Belegung von Veranstaltungen (Stand )

Transkript

1 Belegung von Veranstaltungen (Stand ) Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 1 Belegungsvereinbarung... 2 Erforderliche Angaben für eine Belegung... 2 Maximale Teilnehmerzahl und Belegpflicht in Campus... 3 Veranstaltungstermin... 4 Belegungsfrist... 4 Beleg-Zuordnung bei Belegungen mit Prioritätenvergabe... 5 Keine Zulassungen vor Ablauf der Belegungsfrist!... 6 Keine laufenden Verfahren einfach abbrechen!... 7 Probleme, Fragen?... 7 Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme Campus@verwaltung.uni-tuebingen.de 1

2 Belegungsvereinbarung Bevor eine Belegung von Veranstaltungen über das Campus-Portal durchgeführt werden kann, muss zunächst aus einer Vielzahl von unterschiedlichen Verfahren das passende gefunden und mit dem Campus-Team abgesprochen werden. Jedes Verfahren wird dann individuell für den jeweiligen Bereich eingerichtet. Erforderliche Angaben für eine Belegung Für eine Belegung von Veranstaltungen über das Campus-Portal müssen bei den Veranstaltungen folgende Einträge gemacht werden: Maximale Teilnehmerzahl (zwingend bei automatisierter Vergabe) Belegpflicht in Campus Veranstaltungstermin Belegungsfrist Beleg-Zuordnung (nur bei Belegungen mit Prioritätenvergabe) Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme Campus@verwaltung.uni-tuebingen.de 2

3 Maximale Teilnehmerzahl und Belegpflicht in Campus Abb. 1: Optionen Maximale Teilnehmerzahl und Belegpflicht in Campus In die Hauptmaske tragen Sie die maximale Teilnehmerzahl (1) der Veranstaltung ein. Diese Angabe ist zwingend erforderlich, sofern eine automatisierte Vergabe vereinbart wurde. Zudem ist die Angabe grundsätzlich sinnvoll, da sie den Studierenden bei der Belegung anzeigt, wie viele Anmeldungen und/oder Zulassungen es bereits gibt und welche maximale Teilnehmerzahl für die Veranstaltung festgelegt wurde. Wählen Sie in der DropDown-Box die Option Belegpflicht in Campus (2) und speichern Sie Ihre Angaben. Hinweis für kopierte Veranstaltungen Beim Kopieren einer Veranstaltung aus einem vorhergehenden Semester in das aktuell zu bearbeitende Semester innerhalb des Kopier-Zeitraums wird die Belegpflicht in Campus ebenfalls mit kopiert. Falls für das aktuell zu bearbeitende Semester jedoch keine Belegpflicht über Campus erfolgen soll, muss die Option keine Belegung in Campus gewählt und gespeichert werden, nachdem die gegebenenfalls vorhandene Beleg- Zuordnung gelöscht wurde (siehe hierzu Abschnitt Beleg-Zuordnung bei Belegungen mit Prioritätenvergabe). Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme Campus@verwaltung.uni-tuebingen.de 3

4 Veranstaltungstermin Abb. 2: Veranstaltungstermin Damit eine Veranstaltungsbelegung im Campus-Portal möglich ist, muss bei der Veranstaltung ein Termin eingetragen sein. Steht der endgültige Termin der Veranstaltung zum Zeitpunkt der Belegung noch nicht fest, muss ein entsprechend gekennzeichneter vorläufiger Termin oder ein Termin zur Vorbesprechung eingetragen sein. Belegungsfrist Abb. 3: Belegungsfrist Sobald die Belegpflicht in Campus bei einer Veranstaltung gesetzt und gespeichert wurde, erscheint eine weitere Reiter-Gruppierung (1). Wechseln Sie zu dieser Reiter-Gruppierung, Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme Campus@verwaltung.uni-tuebingen.de 4

5 indem Sie auf die Nummer 5 klicken und dann auf den Reiter Belegungsfrist (2). Wählen Sie aus der DropDown-Box die gewünschte Belegungsfrist (3) für die Veranstaltung aus und speichern Sie Ihre Angaben (4). Belegungsfristen müssen jedes Semester neu festgelegt und vom Campus-Team entsprechend eingerichtet werden. Bitte teilen Sie Ihre gewünschten Belegungsfristen rechtzeitig per an campus@verwaltung.uni-tuebingen.de mit. Die maximalen Zeiträume für die Belegungsfristen und der Termin, bis wann die Fristen gemeldet werden müssen, werden Ihnen rechtzeitig im Campus-Newsletter mitgeteilt. In der DropDown-Box werden Ihnen nur die Belegungsfristen zur Auswahl angeboten, die für Ihre Einrichtung festgelegt und eingerichtet wurden. Bitte verwenden Sie niemals die Fristen anderer Einrichtungen. Bei einfachen Belegungsverfahren ohne Prioritätenvergabe haben Sie mit diesem Schritt alle erforderlichen Angaben für die Veranstaltung gemacht. Hinweis für kopierte Veranstaltungen Beim Kopieren einer Veranstaltung aus einem vorhergehenden Semester in das aktuell zu bearbeitende Semester innerhalb des Kopier-Zeitraums wird die Belegungsfrist nicht mit kopiert. Da die Belegungsfrist semesterabhängig ist, muss sie immer neu zugeordnet werden. Beleg-Zuordnung bei Belegungen mit Prioritätenvergabe Abb. 4: Beleg-Zuordnung Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme Campus@verwaltung.uni-tuebingen.de 5

6 Für eine Belegung, bei der Studierende Veranstaltungen einer Veranstaltungsgruppe mit verschiedenen Prioritäten belegen können, müssen die entsprechenden Veranstaltungen zu einer Veranstaltungsgruppe (beispielsweise alle Hauptseminare oder alle Veranstaltungen von Modul B 4,1) zusammengefasst werden. Dies geschieht dadurch, dass allen Veranstaltungen einer Veranstaltungsgruppe die gleiche, wie zuvor mit dem Campus-Team abgesprochene Beleg-Zuordnung zugewiesen wird. In der DropDown-Box werden Ihnen nur die Beleg-Zuordnungen zur Auswahl angeboten, die mit Ihrer Einrichtung vereinbart und für Sie eingerichtet wurden. Diese Beleg-Zuordnung legt unter anderem auch die mögliche Anzahl der zu vergebenden Prioritäten fest. Klicken Sie auf den Reiter Beleg-Zuordnung (1) und wählen Sie aus der DropDown-Box die gewünschte Beleg-Zuordnung (2). Speichern (3) Sie Ihre Angaben. Hinweis für kopierte Veranstaltungen Beim Kopieren einer Veranstaltung aus einem vorhergehenden Semester in das aktuell zu bearbeitende Semester innerhalb des Kopier-Zeitraums wird die Beleg-Zuordnung ebenfalls mit kopiert. Falls für das aktuell zu bearbeitende Semester jedoch eine andere Beleg- Zuordnung oder keine erforderlich ist, muss die vorhandene Beleg-Zuordnung zunächst gelöscht werden. Anschließend steht die DropDown-Box für die Auswahl der Beleg- Zuordnung wieder zur Verfügung und kann bei Bedarf neu gesetzt werden. Keine Zulassungen vor Ablauf der Belegungsfrist! Bitte setzen Sie Studierende während einer aktuell laufenden Belegungsfrist nur in Ausnahmefällen auf zugelassen. Ansonsten entsteht bei den Studierenden der Eindruck, eine Vergabe würde nach dem Windhund-Prinzip (also wer sich zuerst anmeldet, bekommt zuerst einen Platz) erfolgen. Diese Vergabeart ist durch Beschluss des Rektors nicht zugelassen. Für das Problem mehr Interessenten als Plätze gibt es bessere Lösungsmöglichkeiten! Falls Sie in Ausnahmefällen Teilnehmer vorab zulassen, jedoch eine automatisierte Vergabe vereinbart wurde, informieren Sie bitte das Campus-Team darüber. Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme Campus@verwaltung.uni-tuebingen.de 6

7 Keine laufenden Verfahren abbrechen! Für den Fall, dass eine Veranstaltung aus einem laufenden Belegungsverfahren entfernt werden muss, weil sie beispielsweise nicht stattfindet oder einem anderen Verfahren zugeordnet werden soll, führen Sie bitte folgende Schritte in der angegebenen Reihenfolge durch: 1) Erstellen Sie über Beleginformationen eine Liste mit den adressen der schon angemeldeten Studierenden und speichern Sie diese ab. (Nach Schritt zwei können Sie diese Liste nicht mehr erstellen!) 2) Stornieren Sie die Anmeldungen der Studierenden. 3) Löschen Sie die Belegzuordnung sowie die Belegungsfrist und entfernen Sie dann die Belegpflicht in Campus. 4) Schreiben Sie die Betroffenen ( adressen aus Schritt 1) an und informieren Sie sie über die Änderung und die Gründe dafür. Weisen Sie die Studierenden auch darauf hin, dass sie ihre frei gewordene Priorität nun in einem anderen Kurs setzen können. Probleme, Fragen? Bei Problemen wenden Sie sich bitte mit einer möglichst genauen Problembeschreibung (was haben Sie wann probiert und welcher Fehler trat auf) an das Campus-Team des ZDV unter der adresse Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme Campus@verwaltung.uni-tuebingen.de 7