1 4 Vorschlagswesen 4.1 Verteiler erstellen Vorschlagswesen Verteilerlisten Neu -Button Nicht ausgewählt Tipp: Alle wählen Alle deselektieren Reset

Transkript

1 14 Vorschlagswesen Der Onlineplaner stellt Ihnen die Funktion Vorschlagswesen zur Verfügung. Das bedeutet Sie können anderen Nutzern Ihre Veranstaltungen vorschlagen, damit diese die Veranstaltung in den eigenen Veranstaltungskalender aufnehmen können 4.1 Verteiler erstellen Falls nicht schon vorhanden, müssen Sie erst einen Verteiler erstellen. In diesem Verteiler legen Sie fest, welche Empfänger alle Ihren Veranstaltungsvorschlag erhalten. Gehen Sie in der Navigationsleiste zu Vorschlagswesen. Es klappt ein Auswahlmenü auf. Klicken Sie auf Verteilerlisten. Um einen neuen Verteiler zu erstellen, klicken Sie auf den Neu -Button. In die Eingabemaske geben Sie bitte den Namen des Verteilers und wahlweise eine kurze Bemerkung ein. Klicken Sie auf das Feld Nicht ausgewählt bei Empfänger um bestimmte User auszuwählen. Klicken Sie auf die gewünschten Empfänger im Menü um diese hinzufügen. Oder geben Sie deren Namen in das Suchfeld ein. Ausgewählte Empfänger sind mit einem gekennzeichnet. Tipp: Falls Sie Ihre Veranstaltung allen Usern in der Liste vorschlagen möchten, drücken Sie auf die Schaltfläche Alle wählen. Möchten Sie Ihre Auswahl wieder rückgängig machen, dann klicken Sie auf Alle deselektieren oder auch Reset um wieder von vorne zu beginnen. 12

2 Sichern Sie Ihren Verteiler mit einem Klick auf den Speichern-Button. Sie gelangen nun in eine Übersicht aller erstellten Verteiler: Um einen Verteiler zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stift-Symbol und um zu löschen auf das Papierkorb-Symbol 4.2 Veranstaltungen auswählen und vorschlagen Im zweiten Schritt wählen Sie nun die Veranstaltung aus. Navigieren Sie zu Veranstaltungen und wählen die Listenansicht. Klicken Sie auf die gewünschte Veranstaltung und gehen in den Bearbeitungsmodus. Scrollen Sie bis zur Aktion Veranstaltung vorschlagen Im Auswahlmenü legen Sie nun fest, welchen Empfängern Sie diese Veranstaltung vorschlagen. Klicken Sie auf die entsprechenden Verteiler. Bestätigen Sie Ihre Aktion durch einen Klick auf Vorschlag senden 13

3 Es öffnet sich ein neues Fenster. In diese Eingabemaske können Sie zusätzliche Informationen schreiben. Zum Beispiel können Sie hier eine persönliche Nachricht an die Empfänger verfassen. Alle User im Verteiler erhalten diese Nachricht. Klicken Sie auf Senden um die Nachricht abzuschicken 4.3 Weiterverarbeitung von Veranstaltungsvorschlägen An dieser Stelle möchten wir Ihnen kurz zeigen was nun mit den abgeschickten Vorschlägen passiert. Der Kirchenbezirk Musterlingen war zum Beispiel Empfänger unseres Beispielverteilers. Im Onlineplaner erscheint bei diesem User eine Benachrichtigung über den neuen Veranstaltungsvorschlag. Diese Benachrichtigungen finden Sie unter dem Navigationspunkt Vorschlagswesen unter Eingang. Der User sieht nun eine Übersicht aller eingegangenen Vorschläge Dieser Übersicht können Sie den Titel, den Sender des Vorschlags sowie den Status entnehmen. Der Status gibt darüber Auskunft, ob der Vorschlag angenommen wurde oder noch nicht. 14

4 Der Onlineplaner bietet Ihnen verschiedene Aktionen an, wie Sie mit diesen Vorschlägen umgehen können. Veranstaltung ansehen: Klicken Sie auf das Icon mit dem Auge um zur Übersicht der entsprechenden Veranstaltung zu gelangen. Alternativ können Sie auch nur auf den Titel klicken. Vorschlag ablehnen/entfernen: Einen Vorschlag lehnen Sie ab, indem Sie auf folgendes Icon klicken. Nachricht lesen: Klickt der User auf das Mail-Icon, dann erscheint die von Ihnen verfasste Nachricht mit den Zusatzinformationen. Vorschlag akzeptieren: Eine Veranstaltung zu Ihren eigenen hinzufügen können Sie mit einem Klick auf folgendes Icon Aktualisierung der Veranstaltung: Wenn eine Icon mit Ausrufezeichen bei Aktionen vorhanden ist, wurden Aktualisierungen an den Veranstaltungen vorgenommen. Wenn ein User einen Vorschlag akzeptiert, dann wird der Veranstaltungsvorschlag automatisch in den Archivordner des Eingangs weitergeleitet. Nicht nur im Archivordner des Empfängers, sondern auch bei Ihnen (dem Sender des Vorschlags) werden angenommene Veranstaltungen archiviert. Navigieren Sie zu Ausgang und dann zu Archiv. In diesem Ordner haben Sie eine Übersicht aller abgesendeten Veranstaltungsvorschläge. 15

5 Dem Status entnehmen Sie, ob Ihr Vorschlag angenommen oder abgelehnt wurde (Abbildung 7), Wenn Sie nun erneut zu Veranstaltungen gehen und hier in die Listenansicht wechseln, erscheint bei Ihrer vorgeschlagenen Veranstaltung folgendes Symbol Das heißt andere haben diese Veranstaltung in Ihren Kalender mitaufgenommen Benachrichtigungen Wenn Sie einen Veranstaltungsvorschlag erhalten, so erhalten Sie per (an die von Ihnen angegebene Adresse im Onlineplaner) eine Benachrichtigung. Ebenso erhalten Sie immer eine Benachrichtigung, wenn ein User einen Veranstaltungsvorschlag akzeptiert oder ablehnt. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel einer solchen . 16