Herzlich willkommen zum Kurs "MS Outlook Nachrichten empfangen und versenden

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1 Herzlich willkommen zum Kurs "MS Outlook Übungsaufgaben Komplexe Aufgaben mit Lösungshinweisen und Musterlösungen erleichtern das Verständnis. Die folgenden Übungsaufgaben sind mit den jeweils relevanten Abschnitten im Kursmaterial verlinkt. So finden Sie beim Bearbeiten einer Aufgabe sofort die passenden Beispiele und können die einzelnen Schritte des Lösungswegs nachvollziehen. Die Übungs- und Lösungsdateien für die Beispiele und die Aufgaben dieses Kurses können Sie hier downloaden. 5.1 Nachrichten empfangen und versenden Aufgabe 1: Outlook starten und beenden Aufgabe 2: Nachrichten lesen und beantworten Aufgabe 3: Dokument versenden Aufgabe 4: Neue Signatur erstellen und in eine neue Nachricht einfügen Aufgabe 5: Nachricht mit mehreren Optionen erstellen Aufgabe 6: Die Ordnerliste einblenden Aufgabe 7: Die Ansichten im Posteingang ändern Aufgabe 8: Hilfe anfordern Aufgabe 9: Auswählen eines anderen Office-Assistenten Outlook starten und beenden Starten Sie Outlook. Öffnen Sie über die Ordnerliste das Postfach der Stadtlupe. Beenden Sie Outlook wieder. Grundlagen Microsoft Outlook 2003 Sicherheit P.Mölders Seite: 1 / 9

2 Abb.: Das Postfach der Stadtlupe Nachrichten lesen und beantworten Öffnen Sie eine ungelesene Nachricht aus dem Posteingang. Antworten Sie auf diese Nachricht. Markieren Sie die Antwort als wichtig. Schicken Sie die Antwort ab Dokument versenden Erstellen Sie eine neue Nachricht. Grundlagen Microsoft Outlook 2003 Sicherheit P.Mölders Seite: 2 / 9

3 Füllen Sie Betreff und den Nachrichtentext aus. Hängen Sie das Dokument, das Sie verschicken wollen, an die Nachricht. Schicken Sie das Dokument ab Neue Signatur erstellen und in eine neue Nachricht einfügen Erstellen Sie eine neue Signatur. Sie möchten nicht, dass die Signatur automatisch eingefügt wird. Erstellen Sie eine Nachricht und fügen Sie die Signatur über Einfügen/Signatur in Ihre Nachricht ein Nachricht mit mehreren Optionen erstellen Erstellen Sie eine Nachricht an Boris Zschernau (Hinweis: die -Adresse finden Sie im Adressbuch der Stadtlupe) mit folgenden Optionen: Diese Nachricht soll noch ein weiterer Empfänger (Rolf Mutzinger) als Blindkopie erhalten. Kennzeichnen Sie diese Nachricht als wichtig. Sie wollen eine Lesebestätigung erhalten. Der Empfänger soll bis nächsten Montag antworten und daran automatisch erinnert werden. Zu dieser Aufgabe existiert im Ordner Lösungsdateien die Lösungsdatei Nachrichtenoptionen.msg Die Ordnerliste einblenden Starten Sie Outlook. Blenden Sie die Ordnerliste ein. Klicken Sie in der Ordnerliste auf Ihr Postfach (bzw. Persönlichen Ordner). Wechseln Sie in den Posteingang Die Ansichten im Posteingang ändern Öffnen Sie den Ordner Posteingang. Zeigen Sie die Nachrichten nach Kennzeichen gruppiert an. Grundlagen Microsoft Outlook 2003 Sicherheit P.Mölders Seite: 3 / 9

4 Abb.: Die Nachrichten im Posteingang nach Kennzeichen gruppiert. Zeigen Sie die Nachrichten der letzten sieben Tage an. Stellen Sie die Standardansicht von Outlook wieder her Hilfe anfordern Geben Sie in das Eingabefeld eine Frage (Nachricht senden?) ein. Lesen Sie den Hilfetext zu Senden und Empfangen von Nachrichten. Beenden Sie die Outlook-Hilfe Auswählen eines anderen Office-Assistenten Blenden Sie den Office-Assistenten ein. Wählen Sie als Assistenten Rocky. Der ausgewählte Assistent erscheint ab sofort in allen Office 2003 Anwendungen. 5.2 Termine und Aufgaben erstellen und verwalten Aufgabe 10: Datum suchen Aufgabe 11: Termin erstellen Aufgabe 12: Terminserie einrichten Aufgabe 13: Besprechung planen Grundlagen Microsoft Outlook 2003 Sicherheit P.Mölders Seite: 4 / 9

5 Aufgabe 14: Geburtstage Aufgabe 15: Kontakte erstellen Aufgabe 16: Verteilerlisten Aufgabe 17: Adressbuch drucken Aufgabe 18: Adressen suchen Aufgabe 19: Örtliches Adressbuch erzeugen Aufgabe 20: Aufgabe erstellen Aufgabe 21: Notiz erstellen Datum suchen Finden Sie heraus, was für ein Wochentag der ist. Kehren Sie wieder zum heutigen Tag zurück Termin erstellen Erstellen Sie folgenden Termin : Sie möchten nächste Wocheim Park spazieren gehen. Und zwar von 16:00 bis 19:00. Lassen Sie sich eine halbe Stunde vorher dran erinnern. Zu dieser Aufgabe existiert im Ordner Lösungsdateien die Lösungsdatei Termin.msg Terminserie einrichten In Zukunft wollen Sie jeden zweiten Samstag von 15:00 Uhr bis 19:00 Uhr Skat spielen. Und zwar im Gasthof Xaverlwirt. Sie brauchen keine Erinnerung, aber der Termin soll zeigen, dass Sie nicht zu Hause spielen, sondern abwesend sind. Zu dieser Aufgabe existiert im Ordner Lösungsdateien die Lösungsdatei Terminserie.msg Besprechung planen Sie wollen sicher sein, dass Ihre Mitspieler auch zu jedem Skattermin Zeit haben. Öffnen Sie die Terminserie aus der vorherigen Aufgabe und laden Sie Ihre Mitspieler Ulf Becker, Ines Raab und Hanns Friede ein. Zu dieser Aufgabe existiert im Ordner Lösungsdateien die Lösungsdatei Besprechung.msg. Grundlagen Microsoft Outlook 2003 Sicherheit P.Mölders Seite: 5 / 9

6 5.2.5 Geburtstage Tragen Sie einige Geburtstage Ihrer Verwandten und Bekannten als Ereignisse in Ihrem Kalender ein. Weisen Sie jedem Ereignis die Kategorie Festtagsgrüsse zu. Wählen Sie die Ansicht Nach Kategorie, um sich alle Geburtstage in einer Liste anzeigen zu lassen. Abb.: Ansicht nach Kategorien Markieren Sie die Kategorie Festtagsgrüsse. Drucken Sie eine Geburtstagsliste, indem Sie im Menü Drucken bei Druckbereich Nur markierte Zeilen wählen. Abb.: Die Geburtstagsliste in der Seitenansicht Kontakte erstellen Erstellen Sie Kontakte für Ihre Verwandten und Bekannten. Geben Sie Name, Adresse, Telefon, E- Mail-Adresse und Geburtstag ein. Geburtstage, die Sie in die Kontakte eintragen, werden auch als Ereignisse im Kalender abgelegt Verteilerlisten Erstellen Sie eine Verteilerliste mit allen Verwandten, die auch in Ihrer Stadt wohnen. Erzeugen Sie evtl. noch weitere sinnvolle Listen Adressbuch drucken Wählen Sie aus dem Menü Drucken bei Druckformat das Telefonbuchformat. Grundlagen Microsoft Outlook 2003 Sicherheit P.Mölders Seite: 6 / 9

7 Betrachten Sie es in der Seitenansicht Adressen suchen Suchen Sie alle Kontakte in Berlin Örtliches Adressbuch erzeugen Benutzen Sie das Suchergebnis aus der vorherigen Aufgabe. Markieren Sie mit (Strg)+(A) alle Kontakte im Suchfenster. Wählen Sie im Druckdialog das Telefonbuchformat. Wählen Sie bei Druckbereich Nur markierte Elemente. Betrachten Sie das Ergebnis in der Seitenansicht. Abb.: Das Ergebnis in der Seitenansicht Grundlagen Microsoft Outlook 2003 Sicherheit P.Mölders Seite: 7 / 9

8 Aufgabe erstellen Erstellen Sie eine neue Aufgabe Kartei aktualisieren. Diese Aufgabe ist nächste Woche fällig und beginnt übermorgen. Die Aufgabe besitzt hohe Priorität. Der Erinnerungstermin soll am Tag des Beginns um 10:00 Uhr sein. Zu dieser Aufgabe existiert im Ordner Lösungsdateien die Lösungsdatei Aufgabe.msg Notiz erstellen Erstellen Sie eine blaue Notiz der Kategorie Verschiedenes. Schreiben Sie: Das ist aber mal eine kleine Aufgabe. Speichern Sie die Notiz. Zu dieser Aufgabe existiert im Ordner Lösungsdateien die Lösungsdatei Notiz.msg. 5.3 Fortgeschrittene Funktionen Aufgabe 22: Abwesenheitsassistenten einrichten Aufgabe 23: Daten exportieren Abwesenheitsassistenten einrichten Hinweis: Sie können nur dann den Abwesenheitsassistenten einrichten, wenn Sie über ein Postfach auf einem Exchange-Server verfügen! Wechseln Sie in Ihr Postfach auf dem Exchange Server. Rufen Sie den Abwesenheitsassistenten auf. Sie möchten, dass an jeden Absender automatisch eine Nachricht gesendet wird. Geben Sie eine Nachricht ein (Ich bin von bis im Urlaub). Wählen Sie einen Vertreter aus, der Ihre s während Ihrer Abwesenheit erhalten soll. Vergessen Sie nicht, den Abwesenheitsassistenten wieder auszuschalten! Grundlagen Microsoft Outlook 2003 Sicherheit P.Mölders Seite: 8 / 9

9 5.3.2 Daten exportieren Sie möchten persönliche Adressen in eine Excel-Datei exportieren. Erstellen Sie einen neuen Ordner (z. B. Adressenexport). Hinweis: Achten Sie darauf, dass der Ordner Elemente des Typs Kontakte enthalten soll! Kopieren Sie Adressen aus Ihrem Ordner Kontakte in den neuen Ordner. Exportieren Sie die Adressen aus Ihrem neuen Ordner in eine Excel-Datei. Ordnen Sie die Felder zu, die Sie in die Excel-Datei exportieren möchten. Speichern Sie die Excel-Datei im Ordner Eigene Dateien. Öffnen Sie die Datei. Kontrollieren Sie das Ergebnis. Zu dieser Aufgabe existiert im Ordner Lösungsdateien die Lösungsdatei Kontakte.xls. Grundlagen Microsoft Outlook 2003 Sicherheit P.Mölders Seite: 9 / 9