Fortschrittsberechnung Lehrveranstaltung Projektmanagement

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1 Fortschrittsberechnung Lehrveranstaltung Projektmanagement Seite 1 Lehrveranstaltung Projektmanagement Fortschrittsberechnung

2 Inhalt Was ist ein Projektfortschritt? Wozu wird eine Fortschrittsberechnung gebraucht? Probleme bei der Fortschrittsmessung Ansätze zur Fortschrittskontrolle Fallbeispiel für eine Fortschrittsberechnung Seite 2 Lehrveranstaltung Projektmanagement Fortschrittsber.

3 Was ist ein Projektfortschritt? Definition eines Projektfortschritts nach DIN : : Ein Projektfortschritt ist der Vergleich zweier Stände eines Projekts, Arbeitspaketes oder Vorgangs, wobei die geplanten Ziele mit der jeweiligen Situation verglichen werden. Seite 3 Lehrveranstaltung Projektmanagement Fortschrittsber.

4 Wozu wird eine Fortschrittsberechnung gebraucht? Das Projekt befindet sich in der Realisierungsphase. Einzelne Arbeitspakete sind fertig gestellt oder in Arbeit. Nun muss der Fortschrittsgrad der einzelnen Arbeitspakete realistisch ermittelt werden mit - einer Definition der Techniken der Fortschrittsgradmessung für die wichtigen Arbeitspakete, - einem vorhanden Projektplan, der auf Basis von Statusberichten der Arbeitspaketverantwortlichen fortgeschrieben werden kann, - der Ermittlung und Darstellung von Auswirkungen von Plan-Ist-Abweichungen, - der Identifikation von kritischen und nichtkritischen Abweichungen, - der Möglichkeit, eine Einschätzung über den Projektstatus auf der Grundlage einer Fertigstellungsgrad und wert inkl. Prognoserechnung abgeben zu können, um - Auf der Basis eines realistischen Projektstatus steuernde Maßnahmen entwickeln und einleiten zu können, - Die Grundlage für Projektstatusberichte zu haben und alternative Vorgehensweisen entwickeln zu können. Seite 4 Lehrveranstaltung Projektmanagement Fortschrittsberechnung

5 Probleme bei der Fortschrittsberechnung Fehlende (Mengen-) Maßstäbe - Keine Messung möglich - Messung möglich, aber nicht passend für Fortschrittskontrolle - Unterschiedlicher Schwierigkeitsgrad in den Messeinheiten (z.b. bereits vorliegende Seiten / geschätzte Gesamtanzahl der Seiten ) Zeitverzögerte Feststellung der Zielerfüllung - Aussage erst im laufenden Betrieb möglich - Fortschrittsberichte müssen nach Systemtests revidiert werden Fehlende Aussagekraft bei Soll-Ist-Vergleichen - Siehe Beispiel auf der nächsten Folie Seite 5 Lehrveranstaltung Projektmanagement Fortschrittsber.

6 Fehlende Aussagekraft bei Soll-Ist-Vergleichen Quelle: ProjektManager ; Schelle, Ottmann, Pfeiffer; Nürnberg, 2005 Seite 6 Lehrveranstaltung Projektmanagement Fortschrittsber.

7 Ansätze zur Fortschrittskontrolle 1 - Fortschrittskontrolle mit Zeitinformationen - Ansatz: Ist-Fertigstellungsgrad FGR Ist ist gleich dem Anteil der verstrichenen Projektzeit D B an der gesamten geplanten Projektdauer D (letzte Schätzung). FGR Ist = D B / D * Problem: Kann man nur bei Arbeitspaketen (wie dem Projektmanagement selbst) anwenden, die von der Dauer des Projekts abhängen. Fortschrittskontrolle mit Informationen über verbrauchte Ressourcen - Ansatz: Ressourcenverbrauch (gemessen z.b. in Mitarbeiterstunden oder tagen) wird proportional zum geplanten Gesamtverbrauch der Ressourcen gerechnet (z.b. für ein Arbeitspaket sind 150 Arbeitsstunden geplant und zum Stichtag 75 angefallen, damit ist das Arbeitspaket zur Hälfte fertig?) - Problem: Der Einsatzmittelverbrauch ist häufig nicht proportional, sondern gemessen am Projektfortschritt zu hoch. Seite 7 Lehrveranstaltung Projektmanagement Fortschrittsber.

8 Ansätze zur Fortschrittskontrolle 2 - Fortschrittskontrolle mit Kosteninformationen - Ansatz: Der Ist-Fertigstellungsgrad wird ermittelt, indem der Kostenverbrauch proportional zu den geplanten Gesamtkosten gerechnet wird. - Problem: Es wird von der Annahme ausgegangen, dass die für diese Kosten geplante Leistung wirklich erbracht wurde. Eine mögliche Lösung dieses Problems wäre, den Ist-Fertigstellungsgrad nicht als Quotient der Ist-Kosten zu den Plan-Kosten, sondern der Ist-Kosten zu den Ist-Kosten plus einer Schätzung der Rest-Kosten zu errechnen: FGR IST = K IST / (K IST + K REST ) * 100 Fortschrittskontrolle mit Leistungsmaßen - Ansatz: Proportionale Gewichtung erstellter Leistungseinheiten zu der Gesamtzahl zu erstellender Leistungseinheiten (z.b. Anzahl von Schaltplänen, Anzahl von Codezeilen, Function Points, ) FGR Ist = (bis zum Stichtag erstellte Schaltpläne) / (insgesamt zu erstellend Schaltpläne) * Problem: Nicht durch diese Messzahlen erfasst Leistungseinheiten (wie Tests, Dokumentation etc.) werden ggf. vernachlässigt (Steuerung der Mitarbeiter durch Messzahlen) Seite 8 Lehrveranstaltung Projektmanagement Fortschrittsber.

9 Ansätze zur Fortschrittskontrolle 3 - Fortschrittskontrolle durch Meilensteintechnik - Ansatz 1 (0-100 Methode): - Als Meilenstein gilt der Abschluss eines Arbeitpakets. Der Ist-Fertigstellungsgrad wird bei dem Arbeitspaket wird bis zur Vollendung auf Null gehalten. Erst wenn das Arbeitspaket als fertig gemeldet wird, setzt man den Ist-Fertigstellungsgrad auf Problem: Bis zum Abschluss der Arbeiten wird eine negative Effizienzabweichung ausgewiesen, da zwar laufend Ist-Kosten anfallen, aber kein Ist-Fertigstellungswert ausgewiesen wird. Dieser Ansatz ist vertretbar, wenn die Dauer eines Arbeitspakets maximal eine Berichtsperiode beträgt. - Ansatz 2 (50-50-Methode): - Meilensteine sind Beginn und Ende eines Arbeitspakets. Ein Arbeitspaket wird mit einem Fortschrittsgrad von 50 Prozent gemeldet, sobald es begonnen wurde, mit 100 Prozent sobald es abgenommen wurde. - Problem: 50-Prozent-Fortschritt wird gemeldet, obwohl noch keine Leistung erbracht wurde (zu Beginn des APs ist der Fortschritt also rein fiktiv). Nur bei relativ kleinen APs mit geringer Zeitdauer anzuwenden (Ausführungszeit zwischen einem und drei Monate). Seite 9 Lehrveranstaltung Projektmanagement Fortschrittsber.

10 Ansätze zur Fortschrittskontrolle 3 - Fortschrittskontrolle mit Mikromeilensteine bzw. Statusschritt-Methode - Ansatz: Hat ein Arbeitspaket gemessen in Kosten einen größeren Umfang und erstreckt sich über längere Zeit, können innerhalb dieser Zeitspanne mehrere Meilensteine (nicht zu verwechseln mit Meilensteine als Ende einer Projektphase) gesetzt werden sogenannte Mikromeilensteine. Sind diesen Mikromeilensteinen jeweils ein fester Fertigstellungsgrad zugewiesen, ist dieses Verfahren gleich mit der Statusschritt-Methode. - Problem: Ein Projektcontroller darf nur 100-Prozent-Ereignisse akzeptieren. Fortschrittskontrolle mit subjektiven Indikatoren - Ansatz: Subjektive Schätzungen des Fortschritts durch Arbeitpaketverantwortliche oder den Projektleiter selbst, ohne auf Messgrößen zurückzugreifen. - Problem: Gravierende Fehlurteile durch zu optimistische Schätzungen möglich (z.b. 90-Prozent-Syndrom ) Seite 10 Lehrveranstaltung Projektmanagement Fortschrittsber.

11 Fallbeispiel 1 - Quelle: GPM / PM3-Fieldbook Seite 11 Lehrveranstaltung Projektmanagement Fortschrittsber.

12 Fallbeispiel 2 - Quelle: GPM / PM3-Fieldbook Seite 12 Lehrveranstaltung Projektmanagement Fortschrittsber.

13 Fallbeispiel 3 - Quelle: GPM / PM3-Fieldbook Seite 13 Lehrveranstaltung Projektmanagement Fortschrittsber.

14 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Seite 14 Lehrveranstaltung Projektmanagement Fortschrittsberechnung