Einrichtung von Zuschuss zum Mutterschaftsgeld

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1 Einrichtung von Zuschuss zum Mutterschaftsgeld PW304_Zuschuss_Mutterschaftsgeld Impressum Sage GmbH Emil von-behring-str Frankfurt Copyright 2016 Sage GmbH Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar. Einrichtung von Zuschuss zum Mutterschaftsgeld Seite 1 von 10

2 Inhaltsverzeichnis 1.0 Einleitung Einrichtung im Modul Personalabrechnung Lohnart für den Abruf des Zuschusses einrichten Besonderheiten bei der Berechnung des Zuschusses Einrichten der Lohnarten für den Erhöhungsbetrag Daten für das erwartete Kind erfassen Unterbrechung prüfen bzw. Fehlzeit erfassen Bruttolohnerfassung und Abrechnung Erstattungsantrag U2 erstellen Nur bei Bedarf: Erstattungsantrag U2 bearbeiten 9 Einrichtung von Zuschuss zum Mutterschaftsgeld Seite 2 von 10

3 1.0 Einleitung Nach 13 Abs. 1 MuSchG erhalten Frauen, die Mitglied einer Krankenkasse sind (pflichtoder freiwillig versichert), für die Zeit der Schutzfrist (6 Wochen vor und 8 bzw. 12 Wochen nach der Entbindung) sowie für den Entbindungstag Mutterschaftsgeld. Diese Frauen erhalten von ihrem Arbeitgeber einen lohnsteuer- und sozialabgabefreien Zuschuss in Höhe des Unterschiedsbetrages zwischen 13,00 und dem täglichen Netto. Das durchschnittliche kalendertägliche Arbeitsentgelt ist aus den letzten drei abgerechneten Kalendermonaten vor Beginn der Schutzfrist zu berechnen. In Ausnahmefällen kann der Basiszeitraum noch länger zurückliegen: Übt die Beschäftigte während der Elternzeit eine Teilzeitbeschäftigung aus und wird erneut schwanger, so ist als Berechnungsgrundlage der Dreimonatszeitraum vor der vorangegangenen Schwangerschaft zu verwenden und nicht das geminderte Entgelt während der Teilzeitbeschäftigung. Allgemeiner Ablauf zur Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld Lohnart für den Abruf des Zuschusses einrichten Lohnarten einrichten, die für die Ermittlung des Erhöhungsbetrags von Bedeutung sind Daten für das erwartete Kind erfassen, Unterbrechungen prüfen Erfassung und Abrechnung Erzeugen der Erstattungsanträge Diese Anleitung zeigt Ihnen die unterschiedlichen Möglichkeiten und Vorteile des Sage Online-Backups und wie Sie diese optimal in Ihrem Unternehmen einsetzen können. Einrichtung von Zuschuss zum Mutterschaftsgeld Seite 3 von 10

4 2.0 Einrichtung im Modul Personalabrechnung 2.1 Lohnart für den Abruf des Zuschusses einrichten Zuschuss zum Mutterschaftsgeld ist Bruttolohn, der weder steuer- noch SV-pflichtig ist. Der Betrag muss jedoch auf der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen werden. Wählen Sie daher im Feld <Eintrag Lohnsteuerkarte> den Wert Zuschuss zum Mutterschaftsgeld aus. Der Betrag für den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld wird automatisch berechnet, wenn die 3 Basismonate mit dem Lohnprogramm abgerechnet wurden. Im Register Faktoren muss unter <Abruf Betrag> Zuschuss Mutterschaftsgeld eingestellt werden. Einrichtung von Zuschuss zum Mutterschaftsgeld Seite 4 von 10

5 Damit Sie für Ihre Aufwendungen Erstattung bei der Krankenkasse beantragen können, ist es wichtig, dass Ihre Zuschuss-Lohnart für die Erstattung im U2-Verfahren gekennzeichnet wird. Wichtig: Das Kennzeichen <U2-Erstattung> darf nur bei den Lohnarten für den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld und für das Entgelt im Beschäftigungsverbot eingestellt werden! Einrichtung von Zuschuss zum Mutterschaftsgeld Seite 5 von 10

6 2.2 Besonderheiten bei der Berechnung des Zuschusses Sie können den Betrag des Zuschusses auch manuell errechnen und erfassen und somit den Abruf Mutterschaftsgeld nicht nutzen. Dann ist es jedoch nicht möglich, beim Erstellen der Erstattungsanträge das Entgelt (durchschnittliches Brutto und Netto sowie kalendertägliches Netto) automatisch zu melden. In diesem Fall müssen die U2-Anträge manuell bearbeitet werden. Für Anwender, die den Zuschuss automatisch errechnen möchten, jedoch aufgrund eines Systemwechsels nicht alle Basismonate mit der Personalwirtschaft abgerechnet haben, empfehlen wir die Erfassung von Vortragswerten. Dies geschieht unter <Arbeitnehmer: Vortrag: DTA EEL>. In den Spalten <Brutto M-Zuschuss> und <Netto M-Zuschuss> sind die jeweiligen werte für den Dreimonatsschnitt zu hinterlegen. Vortragswerte können nur für Monate erfasst werden, welche nach dem Eintritt der Mitarbeiterin, aber vor dem Systemwechsel (Abrechnungsstart des Mandanten) liegen. 2.3 Einrichten der Lohnarten für den Erhöhungsbetrag Haben nach Beginn des dreimonatigen Basiszeitraums Entgeltanpassungen stattgefunden (z.b. Tariferhöhung oder Höherstufung), sind diese bei der Durchschnittsbildung zu berücksichtigen. Der Differenzbetrag zwischen dem fiktiv erhöhten Entgelt und dem tatsächlichen Entgelt im Basiszeitraum wird als Erhöhungsbetrag bezeichnet. Einrichtung von Zuschuss zum Mutterschaftsgeld Seite 6 von 10

7 Der Erhöhungsbetrag drückt aus, welche Differenz im jeweiligen Abrechnungsmonat entstehen würde, wenn man die festen Bezüge, die unter <Lohnart: Speicher: Berichte> auf "Erhöhungsbetrag Mutterschutzlohn" gestellt sind, mit den aktuellen Stammdaten abrufen würde. Alle regelmäßig gezahlten Lohnarten, die durch Entgeltanpassungen verändert werden können, sind daher auf den Speicher Erhöhungsbetrag Mutterschutzlohn zu stellen. Die automatische Ermittlung des Erhöhungsbetrags ist nur bei Lohnarten möglich, die einen Wert aus dem Arbeitnehmerstamm, aus Tariftabellen oder einer Formel abrufen. 2.4 Daten für das erwartete Kind erfassen Legen Sie eine neue Gültigkeit für den Arbeitnehmer an. Als Gültigkeitszeitraum ist der Monat anzugeben, in dem das Kind voraussichtlich zur Welt kommt. Wechseln Sie bitte auf die Seite <Arbeitnehmer: Tarif: Kinder> und klicken Sie doppelt auf die Zeile <neues Kind hinzufügen>. Tragen Sie bitte einen provisorischen Namen ein. Einrichtung von Zuschuss zum Mutterschaftsgeld Seite 7 von 10

8 Hinterlegen Sie das voraussichtliche Geburtsdatum im Feld <Stichtag>. Die Schutzfrist wird vom Programm automatisch berechnet. Wenn bereits feststeht, dass es sich um eine Früh- oder Mehrlingsgeburt handelt, haken Sie bitte das entsprechende Kästchen an. In diesen Fällen verlängert sich die Schutzfrist. Im Feld <Lohnart> wählen Sie bitte die zuvor eingerichtete Lohnart für den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld aus. Ist dies erfolgt, wird die Lohnart im Rahmen der Bruttoentgeltfindung automatisch in die Bruttolohnerfassung übernommen. Das Mutterschaftsgeld selbst wird über den festgelegten Tagessatz von derzeit 13,00 berücksichtigt. 2.5 Unterbrechung prüfen bzw. Fehlzeit erfassen Unter <Arbeitnehmer: Steuer/ SV: Unterbrechung> wird nach der Eingabe der Daten des Kindes automatisch eine Unterbrechung angelegt. Prüfen Sie, ob der Grund Mutterschaftsgeld mit Zuschuss eingestellt ist, falls nicht, wählen Sie diesen aus. Vervollständigen Sie die Angaben zum letzten Arbeitstag und zum letzten komplett abgerechneten Monat. Der letzte Monat und die beiden davorliegenden Monate sind der Basiszeitraum für die Zuschussberechnung. Diese Angaben sind auch für die Verdienstbescheinigung zum Antrag auf Mutterschaftsgeld notwendig. Falls Sie jedoch die Option <Abwesenheiten aus Fehlzeiten> aktiviert haben, wird die Unterbrechung wegen Mutterschaft automatisch im Modul Urlaub und Abwesenheiten angelegt und mit der nächsten Bruttoentgeltfindung/ Übernahme der festen Bezüge in den Arbeitnehmerstamm übernommen. Einrichtung von Zuschuss zum Mutterschaftsgeld Seite 8 von 10

9 2.6 Bruttolohnerfassung und Abrechnung Im Rahmen der Bruttoentgeltfindung wird der Zuschuss für das Mutterschaftsgeld automatisch in die Bruttolohnerfassung übernommen. Den Rechenweg können Sie im Protokoll zur Zuschussberechnung nachvollziehen. Das Protokoll finden Sie unter dem Menüpunkt <Lohnberechnung: Erfassung: Liste Zuschuss Mutterschaftsgeld>. 2.7 Erstattungsantrag U2 erstellen Wählen Sie bitte den Menüpunkt <Meldungen: Umlage: Erzeugen der U1/U2- Erstattungsanträge>. Hier werden für alle Beschäftigten, bei denen Erstattungssachverhalte nach dem AAG abgerechnet wurden, U1- und U2-Anträge erstellt. Wenn alle Daten wie beschrieben eingestellt und erfasst wurden, wird der Antrag automatisch vollständig erstellt. Klicken Sie auf <Weiter> und anschließend auf <Fertigstellen>, um die Dateien zu erstellen bzw. in den Stapel zu schreiben. 2.8 Nur bei Bedarf: Erstattungsantrag U2 bearbeiten Im Assistenten für die Erstattungsanträge können die Anträge in bestimmten Feldern manuell vom Anwender bearbeitet werden. Dies ist nur notwendig, wenn nicht alle Daten automatisch ermittelt werden können, z.b. der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld nicht automatisch berechnet wurde und damit die Basisdaten im Antrag fehlen (Brutto, Netto, kalendertägliches Netto). Fehlen diese Pflichtfelder, wird der Antrag nur als Vorschlag erstellt und mit einem roten Kreuz gekennzeichnet. Klicken Sie in diesem Fall den Arbeitnehmer im rechten oberen Fenster des Assistenten mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag <Erstattungsantrag bearbeiten>. Tragen Sie nun in die zur Bearbeitung freigegebenen Felder das monatliche Brutto und Netto sowie das kalendertägliche Netto ein. Schließen Sie dann den Antrag, klicken Sie auf <Weiter> und anschließend auf <Fertigstellen>. Alternativ ist es möglich, die Anträge im Arbeitnehmerformular einzeln zu erstellen und auch die Bearbeitung an dieser Stelle durchzuführen. Einrichtung von Zuschuss zum Mutterschaftsgeld Seite 9 von 10

10 Nach der Erstellung auf der Seite <Arbeitnehmer: Extras: AAG/ EEL> über die Schaltfläche <Aktion: Erstattungsantrag erstellen> kann auch hier die Bearbeitung erfolgen, indem der erstellte Antrag mit der rechten Maustaste angeklickt wird. Wählen Sie den Eintrag <Erstattungsantrag bearbeiten>. Die grün markierten Felder können geändert werden. Schließen Sie danach das Formular. Beim Schreiben der Daten auf den Datenträger bzw. bei der Übermittlung durch den Sage HR DATA Service werden die geänderten werte berücksichtigt. Hinweis: Achten Sie bitte darauf, dass manuell geänderte Felder nicht automatisch vom Programm korrigiert werden, wenn sich nachträgliche Änderungen am Antrag ergeben. Die automatische Korrektur wird nur dann durchgeführt, wenn die Werte automatisch vom Programm ermittelt wurden. Einrichtung von Zuschuss zum Mutterschaftsgeld Seite 10 von 10