Aufbewahrungsfristen

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1 Aufbewahrungsfristen In dem 1999 erschienen "Rechtshandbuch für Ingenieure und Architekten" (Herausgeber Sangenstedt, Alberts u. a., Verlag C. H. Beck, München, 1399 Seiten, EUR 95,-) werden die für die Kammermitglieder wesentlichen Aufbewahrungsfristen von Unterlagen aufgelistet. Wir haben diese Informationen auf den Stand 1. Januar 2009 gebracht. Was ab dem 1. Januar 2009 an Unterlagen vernichtet werden kann Was kann bleiben von den Unterlagen, was kann vernichtet werden? Darüber gibt die nachstehende Tabelle die notwendigen Auskünfte. Die Angaben beziehen sich auf steuerliche Aufbewahrungspflichten, wie sie in den Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen vorgeschrieben sind. Sind Unterlagen auf Bild- und Datenträgern gespeichert, muss der zur Aufbewahrung Verpflichtete sie auf seine Kosten gegebenenfalls lesbar machen. Alternativ können die Daten aber auch ausgedruckt aufbewahrt werden, müssen dann aber sowohl bildlich als auch inhaltlich mit den empfangenen Handels- und Geschäftsbriefen, den Buchungsbelegen und den anderen Unterlagen übereinstimmen. Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsvorfälle getätigt wurden. Nach Ablauf der genannten Fristen müssen Unterlagen nur noch dann aufbewahrt werden, wenn sie für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, für anhängige steuer-, straf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung ihrer Anträge an das Finanzamt von Bedeutung sind. Aufbewahrungspflichten sind bei Geschäftsveräußerung nicht übertragbar auf den neuen Erwerber.

2 Folgende Unterlagen können ab dem 1. Januar 2009 vernichtet werden: A Unterlagen aus dem Jahr und früher Abrechnungsunterlagen, soweit nicht Buchungsunterlagen 2002 Abtretungserklärungen 2002 Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 1998 Akkreditive 1998 Aktenvermerke 2002 Angebote 2002 Angestelltenversicherung (Belege) 1998 Anlagevermögensbücher und -karteien 1998 Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 1998 Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung 1998 Ausgangsrechnungen 1998 Außendienstabrechnungen 1998 B Bankbelege 1998 Bankbürgschaften 2002 Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 1998 Belege, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 1998 Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlage 2002 Betriebskostenrechnung 1998 Betriebsprüfungsberichte 2002 Bewertungsunterlagen 1998 Bewirtungsunterlagen 1998 Bilanzen (Jahresbilanzen) mit Unterlagen 1998 Buchungsanweisungen 1998 D Darlehensunterlagen 2002 Dauerauftragsunterlagen 2002 Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) 1998 Depotauszüge, etc E Einfuhrunterlagen 2002 Eingangsrechnungen 1998 Einheitswertunterlagen 1998 Essenmarkenabrechnungen 1998 Exportunterlagen

3 F Fahrtkostenerstattungsunterlagen 1998 Finanzberichte 2002 Frachtbriefe 2002 G Gehaltslisten 1998 Geschäftsberichte 1998 Geschäftsbriefe 2002 Geschenknachweise 2002 Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) 1998 Grundbuchauszüge 1998 Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 1998 Gutschriftanzeigen 1998 H Handelsbriefe 2002 Handelsbücher 1998 Handelsregisterauszüge 2002 Hauptabschlussübersicht (wenn an Stelle der Bilanz) 1998 I lnvestitionszulage (Unterlagen) 2002 J Jahresabschlusserläuterungen 1998 Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 1998 K Kalkulationsunterlagen 2002 Kassenberichte 1998 Kassenbücher und -blätter 1998 Kassenzettel 1998 Kontenpläne und Kontenplanänderungen 1998 Kontenregister 1998 Kontoauszüge 1998 Kreditunterlagen 1998 L Lagerbuchführungen 2002 Lieferscheine 1998 Lohnbelege 2002 Lohnlisten

4 M Magnetbänder mit Buchfunktion 1998 Mahnbescheide 2002 Mietunterlagen 2002 N Nachnahmebelege 2002 Nebenbücher Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 1998 P Pachtunterlagen 2002 Postscheckbelege 2002 Preislisten 1998 Protokolle 1998 Prozessakten 2002 Q Quittungen 1998 R Rechnungen (bei Offene-Posten-Buchhaltung) 1998 Rechnungen (soweit nicht Offene-Posten- Buchhaltung) 1998 Reisekostenabrechnungen 1998 Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 1998 S Sachkosten 1998 Saldenbilanzen 1998 Schadensunterlagen 2002 Scheck- und Wechselunterlagen 1998 Schriftwechsel 2002 Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 1998 Spendenbescheinigungen 1998 Steuerunterlagen 1998 T Telefonkostennachweise

5 U Überstundenlisten 2002 V Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 1998 Verkaufsbücher 1998 Vermögensverzeichnis 1998 Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) 2002 Versand- und Frachtunterlagen 2002 Versicherungspolicen 2002 Verträge 2002 W Wareneingangs- und -ausgangsbücher 1998 Wechsel 1998 Z Zahlungsanweisungen 1998 Zollbelege 2002 Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)