ohne Zertifikat) 25,00 Einfaches Zertifikat und Verschlüsselungszertifikat pro Jahr 12,50 Registrierung einmalig 12,00 Ersatzkarte 25,00 a.sign corporate light (F) Zertifikatskosten pro Jahr 240,00 a.sign corporate medium (F) Zertifikatskosten pro Jahr AKTIONSPREIS ,00 a.sign corporate strong (F) Zertifikatskosten pro Jahr 2400,00 Vorgangsweise bei elektronisch übermittelten Rechnungen Dem Anwender werden von der Zertifizierungsstelle zwei Datensätze, genannt Schlüssel, zugeordnet. Dieses Schlüsselpaar besteht aus einem privaten und einem dazupassenden öffentlichen Schlüssel. Man spricht auch von asymmetrischer Verschlüsselung oder Public-Key-Verfahren. Der private Schlüssel ist geheim und nicht einmal dem Anwender bekannt; er muss von diesem vor Zugriffen Unberechtiger gesichert werden; dies geschieht entweder mit einem Passwort, einem PIN-Code wie bei der Bankomat-Karte oder durch Verwendung von eigens dafür vorgesehenen SmartCards mit Lesegeräten.

5 Der öffentliche Schlüssel wird über das Internet frei zugänglich gemacht; er dient der Überprüfung der elektronischen Signatur. Mit Hilfe mathematischer Verfahren wird im digitalen Dokument ein "elektronischer Fingerabdruck" erzeugt, der mit dem auf dem PC oder einer Chipkarte (bei der sicheren elektronischen Signatur) gespeicherten privaten Schlüssel kodiert wird. Vereinfacht ausgedrückt werden die aneinander gereihten Binärzahlen aller Zeichen des Dokumentes einer komplizierten Berechnung mit sehr hohen Primzahlen unterzogen und daraus der so genannte Hash-Wert ermittelt. Dieser wird mit dem privaten Schlüssel verschlüsselt. Bei der Übermittlung des Dokumentes im Klartext wird die daraus erstellte Signatur mitgeschickt. Auf dem Computer des Empfängers wird mit dem öffentlichen Schlüssel des Absenders, der über das Internet besorgt wird, die Probe durchgeführt. Ist der beim Empfänger auf diese Weise ermittelte Hash-Wert ident mit dem unabhängig davon aus dem Klartext errechneten, ist das Dokument im Originalzustand. Jede kleinste Veränderung, auch das bloße Hinzufügen einer Leerstelle, würde den Hashwert verändern.