Checkliste Ansprechende PowerPoint Präsentationen

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Catrin Wetzel
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1 Checkliste Ansprechende PowerPoint Präsentationen WiPeC - Experten für Vertrieb & Marketing 2.0

2 WiPeC-Checkliste Ansprechende PowerPoint Präsentationen 10 Tipps Sie haben sämtliche Informationen für Ihre Präsentation sorgfältig herausgesucht, überprüft, mit anderen Meinungen oder Zahlen verglichen und sind sicher, dass einer gelungenen Präsentation nichts mehr im Weg stehen wird. Inhaltlich ist das meist der Fall. Wird das sorgfältig recherchierte Material dann auf eine PowerPoint-Präsentation übertragen, ist nun die Herausforderung, das Material in wenigen Worten, Zusammenfassungen oder bildlichen Prozessen und Animationen umzuwandeln. Überfüllt das Material die Folien, ist es nicht treffend genug formuliert, oder haben Sie einfach das falsche Design oder eine schlecht lesbare Schrift gewählt Das alles sind u.a. Faktoren dafür, dass das Interesse an der Arbeit, an der Sie so lange saßen, schnell verschwindet. Seite 2

3 10 Tipps und ihre große Wirkung für eine gelungene Präsentation mit PowerPoint Damit die Präsentation dem inhaltlichen Aufwand Ihrer Arbeit gerecht wird, gibt es ein paar Sachen zu beachten. Mit einfach umsetzbaren Ideen geben Sie jeder Folie die Chance das allerbeste aus Ihrer Arbeit für Sie kreativ und virtuell herauszuholen egal ob für eine Verkaufspräsentation oder eine Trainingseinheit. 30 Slides (= Folien) in 60 Minuten können Sie als groben Richtwert nehmen. Zum einen, weil unser Gehirn auf schnell wechselnde Bildabfolgen reagiert. Zum anderen weil damit die Fülle Ihres Materials zur Geltung kommt und sich besser verteilen lässt. 1,5-3 Minuten für jede Folie sind dabei meistens ausreichend. Sollten Sie mit zahlreichen Animationen arbeiten, zum Beispiel Stück-für-Stück erscheinende Texte und Bilder auf einer Folie, kann es natürlich sein, dass Sie weniger Folien brauchen.. Online sollten Sie mehr Folien als offline benutzen. Zum einen, weil es Ihnen an anderen visuellen Eindrücken fehlt und zum anderen, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer durch abwechslungsreiche Charts zu halten. Seite 3

4 Ein Textchart ist hilfreich um eine gute Übersicht zu geben, aber sparsam! Textcharts sind ideal, um Informationen zu vermitteln. Besteht jedoch jede Ihrer Charts aus reinen Bullet-Points mit Text, dann entsteht genau das Gegenteil: der Zuhörer merkt sich weniger und es fehlt Abwechslung. Und Vorsicht: Textcharts neigen dazu, zu überladen zu werden (siehe Punkt 5). Der Fliegendreck muss weg! Unnötige Zeichenüberreste besonders am unteren Rand der Folien (wie Folienanzahl, Speicherdatum, Speicherort etc.) sehen nicht nur unprofessionell aus, sie lenken auch vom Wesentlichen ab. Achten Sie daher beim Durchsehen Ihrer Folien auf solche Randerscheinungen. Miller s Magische Zahl (7+/-2): Setzen Sie eher auf Qualität, denn auf Quantität und reduzieren Sie komplexe Sachinhalte oder Darstellungen auf das Nötigste. Eine Orientierungshilfe bietet die Millersche Zahl entwickelt von George Miller Sie besagt, dass sich der Mensch gleichzeitig 7+/-2 Informationseinheiten im Kurzzeitgedächtnis merken bzw. abspeichern kann. Bezogen auf die optimale Folie mit Bullet-Points (Stichpunkten und Text) ist sie eine hilfreiche Orientierung: nicht mehr als 7+/-2 (also 5 bis 9) Informationen in diesem Fall Stichpunkte. Seite 4

5 Setzen Sie auf die Macht der Bilder. Vielleicht kann das eine oder andere Bild eine sonst umständliche Einleitung erklären. Untermauern Sie ein treffendes Bild mit Ihren Worten, bleibt das Ihrem Publikum häufig länger im Gedächtnis als eine schriftliche Variante. Passende Bilder finden Sie unter anderem auf folgenden Bilderdatenbanken: pixelo.de, pixabay.de, fotolia.de (wichtig: Google-Bilder sind rechtlich eigentlich nicht zulässig). Verbildlichung Versuchen Sie mit Hilfe kleiner Animationen, SmartArt, ClipArt, Textboxen, Diagramme und Firmen Ihre Informationen zu gliedern und zu verbildlichen. Wenn Sie aus klassischen Textinformationen grafisch Bilder erzeugen, dann prägen sich die Informationseinheiten besser ein. Gezielte und dezente, aber sparsame Animationen. Wenn es aus strukturellen Gründen sinnvoll ist, sind Animationen perfekt, um die Aufmerksamkeit gezielt zu leiten. Versuchen Sie sie bitte so dezent und knapp wie möglich zu halten, sonst lenken sie zu sehr vom Inhalt ab. Zu viele Animationen wirken schnell wuchtig und überfordern Ihre Gegenüber vor allem, wenn von allen Seiten und mit unterschiedlichen Animationsarten Dinge hereinfliegen. Nicht die Animation, sondern deren Nutzen und Inhalt steht im Fokus. Wir nutzen schlichte Animationen wie Erscheinen oder Verblassen und dezente Folienübergänge denn animierte Folienübergange wirken weicher im Übergang. Seite 5

6 Nutzen Sie bestimmte Foliengrößen für Ihre Onlinepräsentation. Wenn Sie online in den Webinarräumen präsentieren, dann besitzen diese Präsentationsfenster eine spezielle Größe. Die klassische Größe einer PowerPoint-Folie erzeugt hier unschöne dunkle Ränder. Daher empfehlen wir die Foliengröße Breite 45,2 cm x Höhe 25,5 cm. Dies können Sie meist in Ihrem PowerPoint-Programm unter Entwurf > Seite einrichten einstellen. Achtung: Wenn Sie aus Ihrer Präsentation eine PDF machen möchten, müssen Sie diese Größe im Druckformat häufig übernehmen, da sonst das Format nicht optimal übernommen wird. Setzen Sie auf Wechsel, Dynamik und Unterbrechungen! Unterbrechen Sie auch mal Ihre Präsentation durch andere Medien und Inhalte. Das zeigt, dass Sie flexibel sind und neben der vorhandenen Präsentation auch auf andere Quellen zurückgreifen. Der eine oder die andere wird überrascht sein, wie Sie das Tempo und den Verlauf, der zuvor vielleicht (nur) durch Ihre Folien bestimmt wurde, so abwechslungsreicher gestalten können. Damit lenken Sie gezielt die Aufmerksamkeit, halte die Aufmerksamkeitsspanne hoch und erzeugen Emotionen. Wechselnde Medien können sein: PowerPoint-Chart, Umfrage, Screensharing, Kamera-Übertragung, Chat, Video, Selbstgeschriebenes (als Abwechslung zur PC- Schrift) etc. Seite 6

Über die Autoren Elisabeth & René Penselin Elisabeth und René Penselin sind Gründer und Begleiter zahlreicher Unternehmensprojekte, die sie in den letzten 15 Jahren in unterschiedlichen Funktionen,

Ursprünglich kommt René Penselin aus der Betriebswirtschaft und dem klassischen Verkauf, wo er lange Jahre als Manager in Handel und Industrie tätig und für 24 Millionen Euro Umsatz verantwortlich

7 Über die Autoren Elisabeth & René Penselin Elisabeth und René Penselin sind Gründer und Begleiter zahlreicher Unternehmensprojekte, die sie in den letzten 15 Jahren in unterschiedlichen Funktionen, ob als Geschäftsführer, Marketingleiter, Trainer, Unternehmensberater oder Vertriebsmanager erfolgreich unterstützt haben. Ursprünglich kommt René Penselin aus der Betriebswirtschaft und dem klassischen Verkauf, wo er lange Jahre als Manager in Handel und Industrie tätig und für 24 Millionen Euro Umsatz verantwortlich war. Elisabeth Penselin kommt aus der Kommunikationspsychologie und spezialisierte sich schnell für das Onlinemarketing. Sie selbst haben 2009 das Unternehmen WiPeC gegründet und von heute auf morgen komplett über das Internet aufgebaut. Mittlerweile gewinnen sie 80% Ihrer Kunden online, besitzen mehrere florierende Internet-Projekte, ein erfolgreiches Mitgliederprojekt sowie ein fünfköpfiges Mitarbeiter-Team. Als Unternehmensberater, Trainer und Coaches unterstützen sie heute kleine und mittelständische Unternehmen sowie Freiberufler bei der Kundengewinnung im Internet deutschlandweit, sowie in der Schweiz und Österreich. Ihre Kunden schätzen zum einen ihren großen Erfahrungsschatz im Online Marketing und Verkauf, als auch ihre herausragenden und professionell ausgebildeten Beraterfähigkeiten, mit Kunden gemeinsam die passende Seite 7

8 Onlinestrategie zu entwickeln und dann auch in die Praxis umzusetzen. Mit ihrem Team aus Social Media und Content Managern, IT- Experten und Webdesignern bieten sie die optimale strategische Beratung sowie deren professionelle Umsetzung für mehr neue Kunden über das Internet. Eine detailliertere Beschreibung der WiPeC-Dienstleistungen finden Sie auf ihrer Website Wenn Sie Fragen zu ihren Dienstleistungen haben, dann rufen Sie das WiPeC-Team an unter an oder schicken Sie ihnen eine an Das Team freut sich, wenn sie auch Ihre Unternehmensentwicklung positiv stärken kann! Seite 8

9 Impressum WiPeC Experten für Vertrieb & Marketing 2.0 Elisabeth & René Penselin Kronenstraße 61 D Dresden Fon: +49 (0) Seite 9

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