5.2 - Verwaltung der externen Kontakte

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1 5.2 - Verwaltung der externen Kontakte Dieses Kapitel beschreibt die Verwaltung der externen Kontakte, das heißt der Kontakte, die einer externen Institution zugeordnet sind. Im Formular Institutionen enthält die Registerkarte Kontakte" die Liste der Kontakte, die zu der ausgewählten Institution gehören. In dieser Registerkarte können Sie mit den Schaltflächen Hinzufügen und Details einen neuen Kontakt hinzufügen bzw. auf die Details zu einem vorhandenen Kontakt zugreifen. Die zu einem Kontakt gehörenden Details verwalten Sie im Formular Kontakte. Abb. 1: Formular Institutionen, Registerkarte Kontakte 1- Hinzufügen eines Kontakts Um einen externen Kontakt hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie die zugehörige Institution aus, und klicken Sie anschließend in der Registerkarte Kontakte des Formulars Institutionen auf die Schaltfläche Hinzufügen. Abb. 2: Fenster zum Hinzufügen eines Kontakts Für jeden Kontakt können Sie folgende Daten definieren (die mit einem Sternchen gekennzeichneten Daten sind Pflichtfelder): - Titel (zum Beispiel: Prof., Frau, Herr usw.) - Nachname (*) - Vorname (*) Verwaltung der externen Kontakte page 1

2 - Geschlecht (*) (auszuwählen aus einer Dropdown-Liste) - Status des Kontakts (aktiv oder nicht) 2- Das Formular Kontakte Im Formular Kontakte können Sie die einzelnen Daten der Kontakte verwalten: persönliche Daten, Kontaktdaten und freibelegbare Felder. Abb. 3: Formular Kontakte Oberer Teil des Formulars Im oberen Teil des Formulars werden die wesentlichen Daten des Kontakts angegeben (Titel, Nachname, Vorname, Institution, Funktion). Registerkarten Verschiedene Registerkarten ermöglichen den Zugriff auf die mit dem ausgewählten Kontakt zusammenhängenden Daten in Form von Formularen oder Listen. Diese Registerkarten werden ausführlich in Teil 4 dieses Kapitels beschrieben. 3- Änderung der Grunddaten, Löschen eines Kontakts Die Änderung der Grunddaten und das Löschen eines Kontakts erfolgen aus der Registerkarte Extras des Formulars. page Verwaltung der externen Kontakte

3 Abb. 4: Formular Kontakte, Registerkarte Extras Um die Grunddaten eines Kontakts (Nachname, Vorname, Geschlecht) zu ändern, klicken Sie in der Registerkarte Extras auf die Schaltfläche Grunddaten ändern. Mit dieser Schaltfläche rufen Sie das Fenster zum Ändern der Grunddaten eines Kontakts auf. Dieses Fenster ist das gleiche wie beim Hinzufügen eines Kontakts (siehe oben). Abb. 5: Fenster zum Ändern der Grunddaten eines Kontakts Um einen Kontakt zu löschen, klicken Sie in der Registerkarte Extras auf die Schaltfläche Dieses Element löschen. 4- Die Registerkarten des Formulars Kontakte Registerkarte Persönliche Daten Diese Registerkarte enthält die folgenden persönlichen Daten des Kontakts: - Grunddaten (Titel, Nachname, Vorname, Geschlecht), die nicht direkt in dieser Registerkarte geändert werden können. - Funktion - Bemerkungen - Status des Kontakts (aktiv oder nicht) Verwaltung der externen Kontakte page 3

4 Abb. 6: Formular Kontakte, Registerkarte Persönliche Daten Registerkarte Kontaktdaten Diese Registerkarte enthält die Kontaktdaten dieses Kontakts: - Abteilung - Postanschrift - , Telefon, Handy, Fax - Anrede im Brief (z. B. Sehr geehrter Herr, Sehr geehrte Frau Professor, Sehr geehrter Herr Dr. usw.) Abb. 7: Formular Kontakte, Registerkarte Kontaktdaten page Verwaltung der externen Kontakte

5 Registerkarte Freibelegbare Felder Diese Registerkarte enthält die freibelegbaren Felder, die speziell für Ihre Institution konfiguriert werden (maximal 12). Sie können beispielsweise für genauere Angaben zu Verantwortungsbereichen (z.b. Präsident/Rektor, Erasmus- Koordinator, Ansprechpartner Incoming) oder zum Versenden von Informationen an Empfängergruppen (z.b. Glückwunschkarten) genutzt werden. Zu Anfang sind diese Felder nicht sichtbar. Sie können im Formular Freibelegbare Felder (vgl. Kapitel 4.4, Freibelegbare Felder) aktiviert werden. Abb. 8 : Formular Kontakte, Registerkarte Freibelegbare Felder Registerkarte Extras Diese Registerkarte enthält verschiedene Schaltflächen, mit denen Sie: - eine Dokumentvorlage für den ausgewählten Kontakt erstellen können (vgl. Kapitel 8.3); - eine an den ausgewählten Kontakt senden können (vgl. Kapitel 8.2); - die Grunddaten ändern können (siehe oben); - das Element löschen können (siehe oben). In dieser Registerkarte werden außerdem im Bereich Adresse die vollständigen Kontaktdaten dieses Kontakts angezeigt. Mit der Funktion Kopieren/Einfügen können Sie diese Angaben in ein Dokument oder eine kopieren Verwaltung der externen Kontakte page 5

6 Abb. 9: Formular Kontakte, Registerkarte Extras 5- Import externer Kontakte aus dem moveonnet Verzeichnis Alle Hochschulen können Informationen über die an internationalen Aktivitäten beteiligten Kontakte in das moveonnet Verzeichnis eintragen. Falls eine externe Institution Kontakte im moveonnet Verzeichnis angegeben hat, können diese Informationen aus der Registerkarte Kontakte des Formulars Institutionen abgefragt werden. Über die Schaltfläche Kontakte in moveonnet kann gegebenenfalls eine Liste dieser Kontakte angezeigt werden. Abb. 10: Formular Institutionen, Registerkarte Kontakte In dieser Liste kann über die Schaltfläche Details ein Formular Kontakte" aufgerufen werden, um sich die zu dem Kontakt gehörenden Details anzeigen zu lassen. page Verwaltung der externen Kontakte

7 Im Formular Kontakte kann der Kontakt mit Hilfe der Schaltfläche Import automatisch als externer Kontakt in moveon hinzugefügt werden. Dabei werden alle vom Partner eingegebenen Daten des Kontakts importiert. Abb. 11: Formular Kontakte, Schaltfläche Import 6- Auswertung der Kontaktdaten Ihnen steht ein Auswahlformular zur Verfügung, mit dem Sie Listen erstellen oder die Korrespondenz im Zusammenhang mit Kontakten erledigen können: - Auswahlliste der externen Kontakte Dieses Formular kann aus dem Hauptmenü über das Menü Institutionen aufgerufen werden. Die Funktionsweise der Auswahlformulare wird ausführlich in Kapitel 8.1 erklärt Verwaltung der externen Kontakte page 7