PRAKTIKUMSBERICHT. Archiv in der Abteilung Öffentlichkeitsarbeit von KölnMusik GmbH. Foto: KölnMusik/Jörg Hejkal

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1 PRAKTIKUMSBERICHT Foto: KölnMusik/Jörg Hejkal Archiv in der Abteilung Öffentlichkeitsarbeit von KölnMusik GmbH KölnMusik GmbH Bischofgartenstrasse Köln, Deutschland Praktikantin: Sarah Amsler Praktikumsverantwortliche: Wiss. Dok. Eva Schütz M. A.

2 INHALTSVERZEICHNIS Teil A S. 2 Beschreibung der KölnMusik S. 2 Beschreibung der IuD Stelle S. 3 Beschreibung der Tätigkeiten S. 3 CDs und Notenpartituren S. 3 Fotos S. 4 Bibliothek S. 4 Spezielle Aufträge S. 4 Arbeitsklima S. 5 Teil B S. 6 Zielvereinbarungen des Praktikums S. 6 Sacherschließung S. 6 Arbeitsinstrumente aus der Referenzbibliothek S. 6 Erstellung von inhaltlichen Erschließungssystemen S. 6 Zusammenstellen von Dokumenten für Beantwortung spezifischer Fragen S. 6 Koordination der eigenen Aktivitäten mit denjenigen des Teams S. 6 Aktualisierung der Website S. 6 Persönliche Zielsetzungen S. 7 Arbeit in einem Kulturbereich S. 7 Vorschritte der deutschen Sprache S. 7 Die vorherigen beruflichen Erfahrungen ergänzen S. 7 Anwendung der Theorie, die im Laufe des Studiums gesehen wurde S. 7 In Bezug zum Unterricht der beiden ersten Studienjahren S. 7 TEIL A Beschreibung der KölnMusik GmbH Die Mitarbeiter von der KölnMusik, unter Leitung von Intendant Louwrens Langevoort, kümmern sich darum, dass Konzerte während dem ganzen Jahr in der Kölner Philharmonie stattfinden. Die KölnMusik beschäftigt sich nicht nur mit der Programmierung der Konzerte, sondern auch mit allem, was zur Bewerbung und Vermarktung der Konzerte nötig ist, so wie Kartenkauf oder Pausengestaltung 1. In diesem Bereich wird alles übernommen, was den Kontakt mit dem Publikum betrifft, und es werden sämtliche Publikationen der Kölner Philharmonie erstellt. Ich habe mein Praktikum im Archiv der Abteilung Öffentlichkeitsarbeit durchgeführt. Dieser Bereich zählt 8 fixe Angestellte. In diesem Bereich wird alles übernommen, was den Kontakt mit dem Publikum betrifft. Dort werden verschiedene Tätigkeiten gemacht, wie z. B. Redaktion von Programmhefte, die in 1 Homepage der Kölner Philharmonie unter Sarah Amsler 2/5

3 das Konzert einleiten, und Sonderpublikationen, Erstellung von Plakaten von Grafikern, Pflege und Aktualisierung der Internetseite, Zusammenarbeit mit Schulen, Organisation von besonderen Veranstaltungen wie der Tag der Offenen Tür oder der Jugendtag. Beschreibung der IuD Stelle Das Archiv der Öffentlcihkeitsarbeit hat zwei Funktionen, eine Funktion «Archivierung» und eine Funktion «Dienstleistung». Die Materialen werden archiviert um einerseits die Aktivitäten der Philharmonie zu beweisen und anderseits um die zukünftige Arbeit der Mitarbeiter zu erlauben. So werden im Archiv alle Programmhefte und Sonderhefte, sowie Plakate, die im Bereich Öffentlichkeitsarbeit entstanden sind aufbewahrt. Dazu werden auch verschiedene Artikel, die in den lokalen Zeitungen erschienen sind, in einer internen Datenbank erschlossen. Die anderen Materialen, die aufgehalten werden, gelten mehr als Arbeitsmaterialen. Sie werden aufbewahrt, um die Arbeit, die sich in der Öffentlichkeitsarbeit macht, zu unterstützen. So enthält das Archiv eine große Sammlung von Fotos von Künstler, die in der Kölner Philharmonie aufgetreten sind oder von besonderen Anlässe, die die Aktivität der Philharmonie dokumentieren. Der größte Teil steht auf Papier, aber seit 2005 werden alle digitalen Fotos in einer bestimmten Datenbank erfasst. Dazu werden auch Notenpartituren und CDs archiviert. Eine kleine Bibliothek mit verschiedenen Büchern zum Thema «Musik» steht auch zur Verfügung der Mitarbeiter. Daneben werden auch an diesem Ort Recherchen gemacht, besonders Recherchen von Fotos. Dafür wird auch in externen Fotodatenbanken zugegriffen. Eine Person ist für dieses Archiv tätig. Diese IuD Stelle dient zuerst einem internen Zweck, und zwar den Mitarbeiter des Bereichs Öffentlichkeitsarbeit, die Materialien benötigen, um Publikationen zu erstellen. Dann können die Materialen auch für Mitarbeiter von anderen Abteilungen genutzt, wie z. B. für die Programmgestaltung der Konzerte. Die verschiedene Sachen können auch für eine Ausstellung in der Philharmonie gefragt werden oder noch für die Erstellung eines Filmes. Beschreibung der Tätigkeiten Während dem Praktikum hatte ich die Möglichkeit, mir mit verschiedenen Tätigkeiten zu vertrauen, sowie mit unterschiedenen Trägern. CDs und Notenpartituren Den größten Teil des Praktikums habe ich mit der Erfassung von CDs verbracht. So musste ich die Werke, die auf einer CD gespielt sind, identifizieren und sie in einer Access Datenbank eintragen. Um diese Werke richtig zu identifizieren musste ich anhand verschiedener Werkverzeichnisse von Komponisten und Musik Nachschlagewerken arbeiten, wie Die Musik in Geschichte und Gegenwart 2 oder The New Grove Dictionary of Music and Musicians 3. Diese waren in 2 Die Musik in Geschichte und Gegenwart, 2. völlig neu bearbeitete Ausgabe, Bärenreiter-Metzgler 3 The New Grove Dictionary of Music and Musicians, second edition, edited by Stanley Sadie and John Tyrell, Sarah Amsler 3/5

4 Papierform zu Verfügung gestellt oder elektronisch 4. Im Fall es nicht möglich war, das Werk mit den verfügbaren Materialen zu identifizieren, war es nötig, eine kleine Recherche im Internet durchzuführen. Die Notenpartituren werden auch einfach in einer Access Datenbank erfasst. Die Nachschlagewerke für die Erschließung sind die selben als die für die CDs. Fotos Der Fotobestand wird sehr häufig genutzt. Die Papierfotos liegen in Schränken und folgen eine grobe Systematik, wie Person oder Gruppe, Veranstaltung oder Motiv. So musste ich einerseits die Fotos auf Papier nach Gebrauch wieder in den Schränken sortieren. Anderseits musste ich auch Fotos recherchieren und den Kunden zu Verfügung stellen. Heute werden die Fotos fast nur noch digital behalten, anhand eines speziellen Programms, das Köbis genannt ist. So habe ich mich auch mit der Eintragung der Fotos in das Programm gekümmert. Für jedes Foto mussten Felder ausgefüllt werden, wie z. B. der Name des Fotografs, Titel des Fotos, Rechte, und Beschreibung. Die Beschreibung sollte so präzis und relevant wie möglich gemacht sein, so dass bei der Suche die relevanten Fotos angezeigt werden. In dieser elektronischen Datenbank werden nicht nur die Fotos aufbewahrt, die in der Kölner Philharmonie entstanden sind, sondern auch die, die von den Künstleragenturen geschickt sind. Einige Fotos werden auch in externen Fotoagenturen recherchiert und gekauft. So konnte ich auch einmal zu einer solchen Recherche teilnehmen. Bibliothek Seit 20 Jahren werden auch Bücher und Broschüren gesammelt. Heute sind es im Ganzen ungefähr 800 Dokumente. In dieser Sammlung ist weiße Literatur vorhanden, aber die meiste Dokumente stammen aus graue Literatur. Im Moment sind diese Bücher nach drei Kriterien geordnet, nach Komponisten, der im Buch behandelt wird, nach Interpreten, oder nach Thematik. Diese sind noch nicht in einem Programm erschlossen. So war ich zuständig, ein Konzept für eine Errichtung der Bibliothek nachzudenken. Verschiedene Sachen sind in Frage gekommen. Einerseits musste ich den Bestand evaluieren, um zu wissen, ob einige Dokumente von der Bibliothek weggenommen sein konnten. Dann musste ich einen Vorschlag zur Ordnung der physischen Bücher in der Bibliothek vorstellen und nach einer Systematik nachdenken. Dazu musste ich auch noch eine Produktrecherche auf dem Internet durchführen, um einige Bibliothekssoftware vorschlagen, die zur Erfassung der Bücher diente. Mehrere Anforderungen waren für dieses Programm nötig: es musste kostenfrei sein, nicht zu kompliziert zum brauchen und installieren und eine Funktion «Suche» vorhanden haben. Meine Arbeit bestand nur in grundlegende Überlegungen, die in einem Dokument aufgeschrieben wurden. Einen Wahl für eine Software wurde noch nicht betroffen und die ganze Erschließung ist noch zu machen. Spezielle Aufträge Neben diese wie oben beschriebene Haupttätigkeiten wurden mir noch anderen Aktivitäten beauftragt, wie z. B. die Ergänzung der Homepage der Kölner Philharmonie mit neuen Informationen, Recherche von Materialen (Fotos, Plakate und Programmhefte) für eine Grove Music Online unter Sarah Amsler 4/5

5 Ausstellung, Recherche von Artikeln zu einem bestimmten Thema im internen elektronischen Pressearchiv. Daneben konnte ich auch noch an einem Sonntag zum Tag der offenen Tür teilnehmen, wo ich für verschiedene Tätigkeiten helfen konnte (Ankleben und Abkleben der Plakaten, Präsenz am Glücksrad). Arbeitsklima Der kleine Arbeitsteam der Öffentlichkeitsarbeit hat mich gut empfangen. Alle waren sehr nett zu mir. Besonders meine Praktikumsverantwortliche verwendete viele Zeit, um mir neue Sachen zu erklären. Ich hatte immer die Gelegenheit Fragen zu stellen, wenn ich etwas wissen wollte. Sarah Amsler 5/5