Hinweise zur Archivierung und Veröffentlichung von Abschlussarbeiten in der Digitalen Bibliothek der Hochschule Neubrandenburg

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Linus Fromm
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1 Hinweise zur Archivierung und Veröffentlichung von Abschlussarbeiten in der Digitalen Bibliothek der Hochschule Neubrandenburg (Version 1.2) Allgemeines Die Hochschule Neubrandenburg wird, beginnend ab Januar 2008, Abschlussarbeiten in der Digitalen Bibliothek der Hochschule archivieren und veröffentlichen.

2 Voraussetzungen Damit Ihre Arbeit archiviert und veröffentlicht werden kann, muss sie bestimmte Kriterien bzgl. des Inhalts, der Struktur und des Dateiformates erfüllen: URN Mit Abgabe des Anmeldeformulars im Prüfungsamt erhalten Sie von dort eine URN, die notwendig für die Archivierung der Arbeit ist. Eine URN ist ein weltweit eindeutiger Identifikator für Dokumente im Internet (analog zur ISBN für ein gedrucktes Buch). Wir bitten Sie, diese URN in die Titelseite Ihrer Arbeit zu integrieren. Zusammenfassung (Abstract) Für die Veröffentlichung Ihrer Arbeit in der Digitalen Bibliothek wird eine Zusammenfassung benötigt. Diese sollte den Inhalt der Arbeit kurz wiedergeben und ca. 600 Zeichen umfassen. Bei Abschlussarbeiten, die in einer Fremdsprache verfasst worden sind, bitten wir Sie, den Abstract in Originalsprache und als deutsche Übersetzung abzuliefern. Bei deutschsprachigen Arbeiten bitten wir Sie, auch eine englische Zusammenfassung anzufertigen. Die Zusammenfassung und ihre Übersetzung sollte ebenfalls Bestandteil Ihrer Arbeit sein. Struktur der Datei Die Arbeit sollte aus einer Datei im PDF-Format bestehen, die Titelseiten, Inhaltsverzeichnisse, alle Kapitel, den Schluss und den Anhang enthält. Alle Anhänge, die sich nicht in die Arbeit integrieren lassen (z. B. Zeichnungen und Pläne), wandeln Sie bitte in das PDF-Format um und geben sie als eine gepackte Datei im ZIP-Format ab. Für die Wahl des Dateinamens empfehlen wir die Form: <Typ der Arbeit>-<Nachname>-<Jahr> also z. B. Bachelorarbeit-Mustermann-2010.pdf und evtl. Anhang-Mustermann-2010.zip

Eine URN ist ein weltweit eindeutiger Identifikator für Dokumente im Internet (analog zur ISBN für ein gedrucktes Buch). Wir bitten Sie, diese URN in die Titelseite Ihrer Arbeit zu integrieren.

3 Anforderungen an das Dateiformat Die Archivierung Ihrer Arbeit erfolgt im PDF-Format. Dazu ist es notwendig, dass die Arbeit in dieses Format konvertiert wird. Für die Erzeugung sind spezielle Programme notwendig. Damit die Arbeit langfristig archiviert werden kann, sollten Sie folgende Regeln beachten und Ihr Programm zur Erzeugung der PDF-Datei entsprechend konfigurieren: alle benutzten Schriften müssen in die Datei integriert werden alle Bilder müssen in die Datei integriert werden keine Verschlüsselung / Passwortschutz auch nicht für Teilfunktionen, wie Drucken oder Kopieren interne Komprimierung nur im ZIP-Format Diese Beschränkungen sind notwendig, damit Ihre Arbeit auch in den nächsten Jahren noch lesbar ist und eventuell in neue, zukünftige Formate konvertiert werden kann. Wenn Ihr Programm zur Generierung der PDF-Datei das PDF/A Format (einen speziellen PDF-Standard für die Langzeitarchivierung) als Ausgabeformat unterstützt, sollten Sie diese Option auswählen. Damit sind dann alle notwendigen Voraussetzungen erfüllt. Ausfüllen des Abgabeformulars Damit die Arbeit in der Digitalen Bibliothek archiviert und veröffentlicht werden kann, benötigt die Hochschulbibliothek ein Abgabeformular, welches von Ihnen unterschrieben, der Abschnitt Veröffentlichung angekreuzt und zusammen mit der Arbeit abgegeben werden muss. Mit dem Abgabeformular stimmen Sie der Archivierung und Veröffentlichung zu und bestätigen uns, dass Ihre Arbeit keine Rechte Dritter (z. B. Urheberrechte) verletzt. Das Abgabeformular finden Sie auf dem Formularserver der Hochschule unter der Adresse: oder übers Portal Formulare online - Studierendenverwaltung

Damit die Arbeit langfristig archiviert werden kann, sollten Sie folgende Regeln beachten und Ihr Programm zur Erzeugung der PDF-Datei entsprechend konfigurieren: alle benutzten Schriften müssen in

4 Es muß online ausgefüllt und abgeschickt werden. Nach dem Absenden erhalten Sie eine Kopie per , die Sie dann ausgedruckt und unterschrieben zusammen mit der Arbeit abgeben. Erzeugung der PDF-Dateien Für die Generierung von PDF-Dateien stehen verschiedene Programme zur Verfügung. Diese installieren sich in der Regel als zusätzlicher Drucker, die anstelle eines Ausdrucks eine PDF-Datei erzeugen. In Ihrer Textverarbeitung wählen Sie dann diesen Drucker aus und drucken die Arbeit wie gewohnt. Sie werden aufgefordert einen Dateinamen einzugeben, um die PDF-Datei abzuspeichern. Bevorzugen Sie Programme, die PDF/A-1b als Ausgabeformat unterstützen. PDF/A-1b ist ein ISO-normiertes PDF-Format für die Archivierung elektronischer Dokumente. Erzeugung einer PDF-Datei aus Microsoft Word mit Adobe Acrobat In den PC-Pools (Raum 270, Raum 234 Platz 2-4) der Hochschule Neubrandenburg sind Microsoft Word und Adobe Acrobat Standard installiert. Die folgende Anleitung bezieht sich auf diese beiden Produkte. 1) Öffnen Sie Ihr Dokument Wenn Sie Ihre Arbeit zu Hause mit einer anderen Version von Microsoft Word verfasst haben, überprüfen Sie noch einmal alle Seitenumbrüche. Erfahrungsgemäß kann es dabei zu Problemen kommen. Wenn Sie hier Änderungen vornehmen, vergessen Sie nicht auch das Inhaltsverzeichnis zu aktualisieren. Jetzt haben Sie außerdem die letzte Gelegenheit, die URN in die Arbeit zu integrieren. 2) Wählen Sie den Adobe PDF Drucker aus Öffnen Sie dazu Drucken-Dialog (Menü: Datei -> Drucken oder Tastaturkürzel: <Strg>-P) und wählen Sie anschließend den Drucker Adobe PDF aus.

Diese installieren sich in der Regel als zusätzlicher Drucker, die anstelle eines Ausdrucks eine PDF-Datei erzeugen.

5 3) Stellen Sie den Ausgabemodus PDF/A-1b ein. Dazu öffnen Sie den Adobe PDF Eigenschaften Dialog (durch Anklicken von Eigenschaften ) und wählen dort den Reiter Adobe PDF-Einstellungen aus. Wählen Sie anschließend PDF/A-1b 2005 (RGB) aus und ändern Sie gegebenenfalls das Papierformat auf A4 Jetzt können Sie den Dialog mit OK schließen.

Eigenschaften ) und wählen dort den Reiter Adobe PDF-Einstellungen aus.

6 4) Erzeugen Sie die PDF-Datei Sie gelangen zurück in den Drucken-Dialog und können mit dem Erzeugen der PDF-Datei beginnen. Der Vorgang wird mit dem Anklicken von OK gestartet. Es öffnet sich der Speichern-Dialog. Wählen Sie hier das Zielverzeichnis aus und vergeben Sie einen Dateinamen nach den oben beschriebenen Regeln. Starten Sie den Konvertierungsvorgang (Anklicken von Speichern ). Anschließend wird die Datei erzeugt und das entstandene PDF-Dokument zur Kontrolle geöffnet. Abgabe der Arbeit Erzeugen Sie nun eine CD auf der Sie die Abschlussarbeit und eventuelle Anhänge speichern und geben Sie diese zusammen mit dem unterschriebenen Abgabeformular und den gedruckten Exemplaren Ihrer Arbeit im Prüfungsamt ab.

Starten Sie den Konvertierungsvorgang (Anklicken von Speichern ). Anschließend wird die Datei erzeugt und das entstandene PDF-Dokument zur Kontrolle geöffnet.

7 Zusammenfassung An dieser Stelle sollen die Abgabeschritte noch einmal kurz zusammengefasst werden: Integrieren Sie die URN auf der Titelseite Ihrer Arbeit. Prüfen Sie, ob Ihre Arbeit die inhaltlichen und strukturellen Voraussetzungen erfüllt. Erzeugen Sie die PDF-Datei. Füllen Sie das Abgabeformular aus. Sie müssen ankreuzen und unterschreiben. Prüfen Sie noch einmal die PDF-Datei auf Lesbarkeit und Vollständigkeit. Geben Sie die Datei und eventuelle Anhänge (auf CD-ROM) zusammen mit dem unterschriebenen Abgabeformular und den gedruckten Exemplaren im Prüfungsamt ab.

Füllen Sie das Abgabeformular aus. Sie müssen ankreuzen und unterschreiben.

8 Ansprechpartnerin Sollten Sie noch Fragen haben, wenden Sie sich an: Frau Lebert, Tel. 0395/ ,

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