So stellen Sie Ihr gastronovi Kassensystem RKSV-konform ein

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1 So stellen Sie Ihr gastronovi Kassensystem RKSV-konform ein Ab dem 1. April muss die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) angewendet werden, deswegen blenden wir ab diesem Zeitpunkt folgende Fehlermeldung ein, falls kein notwendiges Zertifikat eingerichtet wurde. Im folgenden erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre gastronovi Kasse bereits vorab, ab dem , RKSV-konform einstellen können. Die RKSV-Konformität Ihrer gastronovi-registrierkasse in Österreich in 4 Schritten erklärt Schritt 1: Zertifikat abrufen Schritt 2: Signatureinheit bei FinanzOnline registrieren Schritt 3: Kasse bei FinanzOnline registrieren Schritt 4: Startbelege mit der App BMF Belegcheck prüfen Schritt 1: Zertifikat abrufen Um Ihr gastronovi Office Kassensystem RKSV-konform einzurichten, benötigen Sie keinerlei zusätzliche Hardware-Signatureinheit in Ihrem Betrieb. Gastronovi übernimmt für Sie die Erstellung und den Abruf

2 der Zertifikate. Diese Funktion können Sie per Mausklick im Backoffice in der gastronovi Integrationszentrale (Einstellungen Integrationen) aktivieren. Fügen Sie dort wie im Screenshot beschrieben die Integration RKSV hinzu. Nun wählen Sie in dem Feld Art der Identifizierung entweder den Wert UID-Nummer, GLN-Nummer oder Finanzamt-/ Steuernummer aus und tragen den jeweiligen Wert in das Feld Identifizierung ein. Geben Sie außerdem eine gültige -Adresse an. WICHTIG : Alle anderen Felder bitte leer lassen. Drücken Sie anschließend auf Speichern. Nach der Speicherung wird automatisch ein Zertifikat abgerufen. Es wird hierzu der Service der Firma a-trust genutzt. Hinweis: Falls Sie bereits ein Zertifikat bei der Firma a-trust auf Ihre Firma haben ausstellen lassen, können Sie hier auch den Benutzernamen und Passwort eintragen, um dieses Zertifikat zu nutzen. Ab dem nächsten Neustart der Kasse werden die Belege signiert und im Datenerfassungsprotokoll (DEP) gespeichert, Sie können nun also mit dem produktiven Arbeiten beginnen. Der Startbeleg wird automatisch beim ersten Vorgang nach Aktivierung erzeugt.

3 WICHTIG: Ihre Kasse ist nun noch nicht gültig registriert. Erst nachdem Sie Ihre Signatureinheit (Schritt 2) und Ihre Registrierkasse (Schritt 3) im Portal FinanzOnline registriert haben, sowie nach erfolgreicher Prüfung des Startbelegs (Schritt 4) durch die PrüfApp, ist Ihre Kasse vollständig RKSV-konform in Betrieb genommen. Alle notwendigen Daten, um die Registrierung in den Schritten 2 bis 4 vorzunehmen, erhalten Sie nach der Erstellung des Startbelegs automatisch per . Schritt 2: Signatureinheit bei FinanzOnline registrieren Teilen Sie die aktivierte Signatureinheit dem Bundesministerium für Finanzen (BMF) über das Online-Portal FinanzOnline (FON) mit. Dazu benötigen Sie Ihren FinanzOnline-Zugang. Alternativ kann diesen Vorgang auch Ihr steuerlicher Vertreter (Steuerberater) für Sie erledigen. Wenn Sie sich als Benutzer eingeloggt haben, können Sie im sogenannten Dialogverfahren händisch Ihre Daten bei FinanzOnline einfügen. Geben Sie folgende Daten ein, um die Signatureinheit erfolgreich zu registrieren: Art der Sicherheitseinrichtung -> Hardware-Sicherheitsmodul (HSM) eines Dienstleisters Vertrauendienstanbieter: AT1 A-Trust Die Seriennummer wird Ihnen in der gastronovi Integrationszentrale angezeigt oder kann aus der , die Sie mit der Erstellung des Startbelegs erhalten haben, kopiert werden.

4 Schritt 3: Kasse bei FinanzOnline registrieren Für jede Kostenstelle, die als Kasse genutzt wird (d.h. dort wo bereits jetzt Z-Berichte erstellt werden), muss nun die Registrierung einer Registrierkasse durchgeführt werden. Unterkostenstellen müssen jedoch nicht extra angegeben werden. Für die Registrierung können Sie die Werte aus der , die Sie mit der Erstellung des Startbelegs erhalten haben, kopieren. Das Feld Prüfwert für Benutzerschlüssel lassen Sie bitte leer. Schritt 4: Startbelege mit der App BMF Belegcheck prüfen Um die Registrierung abzuschließen, prüfen Sie bitte INNERHALB VON 7 TAGEN Ihren Startbeleg mit Hilfe der App BMF Belegcheck (bzw. besser bekannt unter dem Namen PrüfApp ). Sie steht Ihnen sowohl für Android als auch für ios zur Verfügung. Starten Sie nach Installation die App und scannen Sie nun den QR-Code auf dem Startbeleg (wurde Ihnen ebenfalls in der zugesendet). Den für die

5 Übermittlung benötigten Authentifizierungscode erhalten Sie im FinanzOnline unter dem Punkt Verwaltung von Authentifizierungscodes für App zur Prüfung der Kassenbelege. Bei erfolgreichem Scan wird der Startbeleg in FinanzOnline übertragen. Die Kasse ist damit vollständig eingerichtet. Überprüfen können Sie dies im FinanzOnline unter dem Punkt Liste aller Registrierkassen. Dort muß im Feld Status der Registrierkasse der Wert In Betrieb stehen und im Feld Startbeleg der Wert OK.

6 Eine Liste aller übermittelten Belege finden Sie im FinanzOnline unter dem Punkt Liste aller übermittelten Belege. Tipp: Das gleiche Verfahren wird auch beim Jahresbeleg angewendet: Sie können den Beleg ebenfalls mit Hilfe der PrüfApp übertragen. Häufige Fragen Sie wollen weitere Kostenstellen hinzufügen? Sobald Sie über eine weitere Kostenstelle Umsätze generiert haben, gilt eine Frist von 7 Tagen, diese über das Portal FinanzOnline zu registrieren. Jede Kostenstelle gilt als eigene Kassa. Nicht betroffen sind hingegen Unterkostenstellen bzw. -bereiche, diese zählen zur jeweiligen (Ober-)Kostenstelle (analog zur Erstellung von Z-Berichten). Bitte beachten Sie, dass Sie für jede weitere Kostenstelle alle Schritte 2-4 wiederholen müssen, um RKSV-konform zu kassieren. Nach Aktivierung einer weiteren Kostenstelle wird auch hier wieder ein automatischer Startbeleg erstellt, sobald die erste Buchung auf dieser Kostenstelle stattfindet. Sie erhalten nun ebenfalls eine mit allen wichtigen Daten. Registrieren Sie die neue Kassa (ab Schritt 3). Ihr Startbeleg ist unauffindbar? Um Ihren Startbeleg zu erzeugen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

7 Öffnen Sie Ihre gastronovi Kassensoftware (starten Sie die Software bitte neu). Wählen Sie sich in die entsprechende Kostenstelle ein D er Startbeleg wird erstellt, sobald der erste Verkauf in der jeweiligen Kostenstelle getätigt wird Alternativ können Sie auch im Tab Schicht mit Hilfe des Buttons Nullbeleg einen Nullbeleg erzeugen - auch dieser erzeugt automatisch einen Startbeleg, sofern dieser noch nicht andersweitig erstellt wurde Bitte beachten Sie: Der Startbeleg kann nur einmal erstellt werden. Wenn Sie beispielsweise die Schicht bereits beendet haben und der Startbeleg unauffindbar ist, können Sie ihn im Front- oder Backoffice in den Umsätzen finden. Sie haben keine mit dem Startbeleg erhalten? Mit der Erstellung des Zertifikats (Schritt 1) und der Erzeugung eines Startbelegs erhalten Sie eine , in der Sie alle wichtigen Informationen zur vollständigen Registrierung Ihrer Kassa finden. Wenn Sie diese versehentlich gelöscht haben, können Sie den Startbeleg mit allen Informationen zur Registrierung auch über den DEP-Export erhalten (im folgenden Schritt erläutert). Sollten Sie auch dort keine Angaben vorfinden, wenden Sie sich bitte an unseren gastronovi Support: Martin Eidher: meidher@gastronovi.at Sie wollen das Datenerfassungsprotokoll exportieren? Laut Vorschrift müssen Sie das Datenerfassungsprotokoll regelmäßig auf eigenen Datenträgern unveränderbar abspeichern. Um das DEP zu exportieren gehen Sie im back Office auf Umsätze. Dort finden Sie über der Tabelle Verkäufe den Button Drucken & Exportieren. Hier wählen Sie die Option Datenerfassungsprotokoll und anschließend die Kostenstelle sowie den relevanten Zeitraum aus. Anschließend erhalten Sie eine mit dem Download des DEP-Exports. Dieser Export kommt als zip-datei, die folgende Daten erhält: DEP-Export als json QR-Codes als json Zertifizierungsdaten zur Überprüfung des Exports auf Korrektheit Sofern im Relevanzeitraum enthalten: PDF mit dem Startbeleg sowie allen Daten zur Registrierung der Kasse Sofern im Relevanzeitraum enthalten: PDF mit den Jahresbelegen Sie haben Fragen zu der RKSV-Umstellung? kontakt@gastronovi.at (Mo. - Fr. 10:00-18:00 Uhr)

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