Verwaltungsweites Dokumenten-Management mit dem d.3ecm-system. Udo Schillingmann, codia Software GmbH

Transkript

1 Verwaltungsweites Dokumenten-Management mit dem d.3ecm-system Udo Schillingmann, codia Software GmbH

2 codia Software GmbH Lösungsanbieter mit strategischer Ausrichtung auf Dokumenten Management, elektronische Archivierung, Vorgangsbearbeitung und egovernment Zielmarkt: Öffentlich Verwaltungen Kommunen, Landesbetriebe & Hochschulen Langjährige Erfahrung mit 15+ Jahren Lösungskompetenz im Zielmarkt 45+ Mitarbeiter bundesweit mit Hauptsitz in Meppen 180+ direkt und indirekt betreute kommunale Anwender d.velop d.3ecm platinum partner

3 codia Referenzkarte

4 Alle guten Dingen sind 3 Die 3 integralen Funktionselemente im Digitale Archivierung Dokumenten Management Workflow Management

5 d.3ecm DMS aus dem Münsterland

6 d.velop AG Anbieter von integralen Lösungen für Digitale, revisionssichere Archivierung Verwaltung von elektronischen Dokumenten Workflow gegründet Mitarbeiter am Hauptsitz der d.velop AG in Gescher in Westfalen Mehr als 500 Experten in der d.velop Gruppe 11 Tochtergesellschaft und Beteiligung in der d.velop Gruppe Über Kunden Beteiligung an der codia Software GmbH mit 25%

7 Leitbild Einfachheit = smart = d.3 one d.3 smart start d.3 smart explorer d.3 smart word d.3 smart mobile d.3 smart web d.3 smart outlook d.3 smart one

8 d.3ecm eakte - Objektbezogene Vorgangsbearbeitung Akte / Vorgang Aktenplan Nutzdaten (CI, NCI) Fallakten Fachakten Sachakten Attribute z. B. Aktenzeichen, Kassenzeichen, Personennummer Dokumentarten z. B. Rechnung, Antrag, Angebot, Bestellung, Steuerdokumente

9 d.3ecm - Anwendungsintegrationen

10 FOXDOX gemeinsam digital Einfach. Bequem Dokumente managen Smart. Finden & Teilen Mobil. Auch unterwegs vor Ort Integrierte Kommunikationslösung zum einfachen und sicheren Austausch zwischen Bürgern und öffentlicher Verwaltung Anwendungen: - Zustellung von Gehaltsabrechnungen (intern) - - Bau-Plattform (Dokumentenaustausch) - Bürgertresor - Steuerbescheidungen (extern) -

11 FOXDOX Die User-Plattform Intuitive Bedienung Einfacher Upload über verschiedene Wege Synchronisation mit dem PC mit FOXDOX.sync Sichere Ablage Multiple Verfügbarkeit WebClient, PC Apps für Apple, Android, Win8 App Dokumente verschlagwortet OCR Volltexterkennung Zentrale, intelligente Suche Verschlüsselung bei Übertragung und Ablage Ordner und Strukturen selbst erstellen Transfer einer unstrukturierten Information (Dokument) in eine strukturierte Datendatei Formulare ausfüllen und unterschreiben Dokumentansichten ohne Quellprogramme Teilen an Personen oder Gruppen

12 FOXDOX Sicherheit Made in Germany - Safe in Germany FOXDOX ist ein deutscher Cloud-Service. Dokumente in FOXDOX werden ausschließlich in Deutschland gespeichert. Eine sichere Verschlüsselung sowohl bei der Übertragung vom und zum Rechenzentrum als auch bei der Ablage stellen sicher, dass auch wirklich nur diejenigen Personen Inhalte und Dokumente lesen können, für die sie eine Berechtigung besitzen. Das Hochsicherheits-Rechenzentrum bietet viele Vorteile: Geo-Redundanz ( 2 Standorte) Videoüberwachung Einbruchschutz Geschützte Zutrittsschutzmechanismen (Zwei-Faktor-Authentifizierung) Hohe Sicherung vor Elementarschäden Brandschutz / Redundante Stromversorgung / Schutz vor Wassereinbruch Hocheffiziente Firewall-Systeme Zuverlässiger Virenschutz Ausgeklügelte Datensicherungsverfahren Der Zugriff auf Dokumente erfolgt ausschließlich über SSL-verschlüsselte Verbindungen, und das sogar mehrstufig. Sämtliche Dokumente werden verschlüsselt abgelegt (d.ecs encryption service). Zusätzlich besteht die Möglichkeit zur persönlichen Verschlüsselung von Dokumenten.

13 ecspand - SharePoint-basiertes ECM System ecspand dient als Erweiterung zu SharePoint: Informationen hieraus werden in eine natürliche Ordnung gebracht sowie als Strukturen auf Basis beliebiger Informationsobjekte wie Vorgänge, Aufgaben, Aktivitäten, Akten und Dokumenten abgebildet Bei der Steuerung Ihrer Prozesse und Workflows bietet ecspand eine einfache und benutzerfreundliche Bedienung, Kosten- und Zeitersparnis und volle Integration in Ihre bestehenden Systeme ecspand Lösungen: Ordnung & Suche Workflow & Prozesse Mobiles Arbeiten Scannen & Erkennen Archivierung Drittsystemintegration

14 d.3ecm in der Praxis