Inhaltsübersicht. Präambel. 1 Geltungsbereich. 2 Rechtsgrundlagen. 3 Vergabegrundsätze. 4 Vorbereitung der Vergabe

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1 Inhaltsübersicht Präambel 1 Geltungsbereich 2 Rechtsgrundlagen 3 Vergabegrundsätze 4 Vorbereitung der Vergabe 5 Vergabearten und -entscheidung Vergabeart, Einholung von Angeboten 6 Zentrale Submissionsstelle Vergabeentscheidung, Auftragsvergabe 7 Zuschlags- und Auftragserteilung Zentrale Submissionsstelle 8 Beteiligung des Rechnungsprüfungsamtes 9 Schlussbestimmungen/In-Kraft-Treten

2 Präambel Aufgrund des 41 Abs. 1 Satz 2 Buchstabe f) der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NW) in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Juli 1994 (GV. NRW. S. 666 ff.) SGV. NRW. 2023, zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 19. Dezember 2013 (GV. NRW. S. 878), hat der Rat der Stadt Korschenbroich am 2014 folgende Vergabeordnung beschlossen: 1 Geltungsbereich (1) Diese Vergabeordnung gilt für die Vergabe aller städtischen oder auf Rechnung der Stadt zugunsten eines Dritten erteilten Aufträge, einschließlich die der eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen, über Lieferungen und (Bau-)Leistungen und über Leistungen im Rahmen von freiberuflichen Tätigkeiten und regelt das Vergabeverfahren einheitlich. Diese Vergabeordnung regelt das Vergabeverfahren für Liefer-, Bau- und Dienstleistungen sowie für Konzessionen einheitlich und gilt für alle städtischen Dienststellen einschließlich der eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen. Die Vergabeordnung ist auch anzuwenden für Vergabe von Aufträgen auf Rechnung der Stadt zugunsten eines Dritten Rechtsgutachten fallen nicht unter den Geltungsbereich dieser Vergabeordnung. (2) Die Vergabeordnung gilt unabhängig von der Quelle der Finanzierungsmittel (z. B. Bundes-, Landes-, Kreis- oder Stiftungsmittel, Versicherungsleistungen u. a.). Die mit der Bewilligung dieser Finanzierungsmittel verbundenen Auflagen sind neben den Bestimmungen dieser Vergabeordnung zu beachten. (3) Die Vergabeordnung gilt unabhängig von der rechtlichen Ausgestaltung des zu vergebenden Auftrages (z. B. Miete, Mietkauf, Leasing u.a.) (4) Die in dieser Vergabeordnung aufgeführten EURO-Beträge sind Nettobeträge. 2 Rechtsgrundlagen (1) Bei der Vergabe von Aufträgen Für Vergabeverfahren, deren geschätzte Auftragswerte die EU-Schwellenwerte erreichen oder überschreiten, sind das der 4. Teil des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung-VgV), und, soweit zutreffend, die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB - EG) die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL - EG) die Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen (VOF)

3 und das Tariftreue- und Vergabegesetz des Landes NRW (TVgG-NRW) mit Rechtsverordnung zum TVgG NRW (RVO-TVgG NRW) in ihrer der jeweils geltenden Fassung anzuwenden. (2) Für Vergabeverfahren, bei denen die geschätzten Auftragswerte die EU- Schwellenwerte nicht erreichen, sind das TVgG-NRW mit RVO-TVgG-NRW, 25 Gemeindehaushaltsverordnung NRW (GemHVO) mit den nach 25 GemHVO erlassenen kommunalen Vergabegrundsätzen, und, soweit zutreffend, die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A) und die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A), in der jeweils geltenden Fassung anzuwenden. (3) Sonstige landes-, bundes- oder europarechtlichen Vergabe- und Preisbindungsvorschriften Preisbindungs- oder vergaberelevanten Vorschriften, insbesondere die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI), sind zu beachten. 3 Vergabegrundsätze (1) Die Grundsätze des Wettbewerbs, der Transparenz, Gleichbehandlung und Wirtschaftlichkeit sind gemäß den unter 2 genannten Vorschriften zu beachten. (2) Der Grundsatz der Umweltverträglichkeit ist in Verbindung mit den einschlägigen Rechtsvorschriften, insbesondere 1, 3 Abs. 4 und 5 und 17 TVgG NRW und Teil 2 ( 6 bis 12) der RVO-TVgG NRW, sowie 4 Abs. 4 bis 6b und 6 Abs. 2 bis 6 VgV - bei Anwendung von EU-Vergaberecht-, zu beachten. (3) Der Bürgermeister/Die Bürgermeisterin regelt das weitere Vergabeverfahren durch Richtlinien. Auf Grundlage der rechtlichen Rahmenbedingungen kann er/sie darin weitere verbindliche Vergabegrundsätze, wie zum Beispiel die Berücksichtigung sozialer Vergabekriterien, bestimmen. (4) Zur Sicherstellung eines einheitlichen und transparenten Verfahrens sind Vergaben auf der Grundlage des Vergabehandbuches der Stadt Korschenbroich durchzuführen, wobei die Vorschriften dieser Vergabeordnung und der Richtlinien zu beachten sind. 4 Vorbereitung der Vergabe (1) Die zuständigen Stellen haben den voraussichtlichen Bedarf durch eine Vorkalkulation (Schätzung des Auftragswertes nach 3 VgV bzw. nach 2 Abs. 5 Satz 3 TVgG NRW i. V. m. 3 VgV) rechtzeitig zu ermitteln (s. auch 8 RVO-TVgG NRW - Bedarfsanalyse). Bei wiederkehrenden Lieferungen oder Leistungen ist der Gesamtwert zu ermitteln und bei der Anwendung der Wertgrenzen dieser Vergabeordnung zu berücksichtigen.

4 Sind für die Bedarfsdeckung fachtechnische Kenntnisse erforderlich, so ist das entsprechende Fachamt bzw. die entsprechende eigenbetriebsähnliche Einrichtung zu beteiligen einzuschalten. Soweit Stellen außerhalb der Verwaltung mit der Erstellung von Vorkalkulationen beauftragt sind, prüfen die zuständigen Fachämter die Angaben nach. Das Prüfungsergebnis ist zu dokumentieren. (2) Es ist vorab zu klären, ob der Bedarf durch die städtische Verwaltung bzw. eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen zu Marktkonditionen und -preisen gedeckt werden kann und eine Ausschreibung entbehrlich ist. (3) Die Controlling-Stelle ist bereits über erste Ergebnisse der Grundlagenermittlung zu allen geplanten Investitionsmaßnahmen, vermögenswirksamen Beschaffungen ab Euro, Bauleitplanungen - Flächennutzungsplan, Bebauungspläne und andere projektbezogene Planungen - rechtzeitig zu informieren. Dies gilt nicht für die eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen der Stadt Korschenbroich. (4) Die Einleitung eines Vergabeverfahrens ohne vorherige Sicherstellung der Finanzierung (d.h. rechtskräftige Veranschlagung im Haushalt bzw. Ermächtigungsübertragung nach 22 GemHVO, Ausnahmen nach 82 und 83 GO NRW) ist unzulässig. 5 Vergabeart und -entscheidung (1) Für die Wahl der Vergabeart gelten - ohne Rücksicht auf den Auftragswert - die 3 und 3 EG VOL/A und 3 und 3 EG VOB/A in der jeweils anzuwendenden Fassung. (2) Abweichungen vom Grundsatz der Öffentlichen Ausschreibung sind aktenkundig zu machen. (3) Bauaufträge (VOB/A) sowie Liefer- und Dienstleistungsaufträge (VOL/A) mit einem veranschlagten Auftragswert unter Euro dürfen ohne weitere Einzelbegründung wahlweise beschränkt ausgeschrieben oder freihändig vergeben werden. Bei einem veranschlagten Auftragswert ab Euro sind im Falle einer freihändigen Vergabe mindestens vereinfachte Vorbemerkungen zu verwenden. Neben den in den Vergabeunterlagen genannten Bedingungen sind die Regelungen der VOB bzw. VOL zugrunde zu legen. Hierauf ist bereits bei der Angebotsaufforderung hinzuweisen. Bei veranschlagten Auftragswerten (VOL bzw. VOB) ab Euro soll ein Abgabetermin (Datum u. Uhrzeit) festgesetzt werden. Der Versand der Vergabeunterlagen erfolgt durch die Submissionsstelle. Die Angebote sind verschlossen und als solche gekennzeichnet (rote Umschläge grundsätzlich in roten Umschlägen) an die Zentrale Submissionsstelle zurück zu senden. Es sind in der Regel mindestens vier bis acht fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern. Hierbei ist auf einen Bewerberwechsel zu achten. (4) Bei veranschlagten Auftragswerten nach VOL/A über Euro und nach VOB/A über Euro, jeweils bis unter Euro sind mindestens drei Firmen zur Angebotsabgabe aufzufordern. Sowohl die Einholung als auch die Abgabe der Angebote hat in Schriftform (schriftlich, fernschriftlich Textform (d. h. auch per oder Telefax) zu

5 erfolgen. Auf die Zugrundelegung der städtischen Liefer- und Vertragsbedingungen sowie die Regelungen der VOB bzw. VOL ist hinzuweisen. (5) Bei festgestellten Angebotssummen ab Euro ist das Ergebnis der Wertung (interne Vergabeentscheidung) unter Mitzeichnung des/der unmittelbaren Vorgesetzten in einem Vergabevermerk zu dokumentieren. Abweichend davon kann bei Vergabeentscheidungen bis Euro, die durch Projektleiter/Projektleiterinnen/Sachgebietsleiter/ Sachgebietsleiterinnen getroffen werden, die Dokumentation des Vieraugenprinzips (Satz 1) durch Mitzeichnung eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin desselben Zuständigkeitsbereichs erfolgen. (s. jetzt 6 Abs. 1) (5) Bei veranschlagten Auftragswerten unterhalb der in Absatz 4 genannten Beträge (d. h. bis zu 500 Euro bei VOL bzw. bis zu Euro bei VOB) reicht eine formlose Preisermittlung aus. Die Abwicklung erfolgt mindestens über das Bestellscheinverfahren unter Zugrundelegung der städtischen Liefer- und Vertragsbedingungen. (6) Bei Erreichen der in der jeweils anzuwendenden Fassung der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung VgV) genannten Schwellenwerte ist eine EU-weite Ausschreibung (Anwendung der VOF und der EG bzw. a-paragraphen der VOL/VOB) zwingend vorgeschrieben. jeweiligen EU-Schwellenwerte sind die VOB/A-EG, die VOL/A-EG oder die VOF anzuwenden und die entsprechenden EUweiten Verfahren (Teilnahmewettbewerb, Ausschreibung, Verhandlungsverfahren) durchzuführen. (7) Vor Beauftragung von Planungsleistungen, Gutachten, Beratungsleistungen u. ä. Leistungen technischer, wirtschaftlicher und sonstiger Art sollen mit einem geschätzten Honorar über ,- Euro bzw. einer Berechnungsgrundlage von über ,- Euro Baukosten auf der Grundlage eines vorgegebenen Leistungsbildes bzw. einer Aufgabenbeschreibung im Rahmen einer Markterkundung mehrere Leistungsangebote eingeholt werden. Vor Beauftragung von Planungsleistungen, Gutachten, Beratungsleistungen u. ä. Leistungen technischer, wirtschaftlicher und sonstiger Art ab einem geschätzten Honorar von Euro sind Angebote in Textform entsprechend Absatz 4 auf der Grundlage eines vorgegebenen Leistungsbildes bzw. einer Aufgabenbeschreibung einzuholen. Ab einem geschätzten Honorar von Euro sollen im Rahmen einer Markterkundung mehrere Leistungsangebote eingeholt werden. Ausnahmen hiervon, wie zum Beispiel bei Tragwerksplanungen sind zu begründen. Eine entsprechende Dokumentation des Verfahrens ist erforderlich. Ab einem geschätzten Honorar von 2.500,- Euro gelten die Regelungen zur Schriftform und zum Vieraugenprinzip gemäß den Absätzen 4 und 5 entsprechend. Zur Dokumentation des Vergabeverfahrens ist der vereinfachte Vergabevermerk für Planungs- bzw. Dienstleistungen zu verwenden. (8) Aufträge auf der Grundlage von geprüften Rahmenverträgen können ohne Hinzuziehung von Vergleichsangeboten vergeben werden. Bei Abruf von Leistungen aus Rahmenvereinbarungen müssen aus dem zugehörigen Aktenvorgang die wesentlichen Angaben zum Bedarf, zur Finanzierung und zur Auftragsvergabe hervorgehen. (9) Aufträge dürfen insbesondere nicht zur Umgehung von Wertgrenzen gestückelt werden.

6 (10)Abweichungen von den durch die Vergabeordnung vorgeschriebenen Vergabearten bedürfen der vorherigen Zustimmung des Rechnungsprüfungsamtes. 6 Vergabeentscheidung, Auftragsvergabe (1) Bei festgestellten Angebotssummen - ab 500 Euro bis Euro ist das Ergebnis der Wertung (interne Vergabeentscheidung) unter Mitzeichnung des/der unmittelbaren Vorgesetzten im Vergabevermerk zu dokumentieren. Abweichend davon kann bei Vergabeentscheidungen bis Euro, die durch Projektleiter/Projektleiterinnen oder Sachgebietsleiter/Sachgebietsleiterinnen getroffen werden, die Dokumentation des Vieraugenprinzips (Satz 1) durch Mitzeichnung eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin desselben Zuständigkeitsbereichs erfolgen. - von mehr als Euro bis Euro ist das Ergebnis der Wertung durch Unterzeichnung des Amtsleiters/der Amtsleiterin und des Fachbereichsleiters/der Fachbereichsleiterin, bei den eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen durch Unterzeichnung beider Betriebsleiter/Betriebsleiterinnen, im Vergabevermerk zu dokumentieren. - von mehr als Euro ist das Ergebnis der Wertung durch Unterzeichnung des Bürgermeisters/der Bürgermeisterin und des Fachbereichsleiters/der Fachbereichsleiterin, bei den eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen durch Unterzeichnung des Bürgermeisters/der Bürgermeisterin und eines Betriebsleiters/einer Betriebsleiterin, im Vergabevermerk zu dokumentieren. Bei der internen Entscheidung über Nachtragsvergaben im Sinne von 5 Abs. 2 Satz 3 und 4 der Rechnungsprüfungsordnung sind die vorstehenden Regelungen dieses Absatzes entsprechend anzuwenden. (2) Aufträge sind grundsätzlich schriftlich zu erteilen. Wird in begründeten Fällen ein Auftrag mündlich oder fernmündlich erteilt, ist er unverzüglich schriftlich zu bestätigen. (3) Den Aufträgen sind die zur Ergänzung der Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen (VOB/B) und Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) für den Bereich der Stadtverwaltung Korschenbroich aufgestellten Vertragsbedingungen zugrunde zu legen. Als Erfüllungsort ist bei allen Aufträgen grundsätzlich Korschenbroich zu vereinbaren. Als Gerichtsstand ist Neuss zu vereinbaren. (4) Zuständig für die Unterzeichnung des Auftragsschreibens ist/sind bei einem Auftragswert - bis Euro der zuständige Sachbearbeiter/die zuständige Sachbearbeiterin - bis Euro der zuständige Projektleiter oder Sachgebietsleiter, bzw. die zuständige Projektleiterin oder Sachgebietsleiterin - bis Euro der zuständige Sachbearbeiter, Projektleiter oder Sachgebietsleiter und der Amtsleiter bzw. die zuständige Sachbearbeiterin, Projektleiterin oder Sachbearbeiterin und die Amtsleiterin, bei den eigenbetriebsähnlichen Einrichtun-

7 gen unterzeichnet neben dem Sachbearbeiter/der Sachbearbeiterin ein Betriebsleiter/eine Betriebsleiterin. - bis Euro der Amtsleiter/die Amtsleiterin und der Fachbereichsleiter/die Fachbereichsleiterin, bei den eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen unterzeichnen beide Betriebsleiter/Betriebsleiterinnen. - über Euro der Bürgermeister/die Bürgermeisterin und der Fachbereichsleiter/die Fachbereichsleiterin, bei den eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen unterzeichnet neben dem Bürgermeister/der Bürgermeisterin ein Betriebsleiter/eine Betriebsleiterin. Bei Unterzeichnung von Auftragsschreiben für Nachträge sind die vorstehenden Regelungen dieses Absatzes entsprechend anzuwenden. (5) Der Bürgermeister/die Bürgermeisterin unterrichtet den zuständigen Fachausschuss über erteilte Aufträge, deren Auftragswert Euro übersteigen. 7 Zentrale Submissionsstelle (1) Alle Vergaben ab Euro sind unabhängig von der Vergabeart ausschließlich über die Zentrale Submissionsstelle abzuwickeln. (2) Bei der Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren hat die Zentrale Submissionsstelle insbesondere folgende Aufgaben Einrichtung und Pflege einer Bieterdatenbank Einflussnahme auf die Bieterauswahl bzw. Abänderung der Bieterlisten, sofern ein Wechsel des Bieterkreises oder die geforderte Anzahl an Angebotsaufforderungen durch das Fachamt bzw. die eigenbetriebsähnliche Einrichtung nicht sichergestellt werden Bekanntmachungen gem. den Vergabe- und Vertragsordnungen Versand der Vergabeunterlagen einschließlich der kostenmäßigen Abwicklung Entgegennahme und Beantwortung von Bieteranfragen in Zusammenarbeit mit den Fachämtern bzw. mit den eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen Sammlung und Verwahrung der Angebote unter Verschluss Zentrale Durchführung der Submissionen (Vieraugenprinzip) einschließlich Kennzeichnung (Perforierung) und erster Plausibilitätskontrolle Durchführung der Anfrage Anfragen gemäß 8 KorruptionsbG Korruptionsbekämpfungsgesetz Anforderung des Gewerbezentralregisterauszuges Anforderung und Aufbewahrung der Urkalkulation

8 8 Beteiligung des Rechnungsprüfungsamtes Die Mitwirkung des Rechnungsprüfungsamtes richtet sich nach der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Korschenbroich und der GO NW. 9 Schlussbestimmungen (1) Als Erfüllungsort ist bei allen Auftrags- und Lieferungsverträgen grundsätzlich Korschenbroich zu vereinbaren. (2) Als Gerichtsstand ist Neuss zu vereinbaren. (3) Diese Vergabeordnung tritt am in Kraft. Gleichzeitig tritt die Vergabeordnung der Stadt Korschenbroich vom mit Ablauf des außer Kraft. Korschenbroich, (H.J. Dick) Bürgermeister