Elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD Einfach und effizient! IHK München, Stefan Engel- Flechsig Rechtsanwalt und Leiter FeRD

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1 Elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD Einfach und effizient! IHK München, Stefan Engel- Flechsig Rechtsanwalt und Leiter FeRD

2 Überblick Forum für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) Elektronische Rechnung kurz & knapp ZUGFeRD einfach & effektiv Europäische Aspekte

3 Vorstellung FeRD Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ist die nanonale PlaPorm von Ministerien, Verbänden und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland (30 Verbände, 5 Bundesministerien, 4 Universitäten, 7 Arbeitsgruppen) Das Forum soll die Akzeptanz und die Verbreitung elektronischer Rechnungen in Deutschland erhöhen, zur Meinungsbildung bei Unternehmen und Verbänden beitragen sowie die deutsche Meinung gebündelt an die KoordinaNonsgruppe der Europäischen Kommission weitergeben. Das Forum hat die Aufgabe, das Thema elektronische Rechnungen unter technischen, geschä]lichen, wirtscha]lichen und rechtlichen Gesichtspunkten aufzubereiten sowie geeignete Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektronischer Rechnungen vorzubereiten, zu koordinieren und umzusetzen.

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5 Entwicklung erechnung mit FeRD Kick- off Cebit 2013 Release Candidate Pilotprojekte ZUGFeRD 1.0 Veröffentlichung September 2014: CEN PC IHK MÜNCHEN Einführung ZUGFeRD GS 1, Storck, KATAG, Claas u.a. 1. FeRD Konferenz So>ware & IT ZUGFeRD 1.0 Produkte: DMS, ECM, Buchhaltungs- so]ware, Integratoren, Dienstleister

6 Überblick Forum für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) Elektronische Rechnung kurz & knapp ZUGFeRD einfach & effektiv GOBD alt & neu Europäische Aspekte IHK MÜNCHEN

7 Nutzung von Rechnungsdaten Beim Prüfen vor Buchung und Zahlung Beim Zahlen Beim Buchen

8 Einsparpotenziale Einsparpotenziale mit strukturierten Daten Prozesse n AutomaNsierte Verarbeitung der Rechnungsinhalte n Schnellere Arbeitsabläufe im Eingang und Ausgang n Wegfall mehrfacher manueller Prüfungen bei Eingangsrechnungen Effizienz n Senkung der Fehlerquote der Rechnungsbearbeitung n Verbesserung der Transparenz der jeweiligen Prozessschrike n Beschleunigung des Prozessablaufs bei der Rechnungsbearbeitung Kosten n Wegfall manueller Prüfungskosten n Nennenswerte Kostenersparnis, z.b. 15 Euro/Rechnung* n Niedrigere Druck- und Portokosten n Geringere Zahlungsverzögerungen *Uni Frankfurt, Kommunales Rechnungsvolumen, , S. 13

9 Konkrete & Belegbare Erfahrungen GS1, Storck, Claas, KATAG, SST, SEW Eurodrive BVA, THW, Bundeszentrale für PoliNsche Bildung Hessische JusNz, Stukgart, Rheine, Herford, Köln 58% weniger Zeitaufwand 70% Kostenersparnis (Arbeitsplatzkosten, IT Kosten, Personalkosten) Zahlungseingang: 5,3 Tage früher 30% schnellerer Zahlungseingang im Vergleich zu Papierrechnungen Ersparnis pro Eingangsrechnung: ± Euro Ersparnis pro Ausgangsrechnung: ± 10 Euro IHK MÜNCHEN

10 Überblick Forum für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) Elektronische Rechnung kurz & knapp ZUGFeRD einfach & effektiv Europäische Aspekte

11 ZUGFeRD - Vision Mit wollen wir erreichen, dass in wenigen Jahren strukturierte Rechnungsdaten in Wirtscha] und Verwaltung ausgetauscht werden. Erst dann lassen sich Effizienz- und Kostenvorteile sichern.

12 Übertragungsformate Papier Bild- Datei ZUGFeRD PDF/A- 3 inkl. XML Web EDI EDI Basic Comfort Extended - Verarbeitungstiefe + + Allgemeine Verarbeitbarkeit -

13 ZUGFeRD Grundsätze n ZUGFeRD definiert ein einheitliches Datenmodell für strukturierte Daten; n ZUGFeRD basiert auf UN/CEFACT CII und CEN Message User Guidelines (MUG) n Es soll in Zukun] genauso einfach sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu versenden wie Papierrechnungen. n Der Austausch elektronischer Rechnungen muss für jeden Teilnehmer ohne vorherige Absprache möglich sein. n Die Nutzung der strukturierten Daten durch den Rechnungsempfänger ist opnonal. n ProzessopNmierung mikels Auswertung strukturierter Daten durch den Rechnungsempfänger. n Der Sender muss seine Rechnungsdaten gemäß dem jeweiligen Profil strukturiert übermikeln. n Jede auf dem ZUGFeRD- Datenmodell basierende Rechnung muss eine vollständige, gülnge Rechnung sein (sowohl die PDF- als auch die XML- Darstellung). n Es gibt mehrere Profile für das ZUGFeRD- Datenmodell.

14 Belegbild & Rechnungsdaten Dem Empfang von PDF- Dateien mit eingebeketen strukturierten Daten (PDF/A- 3) soll der Vorzug vor reinen PDF- (Bild)Dateien gegeben werden PDF/A- 3 Einfache Handhabung in Bezug auf Weiterverarbeitbarkeit und Archivierung PDF/A als Archivierungsformat etabliert (ISO 19005) Einfache IntegraNon in bestehende Erstellungsprozesse (z.b. Drucken) Ein normales PDF reicht gem. UStG für eine Rechnung aus, im Rahmen von ZUGFeRD wird PDF/A- 3 verwendet, da hier eine ISO- standardisierte Methode beschrieben wird, wie ein PDF mit einer XML- Datei kombiniert werden kann.

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16 ZUGFeRD Vorteile Unterstützung in Unternehmen und öffentlicher Verwaltung Einfache ImplemenNerung auf standardisierter Grundlage mit semannschem Datenmodell (UN/CEFACT CCTS 2.01 und CEN MUG) Version 1.0 ab 25. Juni 2014 verfügbar; kostenfrei lizenziert; Downloads > Fokus auf ProzessopNmierung für kleine und miklere Unternehmen Prüfen der nach 14 UStG relevanten Felder, Zahlen und Buchen Belegbild (als PDF/A- 3) als etabliertes Archivierungsformat immer dabei IntegraNon in Buchhaltungsso]ware (DATEV, SAGE, LEXWARE, Diamant etc.) Verwendung von strukturierten Daten in allen Prozessschriken möglich IntegraNon auf Eingangsseite technisch einfach OpNonen für Ausgangsseite: z.b. bei Kostenrechnungen Einfache Übertragungsform als hybrides Format XML plus PDF

17 Überblick Forum für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) Elektronische Rechnung kurz & knapp ZUGFeRD einfach & effektiv Europäische Aspekte

18 EU - Öffentliche Au]räge RICHTLINIE 2014/55/EU DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Au]rägen In Kra] am: 26. Mai 2014 hkp://eur- lex.europa.eu/legal- content/de/txt/pdf/?uri=celex: 32014L0055&from=DE Die EU- Norm muss von den Verwaltungen zu dem in der Richtlinie festgelegten Zeitpunkt verbindlich unterstützt werden, spätestens 54 Monate nach Inkra]treten der Richtlinie, also bis 2018 Gesetzliche Umsetzung in Deutschland: Verwaltungsverfahrensrecht (Bund und Länder)

19 Zukün]ige Themen Vorteile und Nutzen der erechnung Verbreitung von ZUGFeRD 1.0 als Rechnungslösung IntegraNon von ZUGFeRD 1.0 in vorhandene Anwendungen mit allen Profilen Erweiterung von ZUGFeRD 1.0 um Bestellung, Bezahlung u.a. Prüfung der Verwendung von ZUGFeRD bei Gebührenrechnungen Digitalisierung: Archivierung, ersetzendes Scannen, GOBD Rechnungsprozesse bei der öffentlichen Verwaltung EU und bilaterale Zusammenarbeit und EU Standardisierung IHK MÜNCHEN

20 InformaNonen net.de IHK MÜNCHEN

21 Termine 2015 FeRD Plenum, (Frankfurt) IHK München, (München) IHK Karlsruhe, (Karlsruhe) EU MSF, (Brüssel) CEBIT 2015 Workshop (BITKOM) erechnung, Seeburger, 24./ (Frankfurt) Deutsch- Französischer Workshop, (Saarbrücken) ZUGFeRD Entwicklertage, 21.5./ (Bielefeld) GS1 Rechnungstag, (Köln) 2. FeRD Konferenz: 30.9./ (Berlin) IHK MÜNCHEN

22 Kontakt Stefan Engel- Flechsig Rechtsanwalt flechsig.de IHK MÜNCHEN