Koller Christoph. -lich Willkommen zur Präsentation: Qualitäts- und Kostenoptimierung in der Küche durch EDV-Unterstützung

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Stefanie Langenberg
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1 -lich Willkommen zur Präsentation: Qualitäts- und Kostenoptimierung in der Küche durch EDV-Unterstützung

2 Projekt im Seniorenwohnheim Mehrnbach Rechtsträger: Gemeinde Mehrnbach Standort: Im Ortsgebiet von Mehrnbach (nähe Ried i. I.) Anzahl Bewohner: Gegründet: 1932 Neu- und Umbau: 2001

Küche des SWH-Mehrnbach: Mitarbeiter: 5 PE Portionen/Jahr 93.

3 Küche des SWH-Mehrnbach: Mitarbeiter: 5 PE Portionen/Jahr Portionen/Monat Jahresarbeitszeit: 8960h Personalkosten: ,74 Kosten pro Stunde 23,08

4 Gründe für Projekt: Allergeneverordnung ( ) (Nährwerteverordnung) Kostenkontrolle Entlastung für Küchenmitarbeiterinnen Qualitätsverbesserungen

5 Vorgehensweise: Messung der Bewohnerzufriedenheit März 2014, September 2015 (RQA) Umrüsten des Servers November 2014 Installation der Software Dezember Mitarbeiterschulungen Februar Dezember 2015 Erstellen der Datenbanken Februar 2015 laufend Datenerhebung und Auswertung Dezember Jänner 2015

Module: Stammdatenmanagement Beschaffungsmanagement

6 Die Software: Zwei Varianten: JOMOsoft M (zentraler Server) JOMOsoft Vi (Leasingversion mit dezentralem Server) Mehrere Module: Stammdatenmanagement Beschaffungsmanagement Warenmanagement Speisenmanagement Produktionssteuerung (Kostenmanagement) (Speisenbestellung)

7 Vorteile: Durch die Implementierung der Software ergibt sich u.a. ein Einsparungspotential in den Bereichen: Speiseplanung Bestellwesen Vor- und Nachbearbeitungszeiten im täglichen Küchenbetrieb

8 Prozesslandkarte Küche: Lenkungsprozesse Kernprozesse Bewohner Mitarbeiter Kindergarten Hort Externe Speiseplanung Speisenzubereitung Speisenverteilung Unterstützungsprozesse

9 Vereinfachung bei der Speiseplanung: Rahmenspeiseplan Einfache Abänderung Kostenübersicht durch Ampelsystem Tagesaktuelle Preise Ausdruck individuell anpassbar Allergene, Nährwerte,

10 Vereinfachung bei der Speiseplanung: Koller Christoph

11 Vereinfachung bei der Speiseplanung: Koller Christoph

12 Vereinfachung bei der Speiseplanung: Koller Christoph

13 Zeiteinsparung bei der Speiseplanung: Vorher Lagerstand überprüfen Angebote durchsehen Letzte Speisepläne durchsehen Speiseplanung in Excel 20 min 15 min 15 min 45 min 95 min Ohne Software Lagerstand überprüfen Angebote durchsehen Letzte Speisepläne durchsehen Speiseplanung in Excel Allergene eintragen 20 min 15 min 15 min 45 min 30min 125 min Mit Software Rahmenspeiseplan übernehmen Angebote durchsehen ggf. Änderungen vornehmen 1 min 15 min 5min Zeiteinsparung wöchentlich: 104 Minuten 21 min

14 Vereinfachung beim Bestellwesen: Benötigte Artikel werden vorgeschlagen Tagesaktuelle Preise Automatische Lagerstandskontrolle Verschiedene Lieferanten vergleichbar Bestellung direkt über Software möglich Mail, Fax,

15 Vereinfachung beim Bestellwesen: Koller Christoph

16 Vereinfachung beim Bestellwesen: Koller Christoph

17 Vereinfachung beim Bestellwesen: Koller Christoph

18 Zeiteinsparung beim Bestellwesen: Ohne Software Benötigte Artikel anhand des Speiseplans erfassen Lagerstand überprüfen Angebote durchsehen Bestellungen schreiben Bestellungen übermitteln 20 min 20 min 15 min 60 min 30 min 167 min Mit Software Planmengen lt. Speiseplan erfassen Bestellvorschlag generieren Angebote durchsehen Bestellungen anpassen Bestellungen übermitteln 81 min 30 min 1 min 15 min 15 min 20 min Zeiteinsparung wöchentlich: 86 Minuten

19 Vereinfachungen im Küchenbetrieb: Rezepturen auf Knopfdruck leicht verständlich auch für Hilfskräfte Produktionspläne tageweise erstellbar Rezepturen Artikelliste Schöpfliste

20 Vereinfachungen im Küchenbetrieb: Koller Christoph

21 Vereinfachungen im Küchenbetrieb: Koller Christoph

22 Vereinfachungen im Küchenbetrieb: Koller Christoph

23 Zeiteinsparung im Küchenbetrieb tgl.: Ohne Software Rezepturen suchen und Mengen berechnen Benötigte Artikel zusammenrechnen Mengen für Stationen berechnen Mengen aufteilen 105 min 45 min 20 min 25 min 15 min Mit Software Produktionsplan drucken Mengen aufteilen 17 min 2 min 15 min Zeiteinsparung wöchentlich: 616 Minuten

24 Kosteneinsparung: Zeitersparnis 2015 Minuten Stunden Kostenersparnis Speiseplanung 104 1,73 40,00 Bestellwesen 86 1,43 33,08 Küchenbetrieb ,27 236,95 Gesamt/Jahr , ,83 Einsparung in Personaleinheiten 0,39 PE Einsparung in % zu Personalkosten 7,80 %

25 Amortisationszeit: Ausgaben Software Ersparnis Servererweiterung Gesamt ,83 Amortisationszeit Gesamt Amortisationszeit Software 0,96 Jahre 0,63 Jahre

26 Qualitätsverbesserungen: Ziel ist nicht Personalreduzierung sondern Qualitätsverbesserung Durch die freien Zeitressourcen ergeben sich Kostenverschiebungen % Gesamtlebensmitteleinsatz 86980, ,64-1,7 Fertigprodukteeinsatz 6583, ,12-25,49 TK-Produkteeinsatz 14364, ,15-21,60 Frischobst und Frischgemüse 6542, , ,98

27 Weiteres Einsparungspotential: Kostenersparnis durch Lieferantenvergleiche Kostenersparnis durch Ampelsystem Genauere Mengenkalkulation Weniger Abfälle Bsp: 1 Tagesration/Tag weniger Kosten ~ 5,- tgl. Einsparung 1825,- /Jahr

28 Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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