Checkliste zur Umstellung auf SEPA

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1 Checkliste zur Umstellung auf SEPA Aufgaben Themen Informationen Erledigt? Allgemeines Briefbogen und Rechnungen mit Ihren SEPA-Daten ergänzen Ergänzen Sie bereits jetzt Ihre IBAN und BIC der Raiffeisenbank Rosenstein eg auf Ihren Rechnungen und Briefbögen und verwenden diese bereits sofort bei entsprechendem Rechnungsversand. IBAN und BIC sind auf Ihren Kontoauszügen, auf Ihrer VR-BankCard zu ersehen, oder Sie erfragen diese Daten direkt bei uns. (Betrifft lediglich Firmen) Legen Sie uns Ihren neuen Briefbogen / Rechnungsformular vor und wir erstatten Ihnen die Kontoführungsgebühren des ersten Quartals 2014 sofern wir daraus ableiten können, dass wir alleinige Bankverbindung sind, oder an rangerster Stelle stehen. o Briefbogen geändert o Rechnungsformular geändert Zahlungsverkehr auf unterschiedlichen Wegen: Überweisung Beleghafte Überweisungen Wenn Sie Überweisungen beleghaft durchführen, wechseln Sie zu den neuen SEPA-Überweisungsträgern. Fordern Sie bei Bedarf neue, ggf. bereits vorgedruckte, Formulare bei uns an. TIPP: Wir empfehlen Ihnen unsere Angebote zur Online- Einreichung zu nutzen. IBAN und BIC des Zahlungsempfängers werden hierbei gespeichert. o Neue Formulare vorhanden Internet-Banking / Buchhaltungsprogramme Bitte überprüfen Sie, ob Ihre Finanzbuchhaltung/ Vereinsverwaltung und Bankingsoftware SEPA-fähig ist. Unsere Zahlungsverkehrsprogramme sind bereits für SEPA vorbereitet. Achten Sie darauf, die aktuelle Version im Einsatz zu haben (Profi-Cash ab Version 10.2) Ergänzen Sie bei gespeicherten Kunden-/ Mitgliedsstammdaten bitte IBAN und BIC Einen IBAN-Konverter finden Sie auf unserer Homepage oder unter Setzen Sie ein Buchhaltungs-/ Vereinsverwaltungsprogramm oder ein Zahlungsverkehrsprogramm von einem anderen Anbieter ein? o ZV-Programm

2 Dann sollten Sie folgende Punkte abklären: Ab wann ist die allgemeine SEPA-Fähigkeit gegeben? Werden IBAN und BIC automatisch im Hintergrund errechnet? Falls dies nicht angeboten wird, wie können die Empfängerdaten von BLZ/Kontonummer auf IBAN/BIC umgestellt werden? Können im Programm noch offene Zahlungen auf SEPA konvertiert werden? DTA-Formate werden nicht mehr unterstützt Wenn Sie zur Zeit z.b. mit einem Buchhaltungs-/ Vereinsverwaltungsprogramm entsprechende Zahlungsverkehrsdateien (DTA) erstellen, sollten Sie wissen, dass dies ab nicht mehr möglich ist. Stellen Sie daher rechtzeitig auf ein anderes Übertragungsverfahren (z.b. HBCI über Profi-Cash) um. o Umstellung von DTAUS Ziehen Sie Rechnungen/ Beiträge von Ihren Kunden/ Mitgliedern per Lastschrift ein? Dann lesen Sie bitte den nachfolgenden Teil, der sich mit diesem Thema beschäftigt. Zahlungsverkehr auf unterschiedlichen Wegen:Lastschrift Voraussetzungen Lastschriften auf Belegen gibt es unter SEPA nicht mehr! Sie haben nur wenige Kunden/ Mitglieder mit Lastschriftvereinbarung und deshalb für Ihren Einzug die Lastschriften bisher beleghaft eingereicht? Unter SEPA gibt es keine Lastschriftformulare mehr. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, damit ein Online- Banking-Zugang eingerichtet werden kann. o Umstellung der beleghaften Lastschriften auf komfortable Online-Lastschriften Einreichung von DTA-Datein Unter SEPA ist die Einreichung von DTA-Dateien nicht mehr möglich. Übertragen Sie uns Ihre Einzüge einfach online. o Umstellung von Datenträger auf eine Online-Übermittlung Beantragen einer Gläubiger- Identifikationsnummer (ID) bei der Deutschen Bundesbank Jeder Lastschrifteinreicher benötigt eine eindeutige ID. Diese wird über die Internetseite beantragt. Die Bundesbank teilt Ihnen diese in wenigen Tagen per mit. o Gläubiger-ID beantragt o Gläubiger-ID erhalten Teilen Sie uns Ihre Gläubiger-ID mit Damit Sie Lastschriften einreichen können, muss Ihre Gläubiger-ID bei der Raiffeisenbank Rosenstein eg hinterlegt sein.

3 Abschluss einer neuen Inkassovereinbarung zum Einzug von Forderungen durch Lastschriften Nutzen Sie für neue Kunden die neuen Lastschrift-Mandate Im Zuge der SEPA-Umstellung muss zwischen Ihnen und der Raiffeisenbank Rosenstein eg eine neue Inkassovereinbarung getroffen werden Bislang haben Sie sich von Ihren Kunden eine Einzugsermächtigung unterschreiben lassen. Unter SEPA spricht man von Mandaten. Ändern Sie ggf. Ihre Formulare: Nennen Sie Ihre Gläubiger-ID Verwenden Sie den Mandatstext gemäß der Mustervorlage (anbei) Erfragen Sie IBAN und BIC Ihrer Kunden o Neue Inkassovereinbarung unterschreiben o Mandate angepasst Mandatsreferenz festlegen Zeitpunkt für die Umstellung festlegen Jedes Mandat wird durch eine eindeutige Mandatsreferenz gekennzeichnet. Überlegen Sie sich, wie diese Referenznummern in Ihrer Firma/ Verein gestaltet sein sollen. Sie können z.b. Kundennummern, Mitgliedsnummern als Referenznummer verwenden. Alternativ nummerieren Sie einfach fortlaufend durch. Legen Sie fest, ab wann Sie (nur noch) mit SEPA- Lastschriften arbeiten möchten. Achtung! Die Umstellung muss spätestens zum 01. Februar 2014 abgeschlossen sein. o Referenz = Kunden-/ Mitgliedsnr. o Zeitpunkt festlegen Künftige Termine für den Einzug festlegen Bislang haben Sie möglicherweise Ihre Einzüge innerhalb von einem bestimmten Zeitraum etwa zum Jahresanfang oder Mitte November eingezogen. Die SEPA-Lastschrift sieht einen exakten Fälligkeitstermin vor, der Ihren Kunden im Vorfeld mitgeteilt werden muss. o Einzugstermine festlegen Umstellung Wandlung Ihrer bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA- Lastschriftmandate Einzugsermächtigungen, die Ihnen schriftlich vorliegen, können in ein SEPA-Lastschriftmandat umgewandelt werden. Sie benötigen nicht von jedem Kunden/ Mitglied eine neue Unterschrift auf einem neuen Formular. Sie müssen Ihre Kunden von der Umwidmung lediglich unterrichten und dabei die relevanten Daten angeben. Sie erfüllen Ihre Benachrichtungspflicht z.b. per Brief an jeden einzelnen Kunden. o Einzugsermächtigungen liegen schriftlich vor. o Benachrichtigung der Kunden über die Wandlung Wir verwenden Ihre uns vorliegende Einzugsermächtigung ab (Umstellungszeitpunkt) als SEPA Mandat. Unsere Gläubiger-ID für den Lastschrifteinzug lautet DExxxxxxxx. Als Mandatsreferenz verwenden wir Ihre Kundennummer

4 Neue SEPA-Mandate einholen Verwenden Sie ab dem Umstellungszeitpunkt nur noch SEPA-Mandate. Diese sind für alle neuen Kunden und auch für jene notwendig, welche nicht umgewandelt werden konnten, weil die Einzugsermächtigungen nicht schriftlich vorlagen. o Neue Formulare sind im Einsatz Aufbewahrung der Mandate Sie müssen im Streitfall in der Lage sein, die unterschriebenen SEPA-Mandate im Original vorzulegen. Bewahren Sie die Formulare mindestens 13 Monate nach dem letzten Einzug auf. Beachten Sie, dass ein Mandat seine Gültigkeit verliert, wenn es 36 Monate nicht genutzt wird. Rechnungs-/ Beitragseinzug per Lastschrift Vorabinformation über den Lastschrifteinzug Nach SEPA-Standard sind Sie verpflichtet, Ihre Kunden/ Mitglieder mit einem Vorlauf von mindestens 14 Tagen vor dem Fälligkeitstermin über die Belastung zu informieren. Eine kürzere Vorlauffrist kann mit Ihren Kunden beispielsweise im Mandat, oder aber in Ihrer Rechnung vereinbart werden. Wir ziehen ( ) jährlich zum 1. Montag im März ein. Fällt dieser nicht auf einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar darauffolgenden Bankarbeitstag. o Kürzere Vorlauffrist? o Vorabinformation geregelt o Mandat oder Vertrag wurde um Vorabinformation ergänzt Einreichung / Vorlauffristen SEPA-Lastschriften müssen mit einer Vorlauffrist eingereicht werden. Diese beträgt vom Fälligkeitsdatum gerechnet: Bei Erst- und Einmallastschriften (Auch bei Änderung IIIKontoverbindung des Zahlungspflichtigen) spätestens 6 Geschäftstage bis 15 Uhr Bei Folgelastschriften spätestens 3 Geschäftstage bis 15 Uhr Achtung! Gemeint ist die Erst- oder Folgelastschrift bei Ihrem Kunden, bei dem auf Basis des vereinbarten Mandats eine SEPA-Lastschrift eingezogen wird. Wichtig: Ab November 2013 wird eine EIL-Lastschrift für SEPA eingeführt. Für alle in Deutschland geführten Konten können mit einem Vorlauf von 2 Bankarbeitstagen bis 15 Uhr vor Lastschriftfälligkeit entsprechende Lastschriften eingereicht werden. Eine neue Vereinbarung zum Einzug von Forderungen durch Lastschriften ist hierzu notwendig. o Zeitvorlauf eingeplant

5 Rücklastschrift mangels Deckung / erneute Einreichung In der Praxis wird es trotz Vorabankündigung wieder zu Rücklastschriften kommen. Sie werden vermutlich nach Rücksprache mit Ihrem Kunden den Betrag erneut einziehen. Bitte beachten Sie, dass auch hier eine neue Vorabankündigung erfolgen muss und die zuvor genannten Fristen (14 Tage oder die kürzere Vorlauffrist, sowie die Einreichungsfrist) gelten.

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