Organisationsstruktur der Zertifizierungsstelle. für das

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1 Organisationsstruktur der Zertifizierungsstelle für das der Zentralstelle für Berufsbildung im Einzelhandel e. V. (zbb)

2 Zertifizierungsstelle Zertifizierungsstelle ist die zbb als e.v. und unabhängige und unparteiische Institution. Rechte und Pflichten der Zertifizierungsstelle Vertraulichkeit und Datenschutz Die Zertifizierungsstelle (zbb) verpflichtet sich, über alle Tatsachen, die ihr im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit beim Auftraggeber bekannt werden, Stillschweigen zu bewahren, gleichviel, ob es sich dabei um Interna des Auftraggebers selbst oder um dessen Geschäftsverbindungen handelt. Gleiches gilt für mündliche und schriftliche Ergebnisse aus den Audits. Informationen an Dritte leitet die zbb nur mit schriftlichem Einverständnis des Auftraggebers weiter. Die zbb bewahrt Aufzeichnungen aus den Zertifizierungsaudits für mindestens einen Zertifizierungszyklus (i.d.r. drei Jahre) auf. Diese Verpflichtungen gelten auch für die Zeit nach Beendigung des Vertragsverhältnisses. Haftung Die zbb haftet nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Dies gilt auch für Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen. Haftungsbeschränkung Soweit eine Haftung der zbb in Betracht kommt, ist diese auf höchstens 1.000,- pro Geschäftsvorgang und 2.500,- pro Kalenderjahr beschränkt. Veröffentlichung Die zbb führt und veröffentlicht ein Verzeichnis aller Auftraggeber mit gültiger Zertifizierung zum Qualitätssiegel Handel. Diese Veröffentlichung beinhaltet Name und Anschrift der zertifizierten Organisation. Hierzu gilt das Einverständnis des Auftraggebers als erteilt. Leiter der Zertifizierungsstelle Leiter der Zertifizierungsstelle ist der Geschäftsführer der zbb oder ein von ihm eingesetzter Mitarbeiter der zbb. Lenkungsausschuss Als Lenkungsausschuss wird der gewählte Vorstand der zbb eingesetzt. Der Lenkungsausschuss hat die Einhaltung des Zertifizierungsverfahrens durch die Auditoren zu überwachen. Er hat sicherzustellen, dass die verabschiedeten Qualitätskriterien die Basis der Zertifizierungsaudits bilden. Schiedsausschuss Der Schiedsausschuss wird vom Lenkungsausschuss bestimmt. Der Schiedsausschuss kann bei Beschwerden und in Streitfällen über Bewertung, Erteilung, Aussetzung oder Entzug des Qualitätssiegels angerufen werden, wenn die beiden Parteien aufgrund einer gemeinsamen schriftlichen Darstellung des Sachverhalts (Schiedsvereinbarung) vereinbart haben, dass der Streitfall unter Ausschluss des ordentlichen Rechtswegs entschieden werden soll. Qualitätsgemeinschaft Handel Der Arbeitskreis Fachschulen und Bildungszentren des Einzelhandels wird als freiwillige Qualitätsgemeinschaft den Grad der Aktualität und die Gültigkeit des Zertifizierungsverfahrens als auch der Qualitätskriterien prüfen. Hauptaugenmerk der Qualitätsgemeinschaft liegt aber vor allem auf der strategischen Weiterentwicklung des 2

3 Qualitätssiegels und damit der Anpassung an aktuelle Erfordernisse, wofür Empfehlungen ausgesprochen werden können. Auditoren-Pool Der Leiter der Zertifizierungsstelle ernennt nach den im Dokument (/1/) genannten Bedingungen die Auditoren. Alle ernannten Auditoren bilden den Auditoren-Pool und dessen Mitglieder sind befugt, Audits zur Erlangung des Qualitätssiegels durchzuführen. Zertifizierungsaudit Das Zertifizierungsaudit hat das Ziel, die Konformität zu den definierten Kriterien des Qualitätssiegels Handel festzustellen. Hierüber erhält der Auftraggeber einen Auditbericht und nach erfolgreicher Auditierung eine Urkunde (Qualitätssiegel). Die zbb ist bei der Zertifizierung unabhängig, neutral und objektiv. Das Zertifizierungsaudit wird am Ort der Leistungserbringung des Auftraggebers durchgeführt. Werden bei einem Audit Abweichungen von den Forderungen des Kriterienkatalogs festgestellt, sind Korrekturmaßnahmen innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens nach einem halben Jahr zu realisieren. Die Auswahl und Anzahl der einzusetzenden Auditoren obliegt der zbb. Sie benennt den/ die Auditoren und stellt dem Auftraggeber deren Kurzbiographien zur Verfügung. Der Auftraggeber ist berechtigt, die von der zbb vorgeschlagenen Auditoren ohne Angabe von Gründen abzulehnen. In diesem Fall unterbreitet die zbb einen neuen Vorschlag. Rechte und Pflichten des Auftraggebers Darlegungspflicht Der Auftraggeber stellt sicher, dass den Auditoren der zbb alle für die Erfüllung des Auftrages notwendigen Informationen und die erforderlichen Räumlichkeiten zugänglich sind. Er verpflichtet seine von ihm benannten Beauftragten und Mitarbeiter, den Auditoren rechtzeitig, wahrheitsgemäß und vollständig Auskunft über alle Vorgänge zu erteilen, die für die Zertifizierung von Bedeutung sein können. Mitteilung über Änderungen Der Auftraggeber ist verpflichtet, die zbb unverzüglich über alle Änderungen zu informieren, die auf die Zertifizierung zum Qualitätssiegel Handel Einfluss haben können. Dies bezieht sich besonders auf Änderungen des Tätigkeitsfeldes, grundlegende Prozessveränderungen oder die Eröffnung von Konkurs- oder Vergleichsverfahren sowie den Wegfall der Zugangsvoraussetzungen zum Erlangen des Qualitätssiegels. Vertraulichkeit und Verschwiegenheit Der Auftraggeber ist berechtigt, den Zertifizierungsbericht vollständig weiterzugeben. Eine auszugsweise Weitergabe ist nicht gestattet. Der Auftraggeber ist verpflichtet, die ihm unter dieser Vereinbarung zugänglich gemachten Informationen und Kenntnisse über Angelegenheiten der zbb, deren Mitarbeiter und Auditoren vertraulich zu behandeln. Diese Verpflichtung bleibt über das Ende der Vereinbarung hinaus bestehen. Der Auftraggeber verpflichtet seine Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen entsprechend. Unabhängigkeit der Auditierung Der Auftraggeber ist verpflichtet, alles zu unterlassen, was die Unabhängigkeit der zbb - Mitarbeiter und Auditoren beeinträchtigen könnte. Dies gilt besonders für Angebote für 3

4 Beratungstätigkeit, Anstellung und Aufträge auf eigene Rechnung, gesonderte Honorarabsprachen oder sonstige geldwerte Zuwendungen. Qualitätssiegel Handel Erteilung und Nutzung Die zbb ist verpflichtet, bei Erfüllung aller Zertifizierungsforderungen (/2/, /3/) das Qualitätssiegel Handel zu erteilen und dem Auftraggeber auszuhändigen. Die Zertifizierungsentscheidung obliegt allein der zbb. Grundlage ist die im Zertifizierungsbericht ausgesprochene Empfehlung der Gutachter, das Zertifikat auszustellen. Das Zertifikat hat in der Regel eine Gültigkeit von zwei Jahren, beginnend mit der Feststellung der Konformität. Das Qualitätssiegel darf zur Werbung eingesetzt werden. Diese Nutzung ist auf den Geltungsbereich und die Geltungsdauer der Zertifizierung beschränkt. Die zbb ist verpflichtet, im Rahmen ihrer Möglichkeiten auf die korrekte Verwendung zu achten. Das Qualitätssiegel darf nicht auf Rechtsnachfolger oder andere Organisationen übertragen werden. Nach Aussetzung, Entzug oder Annullierung einer Zertifizierung muss der Auftraggeber jede Werbung mit dem Qualitätssiegel einstellen. Der Auftraggeber verpflichtet sich zur Rückgabe des Zertifikats nach Entzug oder Annullierung. Ein Zurückbehaltungsrecht ist ausgeschlossen. Nichterteilung des Qualitätssiegels Die zbb kann das Qualitätssiegel nur erteilen, wenn nach der Auditdurchführung die Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Bei Nichterfüllung dokumentiert der Gutachter die Mängel in einem Abweichungsbericht oder er gibt die Auflagen bekannt, deren Erfüllung zur Erteilung des Qualitätssiegels notwendig sind. Abweichungen oder Auflagen sind innerhalb von sechs Monaten zu beheben oder zu erfüllen. Erforderlichenfalls wiederholt die zbb die Begutachtung ganz oder teilweise. Die Kosten hierfür werden entsprechend nach Aufwand berechnet. Wurden die Mängel nicht innerhalb von sechs Monaten behoben oder sind auch nach zweimaliger Nachbegutachtung die Voraussetzungen für eine Erteilung des Qualitätssiegels nicht gegeben, wird das Zertifizierungsverfahren durch einen Bericht ohne Zertifikat abgeschlossen. Aussetzung, Entzug und Annullierung des Qualitätssiegels Aussetzung: Die zbb ist berechtigt, das erteilte Zertifikat zeitlich befristet auszusetzen, wenn der Auftraggeber seine vertraglichen oder finanziellen Pflichten der zbb gegenüber nachweislich verletzt, besonders wenn - vereinbarte Korrekturmaßnahmen nicht innerhalb der vereinbarten Fristen nachweislich wirksam umgesetzt wurden - die von der zbb vorgeschlagenen Termine der Begutachtung zur Aufrechterhaltung des Qualitätssiegels nicht wahrgenommen wurden und dadurch die Frist von in der Regel zwölf Monaten seit der letzten Rezertifizierung überschritten wurde. Entzug: Die zbb ist berechtigt, das Qualitätssiegel nach schriftlicher Ankündigung zu entziehen oder für ungültig zu erklären, wenn - die Frist für die Aussetzung der Zertifizierung abgelaufen ist - die Konformität der Unternehmensabläufe mit dem zugrunde gelegten Kriterienkatalog nicht gewährleistet ist 4

5 - der Auftraggeber nach Aussetzung des Zertifikats weiterhin mit der Zertifizierung wirbt - der Auftraggeber das Qualitätssiegel in einer Form anwendet, welche die Zertifizierungsstelle in Verruf bringt - die Voraussetzungen, die zur Erteilung des Zertifikats geführt haben, nicht mehr gegeben sind oder der Auftraggeber nicht bereit ist, Abweichungen zu beseitigen - der Auftraggeber das Vertragsverhältnis mit der zbb wirksam beendet. Annullierung: Die zbb ist berechtigt, Qualitätssiegel zu annullieren oder rückwirkend für ungültig zu erklären, wenn - sich nachträglich herausstellt, dass die Voraussetzungen, die zur Erteilung des Qualitätssiegels notwendig waren, nicht gegeben waren - der Auftraggeber das Zertifizierungsverfahren in unzulässiger Weise beeinträchtigt hat, so dass Objektivität, Neutralität oder Unabhängigkeit des Bewertungsergebnisses in Frage stehen. Einspruch und Beschwerde Jeder Auftraggeber hat Anspruch auf Dienstleistungen, die im vereinbarten Rahmen so erbracht werden, dass seine Erwartungen und Bedürfnisse erfüllt werden. Bei Nichterfüllung bittet die zbb um Information, die zur Verbesserung notwendig ist. Jeder Auftraggeber hat das Recht, bei Meinungsverschiedenheiten mit Auditoren oder mit Mitarbeitern der zbb gegen eine Entscheidung Einspruch oder Beschwerde einzulegen. Beschwerden können mündlich oder schriftlich bei jedem Mitarbeiter der zbb vorgetragen werden. Ist eine Lösung mit den unmittelbar Betroffenen, dem Leiter der Zertifizierungsstelle bei der zbb nicht möglich, kann der Schiedsausschuss der zbb schriftlich angerufen werden. 5

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