ONBOARDING IN DEN UNTERNEHMEN DER NUG-INDUSTRIE BEFRAGUNG 2017

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1 ONBOARDING IN DEN UNTERNEHMEN DER NUG-INDUSTRIE BEFRAGUNG 2017 STATUS QUO UND AUSBLICK Master Business Management Andreas Krömer Florian Graskamp Franziska Bauroth Jan Castritius Sandra Stein In Zusammenarbeit mit TOPOS Personalberatung Nürnberg

2 FAKTEN ZUR BEFRAGUNG Erläuterung: Onboarding umfasst [dabei] die Maßnahmen zur Mitarbeitergewinnung, der optimalen Integration und langfristigen Bindung an das Unternehmen. Befragte Unternehmen: 622 Teilgenommene Unternehmen: 72 Rücklaufquote: 11,57% Experteninterviews: 3 1

3 ERGEBNISSE DER BEFRAGUNG NACH UNTERNEHMENSGRÖßE 2

4 AKTIVES ONBOARDING NACH UNT.-GRÖßE Mitarbeiter Mitarbeiter Über 500 Mitarbeiter N=38 N=10 N=24 21% 32% 5 5 4% 3% 65% 75% Ja Nein Teilweise Ja Nein Teilweise Ja Nein Teilweise Onboarding ist Bestandteil jeder Unternehmensgröße. Besonders in Großunternehmen wird Onboarding mit 75% betrieben. 3

5 EIGENE PERSONALABTEILUNG VORHANDEN NACH UNT.-GRÖßE % 10 96% % 4% Mitarbeiter Mitarbeiter über 500 Mitarbeiter Ja Nein Bis auf vereinzelte, kleinere mittelständische Unternehmen, besitzen fast alle der Befragten eine eigene Personalabteilung. 4

6 ZENTRALER VERANTWORTLICHER VORHANDEN - NACH UNT.-GRÖßE Mitarbeiter Mitarbeiter Über 500 Mitarbeiter 55% 45% % 43% Ja Nein Ja Nein Ja Nein Es herrscht zwischen Unternehmensgröße und dem Vorhandensein eines zentralen Verantwortlichen für den Onboardingprozess keine klare Korrelation. 5

7 PERSÖNLICHE MEINUNG NACH UNT.- GRÖßE WIRD GENUG BEZÜGLICH ONBOARDING GETAN? % 13% Trifft voll und ganz zu 4 35% 21% 43% 39% 3 19% 2 1 4% 4% 9% 4% Trifft zu Trifft eher zu Trifft eher nicht zu Trifft nicht zu Trifft überhaupt nicht zu Mitarbeiter Mitarbeiter über 500 Mitarbeiter Der Großteil aller Unternehmen ist der Meinung, dass genug bezüglich Onboarding in ihrem Unternehmen getan wird. 6

8 STANDARDISIERTER PROZESS - NACH UNT.-GRÖßE Mitarbeiter Mitarbeiter Über 500 Mitarbeiter 17% 2 12% 8% 52% 31% 8 8 Ja Nein Sonstiges Ja Nein Sonstiges Ja Nein Sonstiges Der Onboardingprozess standardisiert sich zunehmend mit steigenden Mitarbeiterzahlen. 7

9 FÜR EINHALTUNG VERANTWORTLICH NACH UNT.- GRÖßE % 1 42% 9 63% 6% Geschäftsleitung Personalabteilung Kollege aus der Abteilung % 29% 21% Mitarbeiter Mitarbeiter über 500 Mitarbeiter Sonstiges Bis zu einem gewissen Größengrad der Unternehmen ist die Geschäftsleitung am Onboardingprozess beteiligt. Ansonsten sind die Personalabteilung, Kollegen, etc. verantwortlich. 8

10 VERANTWORTLICHE FACHLICHE EINARBEITUNG NACH UNT.-GRÖßE % 10 79% % 5 33% 2 13% 11% Geschäftsleitung Personalabteilung Kollege aus der Abteilung Mitarbeiter Mitarbeiter über 500 Mitarbeiter Sonstiges 9 Für die fachliche Einarbeitung sind vor allem Arbeitskollegen aus der Abteilung, der direkte Vorgesetzte und der Abteilungsleiter verantwortlich.

11 5% 17% 13% 1 17% 34% 4 37% % 53% 7 58% 45% % 67% 61% 74% 7 71% 6 67% 58% 67% 76% 10 96% 79% 10 92% 79% 10 96% 9 WELCHE ONBOARDINGMAßNAHMEN WERDEN EINGESETZT NACH UNT.-GRÖßE MA MA über 500 MA Vorbereitung des Arbeitsplatzes, Einarbeitungsplan und die Vorstellung der Arbeitskollegen sind die gängigsten Onboardingmaßnahmen in allen Unternehmensgrößen. 10

12 DAUER DES ONBOARDINGPROZESS NACH UNT.- GRÖßE % 45% 42% 37% % 1 3% Weniger als 3 Monate 3-6 Monate 6 Monate bis 1 Jahr länger als 1 Jahr MA MA über 500 MA Der durchschnittliche Onboardingprozess dauert bis zu 6 Monate. Kleinere Unternehmen nehmen sich tendenziell mehr Zeit für den Prozess als Großunternehmen. 11

13 SEIT WIEVIELEN JAHREN WIRD ONBOARDING BETRIEBEN? - GESAMT % 33% 18% % 27% 2 11% 13% 1 8% Bis 5 Jahre Über 5 bis 10 Jahre Über 10 bis 15 Jahre Mehr als 15 Jahre Mitarbeiter Mitarbeiter über 500 Mitarbeiter Onboarding ist für die meisten Unternehmen eine Thematik, mit der sie sich beschäftigen müssen. 12

14 SIND FÜR DIE ZUKUNFT ÄNDERUNGEN GEPLANT NACH UNT.-GRÖßE Mitarbeiter Mitarbeiter Über 500 Mitarbeiter 1% 37% 63% 33% 67% 52% 47% Prozesse sollen eingeführt werden Prozesse sollen erweitert werden Weder noch Prozesse sollen eingeführt werden Prozesse sollen erweitert werden Weder noch Prozesse sollen eingeführt werden Prozesse sollen erweitert werden Weder noch Im Großteil der Unternehmen bestehen bereits Onboardingprozesse. Diese sollen in Zukunft größtenteils erweitert werden. 13

15 WARUM SIND MAßNAHMEN IM BEREICH DES ONBOARDING GEPLANT? NACH UNT.-GRÖßE % 3 4% Mitarbeiterbindung 18% 46% Proaktive Problemlösung 26% 1 5 Mitarbeitergewinnung 3 22% Mitarbeiter Mitarbeiter über 500 Mitarbeiter Teil des Employer Brandings Großunternehmen wollen vor allem Onboardingmaßnahmen nutzen um neue Mitarbeiter zu gewinnen und Probleme zu lösen. Kleinere Unternehmen wollen ihre MA dadurch binden. 14

16 STELLT FLUKTUATION INNERHALB DER ERSTEN 2 JAHRE EIN PROBLEM DAR? NACH UNT.-GRÖßE Mitarbeiter Mitarbeiter Über 500 Mitarbeiter 2 11% % 8 Ja Nein Ja Nein Ja Nein Fluktuation stellt in den ersten zwei Jahren unabhängig von der Unternehmensgröße nur ein geringes Problem dar. 15

17 ANZAHL JÄHRLICH NEU REKRUTIERTE MITARBEITER NACH UNT.-GRÖßE % % 25% 29% 16% 11% 1 5% Bis bis bis 60 Mehr als Mitarbeiter Mitarbeiter über 500 Mitarbeiter Kleinunternehmen bis 250 Mitarbeiter rekrutieren bis zu 20 neue Arbeitskräfte pro Jahr. Mitarbeiterintegration für alle Größen von Bedeutung. 16

18 ANTEIL NEU REKRUTIERTER MITARBEITER NACH ALTERSGRUPPEN NACH UNT.-GRÖßE % 41% 28% 3 29% 3 22% 21% 11% 9% 7% 16 bis bis bis bis Mitarbeiter Mitarbeiter über 500 Mitarbeiter 17 Alle Unternehmensgrößen rekrutieren im Hinblick auf die Altersstruktur ähnlich. Bevorzugt werden Leute in den Jahren zwischen 25 und 50 eingestellt.

19 WIEVIEL PROZENT DER NEU REKRUTIERTEN VERLASSEN DAS UNTERNEHMEN INNERHALB VON 2 JAHREN - GESAMT % 25% 26% 2 21% 21% 13% 1 11% 13% 0 bis 3% >3 bis 6% >6 bis 1 Mehr als Mitarbeiter Mitarbeiter über 500 Mitarbeiter Kein konkreter Trend, Fluktuation bei allen Unternehmensgrößen vorhanden. 18

20 ERGEBNISSE DER BEFRAGUNG FAMILIENUNTERNEHMEN/ NICHT-FAMILIENUNTERNEHMEN 19

21 UNTERNEHMENSFÜHRUNG 33% 67% Familienunternehmen Nicht-Familienunternehmen Etwa 2/3 der teilnehmenden Unternehmen sind Familienunternehmen. 20

22 ANZAHL MITARBEITER Familienunternehmen Nicht-Familienunternehmen 29% 42% 46% 56% 15% 12% über über 500 N=48 N=24 21

23 EIGENE PERSONALABTEILUNG VORHANDEN Familienunternehmen Nicht-Familienunternehmen 15% 4% 85% 96% Ja Nein Ja Nein Bei den Familienunternehmen werden weniger Personalabteilungen betrieben. 22

24 ZENTRALER VERANTWORTLICHER VORHANDEN Familienunternehmen Nicht-Familienunternehmen 21% 38% 62% 79% Ja Nein Ja Nein Bei den Nicht-Familienunternehmen Unternehmen besitzen mehr einen zentralen Verantwortlichen für das Onboarding. 23

25 STANDARDISIERTER PROZESS Familienunternehmen Nicht-Familienunternehmen 31% 7% 9% 9% 62% 82% Ja Nein Sonstiges Ja Nein Sonstiges Bei den Nicht-Familienunternehmen gibt der Großteil an, einen standardisierten Prozess zum Onboarding zu haben, während bei Familienunternehmen nicht so häufig der Fall ist. 24

26 FÜR EINHALTUNG VERANTWORTLICH % % 13% 27% 29% 1 2 Geschäftsleitung Personalabteilung Arbeitskollege aus der Abteilung Familienunternehmen Nicht-Familienunternehmen Sonstiges Bei Familienunternehmen besitzt die Geschäftsleitung mehr Einfluss, als bei Nicht- Familienunternehmen. Jedoch hat bei beiden die Personalabteilung den größten Einfluss. 25

27 WELCHE ONBOARDINGMAßNAHMEN WERDEN EINGESETZT % 41% 42% 45% 73% 71% 92% 83% 42% 67% 54% 54% 92% 83% 4% 9% 85% 92% 73% 54% 5 41% 15% 17% 8% 13% Familienunternehmen Nicht-Familienunternehmen Familienunternehmen bevorzugen das Buddy System, Feedbackgespräche sowie Fortbildungsmaßnahmen. Nicht-Familienunternehmen bevorzugen dagegen eher regelmäßige Meetings. Bei beiden Formen wird selten Hilfe bei der Hort-/Kitaplatzsuche angeboten.

28 DAUER DES ONBOARDINGPROZESS % 46% 31% 33% 17% 13% 2% weniger als 3 Monate 3-6 Monate 6 Monate bis 1 Jahr länger als 1 Jahr Familienunternehmen Nicht-Familienunternehmen Familienunternehmen nehmen sich mehr Zeit für den Onboardingprozess. 27

29 SIND FÜR DIE ZUKUNFT ÄNDERUNGEN GEPLANT Familienunternehmen 2% Nicht-Familienunternehmen 37% 61% 48% 52% Prozesse sollen eingeführt werden Prozesse sollen erweitert werden weder noch Prozesse sollen eingeführt werden Prozesse sollen erweitert werden weder noch Familienunternehmen haben größere Ambitionen, ihre Prozesse zu erweitern, als Nicht- Familienunternehmen. 28

30 STELLT FLUKTUATION INNERHALB DER ERSTEN 2 JAHRE EIN PROBLEM DAR? Familienunternehmen Nicht-Familienunternehmen 22% 17% 78% 83% Ja Nein Ja Nein Bei Nicht-Familienunternehmen stellt die Fluktuation ein größeres Problem dar. 29

31 ANZAHL JÄHRLICH NEU REKRUTIERTE MITARBEITER Familienunternehmen 25 Nicht-Familienunternehmen Familienunternehmen stellen durchschnittlich mehr neue Mitarbeiter ein. 30

32 ANTEIL NEU REKRUTIERTER MITARBEITER NACH ALTERSGRUPPEN % 35% 35% 29% 29% 16% 1 8% Jahre Jahre Jahre Familienunternehmen Nicht-Familienunternehmen Familienunternehmen stellen mehr jährige Mitarbeiter ein, als Nicht- Familienunternehmen. Dagegen stellen Nicht-Familienunternehmen mehr jährige ein. 31

33 EXPERTENINTERVIEWS 32

34 EXPERTENINTERVIEW 1 Familienunternehmen mit 250 Mitarbeitern zweistufiges Auswahlsystem 1. Interview mit Vorgesetztem und anderem Mitarbeiter 2. Halber Probearbeitstag Möglichkeit mit Kollegen zu sprechen & Arbeitsplatz kennenzulernen Abwägung je nach Zustimmung nach Probearbeitstag Vor allem in der Verwaltung angewandt 33

35 EXPERTENINTERVIEW 1 Fortbildungsmaßnahmen flexibel, nach Bedarf Werteteam: Möglichkeit zur Rückmeldung Fluktuation gering (durch Schnupperarbeitstag gering gehalten) Bisher keine Personalabteilung Neue Mitarbeiterin Personalreferentin Einarbeitungsplan vom Vorgesetzten Personalakquise Koordination Schulung (Standardisierung) Portfolio von Gehaltsmaßnahmen Interne Kommunikation Großteil der neu rekrutierten Mitarbeiter jünger Thema Onboarding noch ausbaufähig 34

36 EXPERTENINTERVIEW 2 Familienunternehmen mit 600 Mitarbeitern Es wird aktiv Onboarding betrieben Im Verwaltungsbereich mit einem festen Ablaufplan Im Produktionsbereich ohne festen Ablaufplan Es werden fast alle Maßnahmen durchgeführt Einführungsveranstaltung für Azubis einmal in Jahr Vorbereitung des Arbeitsplatzes erfolgt mit Checklisten Feedbackgespräch erfolgt am Ende der Probezeit Verfügen über Intranet mit EDV-Zugang Schwarzes Brett wichtiges Mittel, auch um neue Mitarbeiter vorzustellen 35

37 EXPERTENINTERVIEW 2 Hilfe bei Hort- oder Kindergartenplatz wurde angeboten Von den Mitarbeitern aber nicht angenommen Buddy-System enthält mehrere Mitarbeiter Als sehr effektiv angesehen Buddy System Einführungsveranstaltung Vorbereitung des Arbeitsplatzes Vorstellung der Kollegen Schwarzes Brett 36

38 EXPERTENINTERVIEW 2 Prozess des Onboardings dauert weniger als 3 Monate Fluktuation stellt im Unternehmen kein Problem dar Sehr lange Betriebszugehörigkeit Altersgruppen werden nach gleichem Anteil angestellt Keine Probleme auch Mitarbeiter über 50 einzustellen 37

39 EXPERTENINTERVIEW 3 Familienunternehmen mit 1700 Mitarbeitern Persönliche Note des Onboardingprozesses: Auf den individuellen Mitarbeiter zugeschnitten Jeder neue Mitarbeiter hat andere Ansprüche Ältere wollen nicht unbedingt alles mitmachen Systeme sollten nicht überbewertet werden Menschlichkeit ist wichtig und keine Massenabfertigung Das Unternehmen sollte das Willkommen sein verkörpern, da dies die Grundlage des Onboardings ist 38

40 EXPERTENINTERVIEW 3 Wichtige Charakteristiken im Onboardingprozess: Gelebte Kultur der Firmenwerte Hilfsbereite Mitarbeiter Firmentreue Niedrige Fluktuation Einarbeitungsplan auf 9 Wochen entzerrt Kennenlernen aller Mitarbeiter fest geplanter Ablauf Zielgruppe: Jahren Ziel eines Generationenwechsels 39

41 EXPERTENINTERVIEW 3 Welche Änderungen sind in Zukunft geplant? Interne Social Media Kanäle verbessern Internes Firmen Portal Buddy System soll auf eine Verhältnis von 1:1 gebracht werden 40

42 FAZIT Großteil aller Unternehmen führt Onboarding durch (oder zumindest teilweise) Am meisten in Unternehmen mit über 500 Mitarbeitern Kein Unterschied familiengeführt / nicht-familiengeführt Zentraler Verantwortlicher: bei ca. der Hälfte aller Unternehmen vorhanden (hauptsächlich bei nicht-familiengeführten Unternehmen - 8) Standardisierter Prozess: bei 66% ja, mehr in größeren Unternehmen (ab 250 MA) und bei nicht-familiengeführten Unternehmen Verantwortlicher für Onboarding: hauptsächlich die Personalabteilung 41

43 FAZIT Verantwortlicher für Onboarding: hauptsächlich die Personalabteilung Fachliche Einarbeitung: Kollege aus Abteilung oder direkter Vorgesetzter Am meisten durchgeführte Onboarding-Maßnahmen: Vorbereitung Arbeitsplatz, Einarbeitungsplan, Vorstellung der Kollegen Dauer des Onboarding-Prozesses: Am häufigsten bis 6 Monate kleinere sowie familiengeführte Unternehmen nehmen sich tendenziell mehr Zeit Änderungen für die Zukunft: Zukünftig sollen vorhandene Prozesse insbesondere erweitert werden. 41% der Unternehmen sehen aktuell keinen Änderungsbedarf bzgl. ihrer aktuellen Maßnahmen. 42

44 FAZIT Geplante Maßnahmen: viele Unternehmen wollen ihre Prozesse standardisieren und ihre Einarbeitungspläne optimieren Warum sind Maßnahmen geplant? Größere Unternehmen wollen vor allem MA gewinnen und Probleme lösen; kleinere wollen MA binden Fluktuation: stellt für 2 ein Problem dar Alter neu rekrutierter MA: Der Fokus der Rekrutierung liegt auf jungen Mitarbeitern bis zu 35 Jahre. Trotzdem sind sie nicht komplett abgeneigt, auch ältere MA einzustellen (eher familiengeführte) Frühfluktuation: 32% der Unternehmen klagen über mehr als 1 Frühfluktuation innerhalb der ersten 2 Jahre. 43