Tagungen. online anfragen, planen & buchen. Leitfaden

Transkript

1 Tagungen online anfragen, planen & buchen Leitfaden

2 Inhalt Seite (3) Tagungstool Hotelrecherche (4) Tagungstool Umkreissuche/ Erweiterte Suche (5) Tagungstool Hotelergebnisliste (6) Tagungstool Hoteldetailansicht (7) Tagungsplanung Schritt 1 -Hotels (8) Tagungsplanung Schritt 2 - Terminangabe (9) Tagungsplanung Schritt 3 - Tagungsplanung (10) Tagungsplanung Schritt 4 (Optional)- Dokumente (11) Tagungsplanung Schritt 5 weitere Angaben (12) Tagungsplanung Zusammenfassung der Tagungsanfrage (13) Multi-Buchung (14) Tagungsübersicht (15) Funktionen (16) Angebotshistorie (17) Angebotsübersicht (18) Buchen (19) Teilnehmerliste (20) Impressum 2

3 Auswahl: -Tagungsbereich - Einzelbuchungsbereich Geocodierte Einbindung Ihrer TOP-Reiseziele für optimierte Hotelauswahl. Wählen Sie für Ihre Hotelsuche einen der hinterlegten Firmenstandorte aus. Alternativ, Hotelsuche nach: -einer bestimmten Stadt -Suche nach einem bestimmten Hotel Hotelrecherche 3

4 Optional: Spezifische Umkreissuche z.b. in der Nähe des Hauptbahnhofes Erweiterte Suche: Bestimmte Kriterien können vorab für die Hotelauswahl selektiert werden Ergebnisliste anzeigen Umkreissuche / Erweiterte Suche 4

5 Interaktive Übersichtskarte mit Lage der Hotels Vertragshotels / Partnerhotels mit Kennzeichnung durch Ihr Firmenlogo Kennzeichnung der Hotels durch weitere Informationen Kennzeichnung der Partnerhotels bei Nutzung der Airplus Meeting Solution; auch Amex möglich Detaillierte Hotelinformationen (siehe auch nächste Seite) Informationen zu den angebotenen Pauschalen und Firmenpauschalen, sofern Firmenpauschalen verfügbar sind. Hotelergebnisliste 5

6 In der Hotel-Detailansicht können Sie sich ausführlich über das Hotelangebot informieren (z.b. Informationen zur Größe und technischen Ausstattung der Tagungsräume oder Einzelheiten zu den Zimmertypen) Individuelle Angaben zu den Räumen sind hinterlegt und per Mausklick abrufbar Informationen zu Tagungstechnik und Serviceleistungen Hoteldetailansicht 6

7 Sie haben die Möglichkeit Ihre Hotelauswahl zu überprüfen, Hotels zu löschen oder neue Hotels hinzuzufügen. Tagungsplanung -Hotels 7

8 Navigieren Sie zwischen den Buchungsschritten Hinweis bei Messen im Anfragezeitraum Angabe des Veranstaltungsnamens und Termins Sie haben die Möglichkeit alternative Termine anzugeben. Ab diesem Schritt können Sie Ihre Anfrage als Entwurf zwischenspeichern und dieser kann zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden. Nutzen Sie diese Funktion auch um Vorlagen zu erstellen, für häufig wiederkehrende oder ähnliche Veranstaltungen. Tagungsplanung -Terminangabe 8

9 Kopierfunktion Planungsmöglichkeiten: -Zimmer - Pauschalen - Verpflegung (einzeln wählbar oder in Kombination, je nach Bedarf) Neben den Standardpauschalen sind hier auch Ihre Firmenpauschalen (wenn vorhanden) wählbar Belegung der Tagungsräume Tagungsplanung 9

10 Innerhalb Ihrer Firmenanwendung haben Sie die Möglichkeit Dokumente (z.b. Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen) an die Hotels zu übermitteln. Die Hotels sind verpflichtet, Ihre Dokumente vor der Angebotsabgabe zu akzeptieren. Dokumente 10

11 Wunschwährung Möglichkeit die Zahlungsart per Meeting Card auszuwählen. Die Hotels geben im Angebot an, ob Sie dem zustimmen oder nicht. Übermittlung von Wünschen, z.b. wenn man mehrere Hotels für eine Buchung benötigt. Budgeteingabe verdeckt oder übermittelbar Sprachwahl Systemmails können pro Anfrage ein-und ausgeschaltet werden Weitere Angaben 11

12 Zusammenfassung der Anfrage Anfrage als Entwurf speichern, oder Anfrage versenden Zusammenfassung 12

13 Hinweis: Wenn man mehrere Hotels einer Anfrage buchen möchte muss man, nach gestarteter Anfrage, über die Tagungsverwaltung die Funktion Multi-Buchung aktivieren. Beispiel: Sie benötigen 400 Zimmer, Hotel A verfügt nur über 300 Zimmer. Sie buchen die übrigen Zimmer in Hotel B. Multi-Buchung 13

14 Anfragenfilter: Anfragen nach Zeitraum und Art der Anfrage eingrenzen. Verfügbare Funktionen (abhängig vom Status der Anfrage, Details siehe nächste Seite) Liste der angefragten Hotels Die gleiche Aktion bei allen vorausgewählten Hotels gleichzeitig durchführen. Tagungsübersicht 14

15 Verfügbare Funktionen (abhängig vom Status der Anfrage): Hotelliste aufklappen 2. Hotels hinzufügen 3. Zusammenfassung der Tagungsanfrage 4. Angebote ansehen 5. Teilnehmerliste bearbeiten 6. Teilnehmerliste versenden 7. Tagungsanfrage stornieren 8. Kopie der Tagungsanfrage erstellen 9. Tagungsanfrage archivieren 10. Rechnungsadresse anzeigen 11. Änderungsverlauf anzeigen Benachrichtigung aktivieren/deaktivieren Funktionen 15

16 Über die Hotelliste gelangen Sie zur Angebotshistorie und können alle Änderungsverläufe wie z.b. Nachverhandlungen nachvollziehen. Angebotshistorie 16

17 Angebotsübersicht mit ausgewählten Hotels im direkten Vergleich Angebote als Link weiterleiten Hinweis bei Messen im Anfragezeitraum Hinweis, falls das Hotel nur Teilkapazitäten anbieten kann Darstellung der einzelnen Leistungen, hier: Es wurden 500 Zimmer angefragt, das Hotel kann 250 anbieten. Sie können nun nacheinander die Angebote buchen, die Sie benötigen um auf die Gesamtmenge zu kommen. Angebotsübersicht 17

18 Auswahl des Wunschtermins Eingabe der Rechnungsadresse Optionale Eingabe einer Kostenstelle Wiederholter Hinweis, dass nur Teilkapazitäten gebucht werden. Optionale Eingabe einer Auftrags-/Projektnummer Zahlungsmodus auswählbar Optionale Mitteilungen an das Hotel Das Hotel wird Ihnen die Buchung über das Tagungsportal bestätigen und ggf. einen separaten Tagungsvertrag zusenden. Buchen 18

19 Aktionsmöglichkeit: Teilnehmerliste bearbeiten Teilnehmer manuell hinzufügen, importieren, überprüfen und an das Hotel übermitteln Aus der Teilnehmerliste heraus können s für einzelne oder alle Teilnehmer erstellt werden Einen Leitfaden zur Teilnehmer-Import-Funktion finden Sie unter: Teilnehmerliste 19

20 Profitieren auch Sie von unserer Kompetenz im Bereich der Online-Tagungsplanung! Ihr hotel.de hotel.info Team Kontakt: Tel: +49-(0) IMPRESSUM hotel.de AG Niederlassung Nürnberg Hugo-Junkers-Straße D Nürnberg Fon +49-(0) Fax +49-(0) Web