WHITEPAPER. Die neue Csr-richtlinie ist da! Worauf müssen sie sich als unternehmen einstellen?

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1 WHITEPAPER Die neue Csr-richtlinie ist da! Worauf müssen sie sich als unternehmen einstellen? Antonia Schulze Juni 2017

2 INHALT Executive Summary 03 1 Einleitung 04 2 Wer ist von der CSR-Richtlinie betroffen? 04 3 Wie wird die CSR-Richtlinie erfüllt? 05 4 Was wird das Gesetz bewirken? 10 5 Literaturverzeichnis 11

3 Die neue Csr-Richtlinie ist da! 03 Executive Summary Am wurde das Gesetz zur Stärkung der nichtfinanziellen Berichterstattung der Unternehmen in ihren Lage- und Konzernlageberichten im Bundesgesetzblatt bekannt gegeben. Das sogenannte Corporate-Social-Responsibility-Richtlinie-Umsetzungsgesetz (CSR-RUG) soll den Nachhaltigkeitsgedanken stärker in den Fokus der Unternehmensführung rücken. Da Investoren, Unternehmen und Verbraucher zunehmend nach nichtfinanziellen Aspekten und Tätigkeiten von Unternehmen fragen, sollen diese Themen künftig einen Teil der Berichterstattung darstellen. Betroffen von dem neuen Gesetz sind allerdings nur wenige große, vorwiegend kapitalmarktorientierte Unternehmen und Konzerne. In dem folgenden Whitepaper beantwortet Ihnen Antonia Schulze, Knowledge Consultant bei der LucaNet AG, die wesentlichen Fragen, die sich für betroffene Unternehmen aus dem neuen CSR- RUG ergeben.

4 Die neue Csr-Richtlinie ist da! 04 1 Einleitung Für nach dem beginnende Wirtschaftsjahre haben große Unternehmen von öffentlichem Interesse ihren Lagebericht um eine nichtfinanzielle CSR-Erklärung zu erweitern. Dadurch soll es jeder Anspruchsgruppe möglich sein, ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Konzepte, Ergebnisse und Risiken von Unternehmen und ihren Tätigkeiten zu erlangen. Über die CSR-Richtlinie (2014/95/EU) hinaus wurden zusätzlich die Inhalte der Corporate-Governance- Berichterstattung um Diversitätsangaben bezüglich der Besetzung der Leitungsgremien ergänzt. Dieses Whitepaper konzentriert sich jedoch auf die nichtfinanziellen Angaben innerhalb der CSR- Erklärung. Das CSR-RUG erweitert im Wesentlichen folgende Vorschriften im HGB: (a) Pflichten zur nichtfinanziellen Erklärung ( 289b bis 289e HGB) (b) Erweiterung der Corporate-Governance-Berichterstattung ( 289f Abs. 2 Nr. 6 HGB) (c) Pflichten zur und Befreiung von der nichtfinanziellen Konzernerklärung ( 315b bis 315d HGB) 2 Wer ist von der CSR-Richtlinie betroffen? Nach Schätzung des Betreibers des Bundesanzeigers werden lediglich 548 von insgesamt etwa 3,6 Mio. Unternehmen in Deutschland von der neuen Richtlinie erfasst. Betroffen sind bestimmte große kapitalmarktorientierte Unternehmen sowie große Kreditinstitute und Versicherungsunternehmen (vgl. Tabelle 1). Kriterien Größe Rechtsform Ausprägung An zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen: Mehr als 500 Mitarbeiter im Jahresdurchschnitt Bilanzsumme von mehr als 20 Mio. Euro Umsatz von mehr als 40 Mio. Euro Kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften (AGs, KGaAs, SEs) Kapitalmarktorientierte haftungsbeschränkte Personenhandelsgesellschaften Kreditinstitute und Versicherungsunternehmen (rechtsformunabhängig) Tabelle 1: Von der CSR-Richtlinie betroffene Unternehmen Von der Berichtspflicht befreit sind Tochterunternehmen, deren nichtfinanzielle Kennzahlen in den Lagebericht des Mutterkonzerns einbezogen werden. Ebenso befreit sind die Tochterunternehmen, deren Mutterkonzern außerhalb der EU ansässig ist und einen nichtfinanziellen Bericht öffentlich zugänglich macht. Voraussetzung dafür ist, dass der nichtfinanzielle Bericht den Anforderungen der europäischen CSR-Richtlinie entspricht.

5 Die neue Csr-Richtlinie ist da! 05 3 Wie wird die CSR-Richtlinie erfüllt? Welche inhaltlichen Anforderungen gibt es? Nach 289c HGB gibt es bestimmte Anforderungen an die nichtfinanzielle Erklärung. Zunächst ist das verfolgte Geschäftsmodell des Unternehmens zu beschreiben. Da keine exakte Definition im Gesetz zu finden ist, empfiehlt sich hier ein Blick in den DRS 20.37, welcher folgende Basismerkmale aufweist: Organisatorische Struktur Segmente Standorte Produkte und Dienstleistungen Geschäftsprozesse Absatzmärkte Ebenso kann dem International Integrated Reporting Council (IIRC) gefolgt werden und Ressourcen, Prozesse, Auswirkungen der Geschäftstätigkeit, Produkte und Dienstleistungen genannt werden. Ziel dieser Beschreibung ist, als Externer ein Verständnis für das Unternehmen zu bekommen und die folgenden nichtfinanziellen Angaben zu verstehen. Das Gesetz sieht vor, mindestens folgende fünf Aspekte zu thematisieren: Aspekt Umweltbelange Arbeitnehmerbelange Sozialbelange Achtung der Menschenrechte Bekämpfung von Korruption und Bestechung Mögliche Themen für nichtfinanzielle Angaben Treibhausgasemission Wasserverbrauch Luftverschmutzung Quellen der Energie Schutz der biologischen Vielfalt Geschlechtergleichstellung Gesundheitsschutz Sicherheit am Arbeitsplatz Achtung der Rechte von Arbeitnehmern Dialog auf kommunaler und regionaler Ebene (z. B. Tag der offenen Tür) Maßnahmen zur Sicherstellung des Schutzes lokaler Gemeinschaften Tätigkeiten zur Vermeidung der Verletzung: Schulungen Sorgfaltspflichten Richtlinien entlang der Lieferkette Anti-Rassismus-Konvention Instrumente zur Bekämpfung: Whistle-Blowing-Hinweisgebersystem Abkommen zur Korruptionsbekämpfung Tabelle 2: Die fünf Aspekte der nichtfinanziellen Erklärung Weiterhin sind Aspekte anzuführen, die wesentlich für das Verständnis des Unternehmens und seiner Tätigkeiten sind. Denkbar wären hierbei z. B. Kundenbelange. Das Gesetz sieht vor, dass zu sämtlichen wesentlichen Aspekten verschiedene Angaben zu treffen sind. Das Unternehmen hat darzulegen, welche Konzepte es verfolgt und welche Due-Diligence- Prozesse dafür angewendet werden. Sinnvoll ist es hier, Ziele und die dazu geplanten oder bereits

6 Die neue Csr-Richtlinie ist da! 06 ergriffenen Maßnahmen zu erläutern. Ebenfalls sollten die Reichweite des Konzepts und ein zeitlicher Rahmen genannt werden. Sofern kein Konzept zu einem Aspekt verfolgt wird, ist dies nach der Comply-or-Explain-Regelung zu begründen. Ausgenommen von dieser Regelung sind Due-Diligence- Prozesse. Ebenso muss in der Nachhaltigkeitsberichterstattung Stellung genommen werden zu erreichten Zielen oder es ist ggf. der Stand der Maßnahmenumsetzung wiederzugeben. Zusätzlich ist das Unternehmen verpflichtet, über die Risiken aus eigener Geschäftstätigkeit aufzuklären, welche negative Auswirkungen auf nichtfinanzielle Aspekte haben oder haben können. Um die Verschleierung von nichtfinanziellen Risiken durch Abwicklung auf andere Unternehmen entgegenzuwirken, sieht der Gesetzgeber Risiken aus Geschäftsbeziehungen, Produkten und Dienstleistungen auch als berichtspflichtig. Explizit muss ebenso die Handhabung der Risiken erläutert werden. Sofern die Beschaffung der Informationen für das Unternehmen unverhältnismäßig gegenüber dem Nutzen für die Adressaten ist, sieht der Gesetzgeber eine Befreiung vor. Expertentipp: Wir empfehlen Ihnen, sich alsbald mit Subunternehmen oder Unternehmen der Lieferkette abzusprechen, da die Informationen auch von Drittunternehmen benötigt werden. Gleichermaßen muss das Unternehmen künftig Angaben zu nichtfinanziellen Leistungsindikatoren treffen, welche sich aus dem Geschäftsmodell als wesentlich ergeben. Hintergrund dessen ist die Operationalisierung der Zielinhalte von Konzepten. Es empfiehlt sich der Übersichtlichkeit halber eine tabellarische Darstellung (vgl. Abbildung 1). Energieverbrauch Angaben in Megawattstunden Erneuerbare Energie (Windkraft, Photovoltaikanlagen) Kohle Heizöl Gas Summe Abbildung 1: Angaben zum Energieverbrauch als nichtfinanzieller Leistungsindikator

7 Die neue Csr-Richtlinie ist da! 07 Sofern es verhältnismäßig ist, bietet sich eine Abbildung des betrieblichen CO2-Fußabdrucks entlang der Wertschöpfung an (vgl. Tabelle 3). Angaben in Tausend CO2/ CO2- Äquivalente Rohstoffe Produktion Logistik Verbraucher Entsorgung Summe Direkte Emissionen Energieverbrauch Indirekte Emissionen Fremdbezogene Energie Indirekte Emissionen in CO2 - Äquivalenten Lieferung der Rohstoffe 200 Chemikalien 600 Geschäftsreisen 100 Abfälle 150 Gütertransport 300 Nutzung der Produkte 900 Entsorgung der Produkte Verpackungsabfall Tabelle 3: Darstellungsmöglichkeit der nichtfinanziellen Leistungsindikatoren (in Anlehnung an Henkel AG & Co. KGaA) Wo landet die Berichterstattung? Der Gesetzgeber versucht auch hier den Unternehmen größtmögliche Freiheit zu gewähren, indem er verschiedene Berichtsformate zulässt (vgl. Abbildung 2): Integration der nichtfinanziellen Angaben in den Lagebericht Separater Abschnitt innerhalb des Lageberichts Nichtfinanzieller Bericht zusätzlich zum Lagebericht Lagebericht Lagebericht Lagebericht Nf E oder Nf E oder Verweis auf Nf B + Nf Bericht Nf E = Nichtfinanzielle Erklärung, Nf B = Nichtfinanzieller Bericht Abbildung 2: Mögliche Berichtsformate für nichtfinanzielle Berichterstattung (in Anlehnung an Kajüter)

8 Die neue Csr-Richtlinie ist da! 08 Die Wahl des Formats kann das Unternehmen selbst treffen und von der bisherigen Berichtserstattung zu Nachhaltigkeitsaspekten abhängig machen. Jedoch sollte folgendes beachtet werden: Sofern die integrative Methode gewählt wird und die Angaben an verschiedenen Stellen innerhalb des Lageberichts getroffen werden, sind die Erläuterungen schwer aufzufinden. Das kann v. a. die Überprüfung durch Dritte oder den Aufsichtsrat deutlich behindern. Dem ist entgegenzusetzen, dass bestimmte nichtfinanzielle Aspekte sinnvoll mit anderen Berichtsinhalten (wie z. B. Rückstellungen in Bezug auf Arbeitnehmer oder Umweltbelange) zu kombinieren sind. Ob dieses Berichtsformat jedoch gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung der Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit verstößt, wird die Praxis zeigen. Eine Übersicht über die Stellen im Lagebericht, an denen nichtfinanzielle Angaben zu finden sind, ist z. B. eine Möglichkeit der Verletzung entgegenzuwirken. Eine Zusammenfassung der nichtfinanziellen Angaben in einem separaten Abschnitt des Lageberichts (vgl. Abbildung 3) bietet im Gegensatz dazu eine eindeutige Übersicht. Die Angaben sind für jedermann leicht identifizierbar. Abbildung 3: Beispielhafter Aufbau der nichtfinanziellen Erklärung als separater Abschnitt im Lagebericht, durchgeführt mit der Softwarelösung SmartNotes Expertentipp: Verwenden Sie für Ihr CSR-Reporting ein professionelles Tool zur Geschäftsberichterstattung, wie zum Beispiel SmartNotes der AMANA consulting GmbH. SmartNotes ist ein Partnerprodukt von LucaNet, einem führenden Anbieter von Corporate-Performance-Management-Lösungen. Wenn Sie mehr zu der Nutzung von LucaNet und SmartNotes erfahren möchten, informieren Sie sich unter und kontaktieren uns gerne.

9 Die neue Csr-Richtlinie ist da! 09 Die Erstellung eines gesonderten nichtfinanziellen Berichts ist v. a. für Unternehmen sinnvoll, die bereits in der Vergangenheit ein solches separates Konzept verfolgt haben. Eine befreiende Wirkung von der nichtfinanziellen Erklärung hat ein nichtfinanzieller Bericht, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind: Die inhaltlichen Anforderungen einer nichtfinanziellen Erklärung liegen vor. Eine Offenlegung zusammen mit dem Lagebericht im Bundesanzeiger oder spätestens vier Monate nach dem Abschlussstichtag auf der Internetseite des Unternehmens für mindestens zehn Jahre ist verfügbar und im Lagebericht wird darauf verwiesen. Der größte Vorteil bei der Erstellung eines gesonderten Berichts besteht darin, nicht mehr an die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gebunden zu sein. Das geschieht durch den einfachen Grund, dass der Bericht nicht Teil des Lageberichts ist. Eine weitere Erleichterung ergibt sich durch die Möglichkeit in allen drei Formaten zu verweisen, um Wiederholungen zu vermeiden (vgl. 289 Abs. 3 Satz 2 HGB). Für Mutterunternehmen besteht zusätzlich die Option des Zusammenfassens von nichtfinanzieller Erklärung und nichtfinanzieller Konzernerklärung oder nichtfinanzieller Bericht und nichtfinanzieller Konzernbericht. Woran können sich Unternehmen orientieren? Welche Rahmenwerke dürfen genutzt werden? Die Auswahl des oder der Rahmenwerke wird dem Unternehmen überlassen. Als Orientierungshilfe sollten dabei nationale, europäische oder internationale Rahmenwerke zur Nachhaltigkeitsberichterstattung herangezogen werden. Möglich wären hierbei die G4-Leitlinien, der Deutsche Nachhaltigkeitskodex oder der UN Global Compact. Sofern kein Rahmenwerk angewendet wurde, ist das nach der Apply-or-Explain-Vorgabe zu erklären. Gibt es auch hierfür eine Schutzklausel? Ja, auf die Nennung von Informationen darf verzichtet werden, wenn diese zu einem erheblichen Nachteil für das Unternehmen selbst führen könnten. Dafür müssen jedoch folgende Gegebenheiten erfüllt werden: Aktuell werden Verhandlungen zu dem Thema (künftige Entwicklungen oder Belange) geführt. Das vertretungsberechtigte Organ schätzt die Angabe als geeignet ein, dem Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufügen. Auch ohne die Angabe ist es möglich, ein tatsächliches Verständnis des Geschäftsverlaufs, des Geschäftsergebnisses und der Lage des Unternehmens zu vermitteln. In der Praxis wird dieser Fall jedoch kaum auftreten. Sofern die Gründe für den Verzicht entfallen, sind die Angaben rückwirkend nachzuholen.

10 Die neue Csr-Richtlinie ist da! 10 Wie wird die nichtfinanzielle Berichterstattung überprüft? 1. Formale Prüfung durch den Abschlussprüfer Der Abschlussprüfer hat lediglich zu überprüfen, ob die Angaben gemacht worden sind. Ein Problem folgt lediglich in dem Fall der Online-Veröffentlichung des nichtfinanziellen Berichts. Sofern Unternehmen die Frist der Veröffentlichung (spätestens vier Monate nach dem Abschlussstichtag) anwenden, kann der Abschlussprüfer am Abschlussstichtag nicht feststellen, ob die Angaben getätigt worden sind. In diesem Fall ist eine ergänzende Prüfung bei Veröffentlichung des nichtfinanziellen Berichts durchzuführen. 2. Freiwillige inhaltliche Überprüfung Zusätzlich dürfen Unternehmen ihre nichtfinanzielle Erklärung oder ihren nichtfinanziellen Bericht freiwillig inhaltlich prüfen lassen. Dabei ist es freigestellt, welchen Prüfer das Unternehmen wählt und wie intensiv geprüft werden soll. Insofern können nun neben Abschlussprüfer auch andere Experten wie z. B. Unternehmensberater beauftragt werden. 3. Prüfung durch den Aufsichtsrat Der Aufsichtsrat wird durch das CSR-RUG ebenfalls verpflichtet, die nichtfinanzielle Erklärung oder den nichtfinanziellen Bericht zu prüfen. Es ist ihm nicht erlaubt, sich auf das erteilte Prüfungsurteil des Abschlussprüfers zu stützen. Jedoch kann er eine externe Überprüfung beantragen und somit das Risiko und den Aufwand abwälzen. 4 Was wird das Gesetz bewirken? Der Gesetzgeber hat sich bei der Umsetzung bemüht, den Unternehmen ein hohes Maß an Handlungsspielraum einzuräumen. Durch diese Flexibilität in Bezug auf die Wahl der Berichtsformate, Prüfung und Rahmenwerke leidet jedoch die Vergleichbarkeit der Berichterstattung. Fraglich ist zusätzlich, ob die CSR-Richtlinie effektiv die Nachhaltigkeit fördern wird oder lediglich als Greenwashing-Instrument fungieren wird. Zu guter Letzt werden Unternehmen, die bisher aus freiem Willen schon Angaben zu nachhaltigen Aspekten veröffentlicht haben, nun durch die Auflagen verpflichtet, diese gemäß dem Gesetz zu veröffentlichen. Der daraus entstehende Mehraufwand für Unternehmen, die sich aus eigenem Interesse der Nachhaltigkeit gewidmet haben, ist u. U. beträchtlich und keineswegs eine Würdigung der Leistung. Inwieweit nach dem CSR-RUG die Nachhaltigkeit nun eine genauere Berücksichtigung erfährt, bleibt abzuwarten. Klar ist, dass die CSR-Erklärung nicht einem vollumfänglichen Nachhaltigkeitsbericht entspricht.

11 Die neue Csr-Richtlinie ist da! 11 5 Literaturverzeichnis Blöink, Thomas/Halbleib, Anna (2017): Umsetzung der sog. CSR-Richtlinie 2014/95/EU: Aktueller Überblick über die verabschiedeten Regelungen des CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetzes, in: Der Konzern, 15. Jg., Heft 4. Deutscher Bundestag (2016): Entwurf eines Gesetzes zur Stärkung der nichtfinanziellen Berichterstattung der Unternehmen in ihren Lage- und Konzernlageberichten, BT- Drucks. 18/9982, Stand Deutscher Bundestag (2017): Gesetz zur Stärkung der nichtfinanziellen Berichterstattung der Unternehmen in ihren Lage- und Konzernlageberichten (CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetz) vom 11. April 2017, bgbl117s0802.pdf ]# bgbl %2F%2F*%5B%40attr_id%3D%27bgbl117s0802. pdf%27%5d , Stand Haaker, Andreas (2017): Wider die Integration der nichtfinanziellen (CSR-) Erklärung in den Lagebericht, in: Der Betrieb, 70. Jg., Heft 17. Henkel AG & Co. KGaA (2017): Nachhaltigkeitsbericht 2016, f58b43b47fbc3566a5aa79973eb46491/data/2016-nachhaltigkeitsbericht.pdf, Stand Kajüter, Peter (2017): Nichtfinanzielle Berichterstattung nach dem CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetz, in: Der Betrieb (2017), 70. Jg., Heft 12. Rimmelspacher, Dirk/Schäfer, Nina/Schönberg, Martin (2017): Das CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetz: Neue Anforderungen an die nichtfinanzielle Berichterstattung und darüber hinaus, in: KoR IFRS, 17. Jg., Heft 5. Velte, Patrick (2017): Das CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetz ist da Sustainable Corporate Governance ante portas, in: KoR IFRS, 17. Jg., Heft 4.

12 Über die LucaNet AG Die LucaNet AG aus Berlin entwickelt innovative Anwendersoftware für Corporate Performance Management. Unsere Produkte zeichnen sich durch eine innovative Technologie, intuitive Bedienbarkeit und Leistungsstärke aus. Wir unterstützen unsere Kunden zuverlässig bei der Erstellung ihrer Konzernoder Einzelabschlüsse, dem Reporting, der Planung und Analyse sowie dem Controlling. Dies realisieren wir nicht nur auf Basis unserer Software, die wir schnell und einfach bei unseren Kunden implementieren, sondern auch über eine kompetente fachliche Beratung zu allen Aspekten des Finanz- und Rechnungswesens. Kostenlose Webinare und Fachveranstaltungen gehören ebenso zum Angebot wie Schulungen zur LucaNet-Software. Kontaktieren sie uns LucaNet AG Alexanderplatz Berlin Germany Telefon: Telefax: Internet: LucaNet AG - Alle Rechte vorbehalten. Veröffentlichung, Vervielfältigung und Weitergabe an Dritte nicht gestattet.

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