Dezember HCM-Infobrief UV-Medleverfahren. wir können HR!

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1 HCM-Infobrief UV-Medleverfahren Dezember 2016 prolohn GmbH Maggistraße 5 D Singen W E info@prolohn.de T +49 (0) F +49 (0) Seite 1 von 8

2 Inhalt UV-Meldeverfahren... 3 Allgemeines... 3 Verfahrensweise... 3 Abfrage des UV-Stammdatendienstes... 3 Fehlerrückmeldungen und Stammdatenrückmeldungen durch den UV- Stammdatendienst... 4 Customizing und Infotyp-Stammdaten zu den Gefahrtarifstellen prüfen... 5 Abgabe des elektronischen Lohnnachweises... 6 Fehlerrückmeldungen zum elektronischen Lohnnachweis... 7 Unterjähriger elektronischer Lohnnachweis... 7 Sonderregelungen für das Meldejahr Seite 2 von 8

3 UV-Meldeverfahren Allgemeines Das neue UV-Meldeverfahren (UV-Stammdatendienst und elektronischer UV- Lohnnachweis) startet zum erstmalig für das Meldejahr Der Stammdatendienst im neuen UV-Meldeverfahren startet zum im Produktivbetrieb. Erstmalig ist der Stammdatenabruf und die Abgabe des elektronischen Lohnnachweises für das Meldejahr 2016 durchzuführen. Die gesetzliche Grundlage des neuen UV-Meldeverfahrens bildet das Fünfte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (5.SGB IV-ÄndG), worin die Paragraphen 99 bis 103 SGB IV zur Übermittlung der UV-Daten im Lohnnachweisverfahren neu geregelt werden (siehe dazu auch Bundesgesetzblatt 2015 Teil I Nr.15 vom ). Verfahrensweise Abfrage des UV-Stammdatendienstes Die Reports zur Erstellung, Bearbeitung und Übertragung von Ausgangsmeldungen des UV-Stammdatendienstes finden Sie im Easy-Access Menü unter Personal-> Personalabrechnung-> Europa-> Deutschland-> Folgeaktivitäten-> Jährlich-> Auswertung-> UV-Meldeverfahren-> Ausgangsmeldungen (UV- Stammdatendienst): Meldungen erstellen (RPCUVAD0_OUT) Meldungen bearbeiten (RPCUVLD0_OUT) Meldedatei erstellen (RPCUVHD0_OUT) Meldedatei anzeigen (RPUTSVDF) Meldungen anzeigen (RPCUVLD0_OUT_DISPLAY) Eine Beschreibung der Funktionalitäten der einzelnen Reports finden Sie in der jeweiligen Reportdokumentation (Aufzurufen mit der F1-Taste). Mit der Abfrage des UV-Stammdatendienstes erfragen Sie die Stammdaten zu den für Ihr Unternehmen (oder Ihren Unternehmensteil) gültigen Gefahrtarifstellen. Dazu wurde von der DGUV (Spitzenverband der Deutschen Gesetzliche Unfallversicherung) ein zentraler Stammdatendienst eingerichtet, in dem die UV-Träger die Stammdaten zu den gültigen Gefahrtarifstellen ihrer Mitgliedsunternehmen bereitstellen. Die Unternehmen erklären mit der Abfrage des Stammdatendienstes gleichzeitig die Absicht zur Abgabe des elektronischen Lohnnachweises für den in der Abfrage übermittelten Unternehmensteil. Seite 3 von 8

4 Es ist möglich den elektronischen Lohnnachweis in mehreren Teillohnnachweisen abzugeben. Für jeden dieser Teillohnnachweise ist dann zunächst eine Abfrage des Stammdatendienstes zu erstellen. Zur organisatorischen Abgrenzung der Teillohnnachweise werden in den Datensätzen des UV-Meldeverfahrens mehrere Kennzeichen übermittelt. Zuständiger UV-Träger des Unternehmensteils (BBNRUV) Mitgliedsnummer beim zuständigen UV-Träger (MITNR) Betriebsnummer des lohnverantwortenden Betriebs (BBNRLB) Betriebsnummer der abrechnenden Stelle (BBNRAS) Laufende Nummer (LFDNR) Diese Kennzeichen definieren eine sogenannte meldende Stelle. Weitere Informationen zur Festlegung der meldenden Stellen Ihres Unternehmens finden Sie im Abschnitt Customizing. Abfragen des UV-Stammdatendienstes sind frühestens zum des Vorjahres eines Meldejahres möglich. Beachten Sie, dass der UV-Stammdatendienst erst ab für den Produktivbetrieb zur Verfügung steht. Beachten Sie dazu auch den Abschnitt Sonderregeln für das Meldejahr Wenn Sie bis zum Jahreswechsel HRSP kein Einspielen eines Support Packages mehr eingeplant haben, ist es ausreichend, erst nach Einspielen des Jahreswechsel HRSP's mit dem neuen UV-Meldeverfahren zu starten. Fehlerrückmeldungen und Stammdatenrückmeldungen durch den UV-Stammdatendienst Die Reports zur Abholung, Zuordnung, Bearbeitung von Fehlerrückmeldungen und Verarbeitung von Rückmeldungen des UV-Stammdatendienstes finden Sie im Easy- Access Menü unter Personal-> Personalabrechnung-> Europa-> Deutschland-> Folgeaktivitäten-> Jährlich-> Auswertung-> UV-Meldeverfahren-> Eingangsmeldungen (UV- Stammdatendienst): Eingangsmeldungen abholen (RPCSVPD0) Eingangsmeldungen zuordnen (RPCUVHD0_IN) Eingangsmeldungen bearbeiten (RPCUVLD0_IN) Nicht zugeordnete Eingangsmeldungen bearbeiten (RPUUVLD0) Eingangsmeldungen verarbeiten (RPCUVAD0_IN) Eingangsmeldungen anzeigen (RPCUVLD0_IN_DISPLAY) Eine Beschreibung der Funktionalitäten der einzelnen Reports finden Sie in der jeweiligen Reportdokumentation. Seite 4 von 8

5 Neben den bekannten Fehlerrückmeldungen aus anderen Verfahren wird es im UV- Meldeverfahren auch Stammdatenfehlerrückmeldungen geben. Datensätze werden aufgrund von Stammdatenfehlern abgelehnt, wenn die Meldedateien zwar technisch korrekt aufgebaut sind, aber inhaltliche Fehler beinhalten (beispielsweise eine ungültige PIN). Behandeln Sie Stammdatenfehler analog zu den gewöhnlichen Fehlerrückmeldungen. Ist die Meldedatei technisch und inhaltlich fehlerfrei, so erhalten Sie als Antwort den Datensatz Stammdaten. Der Report RPCUVAD0_IN verarbeitet die zugeordneten Stammdatenrückmeldungen. Durch die Verarbeitung werden die zurückgemeldeten Stammdaten in der Tabelle T5D32_GT_VALID hinterlegt. Außerdem enthält der Datensatz Stammdaten den Beitragsmaßstab, anhand dessen für diese meldende Stelle die UV-Beiträge ermittelt werden: 1: Nach UV-Entgelt 2: Nach Arbeitsstunden 3: Nach Köpfen 4: Nach Einwohnerzahl 5: Privathaushalte 6: Sonstige Unternehmen ohne Meldepflicht Meldende Stellen mit Beitragsmaßstab 4-6 nehmen nicht am neuen UV- Meldeverfahren teil. Beispiele hierfür sind ausgewählte kommunale Ämter, Feuerwehren oder über das Haushaltscheckverfahren gemeldete Beschäftigte. Dennoch ist auch in diesen Fällen eine initiale Stammdatenabfrage zu übermitteln. Nach Rückmeldung des Beitragsmaßstabs 4-6 werden für diese meldende Stelle keine weiteren UV-Meldungen mehr erstellt. Pro meldende Stelle ist nur eine Abfrage des UV-Stammdatendienstes pro Meldejahr möglich. Sollte sich die Veranlagung des Unternehmens im Laufe des Meldejahres ändern, so werden Sie proaktiv vom UV-Stammdatendienst per Datensatz Stammdaten informiert. Daher ist es notwendig regelmäßig gemäß den gesetzlichen Verpflichtungen - Stammdatenrückmeldungen vom GKV-Kommunikationsserver abzuholen und zu verarbeiten. Customizing und Infotyp-Stammdaten zu den Gefahrtarifstellen prüfen Nach der Verarbeitung von Rückmeldungen des UV-Stammdatendienstes ist es notwendig das Customizing und die Infotyp-Stammdaten zu prüfen. Denn es kann sein, dass dort verwendete Gefahrtarifstellen nicht (oder nicht mehr) gültig sind. Verwenden Sie dazu den Report RPUUVAD0_GT_CHECK. Sie finden diesen Report im Easy-Access Menü unter Personal-> Personalabrechnung-> Europa-> Deutschland-> Folgeaktivitäten-> Jährlich-> Auswertung-> UV-Meldeverfahren-> Hilfsprogramme. Eine ausführliche Beschreibung der Funktionalitäten des Reports finden Sie in der Reportdokumentation. Seite 5 von 8

6 Der elektronische Lohnnachweis kann nur fehlerfrei erstellt werden, wenn ausschließlich gültige Gefahrtarifstellen in die Meldedaten einfließen. Wir empfehlen daher, mögliche Fehlernachrichten des Reports RPUUVAD0_GT_CHECK zu korrigieren, da ansonsten zum Zeitpunkt der Erstellung des elektronischen Lohnnachweises umfangreiche Rückrechnungen aufgrund von Infotyp-Stammdatenänderungen auftreten können. Beachten Sie dazu auch den Abschnitt Sonderregeln für das Meldejahr Abgabe des elektronischen Lohnnachweises Die Reports zur Erstellung, Bearbeitung und Übertragung von Ausgangsmeldungen zum elektronischen Lohnnachweis finden Sie im Easy-Access Menü unter Personal-> Personalabrechnung-> Europa-> Deutschland-> Folgeaktivitäten-> Pro Abrechnungsperiode-> Auswertung-> UV-Meldeverfahren-> Ausgangsmeldungen (el. Lohnnachweis): Meldungen erstellen (RPCUVBD0_OUT) Meldungen bearbeiten (RPCUVLD0_OUT) Meldedatei erstellen (RPCUVHD0_OUT) Meldedatei anzeigen (RPUTSVDF) Meldungen anzeigen (RPCUVLD0_OUT_DISPLAY) Eine Beschreibung der Funktionalitäten der einzelnen Reports finden Sie in der jeweiligen Reportdokumentation. Die Meldung des elektronischen Lohnnachweises (Datensatz DSLN) schließt den Meldevorgang einer meldenden Stelle ab. Der elektronische Lohnnachweis beinhaltet die melderelevanten UV-Daten, die auf die gültigen Gefahrtarifstellen dieses Lohnnachweises entfallen. Der elektronische Lohnnachweis ist bis zum des auf das Meldejahr folgende Kalenderjahr abzugeben. Im Abschnitt Unterjähriger elektronischer Lohnnachweis werden abweichend von dieser Regelung Gründe aufgelistet, die eine sofortige Abgabe des elektronischen Lohnnachweises erforderlich machen. Zusätzlich zu den Ausgangsmeldungen wird vom Report RPCUVBD0_OUT auch die UV- Beitragsabrechnung erstellt. Hierbei handelt es sich um ein Formular, welches die personalnummerngenaue Auflistung der Meldedaten des elektronischen Lohnnachweises enthält. Die UV-Beitragsabrechnung kann bei der Betriebsprüfung zur Ansicht angefordert werden. Sollten sich Änderungen an einem elektronischen Lohnnachweis ergeben, ist die veraltete Meldung zu stornieren und neu zu melden. Der Report RPCUVBD0_OUT und die Folgereports sind daher in den Prozess der Folgeaktivitäten pro Abrechnungsperiode aufzunehmen. Es ist davon auszugehen, dass zunächst in der Regel eine monatliche Stornierung/Neumeldung des Lohnnachweises erfolgen wird, da hierfür bereits die Rückrechnung einer Personalnummer ausreicht. Daher wird vom Report RPCUVBD0_OUT eine implizite Aufrollung bis zum vorgenommen. Diese implizite Aufrollung ist als vorläufige Lösung zum Start des Verfahrens gedacht Seite 6 von 8

7 und wird zu gegebener Zeit durch ein vom Anwender steuerbares Aufrollungskonzept ersetzt werden. Fehlerrückmeldungen zum elektronischen Lohnnachweis Die Reports zur Abholung, Zuordnung, Bearbeitung von Fehlerrückmeldungen zum elektronischen Lohnnachweis finden Sie im Easy-Access Menü unter Personal-> Personalabrechnung-> Europa->Deutschland-> Folgeaktivitäten-> Pro Abrechnungsperiode-> Auswertung-> UV-Meldeverfahren-> Eingangsmeldungen (el. Lohnnachweis): Eingangsmeldungen abholen (RPCSVPD0) Eingangsmeldungen zuordnen (RPCUVHD0_IN) Eingangsmeldungen bearbeiten (RPCUVLD0_IN) Nicht zugeordnete Eingangsmeldungen bearbeiten (RPUUVLD0) Eingangsmeldungen anzeigen (RPCUVLD0_IN_DISPLAY) Eine Beschreibung der Funktionalitäten der einzelnen Reports finden Sie in der jeweiligen Reportdokumentation. Analog zum UV-Stammdatendienst können Meldungen des elektronischen Lohnnachweises auch wegen inhaltlicher Fehler durch Stammdatenfehlerrückmeldungen abgewiesen werden. Mögliche Gründe für Stammdatenfehler des elektronischen Lohnnachweises sind die Übermittlung einer unbekannten UV-Mitgliedsnummer oder das Fehlen einer Originalmeldung zu einer übermittelten Stornierung. Unterjähriger elektronischer Lohnnachweis In den 'Gemeinsamen Grundsätzen zur Datenübermittlung an die Unfallversicherung' gemäß 103 SGB IV sind Sachverhalte vorgesehen, die eine unterjährige Abgabe des elektronischen Lohnnachweises erfordern. Folgende Sachverhalte sind vorgesehen: Meldegrund UV05 o Einstellung des Unternehmens o Wechsel des Unternehmers o Änderung der Zuständigkeit des UV-Trägers Meldegrund UV06 o Beendigung einer meldenden Stelle o Beendigung aller Beschäftigungsverhältnisse unter Fortführung der Unternehmertätigkeit o Systemwechsel Meldegrund UV08 o Insolvenz Seite 7 von 8

8 Liegt für eine meldende Stelle ein Sachverhalt für einen unterjährigen Lohnnachweis vor, ist der elektronische Lohnnachweis spätestens sechs Wochen nach Eintreten des Sachverhaltes zu übermitteln. Sonderregelungen für das Meldejahr 2016 Durch den Start des Verfahrens zum sind für das Meldejahr 2016 zum Zeitpunkt der Abfrage des UV-Stammdatendienstes die Abrechnungen bereits erfolgt. Daher sind Korrekturen des Infotyp-Stammdaten zu den Gefahrtarifstellen aufgrund der Rückmeldung der UV-Stammdaten durch den Stammdatendienst gegebenenfalls mit erheblichen Rückrechnungen verbunden. Es wurde von der DGUV beschlossen, dass der elektronische Lohnnachweis für das Meldejahr 2016 aus diesem Grund auch mit den in der Abrechnung verwendeten Gefahrtarifstellen erstattet werden kann - auch wenn diese nicht vom UV-Stammdatendienst als gültig zurückgemeldet wurden. Die entsprechenden systemseitigen Fehlerprüfungen sind für das Meldejahr 2016 deaktiviert. Solche Lohnnachweise werden jedoch mit einem Stammdatenfehler (Datenbaustein DBFU) abgelehnt. Es besteht keine Verpflichtung diese abgelehnten Lohnnachweise für das Meldejahr 2016 zu korrigieren. Wenn Sie keine Korrekturen der Infotyp- Stammdaten in Infotyp 0029 oder des Customizings vornehmen möchten, können Sie die Stammdatenfehlerrückmeldungen in der Sachbearbeiterliste für UV- Eingangsmeldungen (RPCUVLD0_IN) mit der Drucktaste Ablehnung manuell bearbeitet in den Status verarbeitet versetzen und der Vorgang ist für Sie abgeschlossen. Eine Korrektur der Stammdaten zu den Gefahrtarifstellen ist natürlich auch für das Meldejahr 2016 möglich. Weiterhin sind für das Meldejahr 2016 keine unterjährigen Sachverhalte (siehe Abschnitt Unterjähriger elektronischer Lohnnachweis) zu berücksichtigen. prolohn GmbH wir können HR! Singen, im Dezember 2016 Seite 8 von 8