Caritasverband für die Diözese Mainz e. V.

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1 QM-Handbuch Dokument: F53 Version: 1.0 Belegungsvertrag für extern Buchende Caritasverband für die Diözese Mainz e. V. Schriftstückidentifikationsnummer: zwischen Caritasverband für die Diözese Mainz e. V., Bahnstraße 32, Mainz, vertreten durch den Vorstand, dieser vertreten durch die Hauswirtschaftsleitung im Folgenden Verband genannt (Vor- und Nachname) und Name des Veranstalters Straße Ort Telefonnummer -Adresse vertretungsbefugter Ansprechpartner des Veranstalters im Folgenden Veranstalter genannt wird folgender Vertrag geschlossen: 1 Gegenstand der Veranstaltung Die vom Veranstalter durchgeführte Veranstaltung hat folgenden Gegenstand: 2 Raumbelegung Verband und Veranstalter vereinbaren folgende Raumbelegung zu den genannten Preisen (ohne Mehrwertsteuer): Raum Datum von bis Zahl der Veranstaltungsteilnehmer Bestuhlung F53_Belegungsvertrag für extern Buchende.docx, Version 1.0 Seite 1 von 5

2 3 Tagungstechnik Der Veranstalter darf folgende Tagungstechnik zu den genannten Preisen (ohne Mehrwertsteuer) nutzen: 4 Speisen und Getränke Der Verband liefert bzw. bereitet Verpflegung wie in der Tagungsanmeldung extern (Formular F25) angegeben zu den dort genannten Preisen (ohne Mehrwertsteuer): 5 Sondervereinbarungen Anlage: Formular F25 Tagungsanmeldung extern Ort, Datum Verband (Hauswirtschaftsleitung) Ort, Datum Veranstalter Seite 2 von 5

3 A l l g e m e i n e G e s c h ä f t s b e d i n g u n g e n für den Belegungsvertrag für extern Buchende des Caritasverbandes für die Diözese Mainz e.v. 1 Geltungsbereich (1) Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für die mietweise Überlassung von Tagungsräumen im Bischof-Stohr-Haus des Caritasverbandes für die Diözese Mainz e.v. (im folgenden Verband bezeichnet) sowie allen weiteren damit zusammenhängenden Leistungen des Verbandes an den Veranstalter. (2) Die Überlassung der Tagungsräume an Dritte ist nur nach vorheriger Zustimmung erlaubt. 2 Leistungen des Verbandes (1) Der Verband ist verpflichtet, die vom Veranstalter bestellten und vom Verband zugesagten Räume zu überlassen und weitere damit zusammenhängende Leistungen zu erbringen. (2) Zu den weiteren Leistungen gehört unter anderem die Versorgung mit Speisen und Getränken. (3) Internetanschluss, Telefonanschluss, Steckdosen und Verlängerungskabel sind in allen Konferenzräumen vorhanden. Alle Konferenzräume verfügen über Tageslicht und sind abdunkelbar. 3 Entgelt (1) Der Veranstalter ist verpflichtet, für die Leistungen nach 2 die geltenden bzw. vereinbarten Preise des Verbandes zu zahlen. (2) Die vereinbarten Preise schließen die jeweilige gesetzliche Umsatzsteuer mit ein. (3) Verlangt der Veranstalter nachträglich Änderungen der vereinbarten Leistungen, können die Preise entsprechend geändert werden. (4) Der Veranstalter verpflichtet sich, dem Verband spätestens 48 Stunden vor Beginn der Veranstaltung die Teilnehmerzahl mitzuteilen. Bei Abbestellung von Teilnehmern werden in Rechnung gestellt 1. von 29 bis 14 Kalendertage vor Beginn der Veranstaltung 50 % 2. von 13 bis 3 Kalendertage vor Beginn der Veranstaltung 60 % 3. von 2 bis 0 Kalendertage vor Beginn der Veranstaltung 90 % Grundlage der Berechnung ist das in der Vereinbarung kalkulierte Gesamtentgelt zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer. (5) Der Verband bemüht sich, nicht in Anspruch genommene Räumlichkeiten nach Möglichkeit anderweitige zu vermieten, um Ausfälle zu vermeiden. (6) Verschieben sich ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Verbandes die vereinbarten Anfangs- oder Schlusszeiten der Veranstaltung, so kann der Verband zusätzlich Kosten der Leistungsbereitschaft in Rechnung stellen, es sei denn, dem Verband trifft ein Verschulden. (7) Rechnungen des Verbandes ohne Fälligkeitsdatum sind binnen 10 Tagen ab Zugang der Rechnung ohne Abzug zahlbar. Bei Zahlungsverzug ist der Verband berechtigt, Zinsen in Höhe von 5 % über dem jeweiligen Basiszinssatz nach 247 BGB zu berechnen. 4 Mitbringen von Speisen und Getränken Der Veranstalter darf Speisen und Getränke für die gemeinsame Versorgung der Veranstaltungsteilnehmer nicht mitbringen. Seite 3 von 5

4 5 Verhaltensregeln (1) Der Veranstalter hat die vom Verband zur Verfügung gestellten technischen (inbesondere Tagungstechnik) und sonstigen Einrichtungen pfleglich zu behandeln und ordnungsgemäß zurückzugeben. (2) Störungen an den technischen oder sonstigen Einrichtungen werden nach Möglichkeit vom Verband sofort beseitigt. Zahlungen können vom Veranstalter nicht zurückbehalten oder gemindert werden, soweit der Verband diese Störungen nicht zu vertreten hat. (3) Die Verwendung eigener elektronischer Anlagen des Veranstalters und von Tagungsteilnehmern bedürfen der schriftlichen Zustimmung des Verbandes. (4) Außerhalb der üblichen Bürozeiten des Verbandes (Montag bis Donnerstag Uhr, freitags ab Uhr) ist das Betreten der nicht zum Gebäudekomplex der Tagungsräume gehörenden Räume nicht gestattet. (5) Nach Beendigung der Veranstaltung hat der Veranstalter dafür zu sorgen, dass alle Geräte ausgeschaltet, Lampen gelöscht sowie Fenster und Außentüren der Tagungsräume verschlossen sind. Endet eine Veranstaltung an einem Freitag nach Uhr, einem Samstag, Sonntag oder Feiertag, sind alle Fenster-Rollläden in den Tagungsräumen zu schließen. (6) Für die Erfüllung von Pflichten gegenüber Verwertungsgesellschaften (z.b. GEMA) ist der Veranstalter verantwortlich. Der Verband wird insoweit vom Veranstalter bezüglich aller Forderungen der Verwertungsgesellschaften freigestellt. 6 Rücktritt des Veranstalters (1) Beim Rücktritt des Veranstalters vom Vertrag bis 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn entsteht keine Zahlungspflicht. Wird der Rücktritt bis 1 Woche vor Beginn der Veranstaltung erklärt, sind 50 % des vereinbarten Entgelts zu zahlen. Wird der Rücktritt ab 1 Woche vor Beginn der Veranstaltung erklärt, ist das vereinbarte Entgelt zu zahlen. 7 Rücktritt des Verbandes (1) Der Verband ist berechtigt, aus sachlichen Gründen vom Vertrag zurückzutreten. Zu den sachlichen Gründen gehören zum Beispiel höhere Gewalt oder andere vom Verband nicht zu vertretende Umstände, die die Erfüllung des Vertrages unmöglich machen. (2) Der Verband ist auch zum Rücktritt berechtigt, wenn die vom Veranstalter geplante Veranstaltung unter irreführender oder falscher Angabe wesentlicher Tatsachen oder des Veranstalters oder des Zwecks gebucht worden ist oder die Veranstaltung in einem derartigen Maße gegen Grundsätze der Katholischen Kirche verstößt, dass die Durchführung dem Verband nicht zugemutet werden kann. 8 Haftung des Veranstalters (1) Der Veranstalter haftet für alle Schäden an Gebäude, Inventar oder Außengelände, die durch Veranstaltungsteilnehmer bzw. -besucher, Mitarbeiter oder Dritte aus seinem Bereich oder ihn selbst verursacht werden. (2) Hier gehören auch die durch die Verwendung eigener elektronischer Anlagen auftretenden Störungen oder Beschädigungen an den technischen Anlagen des Verbandes, soweit der Verband diese nicht zu vertreten hat. 9 Haftung des Verbandes (1) Der Verband haftet für die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns. Sollten Störungen oder Mängel an den Leistungen des Verbandes auftreten, wird der Verband bei Kenntnis oder auf unverzügliche Rüge des Veranstalters bemüht sein, für Abhilfe zu sorgen. Der Veranstalter ist verpflichtet, das ihm Zumutbare beizutragen, um die Störung zu beheben und einen möglichen Schaden gering zu halten. Seite 4 von 5

5 (2) Für Verlust, Untergang oder Beschädigung eingebrachter Sachen des Veranstalters oder der Veranstaltungsteilnehmer haftet der Verband nicht, außer bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Verbandes. 11 Schlussbestimmungen (1) Erfüllungs- und Zahlungsort ist der Sitz des Verbandes. Es gilt deutsches Recht. (2) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB für Veranstaltungen unwirksam oder nicht sein, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Bestimmungen. (3) Im Übrigen gelten die gesetzlichen Vorschriften. Seite 5 von 5

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