Rechtliche und finanzielle Aspekte eines EU- Antrags. Informationsveranstaltung zur Antragstellung in Horizont 2020

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1 Rechtliche und finanzielle Aspekte eines EU- Antrags Informationsveranstaltung zur Antragstellung in Horizont 2020 Bastian Raue EU-Büro des BMBF, NKS Recht und Finanzen Bonn, 03. April 2014

2 Überblick Recht Beteiligungsregeln & Teilnahmevoraussetzung Rechtlicher Rahmen Finanzen Model Grant Agreement & Konsortialertrag Finanzmanagement & Zahlungsmodalitäten Finanzielle Regelungen Budgetplanung (Annex II) Berichtswesen / Projektauditierung Finanzbericht (Annex IV)

3 Beteiligungsregeln & Teilnahmevoraussetzungen

4 Beteiligungsregeln Mindestteilnahmevoraussetzungen: drei voneinander unabhängige Einrichtungen aus drei unterschiedlichen EU-Mitgliedsstaaten oder assoziierten Staaten Ausnahmen : Ausschreibungen des Europäischen Forschungsrats (ERC) In im Arbeitsprogramm festgelegten und begründeten Fällen Koordinierungs- und Unterstützungsmaßnahmen (CSA) Maßnahmen der Kofinanzierung von Programmen Instrument zur Förderung kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU), sofern der europäische Mehrwert gegeben ist Marie Skłodowska-Curie-Maßnahmen (teilweise)

5 Teilnahmevoraussetzungen - Rechtsperson Voraussetzung gemäß Art Beteiligungsregeln (H2020): Natürliche Personen Juristische Personen (privat- und öffentlich-rechtliche) sofern Gründung nach - an ihrem Sitz geltenden innerstaatlichen Recht, - Gemeinschaftsrecht oder - internationalem Recht erfolgt ist Institute der Gemeinsamen Forschungsstelle (GFS) der EU Internationale Organisationen von europäischem Interesse (Bsp. CERN)

6 Teilnahmevoraussetzungen - Unabhängigkeit Unabhängigkeit der Teilnehmer nach Art. 7 Beteiligungsregeln (H2020) Keine Kontrolle des einen durch den anderen bzw. durch denselben Dritten Bemessung der Kontrolle nach Entscheidungsgewalt Beteiligung mit mehr als 50% am Gesellschaftskapital De-facto oder de-jure Besitz der Entscheidungsbefugnis Ausnahmen dieselbe öffentliche Beteiligungsgesellschaft (z. B. Stadtwerke, Ausgründungen etc. ) ein öffentlicher Eigentümer/ Aufsicht

7 Teilnahmevoraussetzungen - Förderfähige Staaten EU-28 Staaten und Assoziierte Staaten, (voraussichtlich): Albanien Bosnien und Herzegowina Färöer-Inseln Island Israel Mazedonien (EJR) Montenegro Norwegen Republik Moldau Serbien Türkei Nicht mehr: Liechtenstein Noch offen: Schweiz (z.z. Drittstaat 3/2014), Armenien

8 Teilnahmevoraussetzungen - Förderfähige Staaten Generelle Förderung: 28 EU-Mitgliedsstaaten (inkl. Kroatien) Assoziierte Staaten (z.b. EU-Beitrittskandidaten, EFTA etc., Verhandlungen laufen noch) Drittstaaten (Entwicklungsländer) Internationale Europäische Interessensvertretungen Finanzierung nur in Ausnahmefällen (z.b. für Projektdurchführung von wesentlicher Bedeutung, bilaterales wissenschaftlich-technisches Abkommen, in der Ausschreibung vorgesehen) Industrie- und Schwellenländer, wie z.b. USA, Brasilien, Russland, Indien, China, Mexiko Auswahlkriterium: Pro-Kopf-BNE um Kriterium des Gesamt- BIP ergänzt

9 Rechtlicher Rahmen

10 Rechtlicher Rahmen Hierarchie der Dokumente Vertrag von Lissabon Rahmenprogramm (VO) Beteiligungsregeln (VO) Haushaltsordnung (VO) Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement) Konsortialvertrag (Consortium Agreement) Kommentierte Dokumente (Annotated Documents) und Leitfäden

11 Partner Partner Partner Partner Partner Koordinator Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement) Außenverhältnis Konsortium-Kommission

12 Finanzhilfevereinbarung - Bestandteile Kernvereinbarung Allgemeine Geschäftsbedingungen (rechtliche und finanzielle Regelungen) Anlagen: Annex I Projektbeschreibung Annex II Veranschlagtes Projektbudget Annex III Beitritt der Partner zum Vertrag [optional 3a und 3b] Annex IV Finanzbericht ( Financial Statement ) Annex V Prüfbescheinigung ( Certificate on the financial statements ) Annex VI Methodenzertifikat ( Certificate on the methodology )

13 Partner Partner Koordinator Partner Partner Partner Konsortialvertrag (Consortium Agreement) Innenverhältnis Konsortium

14 Konsortialvertrag (KV) (Artikel 41.3 GA) Abschluss des KV zwingend Ausnahme: anderslautende Bestimmung in der Ausschreibung Privatrechtliche Vereinbarung zwischen Konsortialpartnern Inhalt bestimmbar durch Partner, keine Kontrolle durch KOM Rechtliche Regelung des Innenverhältnis des Konsortiums Musterkonsortialvertrag: z.b. DESCA Unter version-1/#c170 ist der Vergleich DESCA DESCA H2020 dargestellt

15 DESCA- Musterkonsortialvertragsmodell Allgemeine Struktur Liability Decision making Responsibilities Consortium Bodies Budgeting Payments Dissemination Access Rights FINANCE IPR

16 Finanzmanagement und Zahlungsmodalitäten

17 Finanzmanagement Vorrang europäischer Regelungen bei gleichzeitiger Gültigkeit der internen Buchführungsregeln Finanzhilfevereinbarung und Konsortialvertrag dürfen sich nicht widersprechen Budget der Partner und Auszahlungsmodalitäten müssen im Konsortialvertrag eindeutig geregelt sein Abweichungen von der Finanzhilfevereinbarung müssen von der Europäischen Kommission schriftlich genehmigt werden

18 Finanzmanagement Richtlinien und Leitfäden bereits in Antragsphase nutzen frühzeitige Einbindung von Finanzabteilungen, Verwaltungen, Drittmittelstellen, Auditoren in die Projektplanung rechtzeitige Klärung der Erstattungsfähigkeit sämtlicher Kosten Identifizierung der Personalkostensätze Klärung der internen Abschreibungsregeln Festlegung der Methode zur Berechnung indirekter Kosten in Zweifelsfällen Rücksprache mit NKS Recht und Finanzen oder mit der Europäischen Kommission

19 Umgang mit der Europäischen Kommission Regelwerk der EU ernst nehmen project officer / financial officer frühzeitig kontaktieren, z. B. in Zweifelsfällen nicht alle Fälle sind im Regelwerk eindeutig festgelegt Kommission hat breiten Ermessensspielraum Abrechnungsfehler können zu erheblichen Rückzahlungen führen jederzeit mit kurzfristigen Audits rechnen

20 Fördergrundsätze Grundsätze der EU-Haushaltsordnung (Artikel 125 EU-HHO): - Gebot der Kofinanzierung - Transparenz - Gewinnerzielungsverbot (kein Profit) - keine Doppelfinanzierung Einrichtungen müssen gewissen Eigenanteil in die Projekte einbringen Europäische Kommission fördert nur anteilig durch festgelegte Förderquoten pro Projekt Erstattung auf Basis tatsächlicher Kosten wie bisher

21 Förderquoten Einheitliche Förderquote pro Maßnahme: Grundsätzlich: 100% der erstattungsfähigen (direkte und indirekte) Kosten Marktnahe Vorhaben ( innovation actions ): 70% der erstattungsfähigen (direkte und indirekte) Kosten Ausnahme: Gemeinnützige (non-profit) Einrichtungen in allen Projekten 100% Indirekten Kosten: einheitliche Pauschale von 25% der direkten erstattungsfähigen Kosten Keine Möglichkeit der Erstattung tatsächlicher indirekter Kosten

22 Erstattungs-fähige Kosten Kostenrechnungsmodelle 7. FRP 125% 100% 87,5% 25% Horizont % 87,5% 17,5% 70% 120% 45% 75% 120% 100% 75% Forschungs- und Innovationsmaßnahmen, Ausnahme für Non-Profit Einrichtungen Innovationsmaßnahmen (marktnahe Aktivitäten) Zum Vergleich: F&E-Tätigkeiten/KMU im 7. FRP (100% förderfähige Kosten +25% Pauschale) x100% Förderquote = 125% Erstattung (100% förderfähige Kosten +25% Pauschale) x70% Förderquote = 87,5% Erstattung (100% förderfähige Kosten +60% Pauschale) x75% Förderquote = 120% Erstattung

23 Zahlungsmodalitäten Payment Modalities Zahlung der Gelder von KOM an Koordinator Koordinator leitet Geld unmittelbar an die Partner weiter Auszahlung der Vorfinanzierung innerhalb von 30 Tagen nach Inkrafttreten der Finanzhilfevereinbarung Auszahlungen aller weiteren Zwischenzahlungen spätestens 90 Tage nach Eingang der Berichte Konsortium hat Autonomie bei Verwaltung der Gelder Budgetschiebung zwischen Aktivitäten, Kostenkategorien und Partnern möglich ggf. ist Vertragsänderung erforderlich

24 Finanzielle Regelungen

25 Förderfähige / nicht förderfähige Kosten (Artikel 6 der Finanzhilfevereinbarung (GA)) Positive Definition Negative Definition tatsächliche Kosten Mehrwertsteuer während Projektlaufzeit entstanden (Ausnahme: Kosten für Endberichte) gemäß den üblichen Buchführungs- und Managementpraktiken des Zuwendungsempfängers ermittelt und nachweisbar allein für die Erfüllung der Projektziele nach Annex I verwendet in Büchern der Zuwendungsempfänger erfasst im Gesamtbudget nach Annex I angegeben Einhaltung der Grundprinzipien der Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Effektivität Abzugsfähige Steuern (Mehrwertsteuer bei vorsteuerabzugsberechtigten Untern.) Abgaben auf importierte Posten (Zölle) Schulden und geschuldete Zinsen oder Rückstellungen für mögliche zukünftige Verluste Wechselkurs- und Umtauschverluste Kosten, die durch andere Gemeinschaftsprojekte abgedeckt oder in anderen Projekten angefallen sind Kosten für Schuldendienste Bankkosten (für Überweisungen von der KOM an den Koordinator) überteuerte oder wirtschaftlich nicht vertretbare Ausgaben

26 Direkte Kosten (Artikel 6.1 GA) können unmittelbar dem Projekt zugerechnet werden sind im Einklang mit den internen Buchführungsgrundsätzen des Zuwendungsempfängers entstanden und nachweisbar Beispiele für direkte Projektkosten: Personalkosten (personnel costs) Unteraufträge (subcontracting) Reisekosten (travel cost) Verbrauchsmaterial (consumables) Investitionen/Geräte (equipment)

27 Personalkosten (Artikel 6.2.A GA) direkte Anstellung beim Zuwendungsempfänger nach nationalem Recht (temporär oder dauerhaft) Tätigkeitsausübung unter der alleinigen Aufsicht und in Verantwortung des Zuwendungsempfängers Vergütung muss den üblichen Praktiken des Zuwendungsempfängers entsprechen nur die tatsächlichen produktiven direkt für das Projekt gearbeitete Stunden sind erstattungsfähig Berechnung des Stundensatzes: Stundensatz = tatsächliche Personalkosten Produktivstunden pro Jahr

28 Personalkosten - Produktivstunden Berechnung der jährlichen Produktivstunden: 1720 Stunden ( 1720 fixed hours ) tatsächliche individuelle Stundenzahl pro Beschäftigten nach Abzug von Urlaub, Krankheit und anderen Freistellungen ( individual annual productive hours ) oder Standardanzahl ( standard annual productive hours ) einer Einrichtung wenn sie mit tatsächlichen Produktivstunden weitgehend übereinstimmt durch Zeiterfassung der tatsächlichen individuellen Produktivstunden belegt werden kann sie nicht höher ist als 90% der Standardjahresarbeitstunden keine Abrechnung von mehr Stunden, als die Stundenzahl, die der Berechnung des Stundensatzes zu Grunde liegt

29 Personalkosten - Produktivstunden Personalkosten-Durchschnittssätze ( unit costs ) Berechnung der jährlichen Produktivstunden: entsprechen den üblichen Managementpraktiken, nationalen, tariflichen bzw. vertraglichen Vereinbarungen basieren auf auditierbaren Daten tatsächliche produktive Stunden oder Standardstundenzahl je nach intern üblicher Praxis Methodenzertifikate können weiterhin auf freiwilliger Basis beantragt werden

30 Personalkosten - Zeiterfassung Zeiterfassung: Projektarbeitsstunden und alle sonstigen produktiven Stunden müssen durch Zeiterfassungssystem belegt werden System muss Abgleich sämtlicher Projektarbeitsstunden ermöglichen, wenn Personal an mehreren Projekten im gleichen Zeitraum arbeitet Schätzungen der Projektarbeitsstunden (sowie der Personalkosten) sind nicht ausreichend Stundenzettel sind nicht obligatorisch, elektronische Zeiterfassung ist auch möglich Zeiterfassungssystem muss Aktivitäten ausweisen Bezug zu den Aufgaben/Arbeitspakten sinnvoll In H2020 besteht keine Notwendigkeit Stundenzettel zu führen, falls die Arbeitszeit zu 100% dem Projekt zuzuordnen ist

31 Indirekte Kosten (Artikel 6.2.E GA) auch Overhead oder Gemeinkosten genannt können nicht direkt dem Projekt zugeordnet werden Kosten sind aber in unmittelbaren Zusammenhang mit den erstattungsfähigen direkten Projektkosten entstanden können im Einklang mit dem Buchhaltungssystem des Zuwendungsempfänger festgestellt und begründet werden Beispiele: Miete, Strom, Heizung, Büromaterial, Büroausstattung, Telefon, Porto, Druck- und Kopierkosten Strukturelle- und Betreuungskosten (z.b. Verwaltung, technisches Personal) Indirekten Kosten werden für alle Teilnehmer durch eine Pauschale in Höhe von 25% der direkten förderfähigen Kosten erstattet

32

33 Berichtswesen / Projektauditierung

34 Berichtswesen (Artikel 20 GA) alle Berichte werden über den Koordinator bei der Europäischen Kommission eingereicht periodische Berichte bzw. Abschlussbericht müssen innerhalb von 60 Tagen nach Ende einer Berichtsperiode bzw. Projektende eingereicht werden

35 Finanzbericht Financial Statement (Annex IV) Financial Statement wird von jedem Zuwendungsempfänger erstellt In H2020 elektronische Einreichung über das Participant Portal durch den Financial Statement Authorised Signatory (FSIGN) FSIGN für Finanzhilfevereinbarung verpflichtend Summary Financial Report wird automatisch erstellt

36 Finanzbericht Annex IV

37 Projektauditierung First-Level-Audit Erstellen der Prüfbescheinigung durch Auditoren / Innenrevision des Zuwendungsempfängers Second-Level-Audits Externe Audits durch die Europäische Kommission Kommission prüft durch eigene Mitarbeiter und durch externe Wirtschaftsprüfer Third-Level-Audits Überprüfung der Arbeit der Europäischen Kommission durch den Europäischen Rechnungshof, OLAF etc.

38 Prüfbescheinigung - Certificates on the Financial Statements (CFS) (Artikel 20.4 GA & Annex V) Bestätigung, dass alle abgerechneten Kosten und Einnahmen den Anforderungen der Finanzhilfevereinbarung entsprechen wird in H2020 einmalig am Ende des Projekts fällig, sobald ein Zuwendungsbetrag von erreicht bzw. überschritten wird maßgeblich sind nur in Annex IV geltend gemachten Zuwendungen unter Zuwendungsbetrag auch keine Prüfbescheinigung bei Projektabschluss notwendig keine Prüfbescheinigung für Flat Rates

39 NATIONALE KONTAKTSTELLE RECHT & FINANZEN Finanzielle Fragen ALEXANDRA BURGHOLZ LIANE LEWERENTZ BASTIAN RAUE ANIKA WERK Rechtliche Fragen Tel.: Tel.: Tel.: Tel.: NICOLE SCHRÖDER ALEXANDRA BURGHOLZ LIANE LEWERENTZ Erstinformationen Recht & Finanzen Tel.: Tel.: Tel.: MONIKA SCHULER Tel.: Internet:

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