Vom DMS zur elektronischen Aktenführung

Größe: px

Ab Seite anzeigen:

Download "Vom DMS zur elektronischen Aktenführung"

Til Lehmann
vor 8 Jahren
Abrufe

1 Vom DMS zur elektronischen Aktenführung Die 5 wichtigsten Aspekte zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben Uwe Seiler procilon GROUP

2 Agenda Kurze Vorstellung der procilon GROUP 5 Aspekte zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben Anforderungen an elektronische Dokumente Aufgaben zur Umsetzung dieser Anforderungen Übergang zur elektronischen Aktenführung

elektronische Dokumente Aufgaben zur Umsetzung dieser

Kernkompetenzen ID Security Schutz von Identitäten Signaturkarten, neuer Personalausweis, Security-Sticks, NFC Konsolidierung von Benutzerverwaltungen, SingleSignOn Portal Technologies Sichere

3 Kernkompetenzen ID Security Schutz von Identitäten Signaturkarten, neuer Personalausweis, Security-Sticks, NFC Konsolidierung von Benutzerverwaltungen, SingleSignOn Portal Technologies Sichere Zugänge für Portale Integration von Applikationen Informationsbereitstellung Web 2.0 Technologien Sicheres Identity Management Communication Security Sichere, authentische u. nachweisbare Zustellung von Nachrichten , AS2, EGVP/OSCI EDI, HL7, XÖV Smartcard, FastnSave, Security-Appliance Archive Solutions Standardisierte - u. Dokumentenarchivierung Beweiswerterhaltung von Dokumenten u. Signaturen ArchiSIG, ArchiSafe TR / TR-ESOR TR / TR-RESISCAN Integration in Fachapplikationen IT-Compliance Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen Regulatorischer Standards Weiterer, wesentlicher Regeln, ethischer Standards und Anforderungen

nachweisbare Zustellung von Nachrichten E-Mail, AS2, EGVP/OSCI EDI, HL7, XÖV Smartcard, FastnSave, Security-Appliance Archive Solutions Standardisierte E-Mail- u.

4 5 Aspekte zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben 1. Welche Anforderungen müssen elektronische Dokumente erfüllen? 2. Was ist beim Empfang elektronischer Dokumente zu beachten? 3. Wie sollte man mit geschäftsrelevante s umgehen? 4. Unter welchen Voraussetzungen können Papierdokumente vernichtet werden? 5. Wie kann man den Beweiswert elektronischer Dokumente erhalten?

Was ist beim Empfang elektronischer Dokumente zu beachten? 3.

5 Anforderungen an elektronische Dokumente Integrität Unversehrtheit der Daten Authentizität eindeutige Bestimmung der Quelle der Daten Lesbarkeit Sichtbarmachung der enthaltenen Informationen Verkehrsfähigkeit Qualität, Integrität und Authentizität bleiben beim Austausch nachweisbar Vollständigkeit Zusammenfassung aller im Bezug stehenden Einzeldokumente Vertraulichkeit - Schutz vor unbefugter Kenntnisnahme

Verkehrsfähigkeit Qualität, Integrität und Authentizität bleiben beim Austausch nachweisbar

6 Pflicht zur Aufbewahrung Buchführung Personalsachen Rechnungen, Handelsbücher, Handelsbriefe, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschluss, Buchungsbelege, etc. Kündigung, Auflösungsvertrag, Befristungsvereinbarung, Arbeitszeitnachweise, Lohn- und Berechnungsnachweis, ärztliche Bescheinigungen, Beschäftigungsverzeichnis, Zulassungsscheine, Prüfbefunde, etc

Kündigung, Auflösungsvertrag, Befristungsvereinbarung, Arbeitszeitnachweise, Lohn- und

7 Empfang elektronischer Dokumente Ohne elektronischer Signatur: 1. Kein eindeutiger Nachweis der Herkunft, Gültigkeit und Unversehrtheit 2. Kein Beweiswert Mit qualifizierter elektronischer Signatur: 1. Eindeutiger Nachweis der Herkunft, Gültigkeit und Unversehrtheit 2. Beweiswert Aufbewahrung von Dokumenten 1. Beweiswert elektronischer Dokumente bleibt nur erhalten, wenn Dokumente und Signatur gemeinsam elektronisch aufbewahrt werden. 2. Beim Ausdruck elektronischer Dokumente werden daraus Kopien und der Beweiswert geht verloren. (z.b. Rechnungen der Auftragnehmer - Vorsteuer)

Beweiswert Aufbewahrung von Dokumenten 1.

8 Umgang mit geschäftsrelevanten s Problemstellung: 1. Unterliegen der Aufbewahrungspflicht 2. Archivierung unter Wahrung der Persönlichkeitsrechte 3. Individuelle Archivierung kann zum Nachweisverlust führen 4. Zugriff auf archivierte nur mit Zustimmung des Empfängers Lösungsansatz 1: - Verbot der privaten Nutzung der -Infrastruktur - Lösungsansatz 2: 1. Automatische Archivierung eingehender Mails nach eindeutigen Kriterien 2. s, die Kriterien nicht erfüllen, werden nicht archiviert 3. Nicht archivierte erhalten im Betreff den Vermerk Nicht archiviert 4. Empfänger überprüft dann ob eine manuelle Archivierung zweckmäßig ist. 5. Empfänger legt in zentralen Archiv ab. 6. Personal umfassend über diese Lösung informieren

Zugriff auf archivierte E-Mail nur mit Zustimmung des Empfängers Lösungsansatz 1: - Verbot der privaten Nutzung der E-Mail-Infrastruktur - Lösungsansatz 2: 1.

9 Können Papierdokumente vernichtet werden? Papierdokumente Aufbewahrungspflicht Keine Aufbewahrungspflicht Risikoabwägung Keine Scannvorschriften Scannvorschriften Kein Beweisinteresse Beweisinteresse Papierdokumente sind aufzubewahren Vernichten der Papierdokumente erlaubt Papierdokumente können vernichtet werden Papierdokumente müssen aufbewahrt werden

Scannvorschriften Scannvorschriften Kein Beweisinteresse Beweisinteresse Papierdokumente

10 Beweiswerterhaltung elektronischer Dokumente Aufrechterhaltung eines rechtlichen Zustands, um einen Sachverhalt im Rechtsstreit nachweisen zu können. Transparente und nachvollziehbare Aufzeichnung einer gesetzlich geforderten Handlung für einen Dritten. Die (Papier-)Urkunde ist im System des Beweisrechts das sicherste Beweismittel. Sofern elektronische Dokumente qualifiziert signiert sind, sind sie von ihrer Beweiswirkung Urkunden gleichgestellt. Nicht signierte elektronische Dokumente können ebenfalls als Beweismittel eingeführt werden; das Gericht ist allerdings in seiner Beweiswürdigung frei. Sofern jedoch die Echtheit des Dokuments strittig ist, muss der Beweispflichtige weiterführende Nachweise erbringen. Das ist im Regelfall schwierig, muss aber nicht unmöglich sein.

Sofern elektronische Dokumente qualifiziert signiert sind, sind sie von ihrer Beweiswirkung Urkunden gleichgestellt.

11 Beweiswerterhaltung elektronischer Dokumente Systembezogene Sicherungsmittel beschränken durch eine individuelle Konfiguration des Archivsystems den Zugriff auf die Daten, z.b. durch Berechtigungssysteme. Datenträgerbezogene Sicherungsmittel sind Speichermedien, die ein Überschreiben oder Verändern der abgelegten Informationen ausschließen, z.b. CD-ROM, DVD, WORM. Dokumentenbezogene Sicherungsmittel schützen die elektronischen Dokumente selbst gegen die unbemerkte Veränderungen und unberechtigte Kenntnisnahme, z.b. Verschlüsselungstechnologien Der Sicherheitsmechanismus elektronischer Signaturen setzt hingegen unmittelbar beim Dokument an, Mit dem Einsatz elektronischer Signaturen kann der mathematische Beweis geführt werden, dass die Daten nicht verändert wurden.

12 Beweiswerterhaltung elektronischer Dokumente Fazit: Der Einsatz elektronischer Signaturen ermöglicht einen Integritäts- und Authentizitätsschutz, schützt jedoch NICHT vor Veränderungen am Dokument. Eine durchgängige Verkehrsfähigkeit des Dokuments lässt sich nur über den Einsatz elektronischer Signaturen erreichen, da nur diese für Dritte überprüfbare und transparente Sicherungsmittel sind. Werden signierte und nicht signierte Dokumente im Archiv abgelegt, bestätigt ein Archivzeitstempel in Verbindung mit einer elektronischen Signatur, dass bestimmte Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt vorgelegen haben. Wird ein unsigniertes Dokument bei der Aufnahme mit einem solchen Zeitstempel versehen und beide untrennbar miteinander verbunden, kann die Integrität des Dokuments ab dem Zeitpunkt der Zeitstempelung mit ausreichender Sicherheit nachgewiesen werden.

Werden signierte und nicht signierte Dokumente im Archiv abgelegt, bestätigt ein Archivzeitstempel in Verbindung mit einer elektronischen Signatur, dass bestimmte Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt

13 Übergang zur Elektronische Aktenführung Anpassen der Prozesse für eine elektronische Aktenführung Regelungen zur Überführung von Papierakten Bereitstellen der erforderlichen IT-Infrastruktur Schaffen einer Berechtigungsstruktur gemäß BDSG Regelungen zur Annahme von Dokumenten aus verschiedenen Quellen Regelungen zur Annahme, Erzeugung und Prüfung von Signaturen Zuordnung und Verwaltung von Dokumenten verschiedenen Typs Verwendung standardisierter Arbeitsabläufe Gewährleisten des Zugriffs auf Statusanzeige Lückenloser Nachweis durch Versionskontrolle Überwachung von Aufbewahrungsfristen (z.b. Bewerbungen) Übergabe an DMS/Archiv

Annahme, Erzeugung und Prüfung von Signaturen Zuordnung und Verwaltung von Dokumenten verschiedenen Typs Verwendung standardisierter Arbeitsabläufe

Elektronische Akte Ver- und Entschlüsselung Datenaustausch Personenbezogene Daten Fachverfahren Firmenwissen (Ideen, Rezepturen, Testergebnisse) Geschäftsdaten Ersetzendes

14 Elektronische Akte Ver- und Entschlüsselung Datenaustausch Personenbezogene Daten Fachverfahren Firmenwissen (Ideen, Rezepturen, Testergebnisse) Geschäftsdaten Ersetzendes Scannen Vertragsentwürfe und Verträge Sitzungs- und Gesprächsprotokolle Beweiswerterhaltende Archivierung Geschäftsrelevante s Bescheide Daten aus Verfahren Signatur und -prüfung

Ersetzendes Scannen Vertragsentwürfe und Verträge Sitzungs- und Gesprächsprotokolle

15 Unsere Möglichkeiten zur Unterstützung Bereitstellen von Verfahren zur Identitätsprüfung Automatische Prüfung der Zertifikate in den Trust-Centern Protokollieren der Zertifikatsprüfung Regelbasierendes Archivieren von Nachrichten, Dokumenten, Zertifikaten Automatische Signatur ausgehender Nachrichten und Dokumente Massensignatur von Dokumenten (z. B. vor Ablauf der Gültigkeit von Zertifikaten) Bereitstellung von Standardschnittstellen für verschiedene Fachverfahren (Mitarbeit im IT-Planungsrat bei XTA-WS 2.0) Empfang/Versand von Nachrichten mit OSCI- und EGVP-Protokoll (Weiterentwicklung des Verzeichnisdienstes der deutschen Justiz "SAFE ) Verschlüsseln/Entschlüsseln von Nachrichten und Dokumenten Verwalten der öffentlichen Schlüssel der Kommunikationspartner Sichere Anmeldung an Formularserver (z.b. npa) Bereitstellen von Schnittstellen zum epayment-dienstleister für Transaktionsdaten

vor Ablauf der Gültigkeit von Zertifikaten) Bereitstellung von Standardschnittstellen für verschiedene Fachverfahren (Mitarbeit im IT-Planungsrat bei XTA-WS 2.

Kontaktdaten procilon GROUP Leipziger Straße 110 04425 Taucha bei

16 Kontaktdaten procilon GROUP Leipziger Straße Taucha bei Leipzig Tel: Fax:

Ähnliche Dokumente

Das neue egovernment-gesetz

Das neue egovernment-gesetz Wie die öffentliche Verwaltung die Umsetzung praktikabel meistern kann. Uwe Seiler Procilon GROUP Agenda Kurze Vorstellung der procilon GROUP Geltungsbereich und Fristen des